Файл: Основные функции в системе менеджмента (Функции мотивации и контроля на ОАО «Светлогорский ЦКК»).pdf

ускоренная разработка новых видов продуктов под воздейст­вием научно-технического прогресса в условиях обостряю­щейся конкуренции;

интенсивное внедрение наиболее передовых технологий;

систематическое внедрение новых методов организации и управления производством на базе активного использования компьютерной техники [7,с. 158].

Организационная структура организации определяется на высшем уровне управления (руководством организации), где и происходит комплектация этого уровня управления необходимыми кадрами. Менеджмент среднего звена выполняет те же функции, но обычно лишь в пределах одного подразделения. Непосредственные управляющие редко занимаются формированием организационной структуры, но тем не менее они несут большую ответственность за такой участок организационной работы, как наем и обучение новых рабочих.

Функция организации реализуется: через административно-организационное управление и через оперативное управление.

Административно-организационное управление предполагает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.

Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом; заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, определенными планом, и последующей их корректировке. Оперативное правление тесно связано с текущим планированием.

Огромное значение для достижения целей организации имеет функция мотивации. Под мотивацией понимается процесс стимулирования самого себя и других к деятельности, направленной на достижение индивидуальных и общих целей организации [2,с. 241].

Суть мотивации сотрудников в современном менеджменте состоит в познании и реализации путей их личных интересов, предоставлении им возможностей реализовать себя в процессе достижения целей организации.

Процесс мотивации включает:

установление или оценку неудовлетворенных потребностей;

формулировку целей, направленных на удовлетворение потребностей;

определение действий, необходимых для удовлетворения потребностей [12,с. 253].

Личное удовлетворение от хорошо выполненной работы и гордость за плоды, своего труда привили работникам чувство цели. Это не менее важно, чем деньги (с точки зрения моти­вации труда). Менеджеров всегда интересовало, в каких усло­виях человек мотивирован к работе по чужому заданию. Чем свободнее становился человек, тем важнее осознание того, что им движет, что заставляет приносить больше пользы.

Человек, получивший в процессе обучения и повышения квалификации, накопления производственного опыта знания и навыки, хочет применить свое умение в труде. Чем больше ему это удается, тем больше степень его удовлетворенности, а соответственно и степень выраженности мотивов. В данном случае сотрудник считает цели организации своими целями.

Стремление человека реализовать себя в своем деле бесспорно. Так уж он устроен. Там, где управление и организация труда предоставляют сотрудникам такие возможности, их труд будет высокоэффективным, а мотивы к труду - высокими. Значит, мо­тивировать сотрудников - это затронуть их важные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности.

Мотивация основана на следующих основных принципах.

1.В основе мотивации лежат потребности, интересы и ожидания.

2.Мотивированный работник мотивирует других.

3.Структура мотивации должна быть оптимальной.

4.Мотивация зависит от трудовых установок.

5.Процесс мотивации должен быть связан с изменяющимися мотивационными ресурсами.

6.В рамках достижения цели коллективные мотивы эффективнее индивидуальных.

7.Внутренняя и внешняя мотивация должны взаимодополняться.

8.Экономическая мотивация неотделима от моральной [13,с. 72].

Различают внутреннее и внешнее вознаграждение. Внутреннее вознаграждение человек получает от работы: удовольствие от общения с сослуживцами, удовлетворение от достижения результата, полезности произведенного продукта. Внутренне вознаграждение обеспечивается путем создания хороших условий труда и точной постановки задачи.

Внешнее вознаграждение может выступать в виде как материального, так и морального вознаграждения: материальное - зарплата, дополнительные выплаты, премии, оплата определенных расходов; моральное – присвоение звания «лучший работник», похвала, отметка в приказе и др.

Существуют различные способы мотивации, менеджер должен:

установить набор критериев (принципов), кото­рые наиболее сильно влияют на поведение сотрудника. Данные критерии, сведенные воедино, формируют какую-то личную философию, которая представляет собой основополагающее поведение. Разработав личную философию, менеджеры могут создать такую рабочую среду окружения, которая будет способство­вать мотивации сотрудников. Эта окружающая среда, или организационный климат, оказывает существенное влияние на отношение к делу работников, воздействует на сотрудников таким образом, что они значительно легче и менее болезненно воспринимают правила и регламент организации;

создать атмосферу, благоприятную для моти­вации рабочих;

активно общаться со своими сотрудниками, так как для того, чтобы работник был полностью мотивиро­ван и работал с полной отдачей, он должен четко представлять себе и понимать, чего от него ждут. Прямое общение с руководителем свидетельству­ет о его доступности в одинаковой мере для всех работников, а обратная связь обеспечивает крепкую основу для мотивации [7, с. 127-128].

Контроль в управлении можно рассматривать в трех аспектах.

Во-первых, как систематическую деятельность руководителей и органов управления, реализующих одну из основных функций менеджмента.

Во-вторых, завершающую стадию его цикла, сердцевиной которой является механизм обратных связей.

В-третьих, как совокупность действий должностных лиц, неотъемлемую часть процесса принятия и реализации управленческих решений [3,с. 371].

Основной задачей контроля является своевременное принятие корректирующих действий для обеспечения достижения организацией своих целей. Именно эта деятельность является главной в содержании функции контроля.

