Файл: Основные функции в системе менеджмента (Функции мотивации и контроля на ОАО «Светлогорский ЦКК»).pdf

достижения экономического функционирования предприятия за счет оптимального распределения ресурсов;

обеспечения условий для организационной, мотивационной и контролирующей деятельности на предприятии [1,с. 65]

Задачи планирования предусматривают формирование планов деятельности предприятия в целом и всех его подразделений, обеспечивающих достижение целей, в том числе:

конкретизация целей развития предприятия и каждого его подразделения в отдельности на планируемый период;

определение, детализация и координация хозяйственных задач всех подразделений, обеспечивающих достижение целей предприятия;

определение сроков и последовательности реализации задач подразделений для достижения целей предприятия в целом и отдельных его подразделений (производственных отделений, дочерних компаний и других структурных образований);

определение и выявление материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для решения поставленных задач и достижения целей предприятия;

обеспечение координации научных исследований, разработки, производства и сбыта продукции;

интеграция и согласование процесса планирования с маркетинговой деятельностью предприятия и другими функциями управления в целях повышения обоснованности принимаемых решений, постоянной корректировки и адаптации показателей производства и сбыта к условиям рынка (в том числе обеспечение оперативного учета конкретного спроса и требований на определенную продукцию);

разработка комплекса мероприятий по достижению конкретных целей и задач предприятия, его производственных отделений и дочерних компаний с учетом возможностей и наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов [4,с.146].

Применение планирования создает следующие важные преимущества:

делает возможной подготовку предприятия к использова­нию благоприятных условий;

дифференцирует возникающие производственно-хозяйст­венные и финансово-экономические проблемы;

улучшает координацию действий подразделений предпри­ятия;

создает предпосылки для повышения профессиональной подготовки специалистов;

способствует более рациональному распределению имею­щихся ресурсов;

увеличивает возможности обеспечения предприятия необ­ходимой информацией;

усиливает контролирующие функции внутри предприятия [16,с. 55].

План представляет собой сложную социально-экономичес­кую модель будущего состояния организации. Стадии процес­са планирования в основном универсальны. Что же касается конкретных методов и стратегии, то они существенно различа­ются. Обычно организация формирует единый план для управ­ления ее общей деятельностью, но в ее рамках отдельными менеджерами применяются для достижения конкретных целей и задач организации различные методы. Таким образом, состав­ляется карта пути, по которому должна пройти организация за конкретный период времени.

Единого метода планирования, который бы соответствовал каждой ситуации, не существует. Тип планирования и акцент, который делает менеджер в процессе планирования, зависит от его положения в организационной иерархии фирмы, т.е. процесс планирования осуществляется соответственно уровням организации.

Планирование в зависимости от направленности и харак­тера задач организации бывает:

стратегическим, или перспективным;

среднесрочным;

тактическим, или текущим [2,с.235].

Стратегическое планирование (высший уровень) - это попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на осно­вополагающие составляющие организации; оценить, какие тен­денции наблюдаются в ее окружении; определить, каким веро­ятнее всего будет поведение конкурентов. Главная задача планирования на этом уровне состоит в том, чтобы определить, как организация будет себя вести в своей рыночной нише.

На среднем уровне управления занимаются тактическим планированием, т.е. определяются промежуточные цели на пути достижения стратегических целей и задач. Тактическое плани­рование по своей сути сходно со стратегическим планированием. Отличает лишь то, что если в организации, к примеру, три начальника раз­личных подразделений, то каждый из них должен координиро­вать или интегрировать свою деятельность с другими. И это должно быть отражено в плане, поэтому их ответственность с точки зрения тактического планирования состоит в том, что­бы в основу планирования положить идеи, которые были рож­дены при стратегическом планировании.

Планирование осуществляется и на нижнем уровне органи­зации. Оно называется оперативным планированием. Это - основа основ планирования. В оперативных планах стандарты деятельности, описание работ и т.п. вписываются в такую систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и главных целей организации.

Однако никто в одиночку не устанавливает свои цели, не выбирает собственные пути их достижения. Каждый менед­жер на основе оперативного плана разрабатывает повседнев­ную краткосрочную тактику для того, чтобы обеспечить пра­вильность всех действий, определить сильные и слабые стороны функционирования организации. Такой подход создает благопри­ятные условия для постоянного самосовершенствования лич­ности.

Все три типа планирования составляют общую систему, которая называется генеральным, или общим планам, или бизнес-планом функционирования организации.

Бизнес-план – это план развития предприятия или предпринимательской деятельности на краткосрочный период. Для его составления предприятия (фирмы) проводят комплекс маркетин­говых и технико-экономических исследований, направленных на совершенствование и развитие производства. Результаты этих исследований ложатся в основу бизнес-плана. Бизнес-план может также разрабатываться для технико-экономического обоснования инвестиционных проектов с целью определения целесообразности капитальных вложений.

Бизнес-план составляется на один год с детализацией хозяй­ственной деятельности по месяцам, а для инвестиционных проек­тов - на срок их внедрения. Может также иметь прогнозный характер на среднесрочный период. Бизнес-план состоит из следующих разделов:

• описание предприятия;
• продукция и услуги;
• план маркетинга;
• научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы.
• производственный план (потенциал);
• план организации управления;
• реализация проекта;
• финансовый план.

