Файл: Понятие и виды государственных пенсий (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

В нынешнее время на рынке используются большое количество разных решений для автоматизации практически всей деятельности организаций.

Для принятия управленческих решений нужна также информация, что наиболее удобным образом может обобщать учетные данные, то есть требуются разнообразные аналитические формы и отчеты.

Традиционная система управления предлагает стандартные отчеты, но она полного объема данных не позволяет увидеть. При этом в применяемых программных решениях часто используется одинаково структурированная информация с очень низким количеством различий. Также в большинстве случаев использование этого подхода продиктовано острой необходимостью в самые кратчайшие сроки развернуть практически работоспособную систему, при этом выполнив минимальный объем доработок.

Многие развивающиеся страны в полной мере уже давно осознали все уникальные преимущества, что несет распространение и развитие коммуникационных и информационных технологий.

Актуальность решения проблем автоматизации продаж в любом торговом предприятии с помощью создания конфигурации 1С:Предприятие 8.3 является одной из самых основных. Данная проблема охватывает и физическую обработку информации, и безопасность данных, и проектирование пользовательского интерфейса.

Объектом исследования в рамках работы является бизнес-процесс (БП) «Продажи».

Предмет исследования – разработка конфигурации для бизнес-процесса «Продажи».

Цель работы: рассмотреть и описать методы разработки конфигурации на основании бизнес-процесса «Продажи» с помощью платформы 1С:Предприятие 8.3.

В соответствии с целью к работе поставлены такие задачи:

– выполнить выбор задач автоматизации;

– дать характеристику документообороту, возникающую при решении задачи;

– обосновать проектные решения по организационному обеспечению;

– выполнить характеристику разработанных справочников в среде 1С:Предприятие 8.3;

– привести контрольный пример реализации конфигурации для бизнес-процесса «Продажи».

Описываемая проблема исследовалась многими учеными, администраторами, программистами с разных стран.

Методами анализа, которые применяются в работе, являются методы системного анализа, проектирования и разработки программного и информационного обеспечения ИС.

Курсовая работа состоит с введения, основной части (2 раздела), заключения и списка использованной литературы.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

В разных компаниях все существующие бизнес-процессы считаются последствием обращения в компанию клиентов, которые хотят использоваться их услугами или приобрести некий товар.

В результате происходит выполнение управления денежными потоками с клиентами, который содержит следующие документы:

– прайс-листы;

– договоры с клиентами;

– отчетная документация;

– накладные и другое.

Продажи – это одна из самых ответственных и самых распространенных задач.

Заметим, что очень часто в компаниях четко разделены функции для работы с продажами:

– представление услуги или продукции;

– оформление предварительного заказа;

– прием заявления клиента и предварительная оплата за продукцию;

– оформление вспомогательной финансовой документации;

– отчетность;

– гарантийные выплаты.

В результате можно подвести итог, что управления продажами зависит только от бизнес-процессов, которые протекают в компаниях, а именно, от специфики деятельности.

К примеру, консалтинговая компания имеет незначительные объемы денежных потоков в сравнении с производственным предприятием.

Под продажами понимается процесс выполнения заказов на реализацию товаров, который протекает с начала подачи заявки на выполнения заказа клиентом (устно или письменно) и заканчивается получением отчетной документации о завершении операции продажи.

Стоит отметить, что иногда присутствует этап послепродажного обслуживания клиентов.

Заметим, что процесс продаж товаров выполняют:

• менеджер по работе с клиентами;
• сотрудники отдела продаж.

Основными отделами, которые выполняют продажи товаров являются отдел по работе с клиентами и отдел продаж.

Отправной точкой процесса продаж товаров является сигнал или появление информации о клиенте, который нуждается в приобретении продукции.

После поступления информации от менеджеров по работе с клиентами о клиенте, который хочет приобрести продукцию, работники отдела продаж готовят товар к продаже и оформляют отчетную информацию.

На предприятиях также используются сопутствующие процессы:

– «Прием заявки от клиента»;

– «Оплата товара»;

– «Формирование отчетной информации» и другие.

Рассмотрим исполнителей этапов и регламенты их исполнения для БП «Продажи».

Для этого надо применить CASE-средство Allfussion Process Modeller в котором будет рассматриваться декомпозиция указанного бизнес-процесса на более подробные подпроцессы.[11]

На рисунке 1.1 рассмотрен бизнес-процесс «Продажи» при помощи контекстной диаграммы.

