Файл: «Функции менеджмента» (Основы управления организацией).pdf

Оперативный контроль проводится одновременно с выполнением основной работы и ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность. Итоговый контроль обычно связан с оценкой выполнения организацией (сотрудниками) планов (заданий). Он предполагает всесторонний анализ конкретных результатов деятельности организации не только Данные итогового контроля используются для составления очередных планов и вознаграждения исполнителей за истекший период, для выявления сильных и слабых сторон организации, выявления проблем. Процесс контроля включает в себя следующие этапы:

1. определение параметров функционирования и развития системы, подлежащих контролю и источников информации о них;

2. определение «точек контроля», т.е. наиболее подходящие объекты для наблюдения;

3. получение информации о состоянии и результатах функционирования объекта;

4. анализ и оценка информации на предмет наличия и отклонений от заданных параметров, степени обнаруженных отклонений и необходимости осуществления корректирующих действий;

5. корректировка деятельности организации. Контроль организации может быть также внешним и внутренним. Внешний контроль организации осуществляется руководством организации или специальными сотрудниками – контролерами.

Контроллинг рассматривается как целостная концепция экономического управления предприятием, направленного на выявление всех возможностей и опасностей, связанных с получением предприятием прибыли в условиях рынка. Контроллинг возник на стыке экономического анализа, планирования, управленческого учета и менеджмента. Контроллинг занимает особое место в управлении предприятием: он связывает функции учета, контроля, информационного обеспечения и координации. Для реализации процесса планирования также необходимо иметь организованную организационную систему. Работа организации направлена ​​на достижение ожидаемого показателя, и результат зависит от того, как эта работа построена и скоординирована. Даже самые идеальные планы не будут реализованы без надлежащей организации. Должна быть исполнительная структура. Кроме того, организация должна иметь возможность будущего развития, потому что без нее организация Однако контроллинг не подменяет собой управление предприятием, а лишь переводит его на качественно новый уровень, поддерживает процесс управления, в связи с чем контроллинг называют также «управление управлением». Контроллер часто является советчиком как руководителя, так и всего менеджмента компании. Он помогает диагностировать ситуацию и найти правильное решение, но не отвечает за реализацию решений. Таким образом, контроллинг – это система управления достижением целей и неотъемлемая часть управления предприятием

2.4 Координация – функция менеджмента

Координация – необходимое согласование действий в работе всех структурных звеньев предприятия. Это предусматривает обеспечение ритмичности и непрерывности в целях гармоничного развития всех звеньев управления. Координировать – значит, прежде всего, согласовывать все операции на предприятии таким образом, чтобы облегчить их функционирование и успех, придать материальному и социальному организму каждого подразделения надлежащие пропорции, четко выверить все по времени, надежно все застраховать. Признаками хорошо скоординированного предприятия можно считать следующее: 1. каждая служба работает в согласии с остальными 2. отделы и подотделы в каждой службе точно осведомлены об их участии в общем деле, об их роли, рисках с точки зрения общей концепции фирмы, об их ответственности. 3. программа в различных службах и отделах постоянно согласовывается с обстоятельствами, существующими на местах, и параллельно, с требования ми организации в целом, сроками и программами всех остальных служб. Совершенно очевидно, что без современных средств связи и компьютерных технологий это невозможно. Для усиления механизма горизонтального взаимодействия часто назначаются специальные лица, ответственные за реализацию двусторонних контактов при координации деятельности подразделений (это могут быть заместители руководителей). Повышение эффективности косвенных связей зависит от понимания характера отношений и мотивов, возникающих при реализации функциональных прав. Рассмотрим методы координационных действий.

1. Координация на основе распространения информации и задач. Функция координации в той или иной степени связана с понятиями «централизация» и «децентрализация», которые, как правило, характеризуют основные структурные переменные в пределах одной организации. К этим переменным относят такие, как: - распределение задач, распределение прав распоряжения и принятия решений; - распространение информации и задач.

2. Координация процессов и ролей в системе разделения труда. Проблема координации порождается, в сущности, разделением труда при формировании решений проблем организации. Поскольку обычное решение проблем вырабатывается и затем осуществляется обычными подразделениями организации, то возникает возможность того, что, будучи выгодным для его инициаторов, оно может отрицательно влиять на другие подразделения, и даже свести на нет все выгоды изменения,

Управление по принципу исключения. Предполагает довольно высокую степень делегирования на каждый уровень менеджмента. Администрация, или топ-менеджмент, ограничивает свои решения чрезвычайными случаями, когда она вмешивается в порученные конкретным руководителям решения. В основе этой концепции лежит функция принятия решений на уровне администрации, т.е. все стратегические решения принимает администрация. А все специальные она полностью отдает на откуп соответствующему менеджеру.

3. Анализ деятельности предприятия ООО "Бургер Кинг"

Рассмотрим применения основ менеджмента в своей деятельности, на примере компании ООО "Бурер Кинг", расположенный по адресу Первомайский просп., 56, Рязань. Рабочий коллектив компании представляет собой иерархическую структуру с начальным звеном "член бригады ресторана", в которой две ступени занимают разные категории менеджеров. Разберем более подробно реализацию функций менеджмента в данной компании:

Функция планирования представляет собой набор действий и решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических стратегий, предназначенных для того, чтобы помочь организации достичь своих целей. О том, что данная функция имеет место в компании, можно судить по следующим принятым решениям.

Цель компании - максимизация прибыли от деятельности ресторана. Для достижения данной цели руководство компании принимает решение усовершенствовать рекламу своей продукции, проводить определенные акции со скидками для привлечения покупателей. Например, в январе 2017 года компании провела традиционную акцию с понижением стоимости самого ходового товара - чизбургеров и чикенбургеров. Также периодически выпускаются новые виды продукции. Например, в период с июня по август 2019 года ресторан изготавливал сезонные сандвичи со свежими овощами, а осенью - с креветками.

