Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них (Сущность и значение учетных регистров).pdf
Добавлен: 29.03.2023
Просмотров: 196
Скачиваний: 2
СОДЕРЖАНИЕ
ГЛАВА 1. УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ – ВАЖНЕЙШЕЕ СРЕДСТВО ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
1.2. Формы учетных регистров и их классификация
ГЛАВА 2. ФОРМИРОВАНИЕ УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ
2.1. Процесс формирования учетных регистров в зависимости от формы бухгалтерского учета
2.2. Особенности формирования учетных регистров при автоматизированной форме учета
Поскольку в оборотно-сальдовой ведомости показываются только суммы и нет корреспонденций счетов, поэтому бухгалтер пользуется еще и анализами счетов. В таблице 2 размещен фрагмент учетного регистра - анализа синтетического счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» за 2018 год с разбивкой по субсчетам на основании Приложения 4. Слова «дебет» и «кредит» в данной форме следует относить к тому счету, по которому составлен Анализ счета. Чтобы показать правила прочтения бухгалтерских проводок, мною в форму добавлена графа, в которой сформированы проводки на каждую сумму.
Рассмотрим формирование бухгалтерских проводок на примере одной из сумм. Регистр составлен по счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». Сумма 145 981,36 руб. размещена в колонке со словом «Кредит». Это означает, что в бухгалтерской проводке на кредите необходимо отразить счет 69, а в дебете будет корреспондирующий счет 20 «Основное производство».
Дебет 20 Кредит 69 145 981,36-начислены платежи в пользу фонда социального страхования от заработной платы основных работников.
Таблица 2.
Учетный регистр в форме анализа счета 69
Открытое акционерное общество "Гостиница Хакасия" |
|||||
Анализ счета 69 за 2018 г. |
|||||
Выводимые данные:БУ, сумма в руб. |
|||||
Счет |
Кор. Счет |
Дебет |
Кредит |
проводка |
|
69 |
Начальное сальдо |
377 284,25 |
|||
69.01 |
Начальное сальдо |
15 830,78 |
|||
|
20 |
145 981,36 |
Дт20 Кр69.01 |
||
|
26 |
75 658,58 |
Дт26 Кр69.01 |
||
|
51 |
79 174,40 |
Дт69.01 Кр51 |
||
|
69 |
58 872,20 |
58 872,20 |
||
70 |
160 925,77 |
Дт69.1 Кр70 |
|||
|
91 |
3 306,00 |
Дт91 Кр69.01 |
||
|
96 |
9 760,84 |
Дт96 Кр69.01 |
||
|
Оборот |
298 972,37 |
293 578,98 |
||
|
Конечное сальдо |
10 437,39 |
Автоматизированная форма учета позволяет сформировать любую карточку счета с необходимыми сведениями. Для примера приводится фрагмент свода по заработной плате (таб. 3). Полная форма данного регистра в Приложении 5. В данном случае нет необходимости в отражении бухгалтерских проводок, поэтому приводятся только суммы с названием статей начислений, удержаний и перечислений. Ее необходимость обоснована либо отражением необходимых сумм в отчетности, либо проведением анализа данных сумм управленческим персоналом, либо взаимосверкой сведений различных регистров.
При необходимости аналитического учета с указанием оправдательных документов и сумм по какой-либо корреспонденции счетов формируется отчет по проводкам, форма которого приведена в таблице 4 на основании Приложения 6.
Таблица 3.
Учетный регистр в форме карточки счета
Свод начислений и удержаний по организации |
|
Период: 1 квартал 2018 г. Группировки строк: Месяц начисления; Показатели: Сумма (руб, коп); Отбор: Организация Равно "ОАО "Гостиница Хакасия" |
|
Организация |
Сумма |
Раздел |
|
Вид расчета |
|
Организация : ОАО "Гостиница Хакасия" |
|
1. Начислено |
1 999 593,47 |
Дополнительный отпуск |
17 596,52 |
Оклад по дням |
543 303,98 |
Оклад по часам |
436 681,10 |
Доплата за работу в праздники и выходные |
29 834,99 |
Доплата за ночные часы |
28 721,80 |
Оплата больничных листов |
58 872,20 |
Таблица 4.
