Файл: Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования.pdf

Применение в стратегическом планировании маркетинга современных методов анализа позволяет вырабатывать соответствующие маркетинговые стратегии для достижения целей организации в целом.

В ходе исследования был проведен SWOT-анализ ООО «ЮНИОНТРЕЙД». Его результаты представлены в таблице 5.

Таблица 5

SWOT-анализ ООО «ЮНИОНТРЕЙД»

Сильные стороны:	Слабые стороны:
- высокое качество продукции - популярные торговые марки - развитая организационная структура - широкий ассортимент продукции - льготные условия поставок	- планирование поставок и прогнозов продаж (недостаток продукции приводит к потере коммерческой выгоды) - ограниченные финансовые возможности - слабое информационное и аналитическое обеспечение - жесткие условия поставки товаров
Возможности	Угрозы
- увеличение объемов поставок и продаж в условиях растущего рынка - возможности роста во всех каналах дистрибуции - привлечение новых клиентов	- конкуренты (низкие цены, более выгодные условия) - внешние угрозы (налоги, контроль) - торговые марки конкурентов - изменение политики поставщиков

Далее проведем более подробный анализ системы управления предприятия.

2.2 Информационная система управления

В организационной структуре предприятия есть 4 производственных цеха, подчиняющихся напрямую руководителю компании и не выделенных в отдельное подразделение управления. Структура каждого цеха имеет свои отличия, но в целом она следующая (рисунок 2):

Начальник цеха

Токарный участок

Фрезерный участок

Сверлильный участок

Сборочный участок

Вспомогательные участки

Рисунок 2 – Структура цехов компании ООО «ЮНИОНТРЕЙД»

Изобразим в виде структурно-функциональной схемы деятельность действующей информационной системы предприятия (рисунок 3).

Склад

Бухгалтерия

Производственные цеха

Отдел снабжения

Отдел продаж

Рисунок 3 – Схема взаимодействия подразделений предприятия

Таким образом, основной объем информации в ходе реализации бизнес-процессов компании проходит через бухгалтерию, что значительно перегружает ее сотрудников и снижает эффективность производства, так как:

---

- нет информационной связи между отделом маркетинга, отделом материально-технического снабжения и производственными цехами;

- нет информационной связи между отделом маркетинга и складом;

- нет информационной связи между складом и отделом контроля качества.

Поток событий бизнес-процесса собственно производства и реализации ПВХ окон может быть представлен в виде диаграммы деятельности (Activity diagram).

Получить заявку

Обсудить детали

ли

Оптовая поставка комплектующих

Изготовление и установка конструкций

Проверить наличие на складе

Передать заказ сборщикам

Сделать замеры

ры

Нет продукта

Составить смету затрат

трат

имеется

Заключить договор и произвести оплату

ту

Разработка макета

Покупка материалов

лов

Принять оплату

ту

Сборка

Заказать транспорт

порт

Доставить

Рисунок 4 – Диаграмма деятельности прецедента «Производство и продажа ПВХ окон»

На рисунке 4 приведена диаграмма деятельности для прецедента «Производство и продажа ПВХ окон»:

1. Клиент – через свои требования (стоимость, качество, время обслуживания) может влиять на бизнес-процесс
2. Производитель (обеспечение сырьем и др.) – обеспечивает производственную базу сборки ПВХ окон.

Создадим описание прецедента в виде потока событий.

Основной поток событий включает:

1 администратор получает заявку от клиента;

2 обсуждаются детали заказа;

• 1. проверка наличия комплектующих для продажи, если да, то переход к событию 10, если нет – к событию 2.2;
  2. в случае заказа на изготовление ПВХ окон передача заказа сборщикам;

3 делаются замеры;

4 составляется смета затрат;

5 заключается договор;

6 производится оплата;

7 разработка макета;

8 покупка материалов;

9 сборка ПВХ окон;

10 принять оплату;

11 заказ транспорта;

12 доставка.

