Файл: Проектный контроллинг (Контроллинг в системе управления проектами).pdf

Введение

На сегодняшнее грамотное управление проектами является актуальной проблемой во всем мире. Оно стало необходимых во многих сферах жизни, особенно тех, которые обладают сложными организационными взаимосвязями. Разумеется, рыночная экономика не то что не является исключением, но стоит в первых рядах подобных систем. Не только методология, но и средства Управления проектами широко используются во всех сферах проектно-ориентированной и целенаправленной деятельности. Это своеобразный культурный мост в цивилизованном бизнесе и в деловом сотрудничестве стран с разных континентов. У каждой из них своя история развития, культура, традиции и, как следствие, своя экономика, обусловленная географическими и историческими особенностями.

Для современного менеджмента новой системой управления стал контроллинг. Контроллинг напрямую связан с информационным обеспечением руководства в процессе принятия важных управленческих решений. Только на базе регулярного поступления полной и достоверной информации могут приниматься решения текущих, а также рассмотрение перспективных (стратегических) задач. Любой проект нуждается в информации о финансовой ситуации и достигнутых к данному моменту времени результатах относительно всех процессов реализуемой хозяйственной деятельности предприятия.

Иначе можно сказать, что контроллинг является необходимым инструментом комплексного управления. Он обеспечивает методическую и инструментальную базу для поддержки всех основных функций менеджмента: планирования, управления и контроля.

Основной идей в технологии профессионального управления проектами можно назвать четкое определение целей и состава работ. Важно не только грамотно распределить ответственность и ресурсы, но и спланировать работы с учетом имеющихся рисков и возможностей, а также постоянно следить за ситуацией. Необходимо своевременно реагировать на возникающие изменения и отклонения для то чтобы достижение целей проекта было возможно в рамках установленного времени, бюджета и качества. Всё это включается в концепцию контроллинга.

В условиях перехода к рыночной экономике происходит естественная смена модели управления. А смена управления, в свою очередь предполагает изменение целей и задач предприятия, законодательных условий, внешней среды. На смену централизованному управлению приходит стратегическое. Новые механизмы управления требует новых подходов. Контроллинг находится на стыке теории принятия решений, математического моделирования, теории систем, информационного и организационного моделирования, экономического анализа, планирования, управленческого учета и менеджмента в целом.

Главная цель данной работы – изучение особенностей контроллинга проекта в рамках идеи управления проектами.

Глава 1. Система управления проектами и место контроллинга

1.1 Понятие проекта и управления им

Проект создает организационную рамку для получения необходимого результата. Основными признаками проекта являются:^[1]

1. направленность на достижение конкретных целей;
2. координированное выполнение взаимосвязанных действий;
3. ограниченную протяженность во времени (начало и конец строго определены);
4. Неповторимость и уникальность в определенной степени

Эти четыре характеристики качественно отличают проекты от других видов деятельности. Рассмотрим каждую из них более внимательно, т.к. все характеристики из приведенных выше имеют важный внутренний смысл.

Итак, рассмотрим направленность проектов на достижение конкретных целей. Всякий проект должен быть направлен на достижение строго определенных результатов. Основные усилия по планированию проекта и его дальнейшей реализации предпринимаются в основном для того, чтобы достичь каких-то запланированных конечных целей. Довольно часто проект содержит не одну, а сразу комплекс взаимосвязанных между собой целей.

То, что проекты направлены именно на достижение цели, имеет огромный внутренний смысл для управления ими. Важной чертой управления ими является точное определение, а также формулирование именно конечных целей на высшем уровне. И только после того, как они определены, можно заниматься детализацией более мелких подзадач проекта. Отсюда неизбежно следует, то, что проект можно рассматривать как реализацию не произвольных, но тщательно выбранных целей. Последовательное продвижение проекта вперед позволяет поэтапное достижение всех целей.

Второй момент, это координированное выполнение действий. По своей сути, проект является сложной и многозадачной конструкцией. И он может включать в себя выполнение огромного количества связанных между собой действий. Иногда эти связи достаточно очевидны (например, технологические зависимости), но есть случаи, когда они имеют гораздо более тонкую природу. Одни задачи могут осуществляться только параллельно, другие же подразумевают завершения предыдущих звеньев и так далее. При нарушении синхронизации выполнения разных этапов проекта, весь конечный результат может быть поставлен под угрозу. Это связанно в первую очередь с тем, что проект — это сложная динамическая система, состоящая из огромного количества частей связанных друг с другом.

Последнее, что хотелось бы рассмотреть в данной части, это - уникальность. Проект – мероприятие в известной степени неповторимое и однократное, хотя, разумеется степень этой уникальности может отличаться у различных проектов. Если вы занимаетесь строительством коттеджей и возводите двадцатый по счету однотипный коттедж, степень уникальности вашего проекта невелика. Базовые элементы этого дома идентичны элементам предыдущих девятнадцати, однако основные источники уникальности, могут быть заложены в других деталях производственной ситуации, например, в расположении дома и окружающего ландшафта.

Совершенно иначе выглядит ситуация, когда вы разрабатываете уникальный прибор или технологию. Безусловно такую задачу можно назвать уникальной и к ней требуется особый подход. В таких проектах прошлый опыт может лишь очень ограниченно подсказать, чего можно ожидать при выполнении проекта. Особенно тяжело в таких проектах бывает планирование конкретных сроков и бюджета для поставленной задачи. Помимо всего вышеизложенного, очень важно понимать процесс изнутри. Для успешной реализации любого проекта, особенно если речь идет о сложных проектах с многоступенчатой структурой, имеющей в себе большое количество взаимосвязей, необходимо знать досконально все участки реализуемого процесса и сложность их выполнения. Специалисты, которые осуществляют реализацию проекта каждый на своем этапе, в первую очередь менеджеры и руководство проекта, реализующие систему управления проектом, должны обладать соответствующими знаниями о современных эффективных технологиях и учитывать особенности текущего проекта.

