Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (1 Теоретические аспекты коммуникационного процесса в управлении организацией).pdf
Добавлен: 30.06.2023
Просмотров: 116
Скачиваний: 4
СОДЕРЖАНИЕ
ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА В УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ
1.1 Сущность коммуникационных процессов
1.2 Элементы, виды и этапы коммуникационного процесса
ГЛАВА 2 ПРОЦЕСС КОММУНИКАЦИЙ В ООО «ИМПЕРАТОР ПЛЮС»
2.1 Характеристика организации ООО «Император Плюс»
2.2 Анализ динамики и структуры кадров предприятия
2.3 Проблемы управления, связанные с коммуникационным процессом на предприятии
ГЛАВА 3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ
Таблица 7 – Обоснование линейно-функциональной структуры на основе анализа внешней среды
|
Фактор среды |
Общие закономерности |
Условия среды применительно к рассматриваемой организации |
|
Сложность – количество факторов среды, на которые предприятия вынуждены реагировать (поставщиков, конкурентов, потребителей и.т.п.) |
Чем сложнее внешняя среда, тем большая степень децентрализации необходима |
Среда умеренно сложная, следовательно, структура может быть централизованной |
|
Динамичность – скорость, с которой происходят изменения в среде |
Чем динамичнее среда, тем более органичной должна быть структура (органичными считаются, например, матричные структуры) |
В сфере хранения и продажи продукции изменения происходят с незначительной скоростью, поэтому органичная структура нецелесообразна, между тем, для поддержания гибкости необходимы подразделения, обеспечивающие адаптацию компании к внешней среде |
|
Разнообразие рынков |
Чем разнообразнее рынки, на которых работает организация, тем более целесообразны дивизиональные структуры |
Рынок ООО «Император Плюс» однороден |
|
Враждебность внешней среды |
Создает тенденцию к временной централизации структуры |
Окружение не является враждебным |
|
Различия в степени проявления сложности, динамичности, враждебности по каждой из составляющих внешней среды |
Тенденция к дифференциации организации с выделением частей с разными типами структур |
Среда достаточно однородна, между тем, в сфере поиска новых клиентов имеем дело с более динамичными факторами среды. Таким образом, отделы, занимающиеся этими функциями, должны быть более гибкими |
|
Жесткость внешнего контроля |
В условиях сильного внешнего контроля структура должна быть более бюрократической |
Данная сфера находится под контролем СЭС, пожнадзора и др. административных органов, в связи с этим структура должна быть достаточно бюрократичной |
Организационная структура ООО «Император Плюс» была охарактеризована выше как линейно-функциональная, она основана на функциональной департаментализации на верхнем уровне управления. Было определено, что данный тип организационной структуры соответствует особенностям как внутренней, так и внешней среды организации.
К достоинствам линейно-функциональной структуры были отнесены следующие ее характеристики: стимулирование профессиональной специализации, уменьшение дублирования усилий и распыления ресурсов в функциональных областях, высокая степень координации внутрифункциональных областей. ООО «Император Плюс» хорошо развитая внешняя система связи. Развитие отношений с клиентами, их привлекательность и качественный сервис - одна из приоритетных задач в работе компании. В компании также хорошо развита и внутренняя коммуникация. Дважды в неделю, по вторникам и пятницам директор проводит собрания, где обсуждаются успехи, достижения, неудачи и перспективы, как компании, так и его сотрудников. На этих собраниях осуществляются нисходящие и восходящие коммуникации[23].
Вертикальная связь в ООО «Император Плюс» происходит сверху вниз, т.е. от верхнего уровня до сотрудников в нижнем звене и наоборот. Горизонтальная связь в ООО «Император Плюс» происходит неформально, непосредственно через общение между сотрудниками, происходящее в контрольном устройстве и на уровнях ниже контрольного устройства.
Рисунок 3 – Структура коммуникационных связей в организации ООО «Император Плюс»
Неофициальные коммуникации распространяются на дни рождения, дни рождения, «восьмое марта», канун нового года, коллективные поздравления новорожденному ребенку.