Контроль как функция менеджмента представляет собой вид управленческой деятельности, обеспечивающей возможность удержания организации на выбранном (запланированном) пути достижения целей путем периодической оценки, сопоставления текущих результатов деятельности организации с установленными планами (стандартами) и принятия необходимых корректирующих действий [5,с. 127].

Контроль непрерывно связан с остальными функциями управления и, с одной стороны, зависит от них, с другой же – предопределяет их содержание, поэтому при организации контроля на предприятии необходимо учитывать факторы, предопределяющие эффективность этой управленческой функции. В их составе выделим главные:

организационные - объекты контроля (что должно контролироваться), субъекты контроля (кто контролирует), место контрольной функции в организационной структуре управления (кому подчиняется, права, ответственность, полномочия);

масштабы контроля – количество и точность контролируемых параметров, частота и скорость проведения контроля;

контрольная информация – объем, частота, точность и своевременность необходимой для контроля информации;

затраты на контроль – средства, связанные с организацией контрольной функции и ее информационным обеспечением [12,с. 266-267].

Одна из причин необходимости контроля в том, что любая организация должна обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации. Положительная сторона контроля состоит в поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации, то есть один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективны. Определив причины успехов и неудач организации, возможно, адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды. Контроль позволяет решать проблемы и реагировать на них так, чтобы достигнуть намеченных целей; помогает руководству решить, когда необходимо вносить радикальные изменения в деятельности организации.

Различают следующие виды контроля.

1. Предварительный контроль. Он напоминает айсберг, большая часть которого, как известно, скрыта под водой. Это связано с тем, что некоторые аспекты контроля могут быть замаскированы среди других функций управления.

Предварительным контроль называется потому, что он осуществляется до фактического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля являет­ся реализация (не создание, а именно реализация) определен­ных правил, процедур и линий поведения.

В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях: человеческих, материальных и фи­нансовых ресурсах. В области человеческих ресурсов контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конк­ретных задач организации, в области материальных - контроль за качеством сырья, чтобы сделать отличный товар. В обла­сти финансовых ресурсов механизмом предварительного кон­троля является бюджет в том смысле, что он дает ответ на вопрос, когда, сколько и каких средств (наличных, безналич­ных) потребуется организаций.

2. Текущий контроль. Он осуществляется в ходе проведе­ния работ. Чаще всего его объектом являются сотрудники, а сам он - прерогатива их непосредственного начальника. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и ин­струкций.

Для того чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обрат­ной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намечен­ных целей, корректируют отклонения для достижения этих целей.

3.Заключительный контроль. Цель такого контроля - по­мочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключи­тельного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена (при текущем - в процессе ее выполнения).

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их воз­никновения, он, во-первых, дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предпола­гается проводить в будущем, во-вторых, способствует мо­тивации.

Процесс контроля состоит из трех этапов:

выработка стандартов и критериев оценки результатов;

сопоставление с ними реальных результатов;

принятие необходимых управленческих решений [13,с. 87].

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования-критерии:

1)гласность контроля – означает, что непременным условием успешной работы организации (подразделений, сотрудников) является доведение результатов контроля до проверяемых объектов управления;

2)эффективность контроля - определяется успешность, полезность контроля (уменьшение расходов, связанных с обна­ружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль, затрат на пер­сонал и технику контроля);

3)эффект влияния на людей - выясняется вопрос, какие реакции вызы­вает применяемая технология контроля: поло­жительные стимулы или негативные, стрессовые реакции (демотивация труда);

4)выполнение задач контроля - контроль должен опре­делить совпадения или отклонения в системе управления орга­низацией; способствовать устранению отклонений; выработке эффективных решений;

5)определение границ контроля - контрольные меропри­ятия не могут осуществляться без ограничений. Длина прове­ряемых отрезков должна позволять выявить отклонения на самой ранней стадии. Нужно соблюдать нормы контроля, определен­ные действующим законодательством;

6)системность контроля – оценка управляемой системы должна осуществляться не эпизодически, а систематически присутствовать на всех этапах и уровнях управления [6,с. 79].

Контроль эффективен, если имеет стратегический характер, нацелен на достижение определенных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

Конечная цель контроля не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и информирование о результатах необходимо только как средство достижения цели, а чтобы быть эффективным, контроль должен быть интегрирован с другими функциями управления.

Контроль можно назвать эффективным, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем. Он должен соответствовать контролируемому виду деятельности, объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критическую важную информацию.

Таким образом, функция планирования обеспечивает обоснованное определение основных направлений и пропорций развития производства с учетом источников конкретных ресурсов его обеспечения и спроса рынка. Функция организации заключается в установлении временных и постоянных взаимоотношений между всеми подразделениями. Она включает совокупность работ по созданию организационной структуры для эффективной совместной работы персонала, обеспечивающей достижение целей организации. Функция мотивации представляет специфическое управленческое воздействие на сотрудников с целью побуждения их к эффективному труду для достижения целей организации. Функция контроля включает совокупность определенных управленческих действий и принимаемых решений, осуществляемых поэтапно, и обеспечивает возможность удержания организации на запланированном пути достижения ее целей.