Файл: Условия выбора метода адекватного управленческой проблеме (на примере «Медицинская служба»)).pdf

- бюджет закупок услуг сторонних организаций;

- бюджет закупок работ по диагностике, техническому обслуживанию и ремонту;

- бюджет закупок Инвестиционной программы за счет собственных средств;

- бюджет закупок оборудования не требующего монтажа;

- бюджет закупок материально-технических ресурсов на производство и ремонт;

- бюджет закупок материально-технических ресурсов на капитальный ремонт;

- бюджет закупок договоров гражданско-правового характера;

- бюджет закупок энергии покупной;

- бюджет закупок газа на собственные нужды;

- бюджет закупок прочих услуг.

Проект Плана СЭР, включает 22 формы: 1. Планово-контрольные показатели. 2. Бюджет доходов и затрат. 3. Смета собственных затрат. 4. Бюджет прибылей и убытков. 5. Сводные экономические показатели деятельности. 6. Экономические показатели основного вида деятельности «Транспорт газа». 7. Совокупные затраты общехозяйственных МВЗ. 8. Внереализационные и операционные расходы. 9. Бюджет расходов на оплату труда, планы среднесписочной численности, фонда рабочего времени и среднемесячной заработной платы одного работника. 10. План затрат на капитальный ремонт в разрезе групп МВЗ. 11. Социальные льготы, гарантии и компенсации производственных компенсационных показателей. 12. Плановые объемы поставки и потребления внутрифирменных продуктов мест возникновения затрат. 13. Бюджет закупок услуг сторонних организаций. 14. Бюджет закупок работ по диагностике, техническому обслуживанию и ремонту; 15. Бюджет закупок Инвестиционной программы за счет собственных средств; 16. Бюджет закупок оборудования не требующего монтажа; 17. Бюджет закупок материально-технических ресурсов на производство и ремонт; 18. Бюджет закупок материально-технических ресурсов на капитальный ремонт; 19. Бюджет закупок договоров гражданско-правового характера; 20. Бюджет закупок энергии покупной; 21. Бюджет закупок газа на собственные нужды; 22. Бюджет закупок прочих услуг Проект Плана СЭР на 3-х летний период рассматривается на Бюджетном комитете Общества, затем сформированный проект представляется для рассмотрения генеральному директору и далее (в середине июля текущего года до наступления планового периода) представляется в Департаменты ПАО «Газпром».

Процессы бюджетирования и формирования плана закупок в ООО «Газпром трансгаз Томск» происходят в строго установленные сроки и в определенном порядке. Приказом от 31.12.2015 № 1017 с 01.01.2016 в Обществе действует карта процесса КП ГТТ 2-2016 «Бюджетирование» (далее – КП). Формирование предложений по корректировке плана СЭР Общества и его направление в ПАО «Газпром» происходит одновременно с формированием бюджета закупок услуг сторонних организаций (осуществляется один раз в год) и представляет собой цикл, ежеквартально повторяющийся и заканчивающийся при получении окончательного плана СЭР на год.

Внесение изменений и дополнений в Бюджет закупок осуществляется 3 раза в год (в 1 квартале – для внесения изменений на 2 – 4 кварталы, во 2 квартале – для внесения изменений на 3 – 4 квартал, в 3 квартале – для внесения изменений на 4 квартал). Сроки формирования предложений по корректировке плана СЭР и внесения изменений в бюджет закупок установлены Схемами блоков КП. Предметом планирования являются целевые показатели. Структурные подразделения в Обществе обеспечивают управление определенным набором целевых показателей, которые в свою очередь количественно характеризуют определенный аспект производственно-хозяйственной деятельности.

Планирование доходов и расходов в Обществе организован по принципу формирования затрат по местам их возникновения (далее – МВЗ), в Обществе определен их перечень и закреплен за конкретным структурным подразделением, выполняющим управленческие функции. Статус центра ответственности 1-го уровня присвоен отделу (службе) Администрации, а статус центра ответственности 2-го уровня присвоен филиалу. Далее перейдем к изучению процесса бюджетирования на основании «Плана социально-экономического развития центр ответственности 1 уровня Медицинская служба ООО «Газпром трансгаз Томск» на 2015 год». Процесс бюджетирования на 2015 год начался в Обществе с 30.05.2014 на основании Приказа о формировании проекта Плана социально-экономического развития ООО «Газпром трансгаз Томск» на 2015-2017 годы.

