Файл: Эффективность проектной команды.pdf

В каждом проекте можно определить специалистов, деятельность которых критична для успеха проекта в целом. Например, члены высшего руководства организации, контролирующие проект; специалисты, обладающие специфической квалификацией, необходимой для достижения результатов проекта, и т.п. В любом случае организационная структура управления должна обеспечивать прямой контакт менеджера проекта с данными специалистами. [18, стр. 48]

Под управлением проектом подразумевается деятельность, направленная на эффективное достижение целей проекта с заданным качеством, в установленные сроки, в рамках утвержденного бюджета, при существующих ограничениях и имеющейся неопределенности, за счет использования наличных ресурсов и технологий, а также управленческих знаний, опыта и специализированных подходов, методов и систем. [18, стр. 18]

По причине возможного изменения план управления проектом носит итеративный характер и проходит через последовательную разработку на различных стадиях жизненного цикла проекта. Накопление знаний и опыта позволяет команде управления проектом осуществлять управление на более детальном уровне по мере развития проекта.

1.3. Жизненный цикл проекта

Любой проект от возникновения идеи до полного завершения проходит через ряд последовательных ступеней развития, полная совокупность ступеней развития образует жизненный цикл проекта. Жизненный цикл проекта принято делить на фазы, фазы на стадии, стадии на этапы. [14, стр. 12]

Фундаментальные понятия «жизненный цикл» и «структура проекта» присутствуют во всех управлениях проектами и являются ключевыми с точки зрения эффективного управления реализацией любого проекта. В данной главе представлены основные правила и алгоритмы структуризации проекта, а также даны представления о типичных ошибках, совершаемых при структуризации проекта. Здесь же приводится обзор основных методов и средств структуризации проекта и объясняется структура проекта с точки зрения взаимодействия проекта с его внешней средой. [8, стр. 18]

Жизненный цикл проекта – это набор, как правило, последовательных и иногда перекрывающихся фаз проекта, названия и количество которых определяются потребностями в управлении и контроле организации или организаций, вовлеченных в проект, характером самого проекта и его прикладной областью.

Жизненным циклом проекта является промежуток времени между моментами появления (зарождения) и ликвидации (завершения) [6, стр. 22]

Жизненный цикл может документироваться с помощью методологии. Жизненный цикл проекта может определяться или формироваться уникальными аспектами организации, отрасли промышленности или используемой технологии. Поскольку каждый проект имеет определенное начало и конец, конкретные результаты и действия, имеющие место в этом промежутке, широко варьируются для каждого проекта. Жизненный цикл обеспечивает базовую структуру для управления проектом, независимо от включенных в него конкретных работ.[11, стр.15]

По современным воззрениям, принимая во внимание концепцию устойчивого развития человеческого общества, команда проекта должна понимать и учитывать полный жизненный цикл продукта (услуги, результата) [5, стр. 37]

Фаза проекта – это набор логически взаимосвязанных работ, по завершении которых достигается один из основных результатов проекта. [2, стр. 37]

Рисунок 1.3 Концептуальная схема жизненного цикла проекта [2, стр. 37]

Проекты различаются по размеру и сложности. Независимо от размеров и степени сложности все проекты могут быть представлены в виде жизненного цикла со следующей структурой:

•Начало проекта

•Организация и подготовка

•Выполнение работ проекта

•Завершение проекта

Рис.1.3 1 Пример жизненного цикла проекта. [11,стр.16]

Менеджеры проекта или организация могут разделить проект на фазы, чтобы обеспечить более качественное управление с соответствующими отсылками на текущие операции исполняющей организации. Совокупность этих фаз составляет жизненный цикл проекта.

2. Принципы формирования проекта и преимущества групповой работы

2.1. Участники проекта

Участники проекта – это лица или организации, либо активно участвующие в проекте, либо на чьи интересы могут повлиять результаты исполнения или завершения проекта. Следует отметить, что участники проекта — категория более широкая, чем команда проекта.

Участником проекта в принципе может быть любое физическое лицо (зарегистрированный пользователь системы, который может подать заявку администратору проекта для внесения себя в список его участников). В одном проекте может участвовать несколько персон и несколько компаний одновременно.

В зависимости от типа проекта в его реализации могут принимать участие от одной до нескольких десятков (иногда — сотен) организаций. У каждой из них свои функции, степень участия в проекте и мера ответственности за его судьбу. [18, стр. 44]

Команда управления проектом должна выявить участников проекта, определить их требования и ожидания и, насколько это возможно, управлять их влиянием в отношении требований, чтобы обеспечить успешное завершение проекта. Участники могут оказывать положительное (деловые круги общества) или отрицательное (группы защитников окружающей среды, коррумпированные чиновники) влияние на проект. Команда проекта часто не обращает внимания на отрицательно влияющих участников, рискуя тем самым провалить проект [16 стр. 42]

Существует два основных принципа формирования команды для управления проектом.

