Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях. Теоретические основы организационных коммуникаций.pdf

2) Управленческие действия. Дополнительные действия: обсуждение и
прояснение новых планов, вариант се стратегии, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля.

3) Системы обратной связи. Совершенствование систем обратной связи.
Например, опрос работников для получения различной информации.

4) Системы сбора предложений. Цель - снижение остроты тенденции
фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Ящики для предложений, телефонная сеть для анонимной передачи сообщений. Кружки качества.

5) Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Статьи с обзором предложений по поводу управления, нового вида продукции, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

6) Современная информационная технология, ПК, электронная почта
уменьшают поток телефонных разговоров. В качестве предложения по развитию внутренних коммуникаций можно предложить восстановление работы корпоративного радио, где будут транслироваться новости предприятия и компании. «РУСАЛ радио» будет работать в цехах, комнатах отдыха.

Интересные интервью руководителей позволят повысить информированность персонала и, соответственно, является еще одним эффективным инструментом внутренних коммуникаций. По опросам сотрудников «РУСАЛ радио» приобрело популярность и показало свое эффективность в предыдущие периоды.

В качестве предложения по развитию внутренних коммуникаций можно также предложить установить экраны ТВ в столовых, которые будут транслировать новости предприятия, презентации и объявления.

Также необходимо устранить недостатки в реализации «Регламента внутренних коммуникаций Компании РУСАЛ», где прописаны сроки печати корпоративных изданий, частота организации Дней информирования на предприятии.

Одним из мероприятий по совершенствование коммуникационных процессов можно предложить каждый месяц выделение индивидуального плана-задания каждому сотруднику из числа руководителей ОАО «РУСАЛ Ачинский глинозёмный комбинат». Индивидуальные планы-задания - это документы, которые призваны максимально разъяснить и уточнить функции и обязанности, закрепленные за специалистом в соответствии с выполняемыми им задачами на конкретный отрезок времени. Цель таких планов-заданий - устранить и сократить в работе сотрудников такие моменты, как несоблюдение сроков выполнения работ, непонимание своих обязанностей, частые консультации с руководителем. При разработке индивидуального плана-
задания учитываются:

---

— функции и обязанности, закрепленные за специалистом;

— задачи, стоящие перед специалистом в конкретный период времени:

— приобретенный практический опыт и профессиональные навыки
сотрудников;

— особенности рабочего стиля;

— текущие и перспективные задачи Компании и предприятия.

Индивидуальное задание предназначено для планирования и сценки деятельности исполнителя за месяц руководителем подразделения. Содержащиеся в индивидуальных заданиях данные могут быть использованы при
подведении итогов работы, для анализа отношения к работе и загрузки сотрудников подразделения, а предлагаемая система сценки - как стимул для повышения квалификации, мотивации творческого отношения к работе.

Индивидуальное задание выдается исполнителю до начала планируемого месяца и содержит перечень порученных ему работ с указанием их конкретных результатов, трудоемкости и сроков выполнения каждой работы в отдельности. Руководителю подразделения предоставляется право в исключительных случаях вносить в индивидуальные задания обоснованные дополнения или изменения.

Исполнитель, выполнив ту или иную работу, проставляет в индивидуальном задании срок исполнения и ее фактическую трудоемкость. Если работа выполнена несвоевременно или не выполнена полностью, а также в других необходимых случаях, он делает соответствующие объяснительные записи в коленке «Примечание». Заполнив указанные данные по всем позициям, исполнитель работ подписывает индивидуальное задание и сдает его руководителю в последний день планируемого месяца.

Руководитель подразделения в трехдневный срок со дня получения от
исполнителей заполненных ими индивидуальных заданий производит оценку
выполненных работ по критериям своевременности исполнения и качества, а также по сложности. Кроме того, выносится индивидуальная общая сценка.