Рис. 1.1. Полученная контекстная диаграмма

Рассмотрим далее составные компоненты построенной контекстной диаграммы.

На рисунке 1.1 показаны основные входы:

– потребности клиентов;

– перечень предоставляемых услуг или товаров.

Под управлением указанного БП понимаются такие методы:

– устав организации;

– законы России.

Механизмами являются:

– менеджеры;

– клиенты.

Выходными (итоговыми) данными являются:

– оплаченные услуги или товары;

– отчетная документация.

Рассмотрим следующий уровень декомпозиции контекстной диаграммы, на которой показаны три подпроцесса (рис. 1.2):

– принятие заявки на покупку;

– рассмотрение возможности выполнения продаж;

– оплата.

Рис. 1.2. Декомпозиция контекстной диаграммы

Каждый подпроцесс описывается с помощью приведенного выше алгоритма.

Последний уровень декомпозиции показан на рисунке 1.3.

Рис. 1.3. Декомпозиция подпроцесса «Оплата за товары»

Стоит отметить, что для усовершенствования БП «Продажи» необходимо разработать конфигурацию на основании платформы 1С:Предприятие 8.3.

1.2.Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Чаще всего последствием выполнения автоматизации основных бизнес- процессов любой компании выступают:

– повсеместное увеличение производительности труда персонала и общее снижение трудозатрат в компании;

– повышение скорости реализации основных заданий, что связаны с учетными операциями;

– значительное снижение численности ошибок в итоговой документации, отчетности и других формах документооборота;

– увеличение уровня эффективности учета, а это является причиной для увеличения рентабельности работы компании;

– удобство в осуществлении документооборота и деловых процессов.

Стоит отметить, что каждый из выше перечисленных пунктов, является весомым аргументом в пользу предоставления возможности автоматизации бизнес-процессов любой компании.

При реализации БП «Продажи» основным документом является заявление га покупку продукции.

В предыдущем пункте с помощью IDEF-диаграмм выполнено моделирование рассматриваемого БП.

В результате сформируем фрагмент схемы документооборота, который отображает деятельность компании в БП «Продажи» (рисунок 1.4):

Рис.1.4.Схема документооборота

Существующий метод организации продаж связан с достаточной трудоемкостью, который с большой вероятностью приведет к их неправильной интерпретации или даже утери.

В настоящее время практически невозможно получить сразу перечень всех необходимых показателей для контроля плана работы компании или других задач по управлению процессом продаж.

Рассмотрим временные характеристики реализации описанных БП при использовании бумажного документооборота (таблица 1.1).

Таблица 1.1

Характеристики описания процессов

Таким образом, ежедневно, около 575 минут, персонал занят обработкой процесса продаж товаров.

Стоит заметить, что если учесть итоговую продолжительность стандартного дня работы, то можно предположить, что на реализацию всех других рабочих обязанностей останется только менее 50% времени, а это является крайне неэффективным показателем.

Для традиционного способа документооборота для продаж товаров также характерны и другие недостатки:

– низкая скорость и точность выполнения расчетов показателей;

– малоэффективное применение рабочего времени персонала и руководства;

– контроль работы персонала только со стороны руководства;

– увеличивающийся «поток» бумажной документации;

– низкий уровень защиты данных.

В результате автоматизации процесса продажи, предполагается получать точные сведения о деятельности компании, сократить время на формирование оперативных отчетов, сопоставления показателей. Очевидно, что для выполнения автоматизации надо использовать компьютерную технику.

Другими словами, процесс автоматизации компании может принести компании финансовые издержки на модернизацию уже имеющегося оборудования или покупки новой компьютерной техники.

В таблице 1.2 показан расчет эффекта от внедрения и автоматизации управления процесса продаж товаров с применением компьютерной техники.

Таблица 1.2

Расчет эффекта от автоматизации

Стоит отметить, что в результате автоматизации указанного бизнес-процесса общее время на выполнение и оформление продаж товара снизится до 375 минут в день, а именно, на 160 часов меньше, нежели в традиционном бумажном режиме управления, что является более, чем на 30% меньше в сравнении с исходным вариантом.

При этом, основной бизнес-процесс, который имеет возможность выполнить экономию времени – это «Рассмотрение возможности выполнения продаж», так как на другие указанная автоматизация никак не повлияет.