Файл: Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования.pdf

2.3 Мероприятия по повышению эффективности технологий управления

На основании проведенного исследования нами был выделены следующие проблемы управления информационными системами в ООО «ЮНИОНТРЕЙД».

1 Отсутствие единой информационной системы.

Как показал проведенный нами анализ, внутрифирменный документооборот осуществляется в обмене документами по бухгалтерской отчетности (оригинальные документы в печатной форме из банка и от поставщиков: платежные поручения, накладные, счет-фактуры, товарные чеки) между кредитным отделом и бухгалтером. Также складские уведомления (в электронном виде) передающиеся кладовщику.

При этом между всеми подразделениями нет единой связи.

2. Фрагментарная автоматизация в структурных подразделениях.

Существующая на предприятии система «1С: Предприятие» затрагивает лишь отдельные задачи информационного обеспечения системы управления предприятием и не решает проблемы повышения его эффективного функционирования. Кроме того, на предприятии имеются лишь 3 компьютеризованных автоматизированных рабочих места, что явно недостаточно для эффективного управления организацией.

3. Использование бумажных информационных технологий в производственном процессе.

Большинство документов в организации имеют печатный вид, что затрудняет их обработку и значительно увеличивает время обращения информации внутри организации.

4. Запаздывание информации по горизонтали: поставщик- производитель и потребитель-производитель.

Данная проблема является одной из наиболее значительных для предприятия, так как несвоевременные поставки и ответы на обращения по поводу брака материалов ведут к пеням и штрафам по отношению к ООО «ЮНИОНТРЕЙД» от клиентов.

На основе выявленных ранее проблем в качестве приоритетных можно выделить:

- модернизацию организационной структуры ООО «ЮНИОНТРЕЙД» при дальнейшем росте масштабов предприятия из линейно-функциональной в дивизиональную. Представление о дивизональной структуре очень тесно коррелирует с концепцией создания автономных бизнес-единиц, являющихся самостоятельными центрами прибыли (центрами инвестиций);

- замена старого оборудования новым, более экономичным для оптимизации себестоимости продукции предприятия;

- внедрение автоматизированной системы управления предприятием для повышения эффективности системы управления производством и сбытом продукции, снижения трудозатрат на реализацию финансово-экономических функций и т.д.

Расширение деятельности фирмы сделало проблему автоматизации её бизнес-процессов более острой. Используемое на фирме программное средство не может обеспечить полную поддержку бизнес-процессов фирмы без дополнительных приложений (электронных таблиц, различных баз данных), в которых фактически информация дублируется. Работа в пяти программах вместо одной, с повторным вводом одной и той же информации, приводит к снижению производительности работников (по результатам проведенного обследования в среднем на торговой точке на одного клиента, приобретающего компьютер, затрачивается 60 минут, после устранения дублирования информации этот показатель должен стать равным 45 минутам).

Потребность в смене программного обеспечения необходима. При этом важно, чтобы бизнес-процессы и документооборот фирмы не подверглись сильным изменениям, так как общая совокупность используемых программных средств полностью охватывает ее бизнес-процессы организации.

Из выше сказанного следует необходимость перехода фирмы на более высокий уровень работы для поддержания конкурентоспособности фирмы, с малой модернизацией бизнес-процессов фирмы, что возможно только благодаря смене (модернизации) автоматизированной информационной системы (АИС), но при этом должны быть соблюдены требования, выдвигаемые для создания (модернизации) автоматизированной информационной системы.

На основе выше указанных выводов сформулируем цель развития АИС и задачи новой АИС.

Согласно данным отдела контроля качества ООО «ЮНИОНТРЕЙД» цель развития АИС:

Увеличить продажи фирмы, за счёт сокращения обмена информацией со складом и ОМТС, на 25% от имеющегося уровня.

Ускорить и упростить на 33% работу с поставщиками, благодаря увеличению доступности и скорости обработки данных, за счет уменьшения количества используемых приложений (сейчас для оформления заказа необходимо сначала просмотреть резервные позиции товара, которые хранятся в одной базе, затем делать основной заказ, работая сразу в трех приложениях: база складских остатков, прайс-лист и прайс-лист поставщика; введение новой системы позволит использовать одно приложение + прайс-лист поставщиков вместо 4 используемых в данное время приложений для оформления заказа).

Ускорить постановку брака на учет на 75% от имеющегося уровня.

Задачи новой АИС:

• должна поддерживать все операции, проводимые фирмой с клиентами, поставщиками, бухгалтерий;
• должна позволять модернизировать имеющиеся модули при изменении бизнес-процессов фирмы;

должна позволять добавлять дополнительные модули, то есть должна быть возможность модернизация информационной системы без серьезных изменений для представлений пользователей.

Далее приведем список функций, которые должна выполнять новая автоматизированная информационная система.