По качеству возможны 4 оценки — отлично, хорошо, удовлетворительно, неудовлетворительно. Оценка «неудовлетворительно» ставится, если полученные исполнителем работы результаты не соответствуют требованиям разработанного задания, формулировке пункта 3 индивидуального задания или другим условиям, при нарушении которых работу нельзя считать выполненной. При неудовлетворительной оценке исполнитель не получает баллов за выполненную работу. Оценка «удовлетворительно» означает, что работа выполнена, но не вполне соответствует предъявляемым требованиям, необходима ее доработка с целью исправления допущенных сшибок к устранения недостатков. При оценке «удовлетворительно» исполнитель получает за работу 0,5 балла. Оценка «хорошо» (0,75 балла) означает, что работа выполнена в целом в соответствие с предъявленными требованиями. Оценка «отлично» (1,0 балл) ставится в том случае, если исполнитель выполнил работу без каких-либо замечаний и проявил не только добросовестность, но и личную
инициативу, находчивость, творческий подход к делу.

---

По сложности устанавливаются четыре оценки, соответствующие четырем категориям сложности: при этом за единицу сложности принимается работа, полностью соответствующая квалификационным требованиям, предъявляемым к данному специалисту и записанным в его должностной инструкции в пунктах «Должен знать» и «Квалификационные требования».

Коэффициент выполнения работы по времени рассчитывается как отношение запланированного на выполнение данной работы времени к фактически затраченному времени. Общая оценка получается как средняя всех частных показателей. В необходимых случаях руководитель делает записи в колонке «Примечания» поясняющие мотивы, по которым он избрал ту или иную оценку выполняемых работ. Исполнитель должен быть ознакомлен с полностью заполненным и подписанным руководителем индивидуальным заданием.

Оперативное совещание для работников ОАО «РУСАЛ Ачинский глинозёмный комбинат» - еще один эффективный метод коллективного решения текущих вопросов по выполнению плана работы организации. Главными целями проведения оперативного совещания являются: информирование линейных руководителей о положении дел на предприятии, установление конкретных виновников, неполадок и определение мер по их исправлению, также прогнозирование возможных нарушений и отклонений от планов и графиков. Совещания служат также целям воспитания ответственности, повышения деловой квалификации и расширения кругозора работников ОАО «РУСАЛ Ачинский глинозёмный комбинат».

Оперативные совещания должны проводиться в ОАО «РУСАЛ Ачинский глинозёмный комбинат» один раз в неделю (по пятницам) управляющим директором или его заместителями.

Должно быть определено постоянное время проведения совещаний (например, о 10 до 11 часов). Повестка дня оперативного совещания схватывает вопросы, рассмотрение которых вызывается необходимостью текущей деятельности предприятия. В работе совещания принимают все структурные подразделения ОАО «РУСАЛ Ачинский глинозёмный комбинат». Персональный состав участников совещания определяется исходя из принятой повестки дня, о чем соответствующие специалисты и руководители отделов ОАО «РУСАЛ Ачинский глинозёмный комбинат» уведомляются не позже, чем за три дня до проведения вещания.

Во время совещание обсуждаются только вопросы, соответствующие повестке дня, которые не удалось согласовать и решить в рабочем порядке. Если на совещания выносятся вопросы, которые могли быть решены в рабочем порядке, то они обсуждаются, но ответственным за их решение должностным лицам делается замечание. Результаты совещания фиксируются в протоколе и вручаются всем лицам, которые должны быть проинформированы.

---

Все принятие совещанием решения и мероприятие ставятся на контроль секретаря управляющего директора ОАО «РУСАЛ Ачинский глинозёмный комбинат».

При участии в работе совещания представителей сторонних организаций им предоставляется время для выступления согласно их просьбе.

Повестку дня оперативного совещания, исходя из указаний руководства и с учетом информации всех служб и отделов, должны готовить Административно-хозяйственный отдел, находящийся в подчинении директора по персоналу предприятия, совместно с производственным отделом, находящимся в подчинении директора по производству.

