Файл: Проектный офис (Методические подходы к организационным структурам управления проектами).pdf

ВУЗ: Не указан

Категория: Курсовая работа

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 29.03.2023

Просмотров: 84

Скачиваний: 1

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.

Оба варианта имеют свои плюсы и минусы. Разработка методологии с помощью внешнего консультанта обойдется дороже, зато будет выполнена быстрее, так как у него большой опыт подобной работы. Разработка своими силами дешевле, но требует привлечения в офис управления проектом квалифицированных специалистов-методологов или повышения квалификации существующих. И как показывает практика, многие из тех, кто получил внутренний опыт разработки методологии управления проектами, потом уходят в профессиональные консалтинговые компании или открывают свой бизнес в этой области[28]. Консультант мотивирован быстрее выполнить работу по условиям договора, в то время как штатные сотрудники компании зачастую заинтересованы только в сохранении своего рабочего места и увеличении уровня дохода без повышения эффективности[29].

Компромиссным вариантом может быть разработка методологии совместно с внешним консалтингом, тогда консультанты ставят задачи и курируют работу, а ее основной объем выполняют сотрудники компании[30]. Это снижает затраты и не создает внутри компании избыточной компетенции. В зависимости от переданных функций определяются место офиса управления проектом в организации, полномочия и ответственность его руководителя[31]. В табл. 4 в сводном виде приведено несколько типовых вариантов организации офиса управления проектом.

Таблица 4

Типовые варианты организации работы офиса управления проектами[32]

Роль

Ключевые функции

Ответственность

Место

Статус

руководителя

1

2

3

4

5

Проектная
канцелярия

Контроль соблюдения
методологии
Подготовка регулярных
отчетов по проектам

Точность и своевременность предоставления
отчетов

Сервисное
подразделение

Начальник отдела

Продолжение таблицы 4

1

2

3

4

5

Центр

ответственности за текущие
проекты

Управление
проектами

Качество управления проектами - соблюдения сроков и бюджета

Функциональное
подразделение

Руководитель
департамента,
подчиняется зам, директор по производству

Центр прибыли

Управление портфелем
проектов

Прибыль

Орган стратегического управления

Первый заместитель генерального директора, старший вице-президент


Первый шаг любого офиса управления проектами — сбор отчетности по текущим проектам, подготовка сводных отчетов и проверка соблюдения регламента. При этом главной задачей офиса управления проектом является предоставление руководству своевременной и точной информации о статусе проектов, а все решения по проектам принимает руководитель, являющийся заказчиком этой отчетности[33].

В больших компаниях такие «канцелярии» могут создаваться в каждом крупном подразделении, выполняющем проекты, или же создается единый офис управления проектом, услугами которого пользуются все подразделения (рис. 2).

Если в подразделении выполняется множество проектов и заказчиком отчетности является руководитель этого подразделения, то создается собственный офис управления проектом. В соседнем подразделении, где могут существовать другие правила ведения проектов и другие форматы отчетности, может быть создан еще один офис управления проектом.

Если же заказчиком отчетов является высший управляющий орган компании и подразделения не имеют большого объема проектов или не слишком самостоятельны, то создается единый офис управления проектом для всей компании. Это более предпочтительный вариант, так как, во-первых, обеспечивается высокая степень унификации проектной отчетности и способов ведения проектов, а во-вторых, отчеты поступают из офиса управления проектом сразу руководству, минуя «фильтр» в лице руководителей подразделений. Это гарантирует получение более точной информации о состоянии дел в проектах[34].

Рисунок 2 - Пример организационной структуры предприятия с офисом управления проектом в качестве сервисного подразделения[35]

Если создается Центр ответственности за текущие проекты, то в этом варианте офиса управления проектом руководители проектов являются его сотрудниками и, таким образом, офис управления проектом отвечает за реализацию проектов. Такие офисы управления проектом существуют в компаниях с большим количеством внешних проектов, когда проект соответствует договору с клиентом.

Офис управления проектом является посредником между отделом продаж и производством и осуществляет функцию контроля исполнения договорных обязательств, а его руководитель — одним из рядовых руководителей подразделения предприятия (рис. 3).


Рисунок 3 - Пример организационной структуры предприятия, в которой офис управления проектом является центром ответственности за проекты[36]

Если создается Центр ответственности за текущие проекты, то в этом варианте офиса управления проектом руководители проектов являются его сотрудниками и, таким образом, офис управления проектом отвечает за реализацию проектов. Такие офисы управления проектом существуют в компаниях с большим количеством внешних проектов, когда проект соответствует договору с клиентом. Офис управления проектом является посредником между отделом продаж и производством и осуществляет функцию контроля исполнения договорных обязательств, а его руководитель — одним из рядовых руководителей подразделения предприятия[37].

Офис управления проектами с функциями управления портфелем транслирует стратегию предприятия в портфель проектов и обеспечивает максимальную рентабельность инвестиций. В этом случае ОУП становится «над» всеми производственными и сервисными подразделениями, являясь посредником между ними и высшим органом управления (рис. 4).

Рисунок 4 – Офис управления проектом как инструмент для трансформации стратегических целей в набор проектов[38]

Достаточно распространенный вариант — это создание офиса управления проектом из двух отделов: первый занимается стратегическим управлением проектами, а второй является «канцелярией» или же администрирует текущие проекты и управляет ими[39]. Другая распространенная схема — создание стратегического офиса управления проектами на уровне руководства предприятия и общего сервисного проектного офиса или офиса управления проектом в каждом крупном подразделении. В некоторых случаях «стратегический» офис управления проектом управляет общекорпоративными проектами, а все проекты отдельных департаментов координируются локальными офисами управления проектов.