Учетный регистр в форме отчета по проводкам
Открытое акционерное общество "Гостиница Хакасия" |
||||||||
Отчет по проводкам за 2018 г. |
||||||||
Выводимые данные:БУ (данные бухгалтерского учета) |
||||||||
Отбор: |
Счет Дт В группе "69" И Счет Кт В группе "51" |
|||||||
Период |
Документ |
Аналитика Дт |
Аналитика Кт |
Дебет |
Кредит |
|||
Счет |
сумма |
Счет |
сумма |
|||||
18.01. 2018 |
Списание с расчетного счета ГХ00-000034 от 18.01.2018 11:29:00 Страховые взносы на выплату страховой части трудовой пенсии. Регистрационный номер в ПФР 014-001-000054 по вх.д. 13 от 18.01.2018 |
Налог (взносы): начислено / уплачено |
ООО "КБЦА" (Расчетный) Внебюджетные фонды |
69.02.7 |
78 212,49 |
51 |
78 212,49 |
В данном случае проверяется общая сумма по выполненным платежам во внебюджетные фонды в целом за 2018 год в разрезе дат и платежных поручений в соответствии с бухгалтерской проводкой Дебет 69 «Расчеты по социальному страхованию» Кредит 51 «Расчетный счет»
2.3. Способы исправления ошибок
При оформлении записей в учетных регистрах могут быть допущены различного рода ошибки. Это может быть неправильная запись сумм операций, ошибочная корреспонденция счетов, неверный подсчет итогов и другие. Следует отметить, что ошибки в данных бухгалтерского учета приводят к искажению или сокрытию объектов налогообложения, что влечет за собой применение санкций по результатам проведения контролирующими органами проверки полноты и правильности расчетов с бюджетом по налогам и сборам. А все это ощутимо отражается на финансовом состоянии организации. В связи с этим в бухгалтерском учете существует ряд обязательных учетных процедур, позволяющих выявлять и исправлять допущенные ошибки.
Основным приемом выявления ошибок является повторная проверка (сверка) записей в регистре с суммами и другими показателями в первичных документах. Аналогично сверяются записи и итоги аналитических регистров с синтетическими. Соблюдение принципа двойной записи проверяют на основе сличения записей по дебету и кредиту синтетических и аналитических счетов в соответствии с проводками. Окончательно ошибки в двойной записи выявляют в оборотных ведомостях по всем синтетическим счетам (оборотном балансе), где должно быть обеспечено равенство дебетовых и кредитовых оборотов (итогов).
Поскольку регистры в своем большинстве имеют форму таблиц, содержащих записи сумм по нескольким строкам и нескольким графам (шахматная форма), то проверку частных итогов по строкам и графам следует осуществлять приемом «сверкой на уголок». Для этого суммируют частные итоги строк по последней итоговой графе и итоги граф по последней итоговой строке. Пересечение итоговой графы и итоговой строки, т. е. нижний правый угол таблицы, должно дать одну и ту же сумму.
Особенно эффективен этот прием в регистрах, имеющих более сложную математическую связь между показателями (итогами). Например, в расчетно-платежной ведомости – «начислено» минус «удержано» равно «к выдаче на руки»; в отчетах, накопительных (оборотных) ведомостях по движению материалов – показатель «начальный остаток» плюс «приход» минус «расход» равно «конечный остаток» и т. д.
Существуют и другие, более сложные приемы и способы выявления ошибок – сверка остатков (сальдо) при учете, например, материалов (сальдовый метод), «встречные», т. е. взаимные сверки расчетов между предприятиями, повторная обработка данных по другим (контрольным) программам при использовании для учета и аудита ПЭВМ и другие.
