Файл: Основные функции в системе менеджмента. Понятие менеджмента и его основных функций.pdf

Таблица 3

Профиль среды макроокружения

- таблица составлена автором по результатам исследования

Из таблицы 3 видно, что экономические факторы оказывают наиболее существенное влияние на деятельность организации, и это влияние направлено отнюдь не в положительную сторону.

ООО «Лето» необходимо отслеживать изменения, происходящие как на экономическом, так и на политическом уровне, следить за прогнозами аналитиков, чтобы максимально быстро реагировать на такие изменения и приспосабливаться к ним.

Внешняя среда прямого воздействия - это сама фирма, ее подразделения, организационная структура управления, применяемые технологии обработки информации, должностные инструкции, принимаемые управленческие решения, стиль руководства и т.д. Силами, влияющими на микросреду, являются:

• фирмы и отдельные лица, произво­дящие необходимые для производства товары и услуги, и в первую очередь ее поставщики;
• маркетинговые посредники (торговые посредники, агентства по оказанию маркетинговых услуг, кредитно-финансовые учреждения);
• пять типов клиентурных рынков: потребительский рынок, ры­нок производителей, рынок промежуточных продавцов, рынок государственных учреждений, международный рынок;
• конкуренты, с которыми сталкивается фирма;
• любые контактные аудитории, проявляющие реальный или потенциальный интерес к фирме: финансовые круги, средства массовой информации, государственные учреждения, гражданские группы дей­ствия, широкая публика, внутренние контактные аудитории.

Покупатели. Основными клиентами компании являются индивидуальные предприниматели и организации рынка розничной торговли.

Основными конкурентами компании являются ТК «Панорама Retail», ТК «Магнит». В настоящее время компания вступила в период активной конкуренции за рынки сбыта. Маркетинговую политику деятельности компании на рынке можно определить как удержание и планомерное увеличение доли занимаемой на рынке.

Поставщики являются неотъемлемой частью функционирования организации, рациональные хозяйственные связи способствуют планомерному развитию экономики, своевременной поставки продукции. Основные поставщики ООО «Лето» - ООО «Пальмира», ООО «Гран-Престиж».

С каждым из представителей поставщиков заключен договор поставки. В случае невыполнения своих обязательств поставщики выплачивают неустойку, также предприятие может отказаться от услуг поставщика.

Большое внимание уделяется сотрудничеству с местными производителями и поставщиками.

Для поставки продукции предприятие тщательно отбирало поставщиков. Поставщики выбираются по следующим характеристикам:

• квалифицированный персонал;
• хорошие рекомендации;
• качественный товар;
• цены близкие к ценам производителей;
• товар доставляется транспортом поставщика;
• быстрая и своевременная доставка товара.

Условие оплаты с поставщиками – предоплата 100%, доставка осуществляется за свой счет, когда идет взаимодействие с зарубежными поставщиками, а местные доставляют товар за свой счет. Все это пункты оговорены в договоре, который заключается между поставщиком и нашей организацией.

Таким образом, покупатели оказывают наиболее существенное влияние на организацию, без них компания не сможет существовать. Необходимость удовлетворения потребностей покупателя влияет не только на ассортимент, но и на процессы внутри организации, так как количество потребителей определяет, в конечном итоге, необходимые производственные ресурсы, а характеристика потребителей (какие они) - необходимый ассортимент товаров и услуг и их качество.

Поставщики так же влияют на организацию в положительную сторону, от них зависит своевременная доставка продукции их качество и приемлемая цена. В отрицательную сторону влияют такие факторы, как конкуренты и законодательство.

Таблица 4

SWOT- анализ ООО «Лето»

- таблица составлена автором по результатам исследования

Согласно SWOT - анализу деятельности ООО «Лето», в ближайшей перспективе наиболее стратегическими направлениями развития предприятия являются:

• погашение долгов перед кредиторами;
• разработка высококвалифицированными маркетологами стратегии борьбы с конкурентами;
• использование наиболее перспективных продуктов для привлечения финансовых ресурсов;
• увеличение объемов реализации товаров для удовлетворения потребностей населения.

2.3. Структура управления организацией

Структура управления в ООО «Лето» является линейно-функциональной и представлена на рисунке 2.

Директор

Главный

бухгалтер

Коммерческий директор

Отдел продаж

Кладовщик

Бухгалтерия

Отдел кадров

Склад

Рисунок 2 – Структура управления ООО «Лето»

Кадровый срез внутренней среды охватывает такие процессы, как:

- взаимодействие менеджеров и рабочих;

- наем, обучение и продвижение кадров;

- оценка результатов труда и стимулирование;

- создание и поддержание отношений между работниками и т.п.

Организационный срез включает:

- коммуникационные процессы;

- организационные структуры;

- нормы, правила, процедуры;

- распределение прав и ответственности;

- иерархию подчинения.

В производственный срез входят:

- изготовление продукта;

- снабжение и ведение складского хозяйства;

- обслуживание технологического парка;

- осуществление исследований и разработок.

Маркетинговый срез внутренней среды организации охватывает следующие стороны, которые связаны с реализацией продукции:

- стратегия продукта, стратегия ценообразования;

- стратегия продвижения продукта на рынке;

- выбор рынков сбыта и систем распределения.