Выводы.

Организационная структура управления проектами представляет собой внутреннее устройство всей системы управления и показывает взаимоотношения между структурными подразделениями (на внутреннем этапе) и взаимосвязь объекта управления с внешней средой. Структура проекта организует связи и отношения между ее элементами, необходимые для эффективного осуществления процесса управления проектом.


В управлении проектами выделяют три основных типа организационных структур: функциональную, матричную и проектно-ориентированную.

Наиболее надежен проектный способ организации работ, когда для достижения цели создается отдел, куда переводятся необходимые сотрудники, и руководитель отдела отвечает за результат. Однако этот способ является и самым дорогостоящим. Применять проектный принцип имеет смысл для длительных, масштабных, сложных и ресурсоемких проектов. Функциональный принцип может быть вполне эффективен при правильной организации небольших типовых проектов. Для промежуточных ситуаций стоит применять матричные подходы.

Офис управления проектами – это структура, которая отвечает за управление проектами. Офис управления проектами выполняет два больших блока задач: поддержку и развитие методологии управления проектами и администрирование и управление проектами.

Глава 2. Практика создания проектных офисов на примере МБОУ СОШ №12 г. Сугрута

2.1. Управление проектами в МБОУ СОШ № 12 г.Сургута

Объектом исследования является муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 12 (далее МБОУ СОШ №12) с углубленным изучением отдельных предметов.

В настоящий момент в школе реализуются следующие проекты: «Школьная библиотека», «Мой учитель», «Школьный музей», «Познание и творчество», «Школа цифрового века», «Шаг в будущее»[40].

Организационная схема управления проектами в школе представлена на рис. 5. Организационная структура относится к категории «Управление по проектам», так как проекты являются, с одной стороны, обособленными, а, с другой - связан с другими подразделениями школы.

Рисунок 5 - Управление проектами в школе № 12[41]

Структура функционирования управленческого аппарата проекта представлена на рис. 6.


Рисунок 6 - Структура функционирования управленческого аппарата проекта[42]

Руководитель портфеля проектов – Директор школы.

Команда портфеля проектов – зам. директора по УВР, руководитель Методического совета.

Рабочий план реализации проекта представлен в таблице 5.

Таблица 5

Рабочий план реализации проектов[43]

Содержание

Сроки

Ответственные

1

2

3

4

1.

Анализ состояния учебно-воспитательного процесса в школе

Апрель 2016 г.

Команда портфеля
проектов

2.

Оценка кадровых ресурсов, состояния материально-технической базы школы.

Май 2016 г.

Команда портфеля
проектов

3.

Формирование команды портфеля
проектов

Май 2016 г.

Руководитель портфеляпроекта

4.

Разработка проекта «Школьная библиотека»

Июнь 2016 г.

Команда портфеля
проектов

5.

Разработка проекта «Мой учитель»

Июнь 2016 г.

Команда портфеля
проектов

6.

Разработка мероприятий го оптимизации проектов «Школьный музей», «Познание и творчество».

Август 2016 г.

Команда портфеля
проектов, руководители проектов

Продолжение таблицы 5

1

2

3

4

7.

Отбор проектов «Школьная библиотека», «Мой учитель»

Август 2016 г.

Команда портфеля
проектов

8.

Запуск проекта «Школьная библиотека»

Сентябрь 2016 г.

Команда портфеля
проектов, руководитель проекта

9.

Запуск проекта «Мой учитель»

Сентябрь 2016 г.

Команда портфеля
проектов, руководитель проекта

10.

Разработка инструмента мониторинга реализации портфеля проектов

Ноябрь 2016 г.

Команда портфеля
проектов, руководители проектов

11.

Расширенное заседание руководителей, творческих групп проектов по обсуждению планов-графиков для организации взаимодействия.

Октябрь 2016 г.

Руководитель проекта

12.

Отчет руководителей о ходе реализации проектов (выполнение плана-графика, работы творческих групп)

1 раз в четверть

Команда портфеля
проектов

13.

Проведение мониторинга

1 раз в полугодие

Команда портфеля
проектов

14.

Заседание Центра ответственности за портфель проектов (корректировка, координация ресурсов, обсуждения взаимодействия творческих групп проектов).

1 раз в полугодие

Руководитель проекта

15.

Разработка проекта « Школа цифрового века»

Ноябрь 2016

Команда портфеля
проекта

16.

Разработка проекта «Шаг в будущее»

Ноябрь 2016

Команда портфеля
проектов

17.

Отбор проектов «Школа цифрового века», «Шаг в будущее»

Декабрь 2016

Команда портфеля
проектов

18.

Запуск проектов «Школа цифрового века», «Шаг в будущее»

Январь 2017

Команда портфеля
проектов

19.

Разработка проектов, подпроектов, программ го совершенствованию системы воспитательной работы школы

Июнь-октябрь
2017

Команда портфеля
проектов

20.

Отбор проектов, подпроектов, программ го совершенствованию системы воспитательной работы школы

Ноябрь-декабрь

Команда портфеля
проектов

21,

Запуск проектов, прошедших отбор

Январь-февраль

2017 г.

Команда портфеля
проектов

22.

Формирование нового портфеля проектов

2017 год

Команда портфеля
проектов