Файл: Отчет о прохождении практики (наименование вида практики).docx

2. На основании каталога покупатель формирует заказ на поставку продукции (ORDERS). ORDERS – официальный документ, содержит номер заказа, дату и время поставки, номер договора поставки, реквизиты сторон договора, наименования заказа со ссылками на каталог товаров. Документ позволяет контролировать статус заказа.

3. После этого, поставщик посылает ответ на заказ (ORDRSP), где подтверждает или отказывается от него.

4. Когда заказ сформирован и отгружен, поставщик отправляет уведомление об отгрузке товара (DESADV). DESADV – это технически товарно-транспортная накладная с информацией о факте отгрузки, самих товарах, транспортировке.

5. В момент приемки заказа, ритейлер высылает сформированное уведомление о приёмке (RECADV) с актуальными данными по принятой продукции.

6. На основании уведомления о приёмке поставщик своевременно выставляет правильный счет, счет-фактура.

Изобретателем Эд. Гилберт EDI считается военнослужащий армии США, он разработал систему коротких сообщений-накладных, которые предоставляют возможность преобразовывать документы, заполненные на разных языках, и передавать их по телефону и телексу.

В России совместный проект по технологиям ECR начался в 2003 году.

Летом 2004 года технологический комитет ECR-Rus провел тендер, по итогам которого было выбрано несколько компаний-провайдеров, получивших право оказания услуг электронного обмена данными в рамках инициативы ECR в России. Комитет планирует постоянно расширять список провайдеров EDI. Тренд возможностей, тренд роста (рисунок 2).



Рисунок 2 – Тренд возможностей, тренд роста, тыс. руб.
Требования к провайдеру фиксируют в соглашениях об уровне сервиса.

В нем время работы службы технической поддержки, время отклика на запрос клиента, время устранения различных неполадок, и другие параметры. Зачастую, провайдеры услуг предлагают своим клиентам не только различные способы подключения к EDI, но и различные тарифные планы, которые непосредственно находятся в зависимости от уровня сервиса.

Услуги EDI доступны 365 дней в году, 7 дней в неделю и 24 часа в сутки. Время, за которое сообщение проходит от одного пользователя к другому, согласно требованиям ECR-Rus не должно превышать 10 мин.

Провайдер отвечает за скорость сервиса

---

, обеспечивает доставку сообщений и их проверку на предмет ошибок. При этом провайдеры EDI гарантируют связь через открытые сети (Интернет), прямые соединения между клиентами и связь через сети с дополнительными услугами (VAN).

При этом должны быть учтены дублирующие (резервные) решения и план восстановления работоспособности сети. Разрешаются перерывы для планового технического обслуживания в сроки, согласованные с клиентами.

Сервис-провайдер обязан немедленно уведомить клиента о появлении проблем с доставкой и приемом сообщений. При этом перерыв в оказании сервиса не должен превышать 4 часов.

В ситуации задержки работы сети, управляемой Исполнителем, свыше этого времени, на сервис-провайдера налагаются штрафные санкции, размеры которых определяются в контрактах с клиентами.

При передаче сообщений клиента должна быть обеспечена сохранность и конфиденциальность передаваемых сведений.

Подтверждение благополучной доставки каждого сообщения должно быть осуществлено без дополнительной оплаты. Плата за доставку сервисных и служебных сообщений не взимается.

Все сообщения, вне зависимости от их происхождения должны в течение 30 минут передаются. Гарантируется соединение с другими сервис-провайдерами при передаче или приеме сообщений общепринятого формата.

Принципы реализации EDI в Интернете:

- конфиденциальность – доступность документов только отправителю или получателю;

- аутентификация – удостоверение подлинности через проверку электронной подписи;

- достоверность – невозможность изменения документа без ведома получателя;

- надежность оповещения – невозможность отрицания при получении сообщения.

EDI-провайдеры поставляют модули для подключения зарубежных ИС к EDI, также предоставляются программная документация для подключения других систем. Безопасность сохранения конфиденциальности информации и, прежде всего, информации о ценах, является исключительно важным для небольших компаний, так как по сравнению с крупными организациями они работают в условиях повышенных конкурентных рисков (рисунок 3).



Рисунок 3 – Основные сообщения системы EDI
Независимо от подключения, данные EDI шифруются при передаче, поэтому простой обмен документами совершенно безопасен.

Сертификация проводится 1 раз в 2 года.

Разработаны стандартные сообщения: заказ (ORDERS); счет, счет-фактура (INVOIC); ответ на заказ (ORDRSP); отчет об инвентаризации (INVERT); уведомление об отгрузке (DESADV); уведомление о приеме (RECADV).

---

Разрабатываются сообщения: каталог товаров (PRICAT), уведомление о возврате (RETANN).

При работе в системе электронного документооборота EDI выявлены следующие недостатки:

- нет отображения данных из внутрикорпоративного представления в EDI-совместимый формат;

- согласование способа формирования EDI-пaкетов;

- отсутствие собственного локального архива файлов;

- нет транспортного статуса, который бы информировал, был ли документ доставлен партнеру.


