Файл: АРМ библиотекаря МБОУ «Мичуринская средняя общеобразовательная школа».pdf

После этого сопроводительный документ передается в бухгалтерию.

Учет выбывающих документов.

Выбытие документов и библиотечного фонда оформляется актами. В каждом акте фиксируются документы, которые исключаются только по одной причине: ветхость, излишняя дублетность, утеря читателями и т.д. В акт могут включаться документы различного вида, но списываемые по одной причине. При выбытии документов длительного хранения к акту прилагается список, который не может быть заменен книжными формулярами. После утверждения акта, данные, содержащиеся в нем, фиксируются во второй части «Книги суммарного учета» библиотечного фонда».

При утере документов пользователями, составляется акт (на основании «тетради учета книг, принятых от читателей взамен утерянных»). Содержание этого акта записывается в первой части «Книги суммарного учета»

Акт о списании недостающей литературы выявленной при проверке книжного фонда утверждается генеральным директором.

Переоценка библиотечного фонда.

Списание документов, состоящих на бухгалтерском учете, производится с применением переоценочных коэффициентов. Работа по переоценке фонда – это новое направление в работе библиотек. Библиотечные фонды переоцениваются по годам поступления документов на основании записей его индивидуальному и суммарному учету и бухгалтерских документов. Основное условие переоценки – соответствие стоимости бухгалтерского учета данные первичного библиотечного учета. Исходные данные для переоценки – балансовая стоимость фонда по данным бухгалтерского учета. При переоценке каждого издания за основу принимается первоначальная цена, затем определяется восстановительная стоимость на день утраты (цена приобретения, умноженная на коэффициент соответствующий году.

Проверка библиотечного фонда.

В соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» проводится обязательная проверка книжного фонда с целью определения наличия зарегистрированных в учетной документации изданий, а также установления их соответствия учетным документам.

Во время проверки анализируется правильность ведения учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между проверками. Проверки могут быть периодически, регулярные, и т.д. Проверке подлежат все виды документов, электронные издания, всем документам, которым присвоен инвентарный номер.

Основанием для проверки является приказ генерального директора. Создается комиссия, разрабатывается план проверки, сроки.

В подготовительный период подвергается проверке правильность оформления учетных документов (книги суммарного учета, инвентарной книги, накладных, актов и т.д.). На этом этапе должны быть выявлены и исправлены все ошибки в ведении учетных документов.

Проверка фонда может проходить по одному из способов проверки: (сверка с инвентарной книгой, при помощи контрольных талонов, по топографическому каталогу [20, с. 105].

Завершающий этап – подведение итогов и оформление соответствующей документации – акт (с объяснительной запиской) и список недостающих документов.

Документы, в которых осуществляется учет библиотечного фонда, являются финансовыми документами и должны храниться в сейфах или специальных шкафах.

2.2 Анализ информационного обеспечения библиотеки

Движение документов в библиотеке с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому называется информационным потоком.

Основными направлениями работы любой библиотеки являются: комплектование и организация книжного фонда, обслуживание читателей.

Проведем анализ информационного обеспечения конкретной библиотеки - МБОУ «Мичуринская средняя общеобразовательная школа».

Библиотека в школе существует с момента открытия школы. Располагается библиотека на 2-ом этаже.

Услугами библиотеки пользуются учителя, ученики и работники школы.

Объём библиотечного фонда:4117 экз. В том числе:

• учебной литературы – 3130 экз.
• художественной литературы –987 экз.
• Электронные издания и карты

В структуру школьной библиотеки входят:

• абонементский отдел выдачи книг на дом;
• читальный зал (на 6 посадочных мест) - место, где учащиеся имеют возможность подготовить рефераты, доклады, домашние задания, почитать любимые журналы, ознакомиться с новой выставкой;
• книгохранилище – место, где хранится литература.

Читателями школьной библиотеки могут быть все учащиеся школы и родители, учителя и работники школы.

Рассмотрим наиболее трудоемкие бизнес-процессы в библиотеке МБОУ «Мичуринская средняя общеобразовательная школа» с точки зрения обработки информации.

1. Работа с книгами

1.Поступление книг.

2. Списание книг.

3. Инвентаризация книг.

1. Работа с читателями.

1. Заведение / продление формуляра.

2. Выдача / прием книг

3. Отчетность

Рассмотрим более подробно каждую группу процессов.

Организация книжного фонда включает вопросы учёта, расстановки, хранения литературы и доставки её читателю. Правильная организация фонда облегчает читателю пользование литературой, библиотекарю — быстрое выполнение читательских требований, а также обеспечивает сохранность фондов как общественной собственности.

1. Работа с книгами.

Учет библиотечного фонда должен отражать поступление, выбытие изданий, общую численность и распределение его по видам и содержанию. Учету в библиотеке подлежат все виды изданий и материалов в соответствия с ГОСТ 7.20–80. Основной единицей учета изданий в соответствии с ГОСТ 7.20–80 является экземпляр.

При поступлении партии книг в библиотеке выполняются следующие операции:

1. Поступающие издания принимаются, по сопроводительному документу (счет, копия счета, накладная, акт), за исключением журналов и других изданий, получаемых по подписке. При обнаружении в принимаемой партии недостачи замены одних книг другими или дефект изданий составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта пересылается в организацию, от которой поступили книги, с требованием дослать недостающие или заменить дефектные экземпляры, другой — остается в библиотеке.

