Файл: Проектирование информационной системы по учёту кассовых операций.pdf

Существуют разные варианты использования Access с точки зрения архитектуры приложения. Иногда Access (файл MDB) используется просто как ядро, которое управляет данными, находящимися с таблицами. Access позволяет использовать те данные, которые уже были накоплены раньше другими программными средствами и, следовательно, имеют другой формат путем импорта существующей таблицы базы данных, рабочего листа электронной таблицы или текстового файла, созданных приложениями MS-DOS или Windows, во внутренний формат базы данных Access (MDB). Естественно, что Access может также экспортировать данные из таблиц базы данных формата MDB в любой формат, из которого можно импортировать данные. Помимо файлов баз данных, Access может работать непосредственно с файлами электронных таблиц, текстовыми файлами, документами HTML, адресными книгами или импортировать данные из этих файлов и документов XML.

Таким образом, MS Access, являясь СУБД реляционного типа, в которой разумно сбалансированы все средства и возможности, типичные для современных СУБД, разумнее всего использовать для разработки базы данных для учета кассовых операций.

Проанализировав все вышеперечисленные достоинства, именно приложение Microsoft Access было выбрано для разработки программы автоматизации кассовых операций.

4.2.Руководство по работе с системой

Для загрузки системы необходимо двойным щелчком левой клавиши мыши запустить на выполнение файл Касса.mdb.

После запуска системы на экране появится таблица, где необходимо выбрать раздел Формы и открыть «Главную» форму (Рис.4), которая выглядит следующим образом:

Рисунок 4. Главная форма программы

Главная форма содержит кнопки «Сотрудники», «Расходный кассовый ордер», «Приходный кассовый ордер», «Авансовый отчет», при нажатии на которые открываются соответствующие формы. Кнопка «Кассовая книга» выводит книгу, где отображаются все совершенные операции. При нажатии на кнопку «Отчет за период» программа выводит отчет, где содержится дата совершения операции, табельный номер сотрудника, суммы полученных и израсходованных и оставшихся денежных средств.

Для внесения данных о сотрудниках нужно нажать на кнопку «Сотрудники». Появится экранная форма (Рис.5), позволяющая просматривать, добавлять и изменять данные о сотрудниках:

Рисунок 5. Сведения о сотрудниках

На данной форме содержится вся информация о сотрудниках: ФИО, адрес, место рождения, должность, табельный номер, гражданство, подразделение и т.д. Нажатием на кнопки «Следующий» и «Предыдущий» можно просмотреть данные всех сотрудников. Кнопка «Новый» позволяет добавить нового сотрудника.

Также существует возможность перехода на формы: «Приходный кассовый ордер» (Рис.6), «Расходный кассовый ордер» (Рис. 7) и «Авансовый отчет» (Рис. 8) без возврата к главной форме.

Рисунок 6. Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер – это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием средств в кассу организации. Ордер содержит информацию о полученной сумме, дате получения средств, проводки по счетам, табельный номер сотрудника. Работа с меню данной формы осуществляется аналогично работе с формой «Сотрудники».

Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных средств из кассы организации.

Рисунок 7. Расходный кассовый ордер

На данной форме указывается номер расходного ордера, сумма выданных средств, проводки по счетам, дата выдачи средств, ФИО и табельный номер сотрудника.

Рисунок 8. Авансовый отчет

Авансовый отчет — бухгалтерский документ типовой формы, подтверждающий расходование аванса, оформляющий использование полученных подотчетных сумм, составляемый и представляемый подотчетными лицами.

На форме «Авансовый отчет» содержится номер отчета, дата его составления, ФИО подотчетного лица, его табельный номер, подразделение, проводки по счетам.

Для просмотра и редактирования справочников «Должности», «Подразделения» и «Справочник счетов» следует выбрать Таблицы и на необходимом справочнике дважды кликнуть мышью (Рис. 9).

Рисунок 9. Таблица «Должности»

Для формирования отчетов необходимо зайти на Главную форму и выбрать нужный вид отчета: «Кассовая книга» (Рис. 10) или «Отчет за период» (Рис.11).

Рисунок 10. Кассовая книга

Кассовая книга - форма для отражения операций с наличными деньгами, учитывающая все поступления и выдачи денег. В кассовой книге содержится приход, расход, суммы денежных средств, дата совершения операции, ФИО сотрудника, наименование документа, номер документа.

Для вывода «Отчета за период» необходимо ввести начало и конец отчетного периода. После этого на экране появится отчет, который содержит суммы полученных и израсходованных денежных средств, остатки средств, дату совершения операции, табельный номер подотчетного лица.

Рисунок 11. Отчет за период

Для выхода из системы необходимо закрыть окно базы данных.

4.3. Экономическая эффективность от внедрения программного продукта

Автоматизированные информационные технологии в учете позво­ляют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения опе­ративного синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности, данных необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного контроля за ходом производственных процессов. В условиях использования ав­томатизированных информационных технологий имеется возможность осу­ществить посредством отчетной информации иерархическую взаимосвязь различных уровней управления в предприятии. Это положение позволит практическую реализацию при объединении персональных ЭВМ в локаль­ную сеть, ориентированную на АРМ.