Для выполнения заказа необходимо несколько процессов (разработка макета, покупка и т.п.), каждый из которых должен выполнять исполнитель и для каждого необходим какой-либо ресурс.

В настоящее время на предприятии не создано единой информационной системы.

Автоматизирован бухгалтерский учет. На ООО «ЮНИОНТРЕЙД» бухгалтерский учет ведется с использованием бухгалтерских автоматизированных программ:

• 1С: Предприятие 8.0 «Производство»;
• 1С: Предприятие 8.0 «Зарплата и кадры»;

---

Налоговый учет ведется с применением регистров налогового учета:

• система регистров налогового учета, рекомендованная МНС РФ;
• программная настройка к продуктам фирмы «1С».

В настоящее время в организации ООО «ЮНИОНТРЕЙД» применяется мемориально-ордерная форма и компьютерная (автоматизированная) форма.

Положительной стороной применения данной программы является значительное ускорение обработки первичных документов, поступающих в бухгалтерию предприятия; отрицательной – является то, что в связи с частым изменением законодательства, необходимо постоянно усовершенствовать введенную программу, что представляется для некоторых организаций процедурой, требующей значительных материальных затрат; а также материальные затраты необходимы в процессе обучения бухгалтеров работе с приложением данной программы.

В связи с большим числом текстовой документации, сосредоточенной в рамках одного подразделения с низким уровнем автоматизации, именно эта особенность организации документооборота является узким местом организации.

Далее рассмотрим документы, которые используются сотрудниками фирмы при работе, причем разделим их на документы внешней отчетности и документы внутрифирменной отчетности.

Внутрифирменный документооборот осуществляется в обмене документами по бухгалтерской отчетности (оригинальные документы в печатной форме из банка и от поставщиков: платежные поручения, накладные, счет-фактуры, товарные чеки) между кредитным отделом и бухгалтером. Также кредитное уведомление, которое передается из компьютерного отдела в кредитный отдел фирмы, а из кредитного отдела в бухгалтерию, и складские уведомления (в электронном виде) передающиеся кладовщику.

Документы внешней отчетности фирмы. Фирма, осуществляя свою деятельность, контактирует с большим количеством субъектов, кроме того у фирмы есть оптовые покупатели и посредники реализующие товары фирмы.

При работе с другими субъектами рынка, то есть при непосредственной продаже и закупке товара, создаются в фирме или приходят от других субъектов рынка такие документы, так же у выделенных документов можно определить время, затраченное на их создание.

Документы, используемые сотрудниками фирмы при работе представлены в таблице 6.

Таблица 6

Документы, используемые сотрудниками фирмы при работе

Наименование документа	Время формирования, минуты
Кредитное уведомление	1-2
Расходная транспортная накладная	5-10
Договор на поставку товара	5-10
Заказ-лист	10-30
Товарный и кассовый чеки	1-2
Расходная счет-фактура	5-20
Платежное поручение	3-5
Гарантийный талон	1-10
Приходная счет-фактура	1-5
Приходная транспортная накладная	10-40
Складские остатки	1-3
Прайс-лист	20-40
Складской резерв	1-5
Брак-лист	30-90

---

Анализируя документооборот ООО «ЮНИОНТРЕЙД» за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении ООО «ЮНИОНТРЕЙД» выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Динамика числа документов в системе информационного обеспечения управления ООО «ЮНИОНТРЕЙД» представлена в таблице 7.

Таблица 7

Динамика числа документов в системе информационного обеспечения управления ООО «ЮНИОНТРЕЙД»

Год	Количество входящих документов	Количество исходящих документов	Количество внутренних документов	Итого
2015	534,24	653,52	57,12	1244,88
2016	905,52	818,16	136,08	1859,76
2017	1209,6	1142,4	258,72	2610,72

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры ООО «ЮНИОНТРЕЙД» за счет расширения сферы деятельности, постоянным возрастанием количества работников.

