Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление денежными потоками».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. В курсовой работе рассматриваются вопросы, связанные с автоматизацией управления финансовыми потоками, путем создания автоматизированной информационной экономической системы. В настоящее время функционирование производственных предприятий связано с производством различных изделий, поэтому перед различными подразделениями предприятия стоят задачи управления финансовыми потоками, целью которых, является выполнения функций контроля и планирования экономической деятельности, недопущения ошибок учета, контроль расхода средств и расчетов с поставщиками, при этом решения по этим вопросам должны приниматься оперативно. Процесс принятия решения связан с необходимостью учета, обработки и поиска проблемной информации, что в настоящее время является рутинной работой, связанной с большими трудозатратами, что существенно снижает эффективность работы специалистов, ведущих учет финансовых операций и денежных потоков. Для устранения этого недостатка необходима разработка автоматизированной информационной системы, которая с одной стороны обеспечит учет плановых и фактических финансовых показателей предприятия, а с другой – поможет руководителям своевременно принимать решения связанные с решением вопросов управления финансовых потоков, а так же вопросов планирования экономической деятельности предприятия. Все это делает работы, проводимые в рамках курсового проектирования актуальными и практически значимыми.

Цель работы. Целью работы является проектирование программного обеспечения для автоматизированной системы управления финансовых потоков в производственном предприятии.

Задачи. Для достижения цели работы должны быть решены, следующие задачи:

1. Технико-экономический анализ предметной области и объекта автоматизации.
2. Разработка информационной системы (базы данных) для реализации функций учета и контроля рабочего времени.
3. Проектирование программного и алгоритмического обеспечения, реализующего функции автоматизированной информационной системы.

Методы. В качестве методов решения задач курсовой работы используются: метод системного анализа, методология объектно-ориентированного программирования, методы проектирования информационных систем (баз данных).

Технологии. В качестве средства системы управления базой данных в работе использована среда Microsoft Access, с помощью которой решались задачи проектирования базы данных.

Научная новизна. В работе предлагаются модели и методы решения задачи автоматизации учета и управления финансовыми потоками производственного предприятия. Разработанное программное обеспечение позволит существенно повысить эффективность труда сотрудников выполняющих функции учета и управления финансовых потоков.

Практическая значимость. Результаты курсовой работы могут быть использованы в виде программного обеспечения, в различных производственных компаниях и предприятиях, различных форм собственности для автоматизации функций управления финансовыми потоками, а так же в учебном процессе высших учебных заведений.

1 Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Планировать, анализировать и контролировать финансовые потоки можно с помощью многих корпоративных информационных экономических систем, однако наибольшие возможности по бюджетному управлению предприятием предоставляют специальные программы – автоматизированные системы управления финансовыми потоками^[1].

Автоматизированная система управления финансовыми потоками (АСУФП) представляет собой электронную финансовую модель компании в виде взаимосвязанных финансовых показателей связанных с производством, инвестициями, продажами, закупками и т. д.

Эта модель позволяет не только планировать потоки финансовых средств по каждому центру финансовой ответственности и сравнивать их с фактическими данными, но и анализировать, каким образом текущие и будущие изменения показателей отразятся на финансовом состоянии компании.

В моделировании должны принимать участие, как финансовый директор, так и другие сотрудники, занимающиеся составлением и исполнением бюджета. Поскольку данные для контроля и анализа поступают из других корпоративных информационных систем, то любая АСУФП должна состоять из следующих функциональных блоков^[2]:

• системы бюджетов;
• средств для работы с системой финансовых показателей (дополнительные функции, редактор отчетов);
• средств для организации коллективной работы;
• средств для импорта (перевода) данных из одной учетной системы в другую.

Контекстная диаграмма разрабатываемой системы представлена на рис.1.1.

Рисунок 1.1. Контекстная диаграмма разрабатываемой системы

В качестве входных информационных потоков в системе рассматриваются^[3]:

- список бюджетов;

- фактические данные финансовых показателей;

- запросы на формирование отчета;

- плановые показатели финансовых показателей;

- запросы на формирование отчетов.

В качестве выходных показателей

- отчеты о выполнении бюджетов;

- план использования финансовых средств;

- поток учетной информации.