В последние годы банковская система нашей страны переживает бурное развитие. Сегодня все больше банков делает ставку на информационные технологии. Интерес к развитию компьютеризированных банковских систем определяется не желанием извлечь сиюминутную выгоду, а, главным образом, стратегическими интересами. Вкладывая средства в программное обеспечение банки, в первую очередь, стремятся к удешевлению и ускорению своей рутинной работы и победе в конкурентной борьбе. Банковские компьютерные системы на сегодняшний день являются одной из самых быстро развивающихся областей прикладного сетевого программного обеспечения.

В принципе, почти все задачи, которые возникают в ходе работы банка, достаточно легко поддаются автоматизации. Быстрая и бесперебойная обработка значительных потоков информации является одной из главных задач любой крупной финансовой организации. В соответствии с этим очевидна необходимость автоматизации банковской деятельности, позволяющей обрабатывать все возрастающие информационные потоки.

Практика внедрения автоматизированных систем свидетельствует, что многим банкам приходится преодолевать серьезные трудности при попытке автоматизировать процесс проведения операций и методы их обналичивания.

Большего эффекта от введения автоматизированных систем можно достигнуть путем усовершенствования технологии проведения операций, методологии и усовершенствования процесса их обналичивания, повышение контрольных свойств последнего, а также благодаря более полному удовлетворению потребностей управления необходимой информации.

Кассовые операции не являются особенно трудоемким участком учета, но требуют значительных затрат времени и внимания бухгалтера. Поэтому использование компьютерных технологий при обработке информации по данному участку учета достаточно эффективно. Информацию о денежных средствах в кассе обычно обрабатывает кассир, который ведет кассовую книгу. Кассовая книга и отчеты кассира могут вестись автоматизированным способом. Алгоритм движения денежных средств предусматривает приходные, расходные операции, корреспонденцию счетов, а также получение выходных регистров бухгалтерского учета по конкретному счету. За счет внедрения разработанного программного продукта будет автоматизироваться учет движения денежных средств, что позволит значительно повысить достоверность информации и оперативность ее обработки. Программа позволит полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения опе­ративного синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности.

К основным преимуществам внедрения программы автоматизации кассовых операций относятся:

- повышение качества обслуживания аппарата управления информацией о производимых кассовых операциях. Это предусматривает автоматизированное выполнение функций учета и анализа, а также составление форм периодической отчетности;

- улучшение организации учета и снижение его трудоемкости за счет ав­томатизации учетно-вычислительных функций, и как следствие, повы­шение производительности труда работников учетного аппарата.

Заключение

Деятельность современных предприятий неразрывно связана с процессами автоматизации. Данные процессы позволяют более точно и оперативно систематизировать имеющуюся информацию, принимать управленческие решения в случае возникновения негативных ситуаций.

Исследование теоретических основ осуществления учетных операций позволило выявить их необходимость для целей повышения эффективности бизнеса. Особенностью осуществления учетных операций предприятий общественного питания является то, что реализация продукции осуществляется в течение короткого промежутка времени после ее изготовления, что требует повышенного внимания к такой операции, как «учет продаж». Кроме того, более пристальное внимание к учету продаж должно уделяться вследствие неравномерного спроса на производимую продукцию в различные временные периоды (по месяцам и в течение дня).

Внедрение системы автоматизации кассовых операций значительно облегчит работу кассира, позволит избежать многих ошибок при работе с документами, составлении отчетности, при выполнении различных расчетов. Формирование расходного, приходного кассовых ордеров, отчетов за периоды, кассовых книг будет выполняться программно.

Основными рекомендациями по совершенствованию системы бухгалтерского учета в части отражения кассовых операций следует ввести выдачу заработной платы по пластиковым картам, т.к. это наиболее преимущественная форма расчетов. Снижаются затраты на снятие и доставку наличных денег, у бухгалтера сокращается объем кассовых операций, не нужно депонировать невыплаченные деньги. Но для того чтобы начать выдавать зарплату работникам через банк, кроме решения фирмы обязательно нужно получить согласие сотрудников.

Также нельзя забывать, что для эффективной работы автоматизированной системы необходимо грамотно подойти к выбору технического обеспечения. Следует учесть, что персональный компьютер - это не один электронный аппарат, а небольшой комплекс взаимосвязанных устройств, каждое из которых выполняет определенные функции. И для определения варианта, который подходит конкретной кредитной организации, следует рассмотреть основные модели конфигураций компьютеров, представленных на современном рынке и выбрать наиболее оптимальный вариант.

Использование клиентской базы позволит отделу продаж увеличить количество обработанных заявок, снизить затраты на обработку заявки почти в 2 раза, уменьшить простои в работе специалистов. Одновременное введение системы учета продаж и системы лояльности позволит увеличить показатели экономической эффективности деятельности.

В результате разработки материалов настоящего исследования автором были выполнены поставленные цели и задачи. В теоретической части были раскрыты общие аспекты выбранной сферы исследования: описаны основные понятия и определения, историю автоматизации кассовых операций, доступные программные пакеты бухгалтерского учета, преимущества от применения автоматизации. Практическая часть включает в себя четыре основных подраздела.

В итоге можно сделать следующие выводы: автоматизация учета кассовых операций является необходимым, что обусловлено в первую очередь тем, что работа по учету данных на предприятии требует достаточно больших затрат времени и труда. Следует учесть, что ручное ведение бухгалтерского учета не исключает возможности ошибиться, поэтому работник бухгалтерии должен быть предельно внимательным. В работе бухгалтера компьютер является основным инструментом.