Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление персоналом» (Характеристика существующих бизнес-процессов).pdf

Введение

Актуальность темы обусловлена тем, что задача автоматизации производственных процессов и процессов управления, как средства увеличения эффективности труда, всегда была и остается актуальной в народном хозяйстве. Важность автоматизации управления народным хозяйством и его составными частями выражается в задачах облегчения труда управленческого персонала, уменьшением роста его численности, вызванного увеличением площадей и объема производства; сложностью производственных связей; появлением дополнительных управленческой функции.

Особую роль тут играет задача соответствие технической базы управления такой-же базе производства, для которого и производится автоматизация. На нынешнем этапе автоматизации управления производством самой эффективной становится автоматизация планово-управленческих функций на основе ПК, установленных на каждом рабочем месте специалиста. Такие системы получили значительное распространение в организационном управлении и были названы АРМ – автоматизированными рабочими местами. Такой подход дает возможность пользоваться системой людям, у которых нет специальных знаний в сфере программирования, и одновременно сделает доступным обновление системы по мере надобности. За последние несколько лет самой приоритетной стала новая отрасль - информационная индустрия, связанная с созданием технических средств, технологий и методов для создания новых знаний и методик. Эта индустрия очень сильно зависит от быстроты развития компьютерных технологий.

Система управления должна позволять максимально быстро реагировать на изменения внешней и внутренней среды и управлять ходом достижения целевых показателей (управление изменениями). Кроме того, организация должна решать еще одну важную задачу – сохранения стабильности, удержания состояния. Эта задача обычно решается с помощью административных механизмов и средств автоматизации.

Объектом исследования является ООО «Mori Cinema».

Предмет исследования – процесс управления персоналом.

Целью курсовой работы является автоматизация процесса управления персоналом.

Задачи курсового проекта:

• выбор комплекса задач автоматизации;
• описание и проектирование бизнес-процессов;
• проектирование моделей данных;
• описание всех видов информации;
• реализация приложения пользователя средствами СУБД;
• выполнение контрольного примера.

При написании курсовой работы были применены такие методы научного исследования, как изучение научной литературы по теме исследования, нормативно-правовой базы, аналитический и сравнительный методы.

Глава 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Назначение ИС: автоматизация процесса «Управление персоналом».

В ООО «Mori Cinema» учетом и оформлением состава занимается отдел кадров.

Основными задачами отдела кадров являются:

• организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;
• создание эффективной системы штатных сотрудников;
• разработка карьерных планов сотрудников;
• разработка кадровых технологий.

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

• определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;
• анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;
• внедрение систем мотивации труда;
• подготовка штатного расписания предприятия;
• оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;
• проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);
• ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;
• организация аттестаций сотрудников;
• подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

В отделе кадров имеется входная и выходная информация. Работнику отдела кадров при необходимости нужно сформировать поток документов относительно сотрудников. На сегодняшний день в отделе кадров в основном для учета личных данных используется стандартные офисные приложения: текстовые редакторы, электронные таблицы и т.п. кроме того, не редки случаи хранения данных на бумажных носителях в подшитых папках для отдельных сотрудников.

Данные методы не эффективны поскольку требуется значительные затраты времени при создании отчетности для руководителей предприятия, для пенсионного фонда или для других потребителей информации из отдела кадров. При хранении информации на бумаги возникают и другие сложности, такие как необходимость наличия помещения для хранения информации, ее структурирование, поскольку в ином случае затруднителен поиск информации.

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

При автоматизации бизнес-процессов организации необходимо провести функциональный анализ этих бизнес-процессов. Для проведения анализа необходимо произвести моделирование системы. Одним из распространённых способов моделирования сложных систем является методология функционального моделирования IDEF0. Особенностью методологии IDEF0 является отображение структуры процессов функционирования системы и ее отдельных подсистем, т. е. выполняемые ими действия и связи между этими действиями.

Для проведения анализа и реорганизации использовалось CASE-средство Bpwin 4.0, поддерживающее методологию IDEF0. Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии (так называемая модель AS-IS) и области идеального положения вещей – того, области к чему нужно стремиться (модель ТО-ВЕ).