В отличии от производственной системы, проект является однократной, а не циклической деятельностью. В нем нет налаженных и отработанных годами схем действий в различных ситуациях, для каждого проекта план действий разрабатывается с нуля. В то время как серийный продукции не имеет заранее определенного конца во времени. К тому же он зависит лишь от наличия и величины спроса, регулярности поставок материалов, ситуации на рынке. Когда исчезает спрос, производственный цикл кончается. В чистом виде производственный цикл назвать проектом нельзя, однако они имеют некоторые похожие элементы в своих системах организаций процесса. Последнее время проектный часто применяется и к процессам, ориентированным на непрерывное производство. Например, проекты увеличения производства до указанного уровня в течение определенного периода, исходя из заданного бюджета, или выполнение определенных заказов, имеющих договорные сроки поставки. Но, тем не менее, все подобные действия имеют строго оговоренные начало и окончание.

Концепция проекта, конечно не противоречит концепции фирмы или предприятия и зачастую вполне совместима с ней, в те моменты, например, когда производство нуждается в реорганизации (особенно, если это полная реорганизация) или повышении производительности. Кроме того, бывают фирмы, основой деятельности которых являются именно проекты.

Существует не одно определение термина «проект», каждое из них имеет право на существование, и по-своему отражает сущность этого понятия и поставленных перед ним целей. Приведем несколько из них.

В самом общем виде проект (англ. project) — это «что-либо, что задумывается или планируется, например, большое предприятие» (толковый словарь Webster).^[2]

С точки зрения системного подхода, проект может рассматриваться как процесс перехода из исходного состояния в конечное – результат при участии ряда ограничений и механизмов.

В «Кодексе знаний об управлении проектами» проект — некоторая задача с определенными исходными данными и требуемыми результатами (целями), обуславливающими способ ее решения. Проект включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты.

«Управление проектами» — синтетическая дисциплина, объединяющая как специальные, так и надпрофессиональные знания. Специальные знания отражают особенности той области деятельности, к которой относятся проекты (строительные, иннонационные, образовательные, экологические, исследовательские, реорганизационные и др.).

Американский Институт управления проектами (США) дает следующее определение: Управление проектами — методология (говорят также — искусство) организации, планирования, руководства, координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на протяжении проектного цикла, направленная на эффективное достижение его целей путем применения современных методов, техники и технологии управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта.

До недавнего времени в отечественной практике с понятием «проект» обычно связывалось представление о комплекте проектно-сметной документации на создание зданий, сооружений или технических устройств. В профессиональном управлении проектами с понятием проекта связывается процесс осуществления комплекса целенаправленных мероприятий по созданию нового продукта или услуг в рамках, установленных бюджета, времени и качества. При этом процесс разделяется на две составляющие: проектно или продуктно-ориентированный процесс – собственно создание продукта или услуг и процесс управления созданием продукта или услуг. Понятие нового продукта или услуги распространяется на все виды целесообразной человеческой деятельности от издания книги до освоения космоса.

Проектно-ориентированный подход, тысячелетия используемый в инженерном деле и технике, перенесенный на организационные, экономические, социальные и другие проекты в нетрадиционных областях, дает поразительные успехи.

Сегодня профессиональное управление проектами обычно связывают с творческой деятельностью по руководству и координации людских и материальных ресурсов в течении всего проекта, используя при этом различные современные методы управления. Как уже говорилось выше, результатом любого проекта является достижение конечной цели. Результаты проекта должны соответствовать изначальному плану по составу и объему работ, их стоимости, времени и качеству выполнения.

Ещё до начала проекта необходимо сформулировать его основную идею (например, определенные инновации продуктов или процессов, открытие новой сферы деятельности, подготовка к кооперации) и стратегию реализации этой идеи. Так же необходимо определить руководителя проекта, выбирать сотрудников проекта, установить временные и финансовые затраты. Ясное, чёткое и структурированное формулирование всех этапов проекта существенно повысит качество его результата.

Работа над проектом на три естественные временные фазы:

1. сбор информации;
2. проверка спроса на рынке;
3. реализация.

Для полноценного планирования в каждой из этих фаз необходимо учитывать такие сферы деятельности, как: рынок, технику и организацию. В зависимости от постановок конкретно взятой задачи различные аспекты проекта могут варьироваться.

На первом этапе (сбор информации) собираются все важные данные. Необходима своевременная и полная информация по рынку, технике и организации. Для этого соответствующим образом подготавливаются и предварительно структурируются и обобщаются различные данные. Эта работа отводится экспертами из различных сфер, способным грамотно и профессионально работать с информацией, предоставлять актуальные на данный момент для проекта сведения из всех сфер, отвечающих поставленным проектом задачам.

Второй этап - проверка спроса на рынке. В основном он посвящен оценке. Спрос на рынке на запланированное нововведение детально проверяется на основе информации, полученной на предыдущем этапе. После этого делается общее заключение о предстоящем проекте.

На третьей временной ступени уже фиксируются конкретные цели. Вырабатывается программа для претворения в жизнь инновации на рынке или предприятии. Крайне важна реалистичность проекта. И здесь также охватываются сферы: рынок, техника и организация.