1. Ведущие участники проекта - заказчик и подрядчик (кроме них, могут быть и другие участники) - создают собственные группы, которые возглавляют руководители проекта соответственно от заказчика и подрядчика. Эти руководители подчиняются единому руководителю проекта. В зависимости от организационной формы реализации проекта руководитель от заказчика или от подрядчика может являться руководителем всего проекта.
2. Для управления проектом создается единая команда во главе с руководителем. В команду входят полномочные представители всех участников проекта для осуществления функций согласно принятому распределению зон ответственности.[9, стр.333]

Помимо активных участников, проект может затрагивать интересы большого количества различных субъектов, так или иначе, на него влияющих. Это — поставщики, владельцы, общественные организации, средства массовой информации, органы государственной власти, общество в целом.

В широком смысле участника проекта можно определить как физическое или юридическое лицо, вовлеченное в деятельность по проекту, заинтересованное в успешной или неуспешной реализации проекта. [18 стр. 45]

2.2. Формирование проектной команды

Формирование команды проекта - отдельная задача проектного управления, когда все усилия направлены на объединение квалифицированных специалистов в группу, способную самостоятельно анализировать и реализовывать функциональные задачи проекта. Этапы формирования команды проекта:

определение задач;

распределение ролей, определение необходимой квалификации членов команды и их количества;

согласование;

определение условий и ресурсов проекта;

формирование команды проекта.

Необходимо понимать, что сформированная в соответствии с критериями набора проектная группа проходит определенные этапы развития, требующие управленческого внимания. Данные этапы соответствуют стадиям групповой динамики и включают в себя: формирование, этап конфликтов и конфронтации, этап нормализации, основной этап работы, расформирование. [15 стр. 105]

При подборе команды руководитель проекта должен как можно раньше наладить взаимодействие с руководителями функциональных подразделений.

При формировании команды следует учитывать ряд трудностей. Одна из них — это высокие требования к психологической готовности участников. [9, стр. 470]

В активной части процесса формирования команды выделяют четыре основные цели:

– изменение набора целей или приоритетов;

– анализ и распределение способа работы;

– анализ норм, способа принятия решений, коммуникаций;

– определение взаимосвязей между людьми, выполняющими работу.

Проектная команда должна удовлетворить запросы заказчика и других, не входящих в команду участников проекта, выраженные в виде декларируемых ими или скрытых (латентных) целей.

Задачи, первоначально поставленные перед командой проекта и возникающие в ходе его осуществления, полностью определяются набором тех декларируемых и скрытых целей, носителями которых выступают участники проекта.

Команда проекта — специальная временная организационная структура, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период осуществления проекта с целью эффективного достижения его целей. Состав и функции команды проекта зависят от масштабов, сложности и других характеристик проекта. Основная сила проектной концепции управления заключается в делегировании власти и возложении ответственности за достижение целей на определенных руководителей — менеджера проекта и ключевых членов команды. Основная проблема проектной концепции управления заключается в сложности создания эффективной временной системы управления, которая должна функционировать совместно с постоянной системой управления в организации. [8, стр. 29]

Рис. 2.2.Этапы формирования команды проекта [9, стр. 337]

В проекте принято выделять следующие цели

-участников проекта, входящих в команду;

-других участников проекта, не входящих в команду;

- исполняющей организации;

- проекта;

-команды;

- членов команды.

Выделяют три типа проектных команд:

команда проекта (КП) — организационная структура проекта, в которую вовлечены как все лица, непосредственно выполняющие работы проекта, так и лица, представляющие интересы различных участников проекта. Задачей руководства команды проекта является выработка стратегии проекта, ориентированной на достижение целей проекта;

команда управления проектом (КУП) — организационная структура команды проекта, включающая тех членов КП, которые вовлечены в управление проектом, в том числе представителей некоторых участников проекта и административно-управленческого персонала. Задачей КУП является исполнение всех управленческих функций и работ в проекте по ходу его осуществления;

команда менеджмента проекта (КМП) — организационная структура проекта, возглавляемая управляющим (главным менеджером) проекта и создаваемая на период осуществления проекта или одной из стадий его жизненного цикла. Часто в КМП входят работники, осуществляющие менеджерские и другие функции управления проектом, а также непосредственно участвующие в принятии решений. Среди главных задач такой команды можно назвать реализацию стратегических решений и осуществление тактического (ситуационного) менеджмента. КМП часто называют группой менеджмента, просто менеджментом или топ - менеджментом, руководством и пр.

Время существования команды проекта всегда связано с его началом и окончанием.

В процессе образования и деятельности команды проекта выделяют пять стадий:

1) образование — члены команды объединяются со стремлением к взаимному сотрудничеству;

2) интенсивное формирование — после начала совместной работы оказывается, что члены команды имеют разные мнения относительно способов достижения целей проекта и подходов к его осуществлению, что может приводить к спорам и даже конфликтам;

3) нормализация деятельности — члены команды приходят к взаимному согласию в результате переговоров и компромиссов и разрабатывают нормы, на основании которых будет построена их дальнейшая работа;

4) исполнение планов по реализации проекта — после того как мотивация членов команды и эффективность ее работы возрастают, процесс осуществления проекта стабилизируется и команда проекта может работать с высокой эффективностью на протяжении всего периода его осуществления;