Финансовый срез включает процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации:

- поддержание должного уровня ликвидности и обеспечение прибыльности;

- создание инвестиционных возможностей и т.п.

Наибольшая ответственность лежит на директоре ООО «Лето», у которого в подчинении 5 подразделений. У директора есть заместитель, которому делегируется часть работы. Директор отвечает за слаженную систему всего предприятия.

2.4. Координация и регулирование

Как и на любом другом предприятии, в ООО «Лето» присутствуют внешние и внутренние коммуникации.

Внешние коммуникации.

С потребителями. В процессе коммуникации ООО «Лето» доводит до потребителя информацию о продукции предприятия, ее качества, сроков изготовления, порядка заключения договоров и т.д. С другой стороны, потребитель в процессе коммуникации доводит до предприятия сообщение о своих пожелания, о своих требованиях и предпочтениях по поводу приобретаемых товаров. Коммуникации с потребителями осуществляет торговый персонал (менеджеры).

Поставщики и посредники. Их осуществляет директор и коммерческий директор. Составляющей коммуникации в данном случае является информация о качестве и стоимости товаров, о сроках ее поставки, формах оплаты и пр.

Государственные органы (Администрация города, Инспекция Федеральной налоговой службы) - осуществляют директор и бухгалтер предприятия.

Внешние коммуникации проходят в следующих формах:

• переговоры, беседы;
• совещания;
• телефонные звонки;
• указы и распоряжения;
• письма.

Если рассматривать коммуникации процессы по средствам передачи, то на данном предприятии присутствуют:

• вербальные коммуникация (письменная и устная);
• невербальные коммуникации (жесты, мимика, позы);
• вещественно-знаковая коммуникация (например, демонстрация покупателям образцов производимой продукции в торгово-выставочных залах).

Внутренние коммуникации:

• коммуникациями между руководителем и рабочей группой, например, коммуникации между руководителем отдела и менеджером по продажам;
• коммуникации между различными подразделениями и отделами, например, коммуникации между директором и бухгалтером;
• коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, например, информация от бухгалтера передается главному бухгалтеру;
• неформальные коммуникации, связанные с общением сотрудников на личные темы, обсуждение общественных и политических явлений и др. Следует отметить, что неформальных групп на предприятии практически нет, т.к. коллектив небольшой, и никакого влияния на деятельность предприятия не оказывают. Эти неформальные группы образуются в результате общих интересов, близкого места жительства или же по возрасту.

Формами внутренних коммуникаций являются приказы, распоряжения, просьбы, указания, убеждение и др.

Внутренние коммуникации осуществляются в устной форме (указания, просьбы и др.), в письменной (письма, приказы, акты) и изредка в механической.

Основными способами делового общения в ООО «Лето» являются собрание, совещание, переговоры, беседа, присутствует так же и спор.

Собрания проводятся по мере необходимости при решении сложных проблем с участием всего коллектива предприятия.

Совещания проводятся тоже редко, 1-2 раза в месяц - по мере появления какой-либо проблемы.

При анализе коммуникационных связей выявлено, что в ООО «Лето» есть и вертикальные и горизонтальные коммуникационные каналы.

Вертикальные коммуникационные каналы соединяют элементы управленческой структуры, принадлежащие к различным ее уровням. По ним сверху вниз передаются приказы, распоряжения, инструкции, а снизу вверх поступают отчеты о проделанной работе, заявки и заказы со стороны потребителей. Вертикальные коммуникационные каналы связывают, например, директора с менеджером по продажам; бухгалтера и главбуха.

Горизонтальные коммуникационные каналы непосредственно связывают равные по статусу уровни управления. Они обеспечивают наиболее эффективное решение общих проблем. Горизонтальные коммуникационные каналы представлены связями между, например, коммерческим директором и главным бухгалтером.

Однако, в большинстве своем, система коммуникаций в ООО «Лето» все же основывается на межличностных взаимодействиях между руководителями и подчиненными. Горизонтальная взаимосвязь слабая. Информация соответствующего отдела передается непосредственно руководителю отдела, на основе чего он в соответствии с вверенной ему долей ответственности, лично принимает решения. Велика доля субъективизма в принимаемых решениях.

Рассматривая коммуникационную структуру можно видеть, что распоряжения руководителя подчиненным чаще передаются путем межличностного взаимодействия. Это, с одной стороны, позволяет тут же установить обратную связь и выяснить, насколько верно понята задача, и устранить неясности, но, с другой стороны, информация в процессе деятельности может быть забыта и, за неимением письменных рекомендаций, искажается в сознании и как следствие выполняется не полно.

Компания оснащена компьютерной техникой, налажены внешние коммуникации (с поставщиками), но отсутствует единая внутренняя сеть, способствующая оперативному обмену внутри организации. Персоналу приходится тратить время на поиск руководителя, в случае возникших проблем, подвластных только его компетенции, и лично вводить его в курс дела, что негативно сказывается на деятельности всей организации в целом: потеря времени, недовольство клиента, потеря клиента, ухудшение имиджа фирмы, снижение товарооборота, сокращение прибыли.