Сотрудники стремятся создать неформальные отношения со своими коллегами. Формальное общение в компании представлено в виде документооборота, используя так называемую «Единую систему электронного документооборота» (EED). Доступ к этой программе доступен для всех сотрудников. Кроме того, формальная коммуникация развивается лучше в компании.
Совершенствование деятельности предприятия является необходимым условием для роста спроса на предлагаемые услуги. По этой причине был проведен SWOT-анализ гостиницы «ООО «Император Плюс»».
Таблица 8 - SWOT-анализ гостиницы «ООО «Император Плюс»»
|
Сильные стороны |
Слабые стороны |
|
1) удобное расположение гостиницы. 2) эластичная ценовая политика. 3) возможность проведения различных мероприятий. 4) услуги парковки. 5) развитая инфраструктура развлечений. |
1) неумение персонала формировать клиентскую базу и работать с постоянными клиентами; 2) отсутствие стратегии сбыта. 3) текучесть кадров. 4) дефицит профессиональных кадров в штате предприятия. 5) устаревший дизайн и отделка помещений. 6) сотрудничество только с одной туристической фирмой. 7) слабая рекламная деятельность. 8) неудовлетворительное владение иностранными языками. 10) отсутствие социальных программ. 11) низкая скорость обслуживания клиентов. |
|
Угрозы |
Возможности |
|
1) ожесточенная конкуренция. 2) неблагоприятная экономическая ситуация в стране; 3) отказ туристической фирмы работать с данной гостиницей, что приведет к потери времени и средств на поиски новой туристической фирмы; 4) низкий уровень дохода. 5) изменение цен на услуги, используемые в гостинице; 6) изменение законодательства, в частности и налогового. |
1) увеличение ассортимента. 2) включение в глобальную сеть резервирования: Amadeus, Galileo, Worldspan, Sabre. 3) повышение дохода. 4) улучшение качества услуг. 5) модернизация номерного фонда. |
Анализ SWOT показывает, что отсутствие компетентной маркетинговой политики в отношении услуг и текучести кадров не позволяет быстро реагировать на постоянно меняющиеся требования пользователей отелей[24].
Эти проблемы вызывают дополнительные финансовые издержки, и в конечном итоге это может привести к негативным последствиям для отеля.
Исходя из информации, полученной в отеле, можно сделать вывод, что самыми насущными проблемами «ООО «Император Плюс»» являются текучесть кадров и профессиональная дисквалификация.
Исследование системы коммуникаций в гостиничном бизнесе позволило прийти к выводу о том, что коммуникации ориентированы на решение определенных задач, которые, должны соответствовать целям коммуникационной политики.
Конечная цель любой стратегии коммуникаций состоит в том, чтобы помочь фирме продать ее товар и таким образом сохранить свой бизнес. Для эффективного использования различных инструментов системы маркетинговых коммуникаций и разработки успешной коммуникационной программы гостиничному предприятию необходимо сформировать коммуникативную политику, с четко обозначенными и реальными целями.
Коммуникационные усилия должны быть узко направленными и основываться на тщательном анализе целевой аудитории. В гостиничном бизнесе в системе коммуникаций важную роль играют персональные продажи.
В основе повышения эффективности персональных продаж лежит знание поведенческих типов личности, умение их правильно определять и анализировать[25].
ГЛАВА 3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ
3.1 Разработка мероприятий по совершенствованию коммуникаций с целью эффективности управления в организации
Управление менеджментом требует сбора и обработки информации, соответствия логической последовательности, необходимых точных и полных параметров оценки работы.
Основными принципами формирования и использования информации в менеджменте являются:
- Актуальность информации означает реальное отражение в каждый момент состояния рыночной среды. Необходимо ежедневное обновление банка с сохраненной информацией;
- Надежность данных основана на правильном воспроизведении объективного состояния и развитии производственной, рыночной и внешней макроэкономики. Учитывая условия конкуренции, когда реальность часто преднамеренно искажается, этот принцип требует повышения надежности источников данных[26].
