Файл: Разработка регламента выполнения процесса .. ..pdf

t3-4 Время нахождения партии товара в пути от центрального (или транзитного) склада Компании до дивизионального склада, включая время на оприходование товара на дивизиональном складе. При отсутствии дивизиональной структуры – эта работа отсутствует.

t4-5 Время, необходимое для формирования на дивизиональном складе поставок товара для филиала.

t5-6 Время нахождения партии товара в пути от дивизионального склада до склада филиала, включая время на оприходование товара на складе филиала.

При отсутствии дивизиональной структуры время нахождения партии товара в пути до филиала определяется с момента отгрузки товара с центрального (или транзитного) склада Компании до оприходования его на филиале.

t6-7 Время, необходимое для формирования на складе филиала поставок товара для конечных клиентов.

Представим систему управления запасами Компании в виде трех бункеров.

Бункер 1 В бункере 1 содержится запас, размер которого в днях продаж равен t0-1 + t1-2.

t0-1 – срок, который необходимом поставщику для подготовки и отгрузки заказа.

Затраты на инвестированный в запас t0-1 капитал ложатся на Компанию в том случае, если по условиям поставки оплата заказа осуществляется в момент его размещения поставщику.

t1-2 – время, необходимое на доставку и оприходование заказа от поставщика на центральный или транзитный склад.

Затраты на инвестированный в запас t1-2 капитал и риски, связанные с его перевозкой ложатся на Компанию в том случае, если поставки осуществляются на условиях франко-склад поставщика (базис Ex Works), т.е. доставка товара от поставщика осуществляется Компанией.

Следует отметить, что, как правило, от зарубежных поставщиков доставку товаров осуществляет сама Компания, российские поставщики доставляют товары централизованно^[5].

Бункер 2 Запас бункера составляет большую часть запасов Компании (если не принимать во внимание запас бункера 1), определяется конфигурацией и параметрами транспортно-складской системы Компании и в днях продаж не зависит от размера спроса. Запас данного бункера, в отличие от запаса бункера 1, является управляемым с позиции менеджмента Компании. Оптимизация (сокращение) запаса данного бункера – существенный резерв повышения эффективности бизнеса Компании.

Бункер 3 Содержит текущий запас Компании. Расход данного бункера определяет размер заказа (в днях продаж).

Выбытие запаса из системы осуществляется исключительно из бункера 3 в процессе выполнения работы t6-7.

Суммарная продолжительность первых шести работ перечня:

t0-1+t1-2+t2-3+t3-4+t4-5+t5-6

определяет срок от момента размещения заказа поставщику до момента приходования прибывшей партии товара на складе филиала. В течение указанного срока менеджмент Компании не может корректировать размер заказа в одностороннем порядке. Следовательно, выставленный филиалом прогноз в данный период также не подлежит корректировке.

Сжатие данного срока позволит снизить ошибки прогнозирования филиалов, т.к. зависимость между горизонтом прогнозирования и ошибками прогноза имеет вид, представленный на рис. 7

Рис. 4 Зависимость ошибки прогноза от срока прогнозирования

t — горизонт прогнозирования

Ошибка прогноза

Рисунок 5. Схема верхнего уровня процесса «Управление запасами» (как есть)

Рисунок 6. Схема подпроцессов Консолидационного склада (как есть)

Рисунок 7. Схема подпроцессов Центрального распределительного склада (как есть)

Рисунок 8. Схема подпроцессов Дивизиона (как есть)

Рисунок 9. Схема подпроцессов Филиала (как есть)

Основные сведения о регламенте и порядок взаимодействия подразделений Компании и распределение ответственности между ними

