Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях. Теоретические основы организационных коммуникаций.pdf

Введение

Актуальность. Одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется повеление, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.

Важное значение при построении системы внутренних коммуникаций, носит вовлечение в этот процесс руководства компании и предприятия, так как от руководителя организации во многом зависит взаимодействие между сотрудниками, насколько оно прозрачно, открыто и соответствует современным реалиям. Создание единого коммуникационного пространства — это промежуточная цель управления персоналом в организации.

Объектом исследования является ОАО «РУСАЛ Ачинский глинозёмный комбинат».

Предметом исследования - коммуникационные системы организации.

Цель работы — разработать пути и способы совершенствования системы коммуникаций на ОАО «РУСАЛ Ачинский глиноземный комбинат».

Для достижения цели определены следующие задачи работы:

— изучить понятие и характеристику коммуникаций в организации;

— представить краткую характеристику ОАО «РУСАЛ Ачинский глиноземный комбинат»;

— провести анализ системы коммуникаций ОАО «РУСАЛ Ачинский глиноземный комбинат»

— разработать рекомендации по совершенствованию коммуникаций в организации;

Методологическую основу составляет метод научного познания объективней действительности, а также основанные на нем общенаучные и частнонаучные методы, прежде всего, системный, статистический, основные общелогические методы познания (анализ, синтез, индукция, дедукция).

Теоретическую основу работы составляют труды современных отечественных авторов, таких как З. Г. Антипенко, О. С. Виханский, А. С. Наумов, О. Ю. Голуб, С. В. Тихонова, В. А. Коноваленко, Е. Н. Пашенцев и др.

Структура работы определяется поставленной целью и задачами, в соответствии с этим работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка
литературы.

Глава 1. Теоретические основы организационных

коммуникаций

Понятие организационных коммуникаций и их роль

в современной организации

В современной организации за счет большого количества потоков информации постоянно возрастает роль коммуникаций.

Существует множество определений понятия «коммуникация». «Коммуникация» происходит от латинского названия «communicatio», которое означает «общее» или «разделяемое всеми». Одно из них - это процесс обмена информацией, идеями, знаниями между двумя и более людьми.

---

Коммуникации можно рассматривать как совокупность внутриорганиза-
ционных коммуникаций, так и коммуникаций организации с ее внешней
средой: микро- и макроокружением^[1].

Внутриорганизационные коммуникации - это система коммуникаций внутри самой организации и на различных ее уровнях. Существуют коммуникации между конкретной организацией и ее внешней средой^[2].

Организационные коммуникации составляют базовый компонент всех коммуникационных процессов, происходящих в организации. Потребности в коммуникациях испытывает организация и по отношению к внешней среде, ее ближнему и дальнему окружению. В современных условиях внешняя среда несет в себе степень неопределенности и постоянно меняется под воздействием различных факторов, и поэтому для эффективного функционирования любая современная организация должна постоянно отслеживать все эти изменения путем эффективных коммуникаций с элементами внешнего окружения^[3].

Известно, что многие управленческие процессы, такие как: управление развитием компании, управление изменениями, управление трудовыми и финансовыми ресурсами, управление рисками и конфликтами в организации занимают достаточно много времени в работе современного руководителя и требуют высокого профессионально уровня подготовки. Подобно управлению внутриорганизационными бизнес-процессами выступает операционный менеджмент как область с четко выраженными управленческими функциями^[4].

Операционный менеджмент действует в рамках управленческой системы, которая использует «входящие» ресурсы организации: сырье, материалы,
комплектующие, полуфабрикаты путем преобразования в готовую продукцию или услугу на «выходе». Операционный менеджмент как деятельность по управлению операционной системой и бизнес-процессами напрямую зависит от эффективности коммуникаций организации с внешней средой. Именно поэтому совершенствование системы коммуникаций для операционного менеджмента должно стать одним из приоритетных направлений деятельности^[5].

Очевидно, что внутриорганизационные бизнес-процессы операционного менеджмента непосредственно взаимодействуют со всеми компонентами внешней и внутренней среды организации, поэтому в настоящее время возрастает роль организационных коммуникаций для эффективного развития и функционирования современной компании^[6].

---

Именно на данном этапе мы и отдаем первостепенную роль операционному менеджменту как фактору обмена информацией между сотрудниками компании в процессе непосредственного производства товаров и услуг. Коммуникации в системе операционного менеджмента развиваются и совершенствуются за счет развития информационных технологий. Этот фактор помогает расширить зону возможностей менеджера низшего звена при реализации
функций управления и способствовать принятию эффективных управленческих решений в процессе производства^[7].

Процесс использования современных информационных технологий и
электронных средств коммуникаций становится одним из важнейших условий для деятельности организации в условиях конкуренции. Электронные средства коммуникации на этапе операционного менеджмента должны стимулировать творческий потенциал работников, повышать производительность труда, а также приводить к эффективной работе организации и получению прибыли.

Использование Интернет-ресурса оказывает эффективное влияние на
процесс управления на уровне операционного менеджмента для ускорения
процесса принятия решения и многократного увеличения деловых связей и
коммуникаций, а также способствует привлечению большего количества новых клиентов и потребителей.

Так как каждая компания в настоящее время имеет возможность использовать свой сайт в сети Интернет, то этот факт открывает новые возможности по развитию новых направлений деятельности и способствует развитию эффективных двусторонних коммуникаций^[8].