Важным способом борьбы с дезинформацией является разнообразие источников и анализ полученной информации для согласованности, а именно:
- Релевантность данных позволяет получать информацию в строгом соответствии с указанными требованиями, чтобы избежать ненужной работы с данными.
- Полнота сопоставления необходима для объективной отчетности обо всех факторах, которые создают или влияют на рыночные условия и развитие.
- Цель задачи - сосредоточить внимание на конкретных целях при производстве и реализации продукции на внутреннем и внешнем рынках.
- Целостность информации требует разработки системы показателей, которая исключает возможность возникновения противоречий и несоответствий в результатах первичных и полученных данных.
Информационная поддержка является частью информационной системы рынка (MIS), которая, в свою очередь, включена в корпоративную информационную систему.
В интересах принятия руководством коммерческой организации обоснованного управленческого решения о целесообразности разработки, внедрения в ее структуру, обеспечения функционирования и, по мере надобности, модернизации интегрированной в глобальную сеть Интернет маркетинговой информационно-коммуникационной системы (ИМИКС), менеджменту необходимо оценить ее предполагаемую эффективность, для чего требуется адекватный методический подход.
Первостепенной важности критерием, которому должен соответствовать последний, является его применимость в практической деятельности бизнеса, что предусматривает обязательное наличие следующих характеристик у обозначенного метода: относительной простоты реализации; высокой точности и надежности результатов оценки.
В то же время, объективно оценивать эффективность ИМИКС, как сложной системы, возможно лишь при реализации в реальной практике подавляющего большинства ее ключевых (системный и системообразующих) модулей, интегрирующих различные по объему и характеру информационные потоки, позволяющие объективировать экзо- и эндогенные факторы[27].
Проектирование и внедрение ИМИКС в деятельность ООО «Император Плюс» предполагает его внедрение в течении 4 месяцев в период с 01.05.2018 г. по 30.09.2018 г.
ПРЕДПРИЯТИЕ
ООО «Император Плюс»
Органы управления
Персонал
Основная деятельность
(перевозки)
Финансы
Инновации
Маркетинг
ИМИКС
Макроокружение предприятия
Партнеры
Потребители
Государство
Конкуренты
Факторы макросреды предприятия
Природно- географический
Политико-правовой
Демографический
Социально-культурный
Технико-технологический
Примечание:
|
Входящая информация |
Коммуникационное воздействие |
||
|
Исходящая информация |
Управленческое воздействие |
Рисунок 4 - Информационная модель предприятия ООО «Император Плюс» с внедренной ИМИКС
С целью обеспечения соблюдения характеризуемого принципа проектирования и внедрения ИМИКС в бизнес-модель коммерческого малого предприятия ООО «Император Плюс» и, как следствие, повышения эффективности реализации информационной и коммуникационной функций субъекта хозяйствования нами разработана информационная модель предприятия с внедренной в нее ИМИКС[28].
Наряду с информацией об эндогенной среде ООО «Император Плюс» в ИМИКС посредством маркетингового наблюдения и маркетинговых исследований (из вторичных и первичных источников) собираются сведения об различных аспектах экзогенной среды.
В рамках настоящей модели последняя представлена в виде двух блоков: микроокружения (включает в себя основные группы участников рынка, от взаимодействия с которыми зависит эффективность функционирования и устойчивость развития предприятия) и факторов макросреды (эти силы имеют глобальный характер и оказывают воздействие как на хозяйствующий субъект, так и на его микроокружение).
Действенным инструментом сбора информации о потребительских предпочтениях нынешних и потенциальных клиентов ООО «Император Плюс», а также установления и укрепления партнерских взаимоотношений с поставщиками и маркетинговыми посредниками может выступать сеть Интернет, предоставление доступа к которой положительно сказывается на лояльности контрагентов.