2. Делается запись в Книге суммарного учета библиотечного фонда – одной строкой для партии книг. Суммарный учет дает общие сведения о фонде библиотеки: его объеме (количестве экземпляров), составе по содержанию отраслей знаний, видам изданий, языкам, стоимости книг, а также содержит данные о движении фонда. Приложение 1.

3. Делается запись в Книге учета библиотечного фонда – одна строка для каждой книги. Здесь же проставляются присвоенные инвентарные номера. Присваивание выполняется вручную.

4. Делается запись в инвентарной книге. При безинвентарном учёте литературы, поступающей в библиотеку (газеты, журналы и книги, содержащие менее 48 стр.) составляется учетная карточка, которая регистрируется в журнале, журнал заполняется вручную.

4. Заполняются регистрационные карточки для картотеки (вручную или с помощью компьютера) на все группы экземпляров. Приложение 2.

5. Карточки регистрируются в Журнале регистрации карточек учетного каталога. Приложение 3.

6. Печать списка поступивших книг.

При выбытии книг в библиотеке МБОУ «Мичуринская средняя общеобразовательная школа» выполняются следующие операции:

1. На книги, выбывшие из библиотеки по разным причинам, сначала делается запись по каждой выбывшей книге в тетради (копится определенное количество – более 100 экз.).

2. Составляется акт в 3-х экземплярах. В каждый акт вносятся книги, исключаемые только по какой-либо одной причине (по ветхости, как устаревшие по содержанию и др. причины). Акт утверждается директором МБОУ «Мичуринская средняя общеобразовательная школа».

На основе учетных документов осуществляется контроль за сохранностью фонда, проверка и передача его от одного работника другому, ведется статистическая отчетность.

Инвентаризация  основных средств в библиотеке МБОУ «Мичуринская средняя общеобразовательная школа» проводится один раз в год, а библиотечных  фондов  - один раз в пять лет.

При инвентаризации библиотечного фонда каждый экземпляр книги, подлежащий инвентаризации пересчитывается и сравнивается с записью в инвентарной книге. Инвентарная книга — важнейший документ библиотеки, который хранится наравне с денежными документами. Приложение 4.

2. Работа с читателями.

При обслуживании читателей библиотеки МБОУ «Мичуринская средняя общеобразовательная школа» осуществляются следующие операции:

1. При поступлении нового читателя заполняется читательский формуляр. При записи нового читателя в формуляр включаются следующие реквизиты:

• фамилия;
• имя;
• отчество;
• адрес: улица, дом, квартира;
• контактный телефон

2. При выдаче книги выполняется запись в формуляре.

3. При приеме книги делается отметка о возврате в формуляре.

4. При продлении срока делается отметка о продлении в формуляре

5. Каждое обращение читателя отмечается в тетради регистрационного учета вручную, в конце смены подсчитывается число обращений.

При этом возникает необходимость скорейшего оснащения библиотеки современной компьютерной техникой и организации системы повышения квалификации библиотечных работников. Причем такая система должна быть, не только постоянно действующей, но и многоступенчатой, поскольку персонал библиотеки должен пройти путь от традиционных библиотекарей до информационных консультантов, способных правильно ориентировать своих читателей в многообразии информационных ресурсов, доступных по сети Интернет, а также обеспечивать им получение запрошенной информации с требуемой полнотой и точностью. Первостепенное значение при этом приобретает наполненность сети российскими информационными ресурсами.

Важно подчеркнуть, что обеспечить современные потребности, библиотека сможет только при условии комплексной автоматизации технологических процессов своей деятельности: ведения каталогов, обработки новых поступлений, регистрация читательских запросов и др. [20, с.136]. Именно компьютерная база автоматизированной системы создает предпосылки подключения библиотеки к информационным сетям, ее полноправного участия в формировании информационного пространства. В реализации данного направления принципиально возможны два пути. Первый связан с проектированием, разработкой и единовременным внедрением системы поддержки библиотечной деятельности, отражающей все аспекты требуемых информационных технологий. Второй - это постепенный охват автоматизацией сфер деятельности библиотеки и эволюция предоставляемых услуг.

Таким образом, совершенствование ИС значительно облегчит и качественно улучшит многие процессы библиотечной деятельности.

3.Программное обеспечение задачи

3.1 Техническое задание

Разрабатываемый АРМ предназначен для ввода, хранения и обработки информации о библиотечных изданиях (монографиях, справочниках, сборников статей и т.п.), информации о месте положения отдельных экземпляров (переплётов) каждого издания, сведений о книгообороте и данных о читателях. Реализация такого АРМ позволит значительно облегчить работу сотрудников библиотеки:  Поможет быстро и оперативно получать требуемую информацию;  Облегчит ввод данных;  Позволит быстро получать отчёты;  Позволит быстро и точно найти или подобрать читателю информацию об издании.

Программный продукт должен обеспечивать работу в рамках архитектуры «Клиент-сервер».

Требования к надежности

Разрабатываемый продукт должен выдавать сообщения о возникающих ошибках при неверном задании исходных данных, поддерживать диалоговый режим в рамках предоставляемых пользователю возможностей.

Разрабатываемый продукт должен корректно реагировать на удаление, изменение данных, т.е. обеспечивать целостность данных. В случаях неправильных действий со стороны пользователя система должна выдавать соответствующие предупреждения.

Конечный пользователь не должен иметь свободный доступ к исходным файлам системы. Для модификации программой части системы пользователю необходимо обращаться к разработчику.