Планирование осуществляют плановые органы разных уровней управления. Высшим звеном планирования являются комитеты при совете директоров или плановые комитеты компаний, которые принимают решения по наиболее важным вопросам стратегии.

Разработкой перспективных и текущих планов занимается центральная служба планирования. Она согласует их с производ­ственными подразделениями, корректирует и уточняет плановые показатели, осуществляет контроль за их выполнением. В ее функции входят также составление форм плановых документов и консультирование по вопросам планирования.

Эффективность пла­нирования как функции управления во многом зависит от того, какими принципами (руководящими правилами) руководствуются при составлении планов. Принципы планирования:

1.Полнота планирования - при планировании должны учитываться все события и ситуации, которые могут иметь значение для развития организации.

2.Точность планирования - при составлении планов ис­пользуются современные методы, средства, тактики и проце­дуры, обеспечивающие точность прогнозов.

3.Ясность планирования - цель и меры планирования должны иметь простые и легкие при воспроизводстве форму­лировки, доступные всем членам организации.

4.Непрерывность планирования - это не одноразовый акт, а непрерывный процесс.

5.Экономичность планирования - расходы на планиро­вание должны находиться в соразмерном отношении с получа­емым от планирования выигрышем [6,с. 66].

Планирование как управленческая деятельность представляет собой процесс выработки множества различных взаимосвязанных решений, касающихся будущей деятельности организа­ции. При этом подразумевается, что желаемое состояние орга­низации не наступит, если не выработать и не осуществить ком­плекс специальных мер. Особенностью планирования является необходимость непрерывного пересмотра планов, так как в слож­ной и динамичной рыночной сфере никакой план не может быть окончательным. В процессе планирования уточняются конкрет­ные цели и задачи деятельности организации, способы их осу­ществления, определяются необходимые для этого ресурсы и возможности их приобретения либо производства, порядок их распределения; обосновываются методики обнаружения оши­бок и срывов плана, их предотвращение и исправление в про­цессе его реализации.

Значимость планирования заключается не столько в нали­чии планов, разрабатываемых с опережением событий, сколько в процессе осуществления этой работы, дающей в определен­ной мере глубокое и полное представление о задачах и пробле­мах будущей деятельности.

Функция организации представляет совокупность действий управленческого персонала, направленных на создание организационных условий для обеспечения наиболее эффективного достижения желаемого результата [5,с. 115]. Организация как функция управления обеспечивает упо­рядочение технической, экономической, социально-психологи­ческой и правовой сторон деятельности любой организации. Цели функция - формирование управляющей и управляемой подсистемы, установление конкретных параметров, режимов работы подразделений, предприятия, отношений между ними [2,с.238].

В результате действия организации как функции управления достигается соответствие существующей системы новым целям, установленным в плановых заданиях. Если такого соответствия нет, то при помощи функции организации создаются новые системы или реорганизуются старые в целях придания им качеств, необходимых для достижения поставленных целей.

Функция организации охватывает всю систему управления. Ее особенностью является то, что она обеспечивает взаимосвязь и эффективность действия всех других функций. Через организаторскую деятельность, то есть через распреде­ление и объединение задач и компетенций, должно целенаправ­ленно происходить управление отношениями в каждой органи­зации. Организация - это средство достижения целей организации.

Организация - это вторая функция управ­ления. Из всего множества значений термина "организация" в смысле управленческой функции чаще всего используются два:

1)организация - это структура системы в виде взаимоот­ношений, прав, целей, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом;

2)организация - это процесс, посредством которого созда­ется и сохраняется структура организации [6,с. 68].

Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения

исходя из размера предприятия, ее целей, технологии и персонала. Существует ряд элементов, который необходимо структурировать, чтобы организация смогла выполнять свои планы и тем самым достигать своих целей. В независимости от типов и масштабов деятельности каждая организация должна быть некоторым образом организована. Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функции организации:

определение и детализация целей фирмы, которые были выявлены в ходе планирования;

определение видов деятельности по достижении этих целей;

поручение различных задач отдельно взятым людям и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;

координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установлении рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство, то есть каждый член группы должен знать, что он должен делать, сроки выполнения работ и кто им руководит;

единство цели заключено в том, работает ли каждый член организации на общую цель, то есть никто не должен работать против организации;

размах контроля или размах менеджмента основано на том, отвечает ли каждый менеджер в группе за управляемое им число работников [7,с. 130].

Под организационной структурой понимается организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые опреде­ляются поставленными перед организацией целями и распреде­лением между ее подразделениями функциями [7,с.157]. Организацион­ная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работ­никами фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы.

Основные проблемы, возникающие при разработке структур управления, заключаются в установлении правильных взаимоот­ношений между отдельными подразделениями. Это связано с определением их целей, условий работы и стимулирования, с распределением ответственности между руководителями, выбо­ром определенных схем управления и последовательности про­цедур при принятии решений, организации информационных потоков, выборе соответствующих технических средств.

Проблема совершенствования организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделении, определение прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функ­ций и информационных потоков. Основная задача здесь — по­вышение эффективности управления.

Организационная структура направлена на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями орга­низации, распределении между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, выражающиеся в тех или иных принципах.

Организационная структура организации и ее управление по­стоянно изменяются, совершенствуются в соответствии с изме­няющимися условиями, Важнейшие факторы, вызывающими не­обходимость проведения структурной перестройки организаций: