Файл: Офис управления проектами: функции, структура, особенности формирования.pdf

Общий уровень зрелости растёт, но достаточно низкими темпами. В 2010 году 15% респондентов утверждали, что их проектный офис достиг наивысшего уровня зрелости. В 2014 году такой ответ дали 20%, а в 2015 – 27%.^[24]

На рисунке 8 представлены результаты оценки респондентами соответствия проектного офиса своей роли. Более 70% уверены, что проектный офис в их организации справляется со своей ролью. Однако авторы исследования предполагают, что эти данные субъективны, так как ранее было выяснено, что большая доля респондентов пользуются не совсем подходящими критериями для оценки работы проектного офиса.

Рисунок 8. Насколько хорошо проектный офис выполняет свою роль?

На рисунке 9 представлены ответы респондентов на вопрос о качестве выполнения проектным офисом своих функций. Исходя из этих данных можно сделать вывод, что проектные офисы лучше всего справляются с классическими функциями, такими как: «поддержка процессов и методологий» и «сбор данных и составления отчётности». Хуже всего проектным офисам даётся «управление ресурсами».

Рисунок 9. Насколько хорошо проектный офис выполняет свои функции?

2.3. Исследование проблем проектных офисов

Для полного понимания состояния проектных офисов необходимо рассмотреть те проблемы и, с которыми они сталкиваются в своей повседневной деятельности внутри организаций. Несмотря на то, что лишь 36% респондентов отметили, что в их компании проектный офис сталкивается с внутренними препятствиями, анализ этих проблем поможет лучше понять механизмы взаимодействия проектного офиса в организации.

На рисунке 10 приведены группы заинтересованных сторон и то, насколько часто, согласно исследованию, они создают проблемы работе проектного офиса.

Рисунок 10. Проблемные группы заинтересованных сторон

Поскольку 49% офисов находятся на корпоративном уровне, авторы исследования предположили, что большая доля проблем будет связана с топ-менеджментом (руководитель организации и его заместители). Однако всего 21% респондентов отметил наличие подобных проблем. Подавляющее большинство опрошенных (72%) рассказали о том, что проектный офис в их компании сталкивается с проблемами со старшим менеджментом (директора по направлениям/директора департаментов). Проблемы с линейным менеджментом (руководители, находящиеся на ниже директоров – начальники управлений/отделов) отметили 35% опрошенных, проблемы с проектным менеджментом 37%.^[25]

На рисунке 11 представлен список причин проблем, возникающих у проектных офисов. Чаще других участники исследования озвучивали: недостаток ощутимой ценности от деятельности проектного офиса (44%), низкий уровень проектной/программной зрелости в организации (41%) и недостаток поддержки руководства (32%). То, что «недостаток ощутимой ценности» занял первое место в данном списке, говорит о том, что проектному офису необходимо больше внимания уделять демонстрации своей ценности для организации. Информирование членов организации о результатах деятельности позволит лучше интегрировать проектный офис в организацию и повысить эффективность работы.

Рисунок 11. Причины проблем проектного офиса

Самым популярным ответом на вопрос «Какая главная задача, которую предстоит решить проектному офису в 2015 году?» стал вариант «управление ресурсами». Причём не только распределение ресурсов между проектами и программами, но также и эффективное управление собственными ресурсами проектного офиса. По мнению респондентов, особенно остро недостаток эффективного управления ресурсами ощущается в проектах, использующих методологию Agile.

2.4. Развитие персонала в структуре проектного офиса

Обучение и развитие персонала остаётся важной задачей для организаций. Компании разных отраслей и размеров по-разному справляются с этой задачей. Согласно опросу, показатель профессионализма наблюдается у работников сферы развлечений. Так считает 50% респондентов. Подобную оценку персоналу проектов в области энергетики дали лишь 25% сотрудников энергетического сектора. Самый низкий показатель у проектного персонала автомобильной промышленности.

Согласно исследованию, самый компетентный проектный персонал работает в крупных компаниях, штат которых превышает 5 000 человек. 71% опрошенных из таких компаний отметили высокий уровень профессионализма специалистов и руководителей проектов.

Среди функциональных подразделений лидирует отдел клиентского обслуживания. 57% респондентов отметили высокий профессионализм проектного персонала, занятого в данной области. Ниже всего опрошенные оценили компетентность проектных специалистов из области исследований и разработок (R&D).^[26]

Рисунок 12. Обучение сотрудников на позициях

Более половины опрошенных отметили, что проходили обучение в той или иной форме в 2014 году. Положительно на вопрос о прохождении обучения ответили 92% сотрудников проектного офиса. На рисунке 12 представлены результаты опроса респондентов по рабочим позициям.

Проектный офис корпоративного уровня наиболее вовлечён в обучение и развитие персонала. 69% респондентов отметили активное участие таких проектных офисов в процессе развития. В целом, доля проектных офисов, занимающихся развитием персонала, отличается незначительно. Сравнение показано на рисунке 13.

Рисунок 13. Вовлеченность проектного офиса в обучение сотрудников в зависимости от уровня

С каждым годом проектные офисы всё меньше занимаются измерением результатов обучения персонала. В 2011 году доля занимавшихся такими наблюдениями составляла 75%, в 2013 эта цифра снизилась до 31%. В 2015 лишь 23% респондентов отметили, что их проектный офис измеряет результаты обучения персонала.^[27]

Рисунок 14. Занимается ли Ваш проектный офис оценкой воздействия обучения?

Здесь можно отметить различия в вовлеченности проектного офиса в обучение в зависимости от размера. Чем больше компания, тем меньше вероятность того, что проектный офис занимается обучением персонала. У небольших организаций (single-site organisationas) в обучение вовлечены 75% офисов. У крупных мультинациональных компаний эта доля составляет 64%.

Наличие обучения в компаниях серьёзно зависит от региона. Согласно исследованию, 100% респондентов из Южной Америки, Африки и Юго-Восточной Азии отметили наличие тех или иных форм обучения проектному управлению в их компаниях. Самый низкий результат, равный 60%, показали компании из Великобритании.

В то время, как 65% всех проектных офисов занимаются обучением персонала, лишь 46% предлагают чёткий карьерный путь для своих сотрудников. Услуга помощи в управлении карьерой доступна для 37% менеджеров проектов, 31% программных менеджеров и 18% менеджеров портфелей.

Сотрудники проектного офиса чаще своих коллег отвечают положительно на вопрос о наличии чётко определённого карьерного пути в организации. Их доля составила 50%. В других группах опрошенных проектных профессионалов эти цифры ниже 50%.

Самый высокий процент работников с чётким видением своей карьеры в проектных офисах, работающих на уровне подразделения – 70%. На втором месте Центры компетенций. 59% сотрудников таких офисов отметили наличие чёткого карьерного пути в компании.

Следует отметить, что гибкие Авторы исследования отмечают различия в вовлеченности проектного офиса в обучение в зависимости от размера. Чем больше компания, тем меньше вероятность того, что проектный офис занимается обучением персонала. У небольших организаций (single-site organisationas) в обучение вовлечены 75% офисов. У крупных мультинациональных компаний эта доля составляет 64%.

Наличие обучения в компаниях серьёзно зависит от региона. Согласно исследованию, 100% респондентов из Южной Америки, Африки и Юго-Восточной Азии отметили наличие тех или иных форм обучения проектному управлению в их компаниях. Самый низкий результат, равный 60%, показали компании из Великобритании.^[28]

В то время, как 65% всех проектных офисов занимаются обучением персонала, лишь 46% предлагают чёткий карьерный путь для своих сотрудников. Услуга помощи в управлении карьерой доступна для 37% менеджеров проектов, 31% программных менеджеров и 18% менеджеров портфелей.^[29]

Сотрудники проектного офиса чаще своих коллег отвечают положительно на вопрос о наличии чётко определённого карьерного пути в организации. Их доля составила 50%. В других группах опрошенных проектных профессионалов эти цифры ниже 50%.

Самый высокий процент работников с чётким видением своей карьеры в проектных офисах, работающих на уровне подразделения – 70%. На втором месте Центры компетенций. 59% сотрудников таких офисов отметили наличие чёткого карьерного пути в компании.

Рисунок 15. Самые сложные аспекты внедрения Agile

Авторы отмечают, что респонденты с негативным опытом использования методологии, чаще всего (45%) видят в качестве основной проблемы «недостаток корпоративной культуры и философии Agile». Респонденты с более позитивным опытом работы с Agile, отметили в качестве основных трудностей те, что были связаны с «отсутствием осознания ценности Agile» (35%) и «сменой традиционных методов и инструментов на гибкие» (47%).

На рисунке 16 отражены основные проблемы, с которыми сталкиваются команды проектов при работе с гибкими методологиями. Недостаток квалифицированных кадров мешает реализации проектов у 45% опрошенных. Возможно, это следствие сокращения количества проектных офисов, занимающихся подготовкой кадров. Отсутствие понимания роли проектного офиса в Agile-проектах также является серьёзной проблемой. Однако в профессиональном сообществе до сих пор не существует единого мнения по этому поводу.^[30]

Рисунок 16. Проблемы, возникающие при внедрении Agile

Согласно опросу, самыми популярными видами гибких методик являются Scrum (79%) и Lean/Kanban (37%).

Таким образом, в данной главе рассмотрены важные статистические данные, позволяющие составить определенное мнение о том, как в настоящее время развиваются проектные офисы и с каким трудностями сталкиваются.

Заключение

В завершение исследования можно сформулировать ряд выводов.

1. Офис управления проектами (проектный офис) – это функциональные подразделения, осуществляющие централизацию и координацию управления проектами компании.

Функциями проектного офиса выступают:

1) Разработка и поддержка корпоративной методологии управления проектами;

2) Контроль соблюдения корпоративной методологии УП;

3) Администрирование проектов;

4) Координация ресурсов;

5) Управление портфелем проектов.

2. Выделяют три типовых варианта организации работы офиса управления проектами:

- проектная канцелярия;

- центр ответственности за текущие проекты;

- центр прибыли.

Структура проектного офиса. Как правило, ОУП создается из двух отделов: первый занимается стратегическим управлением проектами, а второй является «канцелярией» или же администрирует текущие проекты и управляет ими.

3. Этапы организации проектного офиса следующие:

- проектная диагностика

- Разработка концепции и структуры проектного офиса. Постановка целей.

- Определение стандартов и методологии проектного офиса.

- Планирование организации проектного офиса.

- Подбор проектного персонала.

- Обучение проектного персонала.

4. В работе проведен анализ роли и особенностей применения офисов управления проектами в современных компаниях. Для анализа использованы данные опроса, проведенного в 2015-м году компанией ESI. Статистические данные, полученные в ходе опроса, дают понимание того, какие перед проектными офисами ставятся задачи и какие трудности приходится при этом преодолевать.

Основные результаты исследования следующие:

- Более половины всех Проектных офисов находятся либо на уровне организации, либо на уровне подразделения

- Количество тактических Проектных офисов выросло на с 6% в 2013 году до 16% в 2015

- 74% опрошенных уверены в том, что финансирование Проектных офисов в следующем году останется прежним или вырастет