Файл: Проектный офис (Методические подходы к организационным структурам управления проектами).pdf
Добавлен: 29.03.2023
Просмотров: 84
Скачиваний: 1
СОДЕРЖАНИЕ
Глава 1. Теоретические аспекты создания проектного офиса
1.1. Методические подходы к организационным структурам управления проектами
1.2. Офис управления проектами: назначение и подходы к организации
Глава 2. Практика создания проектных офисов на примере МБОУ СОШ №12 г. Сугрута
2.1. Управление проектами в МБОУ СОШ № 12 г.Сургута
2.2. Предлагаемые методы оценки эффективности проектного офиса в МБОУ СОШ № 12 г.Сургута
Оба варианта имеют свои плюсы и минусы. Разработка методологии с помощью внешнего консультанта обойдется дороже, зато будет выполнена быстрее, так как у него большой опыт подобной работы. Разработка своими силами дешевле, но требует привлечения в офис управления проектом квалифицированных специалистов-методологов или повышения квалификации существующих. И как показывает практика, многие из тех, кто получил внутренний опыт разработки методологии управления проектами, потом уходят в профессиональные консалтинговые компании или открывают свой бизнес в этой области[28]. Консультант мотивирован быстрее выполнить работу по условиям договора, в то время как штатные сотрудники компании зачастую заинтересованы только в сохранении своего рабочего места и увеличении уровня дохода без повышения эффективности[29].
Компромиссным вариантом может быть разработка методологии совместно с внешним консалтингом, тогда консультанты ставят задачи и курируют работу, а ее основной объем выполняют сотрудники компании[30]. Это снижает затраты и не создает внутри компании избыточной компетенции. В зависимости от переданных функций определяются место офиса управления проектом в организации, полномочия и ответственность его руководителя[31]. В табл. 4 в сводном виде приведено несколько типовых вариантов организации офиса управления проектом.
Таблица 4 Типовые варианты организации работы офиса управления проектами[32] |
||||
Роль |
Ключевые функции |
Ответственность |
Место |
Статус руководителя |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Проектная |
Контроль соблюдения |
Точность и своевременность предоставления |
Сервисное |
Начальник отдела |
Продолжение таблицы 4
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Центр ответственности за текущие |
Управление |
Качество управления проектами - соблюдения сроков и бюджета |
Функциональное |
Руководитель |
Центр прибыли |
Управление портфелем |
Прибыль |
Орган стратегического управления |
Первый заместитель генерального директора, старший вице-президент |
Первый шаг любого офиса управления проектами — сбор отчетности по текущим проектам, подготовка сводных отчетов и проверка соблюдения регламента. При этом главной задачей офиса управления проектом является предоставление руководству своевременной и точной информации о статусе проектов, а все решения по проектам принимает руководитель, являющийся заказчиком этой отчетности[33].
В больших компаниях такие «канцелярии» могут создаваться в каждом крупном подразделении, выполняющем проекты, или же создается единый офис управления проектом, услугами которого пользуются все подразделения (рис. 2).
Если в подразделении выполняется множество проектов и заказчиком отчетности является руководитель этого подразделения, то создается собственный офис управления проектом. В соседнем подразделении, где могут существовать другие правила ведения проектов и другие форматы отчетности, может быть создан еще один офис управления проектом.
Если же заказчиком отчетов является высший управляющий орган компании и подразделения не имеют большого объема проектов или не слишком самостоятельны, то создается единый офис управления проектом для всей компании. Это более предпочтительный вариант, так как, во-первых, обеспечивается высокая степень унификации проектной отчетности и способов ведения проектов, а во-вторых, отчеты поступают из офиса управления проектом сразу руководству, минуя «фильтр» в лице руководителей подразделений. Это гарантирует получение более точной информации о состоянии дел в проектах[34].
Рисунок 2 - Пример организационной структуры предприятия с офисом управления проектом в качестве сервисного подразделения[35]
Если создается Центр ответственности за текущие проекты, то в этом варианте офиса управления проектом руководители проектов являются его сотрудниками и, таким образом, офис управления проектом отвечает за реализацию проектов. Такие офисы управления проектом существуют в компаниях с большим количеством внешних проектов, когда проект соответствует договору с клиентом.
Офис управления проектом является посредником между отделом продаж и производством и осуществляет функцию контроля исполнения договорных обязательств, а его руководитель — одним из рядовых руководителей подразделения предприятия (рис. 3).
Рисунок 3 - Пример организационной структуры предприятия, в которой офис управления проектом является центром ответственности за проекты[36]
Если создается Центр ответственности за текущие проекты, то в этом варианте офиса управления проектом руководители проектов являются его сотрудниками и, таким образом, офис управления проектом отвечает за реализацию проектов. Такие офисы управления проектом существуют в компаниях с большим количеством внешних проектов, когда проект соответствует договору с клиентом. Офис управления проектом является посредником между отделом продаж и производством и осуществляет функцию контроля исполнения договорных обязательств, а его руководитель — одним из рядовых руководителей подразделения предприятия[37].
Офис управления проектами с функциями управления портфелем транслирует стратегию предприятия в портфель проектов и обеспечивает максимальную рентабельность инвестиций. В этом случае ОУП становится «над» всеми производственными и сервисными подразделениями, являясь посредником между ними и высшим органом управления (рис. 4).