Таблица 1. Основные сведения о регламенте

№ п/п	Назначение регламента	Определяет процедуру формирования запасов Компании на основе прогнозов продаж и нормативов запасов и механизм соответствующего взаимодействия между подразделениями Компании.
1.	Документ обязаны знать и использовать в работе	Отдел маркетинга, отдел закупок, отдел поставок, продукт-менеджеры дивизионов/филиалов, отдел логистики, группа формирования запасов.
2.	Цель регламента
3.	Владелец регламента	Заместитель генерального директора Компании
4.	Ответственность владельца регламента	Руководитель отдела маркетинга и отдела закупок
5.	Участники регламента	Отдел маркетинга, отдел логистики, группа формирования запасов.
6.	Основные показатели	S _пр – норма предупредительного запаса Компании, мес. Устанавливается индивидуально для каждого артикула на период формирования предупредительных запасов. После формирования предупредительных запасов приравнивается нулю. S _ц.с. – норма запаса для центрального склада. S _д.с. – норма запаса для дивизионального склада. В случае отсутствия дивизиональной структуры равна нулю. S _ф. – норма запаса для филиала. S _в.з. – норма запаса на время выполнения заказа поставщиком: от момента размещения заявки на поставку до выхода товара от поставщика (устанавливается согласно договорным условиям), мес. S _в.п. - норма запаса на время нахождения товара в пути от поставщика до центрального склада, мес. Для каждого поставщика определяется индивидуально как среднестатистическая величина из показателей за 12 закрытых месяцев до наступления расчетной даты. S _м.п. - норма запаса на время между поставками артикула на Центральный склад Компании, мес. Рассчитывается по статистическим данным за 12 закрытых месяцев до наступления расчетной даты. В случае поставок через транзитный склад Компании определяется индивидуально для каждого дивизиона для каждого поставщика по статистике транзитного склада. Если статистики недостаточно, определяется руководителем отдела логистики директивно в соответствии с планами поставок и потребностью в товаре каждого Дивизиона. S_{стр. Х} – норма страхового запаса Компании, мес. Учитывает колебания продолжительности цикла исполнения заказа от поставщика в Компанию и вариативность спроса клиентов филиала (Var(D)_ф).
7.	Отчеты регламента
8.	Документы регламента	Инструкции по формированию прогнозов продаж на период, Положение об обеспечении установленных норм страховых запасов Компании.
9.	Порядок внесения изменений	Утверждаются письменно директором Компании

Таблица 2. Порядок действий.

№ п/п	Наименование операции	Ответственный	Срок	Документ
1	Формирование прогноза продаж по каждому артикулу до конца года (за исключением закрытого для коррекции прогнозов периода).	Маркетолог филиала	Ежемесячно до 1 числа каждого месяца	«Инструкция по формированию прогнозов продаж на период»
2	Анализ прогнозов филиалов, формирование своих прогнозов и прогнозов по новым артикулам.	Маркетолог ДМ	Ежемесячно до 5-го числа каждого месяца.	«Инструкция по формированию прогнозов продаж на период»
3	Формирование заявок поставщикам в соответствии с прогнозами, нормами запаса, наличием товара на складах, нормами упаковки и паллетной упаковки, а также особыми условиями поставки каждого поставщика, отправка заявок поставщикам.	ГФЗ ОЛ	Еженедельно по каждому поставщику	Компьютерная программа Компании
4	Контроль получения заявок поставщиками.	ГФЗ ОЛ	Еженедельно по понедельникам	«Положение об обеспечении установленных норм страховых запасов Компании».
5	Проверка полученных подтверждений по номенклатуре и количеству заказанного товара, сроку поставки.	ГФЗ ОЛ	Ежедневно по мере поступления подтверждений	Компьютерная программа Компании
6	Разноска заявок по счетам	ГФЗ ОЛ	Ежедневно по мере выхода поставок	Компьютерная программа Компании
7	Отправка недопоставок поставщикам с запросам о сроках отгрузки, информирование ОЗ об имеющихся недопоставках.	ГФЗ ОЛ	Еженедельно по понедельникам, после разноски, либо при необходимости	Компьютерная программа Компании
8	Контроль за соблюдением сроков поставок. Решение вопросов о закрытии недопоставок с поставщиками.	ОЗ	Еженедельно согласно графику поставок.	«Положение об обеспечении установленных норм страховых запасов Компании».
9	Отгрузка товаров на филиалы в соответствии с прогнозами, распределение дефицита, возврат товара с филиалов, перераспределение товара на филиалах.	ГРЗ ОЛ	Еженедельно согласно графику поставок на филиалы, по необходимости