Функции АИС:

1. Создание, просмотр, изменение, удаление номенклатуры товара.
2. Возможность корректировки цен и наименований в прайс-листе, а также вывод текущего прайс-листа на печать.
3. Возможность создания ценников на товар на основе прайс-листа.
4. Возможность заполнения бланка заказа покупателя продавцом или менеджером, на основании прайс-листа.
5. Возможность создания товарного чека, кредитного уведомления, сборки готового компьютера, гарантийного талона на основании бланка заказа покупателя, при нажатии определенных кнопок.
6. Создание резерва на оплаченный товар, товар, состоящий в резерве, не подлежит продаже другому лицу, в случае если товар покупается на заказ, либо создание накладной, на основе заказа покупателя.
7. Возможность внесения новых поступлений товара на склад.
8. Изменение состояния склада после проведения операций оплаты за товар, либо постановки товара в резерв, обновление происходит автоматически после подтверждения проведения накладной, как приходной, так и расходной.
9. Формирование печатных форм товарной накладной и счет-фактуры на основании сохраненного заказа по требованию продавца или директора, нажатием определенной кнопки.
10. Выдача отчетов, необходимых для составления аналитических отчетов (выборка приходных или расходных накладных за определенный промежуток времени, с учетом основания списания товара, подсчитывается сумма этих накладных).
11. Возможность создания запросов для уточнения передвижения товара по складу за определенный промежуток времени, должен выдаваться список накладных, как приходных, так и расходных, с соответствующим разграничением, в которых встречается данная позиция, с возможностью корректировки данных накладных.
12. Возможность хранения и просмотра информации об оптовиках, поставщиках (ФИО, дата покупки, сумма покупки, размер скидки или зачисления на баланс).

Приведем ряд возможных решений имеющейся проблемы:

• приобрести готовое программное средство;
• модернизировать имеющееся программное средство;
• разработать принципиально новую АИС.

Для принятия управленческого решения и выбора одного из выше указанных вариантов необходимо указать критерии создания (модернизации) АИС и ограничения на создания (модернизацию) АИС.

Ограничения на создание (модернизацию) новой АИС:

• новая автоматизированная информационная система должна полностью поддерживать бизнес-процессы фирмы;
• продолжительность разработки новой информационной системы не должна превышать трёх лет;
• новая АИС должна сохранить корпоративную культуру, а не способствовать ее уничтожению;
• новая АИС должна быть простой в эксплуатации;
• новая АИС должна быть легко адаптируемой и модернизируемой.

Критерии создания (модернизации) новой АИС:

• • должна учитывать все протекающие в организации бизнес-процессы, т. е. при все бизнес-процессы фирмы должны быть реализованные при помощи одного средства;
  • должна быть легкой для понимания и обучения;
  • должна содержать простой и понятный интерфейс;
  • должна подлежать модернизации, т. е. при изменении бизнес-процессов фирмы не должно сложиться такой ситуации, при которой придется опять покупать или разрабатывать новое средство;
  • должна содержать хотя бы элементарные средства защиты (пароли);
  • проектирование и внедрение не должны превысить временных интервалов и денежных средств, которые были выделены для данной цели;
  • должна сохранить корпоративную культуру.

Достоинством первого варианта решения является то, что существующая проблема в фирме будет разрешена в кратчайшие сроки. Недостатком же первого варианта решения проблемы, является то, что новое средство (существующие решения на рынке: 1С, Парус) не будет учитывать специфики данной фирмы, что может привести к утрате корпоративной культуры, либо появлению дополнительных приложений для отдельных видов работ, которые не будет поддерживать новая АИС. Таким образом, приобретаемый программный продукт не будет выполнять всех требуемых функций и, следовательно, придется использовать дополнительные приложения, что отрицательным образом отразится на скорости и качестве работы персонала, т. е. фирма опять вернется к исходной проблеме (в случае покупки дешевого средства автоматизации, например неполный пакет программ 1С составляет 3500 рублей, аналогичные программные средства от 5000 до 15000 рублей). В случае покупки полноценных программных продуктов, которые будут поддерживать все бизнес-процессы фирмы, их стоимость составит:

• 1С – 68000 рублей, с учетом доработки и создания некоторых модулей фирмой распространителем;
• SiTex – 118250 рублей;
• Парус – 280000 рублей;
• Галактика – 320000 рублей, что значительно превышает выделенные средства на разрешение проблемы/

Достоинством второго варианта является сохранение корпоративной культуры, а так же привычно для сотрудников фирмы принципа работы. Недостатком второго варианта является то, что используемое программное обеспечение написано внешней организацией без учета особенностей конкретной фирмы. Кроме того, разработчик отказывается производить модернизацию приложения, обосновывая это устареванием версии или высокой стоимостью проекта или отсутствием информации об особенностях предметной области.

Третий вариант остается наиболее приемлемым, но при этом возможны его вариации:

• использовать внешнюю к данной фирме организацию для разработки новой АИС;
• разработать АИС человеком, который хорошо знает деятельность фирмы (проработал несколько лет в данной фирме), у которого есть навыки и необходимые знания для создания новой АИС.

Если следовать первому направлению, то фирма чаще всего не сможет уложиться в выделенные руководством ресурсы. При этом выбор второго направления гарантирует, что фирма не затратит на данную цель большего количества средств, чем выделено, а так же будут учтены все необходимые особенности. При этом не будет нарушено функционирование организации, наработанное в течение нескольких лет (корпоративная культура).

Внедрение системы электронного документооборота с учетом полного охвата системы управления информационными ресурсами предприятия позволит повысить эффективность деятельности предприятия, а также увеличить возможности сбора и обработки информации, связанной как с коммерческой деятельностью ООО «ЮНИОНТРЕЙД», так и с внутренним состоянием организации.

В целом в рассмотренной организации существует высокая потребность в эффективном управлении информационными ресурсами в связи с большим количеством обрабатываемой информации, обусловленной деятельностью предприятия в сфере торговли и наличием разветвленной сети филиалов компании. Анализ показал наличие высокого уровня технического оснащения предприятия, но отсутствие единой системы автоматизированного документооборота, объединяющего все этапы работы с документами от принятия до сдачи в архив.

Заключение