Основными пользователями в системе являются:

- финансовый директор предприятия;

- руководители структурных подразделений.

Все пользователи руководствуются законами РФ и должностными инструкциями

1.2 Характеристика существующих бизнес – процессов

Автоматизация бизнес-процессов проводится с целью:

• минимизации времени составления бюджета организации и ее отделов;
• автоматизации формирования баланса деятельности предприятий;
• автоматизации контроля расчетов предприятий;
• составления плана использования финансовых ресурсов;
• создания эффективного инструмента по управлению финансовыми потоками;
• обеспечения доступности отчета по подразделениям, по операциям бюджета, практически в режиме «он-лайн», с исключением временного фактора трудозатрат специалиста на его составление;
• исключения рутинных операций, отвлекающих ресурс специалиста, таких как: заполнение форм документов, контроль над комплектностью первичных исходящих документов, поиск нужных форм на бумажном носителе, ксерокопирование, пр.;
• повышения оперативности принятия решения по планированию экономической деятельности предприятия на всех уровнях и подразделения предприятия;
• минимизации времени на проверку отчетов по выполнению статей бюджета и производных отчетов;
• сокращение издержек на непроизводственные операции.

Основные работы, выполняемые в автоматизированной системе управления финансовыми потоками, представлены схеме – детализации контекстной диаграммы на рисунок 1.2.

Среди основных активностей в автоматизированной системе управления финансовыми потоками целесообразно выделить (рисунок 1.2): - формирование плана бюджетов; регистрация финансовых показателей; формирование плана использования финансовых средств; поиск и обработка информации для составления отчета.

В таблице 1.1. представлены Основные действия для реализации функций системы.

Рисунок 1.2. Детализация бизнес-процессов автоматизированной системы управления финансовыми потоками

Таблица 1.1

Основные действия для реализации функций системы

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Автоматизация функций по управлению финансовыми потоками предназначена для решения автоматизации повседневной работы финансового директора и руководителя финансового подразделения.

Высокая трудоёмкость обработки информации, низкая оперативность, дублирование потоков информации, несовершенство организации сбора и регистрации информации – факторы, тормозящие развитие организации. Решить эти недостатки и призвана автоматизация функций специалиста, которую планируется осуществить на практике.

Кроме того, необходимо учесть, что базовая технология была ручная. Она имела множество недостатков:

• низкая производительность труда из-за большого числа вычислений;
• большая трудоемкость;
• необходимость привлечения дополнительного штата сотрудников для решения всего комплекса задач;
• низкая оперативность;
• несовершенство организации сбора и регистрации информации;
• недостоверность получаемых результатов.

Кроме этого, постоянно нарастающие потоки информации и постоянное усложнение технологии расчетов и необходимость проведения по ним динамического анализа в ближайшей перспективе сделали бы ручной вариант просто нереальным.

Рассмотрим схему документооборота, которая представлена на рисунке 1.3.

Функции автоматизированной системы могут быть достигнуты, за счет использования вычислительной техники и программных средств^[4]. Учитывая, что поиск информации, сведений и документов учета в деятельности специалистов составляют порядка 30% рабочего времени, то внедрение автоматизированной системы учета позволит существенно высвободить квалифицированных специалистов. Это может привести к экономии фонда заработанной платы, уменьшения штата сотрудников, однако могут привести и к введению в штат сотрудников отдела штатной единицы оператора, в обязанности которого будет входить ввод сведений о протекающих бизнес-процессах составления приказов и учета сотрудников.

Рисунок 1.3. Схема документооборота

Необходимо отметить, что внедрение разрабатываемой системы позволит снизить, а в идеале, полностью исключить ошибки учета показателей финансовой деятельности предприятия, а так же позволит более обосновано подходить к вопросам планирования экономической и финансовой деятельности.

Автоматизация задачи предположительно снизит трудовые и экономические затраты приблизительно в 3 раза, так как возрастет скорость и качество обслуживания распоряжений дирекции, сотрудников за счёт постоянного мониторинга сведений о документации и возможности каждого руководителя иметь необходимую информацию о текущем выполнении финансовых планов.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Проектные решения представляют собой набор документов, с помощью которых происходит процесс автоматизации^[5]. Данный раздел описывает эти документы: