Файл: Эффективность проектной команды.pdf

Введение

Актуальность данной темы состоит в том, что в условиях кризиса появляется все больше задач, выполнение которых требует проектной формы управления. Повышение сложности проектов, использование новых технологий требуют создания комплексных команд, они состоят из различных специалистов, работающих рядом друг с другом.

Под командой понимается коллектив (объединение людей, осуществляющих совместную деятельность и обладающих общими интересами), способный достигать цели автономно и согласованно, при минимальных управляющих воздействиях. Команды существуют во многих областях деятельности: уже привычными стали термины «команда проекта», «управленческая команда», «творческая команда».

Причинами роста популярности команд являются проблемы экономического плана, включающими в себя рост конкуренции, технологические достижения, необходимость решения сложных проблем в максимально короткие сроки, текучесть кадров. А также обладают команды и недостатками: это высокая концентрация специалистов на узком фронте работ, повышенный фонд стимулирования и интенсивный ритм работы служб обеспечения, необходимость обучения и тренинга членов команды, ограниченность размера, возможность самораспада.

В большинстве современных работ, посвященных изучению многоагентных систем, моделей коллективного поведения и моделях группового управления, термин «группа» агентов может условно трактоваться как «команда». Однако во всех перечисленных случаях агенты пассивны в том смысле, что совместное принятие ими решений отсутствует. Учитывая, что результат деятельности команды зависит от действий каждого ее участника, то для того, чтобы выбрать собственное действие, субъект должен «предсказать», какие действия выберут другие члены команды, а для этого необходимо иметь представление о той информации, которой располагают остальные члены команды. Это возможно на основе подхода к формированию команды проекта, учитывающего «рефлексивные» аспекты принятия решений членами команды, в которых автономность и слаженность совместной деятельности членов команды (по достижению общих целей) обеспечивается тем, что их действия согласованы с иерархией взаимных представлений друг о друге.

В зависимости от специфики, размера и типа проекта в его реализации могут принимать участие от одной до нескольких десятков организаций и столько же отдельных специалистов. У каждого из них свои функции, степень участия в проекте и мера ответственности за его реализацию.

Наиболее востребованные личностные качества специалиста, наряду с профессионализмом, является способность действовать в команде. Ключевым фактором эффективной работы команды является способность каждого eе члена "работать на результат". Однако на практике психологический акцент нередко смещается с результатов деятельности на межличностную конкуренцию, что часто приводит к скрытой и явной конфронтации. A это, в свою очередь, ведёт к деловому и экономическому спаду, формирует напряжение внутри коллектива, разрушительно воздействует на личность.

Для этого нужно понять что же такое проект? Конечно же большое значение имеет процесс формирования команды при управлении проектом, ктo лидер и ктo входит в состав команды? Данный вопрос я считаю актуальным и рассмотрю его в своей курсовой работе.

Целью моей работы является выявление особенностей формирования эффективной команды проекта и инструментов.

Исходя из цели курсовой работы, ставим перед собой следующие задачи: рассмотреть понятие управление проектами, как формируется проектная команда, как достичь ее эффективности, понять проблемы и недостатки командного проекта компании ООО «Смарт».

Для успешной реализации проекта огромное значение имеет эффективная команда проекта.

1. Основные понятия и методология проекта

   1. Сущность понятия «проект»

Существует ряд определений термина «проект», каждое из которых имеет право на существование, в зависимости от конкретной задачи, стоящей перед специалистом. В самом общем виде проект (англ. projekt) – это «что – либо», что задумывается или планируется, например, большое предприятие» (толковый словарь Webster). Проект может рассматриваться как некоторая задача с определенными исходными данными и требуемыми результатами (целями), обуславливающими способ ее решения. Проект заключает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты. С точки зрения системного подхода проект может рассматриваться как процесс перехода из исходного состояния в конечное – результат при участии ряда ограничений и механизмов. В современном понимании проекты – то, что изменяет наш мир: строительство жилого дома или промышленного объекта, программа научно – исследовательских работ, реконструкция предприятия, создание новой организации, разработка новой техники и технологии, создание кинофильма, развитие региона и т. д. [11, стр332]

Германский промышленный стандарт DIN 69 901 определяет проект как «замысел (намерение), который в значительной степени характеризуется одноразовостью условий в их совокупности, например заданием цели, временными, финансовыми, людскими или другими ограничениями, разграничением от других намерений и специфической организацией выполнения проекта».

Институт проектного менеджмента PMI определяет проект как ограниченное во времени намерение создать уникальный продукт, услугу или результат.

Проект: projectus (лат.) – «брошенный вперёд». Это временное предприятие для создания уникальных продуктов, услуг или результатов.

Профессор В. И. Воропаев предлагает следующее определение проекта: проект – это ограниченное по времени целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств и ресурсов и специфической организацией. Включение в определение «отдельной системы» указывает не только на целостность проекта и наличие у него границ, но и подчеркивает единственность проекта (в отличие от серийного производства или текущей деятельности организации), а значит, его неповторимость и признаки новизны [5, стр. 17]

P. Steinbuch дает практичное короткое определение: проект – это одноразовое намерение выполнения задачи.

Таким образом, проект характеризуется:

• определенной целью;
• определенными средствами (человеческие, материальные, финансовые ресурсы);
• определенным временем выполнения;
• уникальностью

Единого общепринятого определения понятия «проект» в литературе не существует.

Итак, в современном понимании проекты — это то, что изменяет наш мир: строительство жилого дома или промышленного объекта, программа научно-исследовательских работ, создание политической партии, реконструкция предприятия, создание новой организации, разработка новой техники и технологии, сооружение корабля, создание кинофильма, развитие региона — это все проекты.

Проект может существовать ровно столько времени, сколько требуется для получения конечного результата. Концепция проекта вполне совместима с концепцией фирмы или предприятия и не только не противоречит ей, но часто становится основной формой деятельности фирмы

Все определения термина «проект» содержат нечто общее, т.е. необходимые признаки, характеристики проекта, позволяющие его выделять из всего многообразия явлений в качестве некого вида таких явлений.

• 1. Понятие «управление проектами»

Управление проектами по природе своей предполагает применение системного подхода. Проекты, программы и портфели проектов являются системами, компетенции менеджеров проектов предполагают способность к системному мышлению. Целесообразно говорить и о профессиональных стандартах по управлению проектами, и о понятийном аппарате с системных позиций. [7, стр. 4]

Управление проектами (project management) – это относительно новая научная дисциплина, раздел теории управления социально-экономическими системами, изучающий методы, формы и средства наиболее эффективного и рационального управления изменениями. Это искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов управления и информационных технологий для достижения определённых результатов по составу и объему работ, их стоимости, срокам и качеству [4, стр. 6]

Управление проектами - отдельная область менеджмента, предназначенная специально для управления временной деятельностью с уникальными результатами [11,стр.7]

В 1969 г. В США начинает работу Институт управления проектами (PMI — Project Management Institute) — международная некоммерческая ассоциация специалистов в области проект-менеджмента, объединяющая более 150 стран. PMI создан для информационной и технологической поддержки профессионалов в области управления проектами. Деятельность его связана с разработкой стандартов в этой сфере, исследовательской и учебной деятельностью, осуществлением профессиональной сертификации. Профессиональная сертификация проводится для получения степени PMP (Project Management Professional) и CAPM (Certified Associate in Project Managemeny). К 1987 г. управление проектами было выделено в отдельную дисциплину, и PMI разработал первую редакцию международного стандарта PMBOK. На сегодняшний день разработано несколько стандартов института, описывающих различные аспекты управления проектами. [1, стр. 7]

Единого способа для определения идеальной структуры проекта не существует. Несмотря на общепринятую отраслевую практику стремления к использованию предпочтительной структуры, проекты в одной и той же отрасли (или даже в одной и той же организации) могут существенно отличаться друг от друга [5, стр. 39]. Некоторые организации вводят правила, стандартизирующие все проекты, тогда как другие позволяют команде управления проектом выбирать наиболее подходящий вариант для каждого конкретного проекта. Например, одна организация может расценивать изучение выполнимости проекта как обычную пред проектную работу, другая может считать его первой фазой проекта, а третья может выделить изучение выполнимости в отдельный автономный проект. Аналогично: одна команда проекта может разделить проект на две фазы, тогда как другая команда проекта может принять решение об управлении всеми работами в единой фазе. Многое зависит от характера конкретного проекта и стиля работы команды проекта или организации.

Управление проектом включает:

- идентификацию требований к проекту;

- удовлетворение различных потребностей, решение проблем и удовлетворение ожиданий различных стейкхолдеров проекта в ходе планирования и выполнения проекта;

- установление ясных и достижимых целей;

- адаптацию спецификаций, планов и подходов к различным интересам и ожиданиям стейкхолдеров проекта;

- балансирование противоречивых требований к качеству, объему

работ, времени выполнения и стоимости [5, стр. 30].

Задачи управления проектом:

— определить цели проекта и провести его обоснование;

— выявить структуру проекта (подцели, основные этапы работ, которые предстоит выполнить);

— определить необходимый объем и источники финансирования;

— подобрать исполнителей и сформировать команду проектантов;

— подготовить и заключить контракты;

— определить сроки выполнения проекта, составить график его реализации;

— рассчитать необходимые ресурсы;

— рассчитать смету и бюджет проекта;

— планировать и учитывать риски;

— обеспечить контроль за ходом выполнения проекта и многое другое. [12, стр. 20]

Управление проектами выполняется с помощью применения и интеграции логически сгруппированных процессов управления проектами, объединённых в 5 групп процессов:

• Инициация – официальное объявление о начале проекта. Найти тех, кто заинтересован в выполнении проекта, выделить его реальные цели, подчеркнуть коммерческие выгоды.

• Планирование – начинается с определения решаемой задачи, поставленных целей и объёма работы. Сюда же входит составление плана реализации проекта.

• Выполнение – исполнение работ, определенных в плане управления проектом, координация людей и ресурсов, интеграция и выполнение операций проекта. Это рабочая задача менеджера.

• Контроль – рабочая задача менеджера. В нее входят мониторинг проекта, определение производительности участников, сверка с планом проекта.

• Завершение – официальное объявление о закрытии проекта, документирование степени выполнения задач и извлеченных из проекта уроков, закрытие контрактов, высвобождение ресурсов для других начинаний. [16, стр.4].

Сфера управления проектами имеет свою уникальную область знаний, частично пересекающуюся с соседними областями. Область общего управления содержит знания, которые следует иметь каждому менеджеру проекта. Область технического управления содержит специальные знания в конкретной области деятельности. Это то, что делает менеджера проекта специалистом в этой области. Вспомогательные и поддерживающие дисциплины помогают менеджеру проекта лучше выполнять свои функции [5, стр. 30]