Файл: Офис управления проектами: функции, структура, особенности формирования.pdf

Введение

На сегодняшний день многие компании используют в своей деятельности проектный метод управления. Это обусловлено объективными факторами - влиянием внешней и внутренней среды бизнеса. Однако даже в крупных проектно-ориентированных компаниях могут появляться трудности, связанные с координированием всех проектных ресурсов организации, определением и разработкой единой методологии управления проектами, централизованным мониторингом всех процессов и обучением сотрудников.

Для эффективного решения этих важных задач создаются проектные офисы - функциональные подразделения, осуществляющие централизацию и координацию управления проектами компании. Иными словами, целью их работы является помощь, поддержка и контроль реализации портфеля проектов компании. Кроме того, проектный офис представляет собой центр компетенции, в котором накапливаются знания и опыт управления проектами в компании. Следует отметить, что формирование и поддержка работы проектного офиса является сложной задачей, которая может успешно решаться только при высоком уровне зрелости компании в области управления проектами.

Все вышесказанное определяет актуальность темы исследования.

Объектом исследования в данной курсовой работе являются проектные офисы как важный элемент проектного метода управления компанией. Предмет исследования – роль, функции, этапы формирования проектных офисов.

Целью курсовой работы является изучение как теоретических, так и практических аспектов деятельности офисов управления проектами.

Задачи курсовой работы следующие:

- рассмотреть понятие и функции проектного офиса;

- охарактеризовать основные типы проектного офиса;

- выявить этапы организации проектного офиса;

- провести анализ существующих исследований в области применения проектных офисов и сделать выводы относительно особенностей и перспектив их развития в настоящее время.

Теоретическую основу работы составили труды таких авторов, как В.В. Богданов, В.А. Гнедых, Е. Попова, О.В. Сербская и др.

Методологическую основу исследования составили диалектический метод научного познания, принципы системного анализа, микросистемный и институциональный подходы, приемы и средства экономического и графического анализа.

Практическая значимость работы. Результаты исследования могут стать основой для написания дипломной работы, а также для продолжения исследования проблем создания и функционирования проектных офисов.

Структура курсовой работы. Исследование состоит из введения, теоретической и практической глав, заключения, списка использованных источников.

1. Общая теоретическая характеристика офиса управления проектами

1.1. Понятие и функции офиса управления проектами

Офис управления проектами (проектный офис) – это функциональные подразделения, осуществляющие централизацию и координацию управления проектами компании. Также проектный офис представляет собой центр компетенции, в котором накапливаются знания и опыт управления проектами в компании.^[1]

Формирование и поддержка работы проектного офиса является сложной задачей, которая может успешно решаться только при высоком уровне зрелости компании в области управления проектами.^[2] Организация проектного офиса позволяет, во-первых, унифицировать управленческие процедуры и повысить уровень зрелости корпоративной системы управления проектами; во-вторых, своевременно информировать руководство о ходе выполнения проектов, тем самым обеспечив контроль реализуемых проектов; и, в-третьих, снизить непроизводственную нагрузку на ключевых специалистов организации, связанную с планированием, отчетностью и другими операциями.^[3]

Полноценный офис управления проектами выполняет два больших блока задач: поддержку и развитие методологии управления проектами и администрирование и управление проектами. В зависимости от специфики деятельности организации состав и объем таких задач может быть разным. Наиболее распространенные функции - контроль соблюдения методологии, отчетность, администрирование проектов и координация ресурсов, а наибольший объем функций имеет проектный офис в матричных организациях.^[4]

Проанализируем эти функции и затем определим, насколько целесообразно их передавать проектному офису в вашей компании.

1) Разработка и поддержка корпоративной методологии управления проектами

Для разработки корпоративной методологии компании часто прибегают к услугам внешних консультантов, тогда как существующий проектный офис организации только сопровождает и обновляет ее. Существуют и случаи, когда проектный офис делает все самостоятельно.^[5]

У этих двух подходов есть как свои плюсы, так и минусы. Разработка методологии с помощью внешнего консультанта обойдется дороже, зато будет выполнена быстрее, так как будет выполнена профессионалами, имеющими большой опыт подобной работы. Разработка своими силами дешевле, но требует привлечения в проектный офис квалифицированных специалистов-методологов или повышения квалификации существующих.

Компромиссным вариантом может стать разработка методологии совместно с внешним консалтингом, тогда консультанты ставят задачи и курируют работу, а ее основной объем выполняют сотрудники организации. Это снижает затраты и не создает внутри компании избыточной компетенции^[6].

2) Контроль соблюдения корпоративной методологии УП

Осуществление контроля требует хорошего понимания методологии, а также знания инструментария управления проектами, именно поэтому эту функцию имеет смысл отнести к компетенции проектного офиса. Стоит отметить, что наличие проектного офиса позволяет установить эффективный контроль над проектами и всеми заинтересованными в них сотрудниками. проектный офис не вносит изменения в проекты компании, а делает анализ эффективности реализации проектов и предоставляет его руководству. На основании данного отчета руководство может принимать обоснованные решения по портфелю проектов. Кроме того, после получения контрольного отчета и выявления ошибок руководителям проектов и другим их участникам могут потребоваться помощь и разъяснения, а это также должно входить в задачи проектного офиса.^[7]

3) Администрирование проектов

С усложнением корпоративной методологии становится много «бумажной работы», и в этом случае эффективно передать сопровождение проекта специальному администратору. Такое сопровождение которое может включать: актуализацию плана-графика проекта, ведение архива проектных документов, координацию исполнителей в рамках плана, утвержденного руководителем проекта, подготовку регулярной отчетности и т. п.