В нем доведено: 1. Утвердить базовые условия формирования проекта Плана СЭР; 1.1 Обеспечить формирование показателей проекта Плана СЭР на основании сценарных индексов-дефляторов по видам экономической деятельности в размере 1,000 от показателя Плана СЭР на 2014 год, утвержденного по типу плана «ВС2»; 1.2 Возможность увеличения лимитов показателей проекта Плана СЭР за счет ввода в эксплуатацию новых объектов основных средств с обязательным приложением обосновывающих документов и расчетов; 1.3 Формирование показателей проекта Плана СЭР средствами модуля «модульная интегрированная комплексная система» (далее – МИКС) по типу плана «А1»; 2. Обеспечить согласование показателей проекта Плана СЭР по соответствующему направлению деятельности профильными департаментами, самостоятельными управлениями и профильными обществами ПАО «Газпром»; 3. Представить заместителю генерального директора по экономике и финансам план среднесписочной численности с распределением по категориям, МВЗ и месяцам и план тарифного фонда заработной платы на среднесписочную численность с распределением по категориям и МВЗ Общества в целом и в разрезе каждого филиала; 4. Руководителям структурных подразделений Администрации сформировать средствами модуля МИКС первичные версии бюджетов центров ответственности Администрации общества в детализации по МВЗ. 5. Начальнику медицинской службы: 5.1 Согласовать план среднесписочной численности МВЗ «Здравпункт «Кедровый» с распределением по категориям и месяцам; 5.2 Представить в отдел экономики и сводного бюджета план расходов на финансирование договоров по страхованию жизни; 6. Провести анализ первичных версий бюджетов центров ответственности филиалов и согласовать сводные версии бюджета центров ответственности 1 уровня; 7. Сводный расчет плановых значений показателей бюджета центра ответственности 1 уровня на 2015 год, содержащий оценку влияния ценового и объемного факторов в сравнении с показателями 2012 года (факт), 2013 года (факт) и 2014 года (план версия ВС2). На начальном этапе медицинской службе от филиалов Общества получены и проанализированы первичные версии плана СЭР 2015 – 2017, которые отправляются служебной запиской на рассмотрение в планово-экономическое управление.

Причинами увеличения затрат по следующим показателям послужили: 1. По страхованию – увеличение количества застрахованных лиц, обусловленное ростом среднесписочной численности Общества. 2. По элементам затрат «Другие материалы», «Услуги по техническому обслуживанию и текущему ремонту» расходы определялись на основании согласованных сводных заявок по медицинской службе, в рамках заявочных кампаний, проводимых Обществом на 2015 год. 3. Также произошло незначительное увеличение затрат по сравнению с базовым периодом по следующим статьям: 3.1 «Прочие услуги ЦГСЭН» в связи с лицензированием здравпунктов в Дальневосточных филиалах Общества. 3.2 «Транспортировка и утилизация медицинских отходов» в связи с изменением порядка лицензирования здравпунктов и требованиям СанПиН 2.1.7.2790-10 «Санитарноэпидемиологические требования к обращению с медицинскими отходами» 3.3 По элементу расходов «Услуги медицинских учреждений» на 2015 – 2017 годы заявлена потребность, превышающая контрольный показатель на 5255 тыс. руб. Так, утвержденная сумма расходов по элементу «Услуги медицинских учреждений» на 2014 год в версии ВС2 не соответствует фактическим данным по потребности на проведение обязательных медицинских осмотров. Реальная сумма потребности на 2014 год составляет 13206 тыс. руб., которая определена по итогам проведенных тендерных процедур и заключенных договоров в версии ВЕ3.

Таким образом, превышение затрат в 2015 году по сравнению с реальной потребностью в 2014 году составляет 1670 тыс. руб. Отклонение обусловлено дополнительной потребностью на проведение мероприятий по обязательной вакцинации от клещевого энцефалита и гриппа составляет 1686 руб. После составления первичной версии проводится оценка актуальности показателей Плана СЭР на 2015 год, и в связи с наличием отклонений корректируется как в первичной версии, так и в сводной.

По элементу расходов «Услуги медицинских учреждений» на 2015 год заявлена общая потребность, превышающая контрольный показатель на 978 тыс. руб. Отклонения связано с необходимостью проведения обязательного периодического медицинского осмотра работникам Общества 30.12.2014 года поступает служебная записка, в которой обговаривается срок предоставления корректировок начиная со II квартала, к ней прикрепляется приложение Бюджет доходов и расходов центра ответственности Медицинская служба. В Бюджете отражены плановые показатели на 2015 год с разбивкой по кварталам, которые впоследствии можно корректировать, но только со 2-4 квартал. Первый квартал «зашивается» в программе и пересмотру не подлежит.

Бюджет доходов и расходов центра ответственности медицинская служба. Теперь в программе зафиксирован I и II квартал, корректировка предлагается на период с III по IV квартал. В мае медицинская служба направила предложение по корректировке плана СЭР с III квартала 2015 года по статье «Услуги медицинских учреждений» увеличить лимит расходов на общую сумму 1198 тыс. руб., в связи с увеличением стоимости услуги и штата водителей. Кроме того, в связи с поздним согласованием Департаментом ПАО «Газпром» закупок по проведению обязательного медицинского осмотра в Обществе сроки его фактического проведения сместились по некоторым филиалам на более поздний срок, в связи, с чем попросили откорректировать лимиты в периоде 3 – 4 кварталы в следующем порядке.