Все компьютеры фирмы объединены в локальную сеть топологии «звезда» на базе сетевого оборудования (кабель UTP-5E, коннекторы RG-45, сетевые карты ACORP 100Mb/s, свитч COMPEX 2013B 100Mb/s), сервер организации работает под управлением OS Linux.

ООО «ЮНИОНТРЕЙД» объединяет в себе несколько структурных подразделений.

Корпоративная сеть основывается на двухуровневой иерархической модели (верхний уровень – ядро, нижний – уровень доступа).

Верхний уровень системы представлен тремя офисами, которые составляют три узла глобальной сети. Каждый узел имеет маршрутизатор. Маршрутизаторы узлов соединены между собой с помощью провайдера, образуя тем самым топологию кольцо. Доступ к Интернету осуществляется с помощью дополнительного маршрутизатора, подключенного к одному из узловых коммутаторов. К другому узловому коммутатору подключены корпоративные серверы: сервер служб DNS, DHCP, файл-сервер, сервер внутренней почты. Уровень доступа образован АРМ ( автоматизированные рабочие места).

В каждом подразделении устанавливается маршрутизатор кампуса. Он соединен с коммутатором кампуса через интерфейс Gigabit Ethernet порта маршрутизатора. К коммутатору кампуса подключаются сервер подразделения и коммутаторы второго уровня.

Рассмотрим положительные и негативные стороны используемых программных средств предприятия (таблица 8).

---

Таблица 8

Положительные и негативные стороны используемых программных средств предприятия

Наименование	+	-
Windows 7	повышение уровня безопасности и управляемости ОС большое число новых возможностей	Наличие системных недоработок, требующих программной коррекции
The Bat	Высокий уровень защиты Большая база данных	Периодические происходят сбои по работе с базой данных
Opera	Высокий уровень защиты Легкость работы	не соответствует заявленной поддержке CSS1 имеет ряд системных сбоев
1С: Предприятие 8.0 «Производство»	Небольшие системные требования. С программой можно спокойно работать даже на pentium 3 с 256 мегабайтами оперативной памяти. База данных занимает тоже совсем немного места, от 10 до 100 мегабайт и свободно умещается при необходимости на флешке. 2. Возможность править внешние печатные формы без вызова 1с-специалиста. Формы хранятся в файлах mxl каталога базы данных, могут быть открыты в режиме Конфигуратор и скорректированы.	1. В 1С: Бухгалтерия 8.0 (самого популярного продукта линейки 8.0) отсутствует возможности ведения многофирменного учёта в одной базе.
1С: Предприятие 8.0 «Зарплата и кадры»
		2. Очень небольшие возможности для настройки интерфейса. Т.е. если надо поменять местами какие-либо кнопки в программе, или удалить лишние кнопки, то без специалиста будет обойтись сложно.

АРМ и серверы рабочих групп подключаются к портам коммутаторов третьего уровня (коммутаторов рабочих групп) по протоколу Ethernet 10/100Base-T. В основном выбрана связь по Gigabit и Fast Ethernet, следовательно, кампусная сеть должна обеспечивать скорость передачи 100Мb/c между хостами и коммутаторами и 1000Mb/c между коммутаторами и серверами.

Соединение подразделений между собой осуществляется по выделенным линиям арендуемым у провайдера.

На ПК в ООО «ЮНИОНТРЕЙД» установлена ОС Microsoft Windows 7, для обычного пользователя достаточно удобна в использовании. Microsoft Windows 7 имеет встроенные механизмы обеспечения безопасности и конфиденциальности. В качестве почтового клиента будет использоваться The Bat. Браузер используется Opera.

Таким образом, совершенствование автоматизированной информационной системы управления - одна из важнейших задач в развитии предприятия. Данная задача обусловлена необходимостью такого решения для целого ряда систем предприятия, начиная от системы управления в целом и заканчивая деятельностью финансово-экономической службы предприятия.

---