В настоящее время корпоративные сайты открывают новые перспективы в деятельности организации: мониторинг статистики посещений сайта; создание имиджа конкретной организации; создание и хранение баз данных
поставщиков, потребителей, заказчиков; осуществление электронных платежей при продаже продукции или услуги компании; создание эффективных электронных коммуникаций и обратной связи с внешним окружением организации, что значительно повышает оперативность принятия решений^[9].

Все эти факторы дают организации возможность практически полностью заменить традиционную бумажную документацию, что значительно сократит время на принятие решений в процессе производства^[10].

Ситуация на современных рынках может стремительно меняться в течение короткого промежутка времени. Это требует быстрой реакции в процессе принятия управленческих решений и выработки инновационных подходов к управлению организацией. Использование этих возможностей способствует эффективному управлению организацией и всем комплексом организационных коммуникаций.

---

Управление комплексом организационных коммуникаций включает в себя:

1. связи с общественностью — PR (Public Relations);

2. связи с государственными органами и правительством — GR (Government Relations);

3. связи с клиентами и потребителями — CRM (Customers Relationship
Management);

4. связи со средствами массовой информации— MR (Media Relations);

5. связи с инвесторами — IR (Investors Relations);

6. социальные коммуникации или корпоративная социальная ответственность — SR (Social Relations);

7. внутриорганизационные коммуникации — ICR (Internal Corporate
Relations) ^[11].

Все виды организационных коммуникаций, являясь отдельным структурным компонентом, находятся в неразрывной связи друг с другом и повышают деловую репутацию и имидж организации в глазах общественности, а также ее инвестиционную привлекательность (см. рис.1).

Рисунок 1 – Система организационных коммуникаций^[12]

Системный подход, применяемый при решении управленческих задач на любом уровне управления, в том числе и при решении производственных задач, предполагает использовать информационные коммуникационные технологии, которые способствуют повышению эффективности коммуникационного процесса^[13].

Дальнейшее развитие стратегического и оперативного управления будет
происходить за счет электронного обмена информацией и создания деловых коммуникаций. Такое состояние дел существует во всех современных организациях, помогая быстро и при использовании текущего контроля решать многие вопросы оперативного управления^[14].

1.2. Коммуникационные стратегии предприятия: достоинства и недостатки

Коммуникативная стратегия - относительно новый термин в теории менеджмента. Собственно термин стратегия заимствован из военной сферы и, по сути, представляет собой выбор не какого-то одного пути к победе (достижению цели), а создание таких условий, чтобы все пути вели к ней. В самой общей форме стратегия выступает как последовательность шагов (итераций), для каждого звена которой характерно следующее. Во-первых, наличие стратегической проблемы (ситуации), ее анализ и постановка применительно к ней определенной цели. Во-вторых, конструирование (последовательное построение конструкции) как способ и конструкция как средство преобразования ситуации. В качестве третьей наиболее обшей черты стратегии нетрудно заметить наличие или определение «по ходу» априорных положений, в соответствии с которыми осуществляется изменение ситуации. Одним словом, разного рода постулаты, аксиомы, нормы, правила и принципы в составе «априорных положений» априорны функционально (по своей функции в структуре стратегии); они берутся как внеситуативные, не подлежащие проблематизации в рамках данной стратегии знания и установки^[15].

---

В широком смысле термин коммуникативная стратегия охватывает всю сферу построения общения в организации, когда ставится целью достижение некоторых долговременных результатов или иначе пошаговое планирование действий и ресурсов для каждого шага обшей стратегии с целью установления требуемого уровня коммуникации. Коммуникативная стратегия – это часть коммуникативного поведения или коммуникативного взаимодействия, в которой серия различных вербальных и невербальных средств используется для достижения определенной коммуникативной цели^[16].

Коммуникативная стратегия организации - это программа реализации всего спектра вербальных и невербальных средств компании, разработанная на основе исследования и анализа тенденций развития, возможностей достижения целей, ресурсов и потенциала организации. Коммуникативная стратегия является важной частью общей стратегии развития компании, составляя при этом фундамент организационной культуры. Элементами стратегии являются цели, модели речевого поведения, индивидуальные особенности, мировоззренческие ориентиры, ценности компании. В быстроменяющейся внешней среде организация не может эффективно функционировать без «генерального плана» «внутреннего» и «внешнего» поведения - без коммуникативных стратегий, ориентирующихся на достижение поставленных целей и задач.

Этапы построения коммуникативной стратегии в организации включают в себя все вышеперечисленные атрибуты стратегии: наличие проблемной ситуации, конструирование и априорные положения^[17].

Проблемная ситуация в организации - это текущее положение дел компании, которое необходимо предельно чётко определить, используя следующие инструменты. Прежде всего, это PEST-анализ, с помощью которого анализируют социальные, технологические, экономические, политические факторы внешней среды организации. Далее, применяется SWOT анализ, один из самых распространенных методов, оценивающих в комплексе внутренние и внешние факторы, влияющие на развитие компании. Это анализ сильных и слабых сторон организации, а также возможностей и угроз со стороны внешней окружающей среды. «S» и «W» относятся к состоянию компании, а «О» и «Т» к внешнему окружению организации. И наконец, проводится анализ конкурентов, с целью выявления их сильных и слабых мест.

Коммуникативная стратегия нужна не для «массовых» ситуаций, где можно обойтись стереотипами и алгоритмами, - но для проблемных глобальных ситуаций. При составлении и реализации коммуникативной стратегии необходимо постоянно рефлектировать ценности организации, представлять себе цель (целевую ситуацию и целевую аудиторию), и ту дистанцию, которая отделяет текущую ситуацию oт конечной, целевой, и раз за разом решать задачу согласования ценностей, целей и средств.

---