Методология IDEF0 предполагает выполнение следующих оформлении этапов:

1. построение контекстной диаграммы (описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром);
2. проведение функциональной декомпозиции (разбиение системы на подсистемы);
3. декомпозиция подсистем (достижения нужной степени подробности). Такая технология создания модели позволяет построить модель, адекватную предметной области на всех уровнях абстрагирования.

Результатом применения IDEF0-модели является модель, которая состоит из диаграмм различного уровня декомпозиции^[1].

Так же отображаются все сигналы управления, которые на DFD (Диаграмме Потоков Данных) не отображались. Данная модель является одной из самых прогрессивных моделей и используется при организации бизнес проектов и проектов, основанных на моделировании всех процессов как административных, так и организационных^[2].

Данные процессы, протекающие в отделе кадров более подробно представлены на диаграммах стандарта IDEF0 на рисунках 1-4.

Контекстная диаграмма, представленная на рисунке 1, отображает общую концепцию процессов, а именно отображает входную и выходную информацию (документацию), а также кто выполняет данные функции и кто регулирует и контролирует их выполнение.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма деятельности мульти комплекса «Mori Cinema» (AS-IS)

Рисунок 2. Диаграмма декомпозиции деятельности менеджера по персоналу мульти комплекса «Mori Cinema» (AS-IS)

В действия обязанности менеджера по персоналу входит:

1. Организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников.

2. Обеспечивает укомплектование предприятия работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации.

3. Определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами.

4. Осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектации штата работников.

5. Организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры.

6. Доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников предприятия.

7. Организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей.

8. Совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения сотрудников предприятия.

9. Разрабатывает систему оценки деловых качеств работников, мотивации их должностного роста.

10. Консультирует руководителей подразделений разных уровней по вопросам организации управления персоналом.

11. Принимает участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов.

12. Составляет и оформляет трудовые договоры (контракты) ведет личные дела работников и другую кадровую документацию.

13. Осуществляет руководство подчиненными ему работниками. 

Карточки с личными делами сотрудников является основным документом в работе менеджера по персоналу. На сегодняшний день личные дела сотрудников оформляются с помощью средств MS Office Word. В роли MS Office СУБД выступает Excel. База, создаваемая вручную, неудобна и запутана, нет возможности оперативного поиска данных по различным критериям. К тому же, при оформлении документов, менеджеру каждый раз приходится вручную заполнять договора и личные карточки, согласовывая правильность заполнения с сотрудником. Поэтому менеджер тратит довольно много времени на оформление документации.

Ниже перечислены основные проблемы, связанные с отсутствием автоматизированных систем, с которыми сталкиваются менеджеры по персоналу:

• документы теряются;
• накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
• документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
• тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
• создается несколько копий одного и того же документа (на бумагу и копирование документов тратиться немало средств);
• на подготовку и согласование документов тратится много времени.

В случае использования автоматизированного рабочего места, менеджер сможет оперативнее выполнять закрепленную за ним работу. На рисунке 3 представлена функциональная модель «TO-BE», в которой отражена модель бизнес-процесса с использованием АРМ.

Рисунок 3. Диаграмма декомпозиции деятельности менеджера по персоналу мультикомплекса ««Mori Cinema»» (TO-BE)

При проведении сравнительной характеристики моделей «AS-IS» и «TOBE» видно, что во втором случае сокращается число операций, необходимых для выполнения функциональных обязанностей менеджера по персоналу.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

На сегодняшний день личные дела сотрудников оформляются с помощью средств MS Office Word. В роли СУБД выступает MS Office Excel. Данные хранятся на пользовательском компьютере менеджера по персоналу, резервное копирование выполняется не регулярно. К личным делам имеет доступ только менеджер по персоналу. В существующей базе нет возможности оперативного поиска данных по различным критериям, в связи с этим, тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов.

Весь процесс формирования, обработки, хранения данных по формированию заявки от клиента описан в схеме документооборота, которая представлена рисунке 4.

Рисунок 4. Документооборот обработки функций менеджера по персоналу

Можно выделить следующие показатели эффективности автоматизации работы менеджера по персоналу: