Файл: Офис управления проектами: функции, структура, особенности формирования.pdf

По прошествии времени многие компании пришли к пониманию ключевой роли проектного офиса в создании и обеспечении эффективности системы управления проектами, поэтому теперь, когда возникает задача систематизации проектного управления или выстраивания КСУП, нередко в качестве первого шага рассматривают создание проектного офиса. проектный офис, в свою очередь, разрабатывает методологию проектного управления, внедряет информационную систему, а впоследствии - обеспечивает работоспособность КСУП.

1.3. Этапы организации проектного офиса

В организации проектного офиса не существует универсальных решений. Структура проектного офиса зависит от специфики самой компании, её организационной структуры, стиля и методов корпоративного управления, содержания и масштаба проектов и т.д. Поэтому следует начинать процесс с диагностики значимых факторов и определения необходимого объема и последовательности работы.^[15]

Выделяют следующие этапы работ по организации проектного офиса.^[16]

1. проектная диагностика

В результате диагностики определяется, нужен ли компании полноценный проектный офис, каким образом он позволит компании достичь лучших результатов. По окончанию проведения диагностики, готовится отчет с описанием основных компонентов бизнес-модели компании.

2. Разработка концепции и структуры проектного офиса. Постановка целей.

На основе полученных результатов диагностики разрабатывается концепция и структура проектного офиса, которая соответствует стратегии, целям и задачам компании.

3. Определение стандартов и методологии проектного офиса.

В зависимости от стратегии и долгосрочных целей компании определяются необходимые методы и инструменты проектной деятельности. Существуют различные стандарты в области управления проектами. Основная задача - определить применимые стандарты и методологию по принципу необходимости и достаточности.

4. Планирование организации проектного офиса.

Организация проектного офиса - это тоже проект

и при планировании необходимо определить объем работ, рассчитать ресурсы, определить этапы и контрольные точки, учесть риски.

5. Подбор проектного персонала.

Проектная команда может состоять из специалистов компании, персонала, привлеченного на аутсорсинг, удаленных экспертов. Следует отметить, что состав проектной команды не является строго фиксированным и может изменяться по мере реализации проектов. Поэтому, для оптимального распределения нагрузки важно подобрать разумное соотношение «своего» и привлеченного проектного персонала, и при этом сохранить целостность и динамику проекта.

6. Обучение проектного персонала.

Проводится обучение проектному управлению руководящего состава и участников проектной команды. Целесообразно проводить обучение общей методологии проектного управления всех сотрудников компании, чтобы выровнять понимание системы управления проектами, выработать единую терминологию и подходы к реализации проектов.^[17]

Так как самым длительным этапом является подбор и обучение проектного персонала, а состав проектного офиса может очень сильно отличаться, сроки организации проектного офиса в каждом конкретном случае различны. Усреднено, длительность работ составляет не менее одного месяца и не превышает полугода.^[18]

В целом, подводя итог вышесказанному, отметим, что проектный офис является довольно универсальным инструментом, который позволяет обеспечить поддержку проектной деятельности в любой компании. Создание проектного офиса помогает упорядочить проектную деятельность, повышает эффективность работы всех участников проектов, может служить катализатором развития корпоративной системы управления проектами и способствовать развитию бизнеса.

2. Анализ роли и особенностей применения офисов управления проектами

2.1. Оценка места и роли проектных офисов в управлении компаниями

Международная консалтинговая компания ESI опубликовала отчёт «The Global State of PMO», посвящённый состоянию проектных офисов (PMO — Project Management Office) по всему миру. Основной целью опроса было выяснить, как функционируют проектные офисы, какие перед ними ставятся задачи и какие трудности приходится при этом преодолевать.

В исследовании участвовали 900 сотрудников разных уровней с 5 континентов из двух десятков различный отраслей. 42% из них – сотрудники крупных корпораций со штатом более 10,000 человек.^[19]

Рассмотрим данные, полученные в ходе указанного опроса.

В первую очередь следует отметить, что проектные офисы используются в различных отраслях экономики. Это хорошо видно из рисунка.

Рисунок 1. Применение проектных офисов в отраслях экономики

Таким образом, на рисунке 1 проиллюстрированы данные по основным отраслям и использованию в них проектных офисов. 16% всех проектных офисов представляют отрасль информационных технологий, 12% — финансовый сектор и банки. На строительство, телекоммуникации и другое пришлось по 9%. 8% проектных офисов действуют в области энергетики. По 7% проектных офисов - в производстве, здравоохранении и области оказания профессиональных услуг. Каждая из оставшихся областей представлена менее чем 5% проектных офисов.

Структура проектного офиса

Более 74% опрошенных заявили о том, что в их компании есть проектный офис. В 2013 году эта цифра была выше на 2%.

23% проектных офисов находятся на уровне организации, а 35% — на уровне подразделения. 16% располагаются на программном и проектном уровнях. Количество Центров компетенций (Center of Excellence), основной задачей которых является разработка корпоративных стандартов и инструментов в области проектного управления, составляет 26%.^[20] В отличие от проектного офиса, работающего на уровне организации, такой проектный офис не занимается координацией проектов и ресурсов. Согласно данным исследования, в подавляющем большинстве случаев в компании существует всего один Центр компетенций. Подробные данные по распределению офисов по уровням приведены на рисунке 2.