Сравнение систем
Эффективный современный процесс, позволяющий оптимизировать работу компаний, – это организация электронного документооборота. Любая структура может сэкономить свое рабочее время и начнет принимать стратегические и оперативные решения в несколько раз быстрее, опережая своих конкурентов.

Существует несколько классов систем, которые отвечают за автоматизацию документооборота, управление всеми рабочими информационными потоками и архивными документами, а также за непосредственный контроль.

Каждая система создана для того, чтобы решить целый ряд задач. В частности, система автоматизации не позволит выполнить корректную маршрутизацию всех рабочих потоков. Именно поэтому необходимо выбрать систему, полностью отвечающую потребностям в рамках работы предприятия. Особенности организации электронного документооборота заключаются в умении правильно выбирать данные системы.

ЕВФРАТ-ДОКУМЕНТООБОРОТ является разработкой российской компании – Cognitive Technologies Ltd (www.cognitive.ru). Она имеет интерфейс почтовой программы, понятный любому пользователю.

К преимуществам программы можно отнести приложение «мастер журналов и отчетов». Он оказывает большой выбор отчетных форм (их подробность) и возможность формировать собственные формы отчетов.

В системе ЕВФРАТ-Документооборот предусмотрен способ обмена электронными сообщениями между пользователями через встроенный почтовый сервер. Сообщения, могут содержать текст и вложенные РКК документов, но нет возможности прикрепить обычный документ, к примеру, отчет исполнителя (можно указать только адрес документа в локальной сети).

Сотрудник с правами «Администратор» имеет функцию отправки сообщений всем работающим коллегам или определенному работающему лицу. Функцией можно воспользоваться для одновременного оповещения работающих сотрудников, к примеру, о завершении работы в системе или о начале совещания.

Подобная возможность применяется самой системой для автоматической рассылки уведомлений и напоминаний, сопряженных с поручениями и согласованиями.

---

Наличие функции «списки рассылки» позволяет разослать документ всем выбранным пользователям. В ней можно объединить отделы «маркетинга», «продаж», должности», «руководству», «администратору», «всем пользователям» и т.д.

Рассылка проводится между работниками организации. Рассылка же внешним организациям невозможна, т.к. система в стандартной поставке не поддерживает справочник внешних организаций.

В ЕВФРАТ-Документооборот одновременно с документом может работать только 1 сотрудник. Нет регистрации документов из электронной почты в связи, с чем система не позволяет работать с удаленными филиалами и организациями, назначать соисполнителей по документу.

В стандартной поставке отсутствуют важные функциональные возможности, такие как: опись дел, номенклатура дел, списание документа в дело, поддержка проектов документов, версий документов, реестра отправки документов, журнала ознакомления с документами, поточное сканирование, использование фильтра, наследование прав пользователя, отсутствие возможности пользователя создавать личную папку.

Таким образом, при сравнении систем электронного документооборота можно сделать вывод, что EDI – система имеет преимущества перед системой ЕВФРАТ тем что, имеется электронная подпись, распределение документов, согласование, что важно для организации сети «Магнит» АО «Тандер».


Совершенствование экономической системы документооборота в розничной сети «МАГНИТ» АО «ТАНДЕР»
EDI – система электронного обмена данными выступает гарантом подлинности всей проходящей через нее документации.

Право проведения операций с документами в электронной, а не в бумажной форме закреплено на законодательном уровне.

Применение автоматических процедур повышает скорость и точность сбора данных и предоставляет компаниям возможность сконцентрироваться на ключевых моментах продаж, а не на вопросах оформления и отправки бумажной документации.

С ростом количества участников электронного обмена данными эта цифра возрастает экспоненциально. Кроме того, необходимо учесть, что коммуникационное оборудование и протоколы, используемые каждым партнером, могут значительно отличаться.

Поэтому организация и обслуживание схемы электронного обмена данными «каждый с каждым», ее корректная и надежная работа могут стать трудновыполнимой задачей даже при небольшом числе партнеров и потребовать значительных ресурсов (финансовых, кадровых, организационных, административных).

---

Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота складывается из двух основных частей.

К первой группе эффектов относятся: экономия средств на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику), на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов.

Ко второй группе эффектов (неисчисляемых) можно отнести:

- ускорение прохождения документов и оказания услуг, сопряжено со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация находится в зависимости от информации, которая содержится в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения);

- оптимизация бизнес-процессов, сопряженных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, реализовать контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и исследовать результаты контроля и тем самым определять проблемы и принимать меры для улучшения системы управления;

- повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ;

- создание единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций.

Отсутствие статуса приложения, который показывает информацию из системы получателя, при условии, что данная информация была доступна (например, документ был импортирован, документ учтен, документ отклонен).

Из-за существующих проблем можно потерять цифровые данные, которые соответственно не будут учтены предприятием. Также можно потерять клиента, который отправит документ на заказ, а вследствие указанных недостатков документ будет потерян и не учтен, что ведет к потере прибыли организации.

Использование «Списка приложений» – это путь решения проблем и может быть интегрирован в существующей EDI системы путем разработки форм для приложений пользователя, способных передавать EDI сообщения; создания форматов EDI сообщения для их передачи между компьютерами по Интернет, или через сети с добавленными услугами.

---