Рисунок 4 – Офис управления проектом как инструмент для трансформации стратегических целей в набор проектов[38]
Достаточно распространенный вариант — это создание офиса управления проектом из двух отделов: первый занимается стратегическим управлением проектами, а второй является «канцелярией» или же администрирует текущие проекты и управляет ими[39]. Другая распространенная схема — создание стратегического офиса управления проектами на уровне руководства предприятия и общего сервисного проектного офиса или офиса управления проектом в каждом крупном подразделении. В некоторых случаях «стратегический» офис управления проектом управляет общекорпоративными проектами, а все проекты отдельных департаментов координируются локальными офисами управления проектов.
Выводы.
Организационная структура управления проектами представляет собой внутреннее устройство всей системы управления и показывает взаимоотношения между структурными подразделениями (на внутреннем этапе) и взаимосвязь объекта управления с внешней средой. Структура проекта организует связи и отношения между ее элементами, необходимые для эффективного осуществления процесса управления проектом.
В управлении проектами выделяют три основных типа организационных структур: функциональную, матричную и проектно-ориентированную.
Наиболее надежен проектный способ организации работ, когда для достижения цели создается отдел, куда переводятся необходимые сотрудники, и руководитель отдела отвечает за результат. Однако этот способ является и самым дорогостоящим. Применять проектный принцип имеет смысл для длительных, масштабных, сложных и ресурсоемких проектов. Функциональный принцип может быть вполне эффективен при правильной организации небольших типовых проектов. Для промежуточных ситуаций стоит применять матричные подходы.
Офис управления проектами – это структура, которая отвечает за управление проектами. Офис управления проектами выполняет два больших блока задач: поддержку и развитие методологии управления проектами и администрирование и управление проектами.
Глава 2. Практика создания проектных офисов на примере МБОУ СОШ №12 г. Сугрута
2.1. Управление проектами в МБОУ СОШ № 12 г.Сургута
Объектом исследования является муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 12 (далее МБОУ СОШ №12) с углубленным изучением отдельных предметов.
В настоящий момент в школе реализуются следующие проекты: «Школьная библиотека», «Мой учитель», «Школьный музей», «Познание и творчество», «Школа цифрового века», «Шаг в будущее»[40].
Организационная схема управления проектами в школе представлена на рис. 5. Организационная структура относится к категории «Управление по проектам», так как проекты являются, с одной стороны, обособленными, а, с другой - связан с другими подразделениями школы.
Рисунок 5 - Управление проектами в школе № 12[41]
Структура функционирования управленческого аппарата проекта представлена на рис. 6.
Рисунок 6 - Структура функционирования управленческого аппарата проекта[42]
Руководитель портфеля проектов – Директор школы.
Команда портфеля проектов – зам. директора по УВР, руководитель Методического совета.
Рабочий план реализации проекта представлен в таблице 5.
Таблица 5
Рабочий план реализации проектов[43]
Содержание
Сроки |
Ответственные |
||
1 |
2 |
3 |
4 |
1. |
Анализ состояния учебно-воспитательного процесса в школе |
Апрель 2016 г. |
Команда портфеля |
2. |
Оценка кадровых ресурсов, состояния материально-технической базы школы. |
Май 2016 г. |
Команда портфеля |
3. |
Формирование команды портфеля |
Май 2016 г. |
Руководитель портфеляпроекта |
4. |
Разработка проекта «Школьная библиотека» |
Июнь 2016 г. |
Команда портфеля |
5. |
Разработка проекта «Мой учитель» |
Июнь 2016 г. |
Команда портфеля |
6. |
Разработка мероприятий го оптимизации проектов «Школьный музей», «Познание и творчество». |
Август 2016 г. |
Команда портфеля |
Продолжение таблицы 5
1 |
2 |
3 |
4 |
7. |
Отбор проектов «Школьная библиотека», «Мой учитель» |
Август 2016 г. |
Команда портфеля |
8. |
Запуск проекта «Школьная библиотека» |
Сентябрь 2016 г. |
Команда портфеля |
9. |
Запуск проекта «Мой учитель» |
Сентябрь 2016 г. |
Команда портфеля |
10. |
Разработка инструмента мониторинга реализации портфеля проектов |
Ноябрь 2016 г. |
Команда портфеля |
11. |
Расширенное заседание руководителей, творческих групп проектов по обсуждению планов-графиков для организации взаимодействия. |
Октябрь 2016 г. |
Руководитель проекта |
12. |
Отчет руководителей о ходе реализации проектов (выполнение плана-графика, работы творческих групп) |
1 раз в четверть |
Команда портфеля |
13. |
Проведение мониторинга |
1 раз в полугодие |
Команда портфеля |
14. |
Заседание Центра ответственности за портфель проектов (корректировка, координация ресурсов, обсуждения взаимодействия творческих групп проектов). |
1 раз в полугодие |
Руководитель проекта |
15. |
Разработка проекта « Школа цифрового века» |
Ноябрь 2016 |
Команда портфеля |
16. |
Разработка проекта «Шаг в будущее» |
Ноябрь 2016 |
Команда портфеля |
17. |
Отбор проектов «Школа цифрового века», «Шаг в будущее» |
Декабрь 2016 |
Команда портфеля |
18. |
Запуск проектов «Школа цифрового века», «Шаг в будущее» |
Январь 2017 |
Команда портфеля |
19. |
Разработка проектов, подпроектов, программ го совершенствованию системы воспитательной работы школы |
Июнь-октябрь |
Команда портфеля |
20. |
Отбор проектов, подпроектов, программ го совершенствованию системы воспитательной работы школы |
Ноябрь-декабрь |
Команда портфеля |
21, |
Запуск проектов, прошедших отбор |
Январь-февраль 2017 г. |
Команда портфеля |
22. |
Формирование нового портфеля проектов |
2017 год |
Команда портфеля |