Следует отметить, что не всегда допускаются исправления ошибок в первичных документах. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Если в названных документах имели место ошибки, документ подлежит полному переоформлению. Что касается иных первичных документов, то исправления могут вноситься, если исправление подтверждается подписями тех же лиц, которые подписали документы, с обязательной расшифровкой подписи, при этом должна быть указана дата внесения исправлений.
Обнаруженные в регистрах и документах ошибки должны, быть исправлены. Однако в настоящее время единая методика внесения исправлений и дополнений в данные бухгалтерского учета отсутствует. Выбор метода исправления ошибок зависит в основном от предпочтений организации, но можно выделить три общепризнанных способа их исправления:
- корректурный (от латинского слова «correktuira» – исправление, улучшение);
- дополнительной записи (проводки);
- отрицательной записи (проводки), или, как ее еще принято называть, «красное сторно» (от итальянского «storno» – перевод счета).
Корректурный способ применяется в случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркиваются одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки в документах подтверждается подписями лиц, составивших документ, в учетных документах – подписями лиц, производящих исправление. Оговорка об исправлении выполняется на полях или в конце страницы и содержит слово «исправлено», правильный текст или сумму и дату исправления. Неоговоренные исправления в первичных документах и учетных регистрах бухгалтерского учета не допускаются.
Способ дополнительной записи (дополнительной проводки) используется для дополнения оборотов в текущем месяце (периоде) по операциям, относящимся к прошлым месяцам (периодам). При этом в регистрах бухгалтерского учета дополнительная информация отражается дополнительной записью, которая недостает до правильной, нужной суммы. Данный способ применяется в тех случаях, когда в счетных записях не нарушена правильность корреспонденции счетов, но допущена ошибка в результате преуменьшения суммы операции. Дополнительные записи (проводки) для исправления ошибок делаются в регистрах учета на основании специальных документов — справок бухгалтерии на исправление ошибок.
Способ «сторнировочной записи». Его использование было предложено в 1889 г. российским бухгалтером А.А.Беретти. Первоначально метод носил название «цветной провод», современное название –«красное сторно» – применяется, если ошибка обнаружена в учетных регистрах после представления бухгалтерского баланса. В этом случае корректурный способ недопустим, ибо данные представленного отчета не будут соответствовать данным бухгалтерского учета, где внесено исправление. В случае если операция отражена не на тех корреспондирующих счетах, применяют прием «красное сторно». Этот способ заключается в том, что неправильная запись повторяется красными чернилами. Это означает, что сумма, указанная красными чернилами, исключается из оборота. Затем записывают дополнительную проводку с правильной корреспонденцией счетов. При этом сумму проставляют обычными чернилами.
Помимо основных вышеназванных приемов при исправлении неправильных записей на счетах может применяться и такой прием, как метод обратных проводок (обратной записи). Суть его состоит в том, что для исправления ошибочной проводки делают запись с обратной корреспонденцией счетов. При использовании данного метода ошибочная запись устраняется путем составления «зеркальной записи». При этом неправильно указанные в корреспонденции счета меняются местами и неправильная запись таким образом аннулируется.
Однако этот способ слишком загромождает счета, и поэтому он в практике не применяется, предпочтение отдается методу сторнировочной записи.
Таким образом, в практике бухгалтерского учета получили широкое распространение только три способа (метода) исправления ошибок– корректурный, «красное сторно» и метод дополнительной записи.
После перенесения подсчитанных итогов из учетных регистров в Главную книгу никакие исправления не допускаются. На выявленную ошибку на данном этапе учетного процесса составляется бухгалтерская справка. В ней указывается допущенная ошибка и в соответствующем учетном регистре делается правильная запись, которая заверяется подписью исполнителя с указанием даты. Затем информация из данной справки отдельной строкой записывается в Главную книгу.
Выводы по второй главе.
- Совокупность всех бухгалтерских регистров, используемых организацией с установленным порядком и способом их заполнения, определяет форму бухгалтерского учета.
- Записи в учетные регистры могут осуществляться:
- линейно-позиционным способом;
- шахматным способом.