Управляющий директор делает общий доклад, в котором обращается внимание на имеющие место или возможные нарушения плана работ, содержатся сведения о результатах работы за истекший период, оценка деятельности подразделений, сведения о ближайших задачах, данные контроля о выполнении решений предыдущих совещаний. В зависимости от принятой повестки дня, основной доклад или содоклад могут делать также директора по направлениям предприятия и руководители отделов.

Административно-хозяйственный отдел и производственный отдел предприятия разделяют функции по контролю за проведением оперативных совещаний. В их обязанности вменяются такие как:

— заполнение контрольных карточек, а также их сбор и обработка накануне очередного совещания;

— ведение протокола;

— оповещение специалистов, а также представителей сторонних организаций, которые по данной повестке дня должны персонально присутствовать на совещании, ознакомление их с повесткой дня в установленный срок.

Выводы.

Можно дать следующие рекомендации по снижению коммуникационных барьеров в ОАО «РУСАЛ Ачинский глинозёмный комбинат»:

1) Регулирование информационных потоков. Нужно оценивать количественную и качественную стороны своих информационных потребностей и
подчиненных. В значительной мере информационные потребности зависят от целей и принимаемых решений руководителем, а также характера показателей оценки результатов его работы.

2) Управленческие действия. Дополнительные действия: прояснение и
обсуждение новых планов, назначений и целей, вариантов стратегий, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля.

3) Системы обратной связи. Улучшение работы организации систем обратной связи. Один из вариантов - перемещение людей из разных подразделений предприятия в другую для обсуждения определенных вопросов. Другой - опрос работников для получения различной информации.

---

4) Системы сбора предложений. Цель - снижение остроты тенденции
фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Телефонная сеть для анонимной передачи сообщений, ящики для предложений, организация кружков качества.

5) Публикации, информационные бюллетени. Организация работы
корпоративного радио. Статьи с обзором предложений по поводу управления, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

6) Современная информационная технология. Использование персональных компьютеров и электронной почты уменьшают поток телефонных разговоров. В настоящее время каналами коммуникации в ОАО «РУСАЛ Ачинский глинозёмный комбинат» являются компьютерная связь, телефонная связь, а также различные письменные носители информации - отчеты, справки, разнообразные отчетные документы.

Одним из мероприятий по совершенствование коммуникационных процессов можно предложить каждый месяц выделение индивидуального плана-задания каждому сотруднику ОАО «РУСАЛ Ачинский глинозёмный комбинат».

Оперативное совещание для работников ОАО «РУСАЛ Ачинский глинозёмный комбинат» - эффективный метод коллективного решения текущих вопросов по выполнению плана работы организации.

Заключение

Управление коммуникациями в контексте менеджмента — это теоретическая и практическая концепция управления организационными коммуникациями внутри организации, а также между организацией и ее внешней средой, которая направлена на создание оптимально эффективных коммуникационных процессов на всех уровнях управления, а также на формирование имиджа организации и конкурентоспособности производимой продукции.

Достигнув высокого уровня коммуникаций, в том числе в системе операционного менеджмента, компания может своевременно реагировать на изменение ситуации на рынке и дифференцированно подходить к выпуску новой продукции, а также совершенствовать технологию предоставления новых услуг. Поставленные цели могут быть достигнуты благодаря ответственности менеджеров-руководителей при решении операционных управленческих задач, тогда успех компании будет гарантирован, что в значительной мере будет способствовать эффективной деятельности современной организации.

Выстраивая эффективную стратегию коммуникации, организации создают базисный элемент структуры, напрямую влияющий на эффективность управления ею. Разработка эффективных стратегий коммуникации для внутренней и внешней среды представляется одним из приоритетных задач современных организаций. В западных компаниях разработка плана стратегических коммуникации обязательный этап, которым обуславливается вся
деятельность компании. К сожалению, в России апробированных стратегий, по которым можно было бы осуществлять современную коммуникацию, не существует, идет активное формирование кейсов, примеров, как удачных, так и неудачных.

---