Рисунок 2. Место проектного офиса в организации

Другой характеристикой проектного офиса является уровень его влияния (см. рисунок 3). 26% опрошенных заявили о том, что проектный офис в их компании влияет на решения на стратегическом уровне и оказывает услуги на уровне всего портфеля проектов. В 2013 году их доля составляла 23%. Самая большая группа – это проектные офисы, выполняющие в основном тактические функции, и лишь частично взаимодействуя со стратегическим уровнем организации. Доля таких проектных офисов составила 29%, что на 14% меньше чем в 2013 году. Серьёзный рост показала группа тактических проектных офисов, увеличившая свою долю с 6% до 16%. Большинство из них определяют себя как Центры компетенций и никак не влияют на стратегию компании.

Рисунок 3. Уровень влияния проектного офиса

Проектные офисы, работающие на операционном уровне, стабильно сохраняют свою долю. Авторы отчёта делают вывод, что спрос на самые базовые функции остаётся неизменным.

Также респондентов спросили, какие функции проектного офиса они считают самыми важными вне зависимости от того, предоставляет ли их проектный офис эти услуги. Результаты получились следующие:

- Поддержка корпоративной методологии и процессов проектного управления

- Отчётность

- Поддержка инструментов управления проектами

- Поддержка управления портфелем проектов

- Планирование^[21]

Из этого можно сделать вывод, что несмотря на изменения распределения проектных офисов по видам, потребности изменились незначительно.

Интересен вопрос о финансировании проектных офисов.

Так, почти половина (49%) всех проектных офисов получают средства из корпоративного бюджета. Равные доли от общего числа финансируются из программного и проектного бюджетов – 18%.^[22] На рисунке 4 подробно показана структура финансирования проектных офисов по уровням.

Рисунок 4. Финансирование проектного офиса

Из этого рисунка видно, что 74% опрошенных уверены в том, что финансирование проектных офисов в следующем году не уменьшится или даже будет увеличено. Треть опрошенных уверены в росте финансирования офисов, находящихся на уровне организации в ближайшем будущем. Вероятнее всего, это связано с тем, что такие проектные офисы заметнее, их деятельность более видна и результаты чаще доходят до внимания лиц, принимающих решение о финансировании. Другие типы офисов более изолированы и потому их чаще обходят с распределением ресурсов.

Думается, что такой порядок вещей приводит к тому, что проектные офисы корпоративного уровня развиваются быстрее и у них больше шансов достичь более высокого уровня зрелости.

2.2. Анализ критериев успешности работы проектного офиса

Согласно изучаемому исследованию, 78% опрошенных до сих пор используют в своих компаниях классические критерии успешности проекта – соблюдение сроков, бюджета и содержания. Несмотря на это, авторы исследования утверждают, что метрики проектного уровня не подходят для большинства проектных офисов. Основные критерии, по которым оценивается работа проектных офисов проиллюстрированы на рисунке 5.

Рисунок 5. Критерии успешности работы проектного офиса

Из неклассических проектных метрик успешности наиболее востребованы такие критерии, как «Наглядность статуса реализации проектов и программ» и «Соответствие проектов и программ стратегии». Их отметили 68% и 61% респондентов соответственно. 53% набрала «Эффективность методологии».

Наибольшие трудности авторы исследования отметили с таким показателем, как «Удовлетворённость клиентов». Во-первых, не всегда понятно, чью же удовлетворённость нужно измерять: клиентов проектного офиса, то есть персонал проектов и программ, или конечных клиентов, приносящих ценность компании. Во-вторых, у проектного офиса может быть много разных групп клиентов, и их взгляды на его работу могут не совпадать. Изменения могут привести к росту удовлетворённости одних клиентов и недовольству других. Оценить суммарный эффект в таком случае достаточно трудно.

Не все проектные офисы проводят оценку собственной эффективности. На рисунке 6 видно, что только 66% проводят такую оценку и отчитываются о её результатах. В 2013 году эта цифра составила 68%. Сокращение на 2% по сравнению с 2013 годом показывает, что рост (в 2010 году доля составляла 51%) в этой области как минимум замедлился.^[23]

Рисунок 6. Проводит ли Ваш проектный офис оценку собственной эффективности?

Согласно наблюдениям, проектные офисы, активно занимающиеся обучением и развитием персонала, достигают более высокого уровня зрелости, нежели те, в обязанности которого эти функции не входят. 29% проектных офисов, которые активно вовлечены в процесс обучения, достигли самого высокого уровня по всем 6 уровням зрелости проектных офисов. Для сравнения, лишь 15% проектных офисов, которые не вовлечены в этот процесс, показали те же результаты. В отчёте никак не объясняется такая разница в зрелости проектных офисов с различными функциями, а лишь акцентируется внимание на этом факте. Соответствие проектных офисов уровням зрелости проиллюстрировано на рисунке 7.

Рисунок 7. Соответствие проектных офисов уровням зрелости

Интересные данные получены касательно проектных офисов, работающих на уровне организации. Согласно полученным данным, 32% из них лишь частично соответствуют 6 уровню зрелости, несмотря на то, что эти функции чаще всего ассоциируются с проектными офисами, работающем на данном уровне. Более того, функции 6 уровня заявлены вне компетенции у 29% проектных офисов корпоративного уровня. Это сигнализирует о некотором недопонимании компаниями значения и функций управления портфелем и его значения для организации.