В августе медицинской службой было сформировано предложение по корректировке Плана СЭР с 4 квартала 2015 года по следующим показателям Бюджета расходов на 2015 год.

Причиной сокращения затрат послужило уменьшение объемов медицинских отходов и мероприятий по производственному контролю на отдельных здравпунктах Общества. Бюджет доходов и расходов на третий квартал остался неизменным. А вот с 05.10.2015 года, в очередной служебной записке о корректировки 4 квартала сказано, считать этот квартал окончательным и он будет использован при подготовке отчета о производственно-хозяйственной деятельности Общества в целом.

На основании представленной информации, можно произвести анализ бюджета центра ответственности 1 уровня «Медицинская служба» , который даст нам оценку исполнения в абсолютных и относительных величинах, и покажет эффективность бюджетного планирования.

Отклонение от плановых значений на 2015 год вызвано рядом факторов: - Увеличение выручки связано с реализацией мероприятий по загрузке объекта медицинского назначения и выведение его на безубыточный уровень деятельности; - По строке «другие материалы» В 2015 году по сравнению с 2014 годом произошло сокращение в оснащении здравпунктов Общества, МТР приобреталось для текущей деятельности, отсутствовали ввод и оснащения новых объектов медицинского назначения; - В страховании обусловлено ростом численности работников; - По сравнению с 2014 годом сокращен объем работ по ТО и ТР медицинской техники путем уменьшения кратности профилактических работ за год; - Рост затрат услуг ЦГСЭН в 2015 году по сравнению с 2014 годом обусловлен необходимостью лицензирования новых здравпунктов и/или продлением лицензий - По статье «Услуги медицинских учреждений» неисполнение плана 2015 года обусловлено экономией средств по прямому договору; - «Транспортировка и утилизация медицинских отходов» рост затрат в 2015 году по сравнению с 2014 годом обусловлен необходимостью лицензирования новых здравпунктов и/или продлением лицензий. Рассмотрев структуру предприятия, познакомившись с элементами бюджета по центру ответственности 1, изучив нормативные документы и реалии процесса можно выделить следующие проблемные направления: Планирование затрат происходит за 6-7 месяцев до начала планового периода.

В бюджете закупок находятся два показателя, которые формируют потребность в стоимостном выражении, это объем материалов (услуг/работ) и единичная расценка материалов (услуг/работ). Данные показатели согласовываются экспертами и утверждаются генеральным директором Общества. Таким образом, к моменту фактического заключения и исполнения договоров по этому бюджету показатели могут измениться в зависимости от разных причин (изменение стоимости контрагентом, изменение объемов по причине ввода вакансий или объектов). Данный процесс приводит к тому, что приходится пересогласовывать на бюджетном комитете показатели, затрачивать дополнительное время, которое приводит к отставанию от графика, и соответственно идет изменение фактических затрат и неисполнение плановых показателей. Для данной проблемы я порекомендовала провести следующие мероприятия: сокращение времени рассмотрения и количества документов для обоснования изменения показателей (разработка универсальной формы). А также можно было создать модуль, который позволил в этой системе все исправлять, без предоставления докладных записок и прочей документации, составляемых в Word, Excel. Процесс бюджетирования не связан с единой системой планирования в ИУСПТ. Сводная форма бюджета закупок каждого центра ответственности 1 уровня ежеквартально создается в Excel путем копирования, ручного внесения изменений и дополнений, что опять приводит к затрачиванию дополнительного времени. Для решения этой проблемы тоже нужно разработать модуль в программе, который все это объединил и структурировал. Сроки для центра ответственности 2 уровня и центра ответственности 1 уровня очень сжаты, за счет этого формируются некорректные данные, не хватает времени исполнителям для анализа и взаимодействия с контрагентами. Моим предложением является увеличения срока предоставления на 3-4 дня. Так же существенной проблемой является недостача финансовых средств для исполнения бюджета. Реализация запланированных показателей становится под угрозой, вследствие чего приходится урезать объемы, что ведет к неэффективной работе процесса бюджетирования. Решением данной ситуации является достаточное выделение денежных средств для функционирования процесса.

Заключение

Система бюджетирования на сегодняшний день широко распространяется в России, этому процессу помогают проблемы организации как внутри самого предприятия, так и внешние, связанные с выходом на внутренний и мировой рынки. Исходя из поставленных задач, представилась возможность раскрыть общие принципы и положения системы бюджетирования на предприятии. Сущность бюджетирования состоит в том, чтобы собрать все доходы и расходы, которые несет предприятие, в единую систему. В общем, главной задачей является повышение эффективности работы предприятия. А цель бюджетирования – обеспечение денежными ресурсами. Для того чтобы система функционировала на предприятии, нужно подойти серьезно к вопросу определения этапов постановки и формирования бюджетного цикла.