Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия на примере ООО «Авангард».pdf

1.2. Действующий порядок осуществления кассовых операций в Российской Федерации

В соответствии с указанными нормативными актами рассмотрим действующий порядок осуществления кассовых операций и операций с денежными документами в разрезе следующим направлений:

- установление лимита наличных денежных средств в кассе организации;

- лимит расчетов наличными;

- порядок расходования наличной выручки;

- инвентаризация и ревизия кассы [16,17].

Лимит наличных денежных средств в кассе организации для ведения кассовых операций устанавливается распорядительным документом юридического лица и представляет собой максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе, после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня [10].

Денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денег, являющиеся свободными денежными средствами, юридическое лицо обязано хранить на банковских счетах в банках.

Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается:

- в дни выплат заработной платы и выплаты социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты;

- в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций [10,18].

В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

Пересматриваться лимит может с любой периодичностью по мере необходимости (по мере изменения значений факторов, участвующих в расчете).

Лимит расчетов наличными определен Указанием N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов». Наличные расчеты в валюте Российской Федерации и иностранной валюте между двумя организациями, двумя предпринимателями или организацией и индивидуальным предпринимателем в рамках одного договора, заключенного между ними, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 000 руб. по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов независимо от срока действия договора и периодичности осуществления расчетов по нему [12].

При этом наличные расчеты должны производиться в размере, не превышающем предельный размер наличных расчетов, при исполнении гражданско-правовых обязательств, предусмотренных договором, заключенным между участниками наличных расчетов, и (или) вытекающих из него и исполняемых как в период действия договора, так и после окончания срока его действия.

Распространенным злоупотреблением стало искусственное дробление договора на несколько ради того, чтобы по каждой сделке сумма расчетов наличными не превысила разрешенного лимита.

Денежные документы - почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные проездные документы, оплаченные путевки и др.

Денежные средства и документы являются объектом имущества организации и подлежат обязательной инвентаризации, целью которой является сличение фактического наличия ценностей в кассе с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризация проводится в порядке и в сроки, установленные организацией с учетом требований ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011г. «О бухгалтерском учете» о бухгалтерском учете и Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49

Помимо плановых обязательно проводить внеплановые инвентаризации кассы:

- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса [6].

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги, бланки строгой отчетности и денежные документы.

Инвентаризация денежных средств и документов в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация денежных средств и документов, находящихся в банках на счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.

Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета. Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся [18].

Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности, берется расписка [18].

1.3. Документирование и бухгалтерский учет наличных денежных средств в кассе организации

Для оформления кассовых операций применятся унифицированные документы, форма которых утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88:

- КО-1 «Приходный кассовый ордер»;

- КО-2 «Расходный кассовый ордер»;

- КО-4 «Кассовая книга»;

- КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Приходный и расходный кассовые ордера (далее – ПКО и РКО) являются кассовыми документами, внесение исправлений в которые запрещено на законодательном уровне [14].

Кассовая книга и книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств относятся к учетным регистрам, в которые допускается вносить исправления. При этом требуется указывать дату внесения исправлений, фамилии и инициалы, подписи лиц, которые оформили документы, исправленные в дальнейшем.

Кассовые операции проводятся кассиром, которым назначается на должность руководителем организации с заключением трудового договора и договора о полной материальной ответственности. Кассовые операции могут проводиться руководителем.

Кассовые документы могут оформляться следующими должностными лицами:

- главным бухгалтером;

- бухгалтером, в том числе кассиром, который закреплен соответствующим распорядительным документом, либо работником сторонней организации, которая оказывает услуги по ведению бухгалтерского учета;

- руководителем в случае отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера в штате предприятия [6].

Кассовые документы должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), а также кассиром. Когда ведение кассовых операций возложено непосредственно на руководителя, то кассовые документы подписываются им же.

У кассира должна быть печать организации с ее реквизитами, которая подтверждает факт кассовой операции, а также образцы подписей лиц, которые уполномены подписывать кассовые документы

Все кассовые документы и регистры могут быть оформлены на бумажном носителе либо в электронном виде.

Документы на бумажном носителе могут быть оформлены от руки либо с использованием технических средств, которые предназначены для обработки информации (компьютер и программа), и подписаны собственноручными подписями. Применение факсимиле или иного аналога собственноручной подписи законодательство не предусмотривает.

Документы в электронном виде должны быть подписаны электронной подписью (далее - ЭП).

Простая ЭП используется при подписании документов, которые не требуют печати (к примеру, листы кассовой книги, заявление работника на выдачу подотчетных сумм и т.п.). Такой документ является электронным документом, который равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Если печать обязательна (к примеру, на кассовой книге), необходимо использование усиленной неквалифицированной ЭП, которая:

1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа ЭП;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) создается с использованием средств ЭП [16,17].

В электронные документы внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается.

Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем.

Правила оформления кассовой книги определены п. 4.6 Указания N 3210-У и Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». Поступление денежных средств в кассу находит отражение в кассовой книге (КО-4).

Кассовую книгу на бумажном носителе необходимо в обязательном порядке пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью на последней странице, сделав запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _____ листов». Кассовая книга должна быть заверена подписью руководителя и главного бухгалтера организации [14].

Каждый факт совершения кассовых операций находит отражение в кассовой книге кассиром на основании каждого ПКО и РКО.

По окончании рабочего дня кассиру необходимо сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов, вывести по кассовой книге величину остатка наличных денег и проставить подпись.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Когда в течение рабочего дня кассовые операции не осуществлялись, записи в кассовую книгу не вносятся. Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер (при его отсутствии - руководитель) [14].

Записи в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств осуществляются в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.

Приходный кассовый ордер оформляется при приеме наличных денег юридическим лицом.

При получении ПКО кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.

Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денег.

При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в ПКО, кассир подписывает ПКО, проставляет на квитанции к ПКО, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию к ПКО .

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в ПКО, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. ПКО кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) для переоформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных денег.