4) Координация ресурсов

При планировании проектов и их распределением между руководителями проектов неизбежно возникают конфликты из-за ресурсов.

В таких случаях руководители проектов вынуждены обращаться за консультацией к тому, кто может этот конфликт разрешить. Эта функция, которую обычно называют координацией ресурсов, в небольших компаниях входит в круг обязанностей генерального директора, а в более крупных передается на уровень среднего менеджмента, а именно в офис управления проектами. проектный офис формирует «корпоративный пул» ресурсов персонала, который может быть привлечен к участию в проектах.^[8] Сам проектный офис, как правило, не уполномочен назначать ресурсы на проекты, однако он может осуществлять информационную поддержку в принятии решений, так как обладает достоверными данными о распределении ресурсов.^[9]

5) Управление портфелем проектов

Предполагается, что если ответственность за успешное управление проектами передается в проектный офис, то инициируемые проекты должны выполняться в рамках сроков и бюджета. Но кто тогда будет определять, какие проекты самые важные и должны быть инициированы в первую очередь? И кто периодически ревизует портфель для смены приоритетов проектов? В некоторых компаниях эта функция закреплена за топ-менеджерами и не формализована. Однако с ростом бизнеса, объема и сложности проектов эта функция может быть передана в проектный офис.

В этом случае офис управления проектами самостоятельно отбирает проекты к реализации и постоянно контролирует уровень их рентабельности, оперативно перераспределяя ресурсы между проектами.^[10]

В целом, можно говорить о том, что зона ответственности и масштаб деятельности проектного офиса определяется в зависимости от уровня зрелости компании и степени ее проектной ориентации. Если говорить в общем, то офису управления проектами необходимо регулярно собирать, анализировать и предоставлять информацию руководству компании о реализуемых проектах, потребностях в ресурсах, соответствия проектов стратегическим целям компании.

1.2. Типы и структура проектного офиса

В зависимости о того, над какими проектами работает компания, и какой существует подход к организации и управлению проектами, в проектный офис передается разный набор функций. Исходя из переданных функций, определяются место проектного офиса в компании, полномочия и ответственность его руководителя.

В.В. Богданов, российский эксперт в области управления проектами, выделяет три типовых варианта организации работы офиса управления проектами:

1. проектная канцелярия;

2. центр ответственности за текущие проекты;

3. центр прибыли.^[11]

Отдельно рассмотрим каждый из них.

1. «Проектная канцелярия»

Одна из важнейших функций офиса управления проектами - сбор отчетности по текущим проектам и контроль за соблюдением регламента. При этом главной задачей проектного офиса является предоставление руководству своевременной и точной информации о статусе проектов, а все решения по проектам принимает руководитель, являющийся заказчиком этой отчетности. В больших компаниях такие офисы-«канцелярии» могут создаваться в каждом крупном подразделении, выполняющем проекты, или же создается единый проектный офис, услугами которого пользуются все подразделения (см. рис. 1).

Рисунок 1. Пример организационной структуры компании с проектным офисом в качестве сервисного подразделения^[12]

Центр ответственности за текущие проекты

Этот тип проектного офиса подразумевает, что руководители проектов являются его сотрудниками и, таким образом, офис отвечает за реализацию проектов. Такие офисы управления проектами существуют в компаниях с большим количеством внешних проектов, когда каждый проект соответствует договору с клиентом. проектный офис выполняет посредническую функцию между производством и отделом продаж и осуществляет контроль исполнения договорных обязательств (рис. 2).

Рисунок 2. Пример организационной структуры компании, в которой проектный офис является центром ответственности за проекты

Центр прибыли

Проектный офис с функциями управления портфелем транслирует стратегию компании в портфель проектов и обеспечивает максимальную рентабельность инвестиций. В этом случае офис становится «над» всеми подразделениями, являясь посредником между ними и высшим органом управления (рис. 3).

Рисунок 3. Проектный офис как инструмент для трансформации стратегических целей в набор проектов

В практике российских компаний встречаются несколько вариантов организации таких проектных офисов. Достаточно распространенный вариант - это создание ОУП из двух отделов: первый занимается стратегическим управлением проектами, а второй является «канцелярией» или же администрирует текущие проекты и управляет ими.^[13]

Проектный офис как инструмент создания корпоративной системы управления проектами

В силу того, что проектный офис, как правило, обладает значительными методическими компетенциями, его можно рассматривать не только как инструмент поддержки процессов управления проектами, но и как инструмент создания и развития корпоративной системы управления проектами.

Некоторое время назад проектный офис обычно создавали на этапе, когда уже были разработаны базовые принципы и запущены ключевые процедуры управления проектами. Создание проектного офиса было направлено на обеспечение перехода от изолированного управления отдельными проектами к скоординированному управлению всеми проектами, подразумевающему совместное планирование (учет общих ресурсов, задач и пр.), консолидацию отчетности и сопровождение проектных команд.^[14]