Таблица 3. Карточка документа «Инструкция по формированию прогнозов продаж на период»

№ п/п	Название документа	«Инструкция по формированию прогнозов продаж на период»»
1.	Назначение документа	Определяет процедуру формирования прогнозов продаж на определенный период.
2.	Тип документа	инструкция
3.	Исполнитель	маркетологи
4.	Подразделение исполнителя	Отдел маркетинга
5.	Заказчик	Менеджеры по управлению товарными запасами (УТЗ) Компании и филиалов.
6.	Подразделение заказчика	Отдел УТЗ, филиалы Компании
7.	Прочие роли и подразделения, имеющие доступ к документу	Роль	Подразделение	Действия с документом
		-	-	-
8.	Связь документа с другими документами	Сформирован на основе:		Используется для:
		-		-
9.	Жизненный цикл	Формирование -> Печать -> Выдача
10.	Регламент выпуска	Нет
11.	Регламент хранения	Нет
12.	Регламент уничтожения	Нет
13.	Правила, связанные с документом	Нет

Таблица 4. Отчеты регламента.

Карточка отчета «Отчет по формированию запаса на квартал»

1.	Название документа	Отчет по формированию запаса на квартал
2.	Назначение документа	Определяет формирование запаса на определенный период
3.	Тип документа	Таблица в спец. программе, разработанной для Компании
4.	Исполнитель	маркетологи
5.	Подразделение исполнителя	Отдел маркетинга
6.	Заказчик	Руководитель группы формирования запасов
7.	Подразделение заказчика	Отдел логистики
8.	Прочие роли и подразделения, имеющие доступ к документу	Роль	Подразделение		Действия с документом
		-	-		-
9.	Связь документа с другими документами	Сформирован на основе:		Используется для:
		-		-
10.	Жизненный цикл	Формирование -> Печать -> Выдача
11.	Регламент выпуска	Нет
12.	Регламент хранения	Нет
13.	Регламент уничтожения	Нет
14.	Правила, связанные с документом	Нет

Глава 2 Построение бизнес-процессов «как должно быть.

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению регламента выполнения процесса «Управление запасами».

Одной из важных составляющих качественного управления запасами является перераспределение товара между филиалами, которое появляется при неравномерном распределении товара: дефиците на одном складе и излишках на другом.

Излишком товара считается превышение фактического наличия данного товара на складе филиала над потребностью, обусловленной прогнозами продаж.

В отдельных случаях, в связи со стратегической необходимостью, может быть запрошен возврат товара не находящегося в излишке.

Инициатором перераспределения товара могут выступать:

а. группа распределения запасов отдела логистики центрального офиса (ЦО) компании,

б. маркетологи продуктово-рыночных Департаментов (ПРД), филиалы.

Ответственным за принятие решения о целесообразности перераспределения является руководитель группы распределения запасов (ГРЗ) отдела логистики.

В случае наличия излишков на филиале и необходимости перераспределения руководитель группы распределения запасов может инициировать возврат директивно без согласия филиала.

Перераспределение товара напрямую между филиалами, без участия центрального склада, осуществляется по инициативе и при согласии филиалов инициатора и источника перераспределения. Блок- схема процесса перераспределения товара между филиалами через центральный склад Компании, представлена на рис. 8

1. Запрос в отдел логистики на перераспределение

Инициаторы: отдел логистики по компнии, ПРД, менеджер по управлению запасами филиала

2. Запрос на филиал, с которого планируется вернуть товар для перераспределения

Исполнитель: сотрудник отдела логистики ЦО компании

Запрос отправляется по электронной почте.

3. Ответ филиала, с которого планируется вернуть товар для перераспределения

Исполнитель: менеджер по управлению запасами на филиале