Функция организации реализуется путем деления организации на подразделения и делегирования полномочий. В компании "Бургер Кинг" данные условия осуществляются следующим образом.

Структура персонала ресторана имеет определенную иерархию. Каждая должностная ступень данной системы выполняет определенные полномочия. Первая ступень - члены бригады ресторана - выполняют основные работы: приготовление продукции, ее продажа, уборка помещения ресторана, разгрузка машины с товаром. Вторая ступень - инструктора - помимо данных работ, занимаются обучением вновь пришедших работников. Третья ступень - свит-менеджер - контролирует и несет ответственность за свою станцию (кухня, зал, прилавок). Следующая ступень - свинг-менеджер - контролирует и несет ответственность за все, происходящее в ресторане в его рабочий день. Последние ступени, а именно ассистенты директора и директор ресторана, занимаются руководством.

Функция координации выражается в установлении рациональных связей (коммуникации). В компании "Бургер Кинг" принцип коммуникации является одним из ведущих. Прежде всего, он выражается в необходимой коммуникации между работниками разных станций. Данный принцип проявляется в постоянном диалоге типа "вопрос-ответ" между сотрудниками. Например, если покупатель заказал среднюю порцию картофеля фри, то кассир, принимающий данный заказ должен громко и четко сообщить об этом работнику на станции "картофель фри". В случае если этого не произойдет, время сбора заказа для клиента может увеличиться, что отрицательно отразится в оценочном листе кассира. Также постоянный обмен информацией происходит между менеджерами, между менеджерами и членами бригады ресторана, по поводу пределов продаж на этот день, конкретной подсказки в заказ и др.

Функция контроля проявляется в установке стандартов, изменении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. В процессе контроля есть три этапа:

установка стандартов;

сопоставление с ними реальных результатов;

принятие необходимых корректирующих действий.

В компании "Бургер Кинг" разработаны стандарты работы для каждой станции (зал, прилавок, кухня). Стандарты обслуживания для работников на прилавке следующие:

6 ступеней обслуживания:

1) приветствие с улыбкой

2) принятие заказа

3) подсказка

4) оплата заказа

5) сбор заказа

6) приглашение придти снова;

время сбора заказа - 60 секунд;

по умолчанию продажа большой порции картофеля фри и напитков;

подсказка в каждый заказ недостающего компонента из схемы "Напиток, сандвич, картофель, десерт".

Сопоставление реальных результатов с установленными стандартами происходит в ходе работы ресторана. Свит-менеджер на станции контролирует то, чтобы от данных стандартов не было отклонений. Для того чтобы работники стремились не отходить от установленных стандартов, менеджеры проводят оценку с помощью специальных Контрольных листов наблюдений (КЛН). В КЛН отмечают выполнение всех стадий работы, подводят итог в процентном выражении. По нескольким КЛН, накопленным за период в три месяца проводится аттестация.

Если установленные стандарты и требования по работе рабочим не выполняются, то в личное дело может быть записан выговор. При накоплении трех выговоров рабочий увольняется. В то же время за выполнением установленных стандартов со стороны самих менеджеров следят менеджеры высшей ступени и директор.

Примером может служить система премий, введенная в ресторане "Бургер Кинг". Ежеквартальная премия по итогам оценки рабочих показателей выплачивается каждые три месяца, согласно индивидуальному графику проведения оценки рабочих показателей. Размер премии зависит от оценки рабочих показателей за последние три месяца и составляет:

Оценка "4". Исключительные рабочие показатели - 25% от оплаты за отработанные часы;

Оценка "3". Значительные рабочие показатели - 15% от оплаты за отработанные часы;

Оценка "2". Необходимо некоторое улучшение - 10% от оплаты за отработанные часы;

Оценка "1". Неприемлемые рабочие показатели - премия не начисляется.

Возможность повышения по службе зависит от качества работы члена бригады ресторана, и определяется путем подведения результатов нескольких КЛН, о которых будем говорить ниже. Если результаты КЛН высоки, то проводится обучение по новым обязанностям выше занимаемой должности и аттестация по результатам обучения. Данные программы являются стимулом для рабочих к повышению качества и эффективности их деятельности в компании.

3.1 Рекомендации по возможным улучшениям

Результатом применения данных функций для ООО "Бургер Кинг" является успешное достижение поставленных целей, а именно, максимизация прибыли. Таким образом, компания "Бургер Кинг", являясь ярким примером применения функций менеджмента в своей деятельности, может служить образцом процесса управления для других организаций. Тем не менее, рассмотрим рекомендации по возможным улучшениям на примере функции мотивации. Рекомендация - некое управленческое решение, направленное на конкретное подразделение, рекомендательного характера, несущее в себе информацию к размышлению и выработанное для улучшения работы учреждения. Несмотря на то, что я поддерживаю мотивационную политику руководства данной фирмы, я думаю, в Бурер Кинге есть свои недостатки. К примеру, в вопросе о повышении, у работника поступившего на работу появляется возможность карьерного роста только через 3 года, из этого вытекают следующие проблемы: так как эта работа не легкая происходит нехватка опытного персонала. Поэтому достигнуть высот по карьерной лестнице могут те, у кого в большей степени развиты коммуникативные качества, а не трудолюбие. Причем чтобы стать на ступеньку выше кандидат на новую должность должен будет прослушать несколько лекций, а потом написать тест, по результатам которого будет принято решение о его перемещении на новую должность. Тест заключается в знаниях истории компании, рабочих стандартах, управлении персоналом и решении вопросов с посетителями