Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них (Сущность и значение учетных регистров).pdf

Карточки используют, как правило, для ведения аналитического учета основных средств, товарно-материальных ценностей, различного рода расчетов и затрат на производство.

Наиболее распространены три вида карточек:

• контокоррентные,
• материальные;
• многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют две помещенные рядом друг с другом колонки: дебет и кредит. Они применяются для аналитического учета расчетов, фондов и т. п. Такая форма карточки позволяет видеть состояние расчетов предприятия, т.е. кто, кому, за что и сколько должен на любую дату.

Материальные (инвентарные) карточки имеют графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей, которые разделены на две колонки – количество и сумма. Эти карточки предназначены для учета материальных ценностей.

Многоколончатые карточки содержат несколько колонок, предназначенных для отражения одного факта хозяйственной деятельности несколькими составляющими его суммами. Они чаще всего используются для учета затрат в разрезе статей.

Свободные листы изготавливаются в типографии на отдельных листах бумаги, определенным образом разграфленных. Они обязательно имеют название (ведомость, журнал-ордер и т.д.), указание периода, на который рассчитан учетный регистр (месяц, квартал), таблицу для ведения учетных записей. Хранятся они в специальных папках. Записи операций на них могут вести несколько бухгалтеров, так как их можно в любой момент извлечь из папок для записей, подсчета, выборок и т.п. Это и подтверждает удобство их использования.Свободные листы могут заполняться при помощи средств вычислительной техники.

Использование в бухгалтерской работе средств вычислительной техники позволяет переходить на безбумажные носители информации. В частности, учетные регистры могут формироваться в виде электронных таблиц и храниться в памяти ЭВМ или на дискетах. При необходимости бухгалтер может распечатать их на свободных листах или на карточках.

1. По форме графления учетные регистры делятся на односторонние, двусторонние и многографные.

В односторонних учетных регистрах пояснительная текстовая запись располагается только с одной стороны (как, например, в кассовой книге, в журнале регистрации хозяйственных операций).

---

В двусторонних учетных регистрах пояснительные текстовые записи располагаются с двух сторон: по дебету счета — на одной странице и по кредиту — на другой (например, при мемориально-ордерной форме учета).

Многографные учетные регистры бывают двух видов: шахматные и линейные.

Шахматные представляют собой таблицу с пересекающимися графами и строками. Записи в них делают на пересечении избранной строки и столбца (например, шахматная оборотная ведомость).

В линейных (линейно-позиционных) учетных регистрах записи делают строго по строкам (например, журнал-ордер № 6 по кредиту счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»).

1. По продолжительности ведения выделяют учетные регистры, открываемые на год (например, Главная книга), на квартал и на месяц (например, журналы-ордера).
2. По степени унификации учетные регистры делятся на типовые, отраслевые и специализированные.

Федеральным законодательством предусмотрены формы учетных регистров, которые должны заполнять юридические лица, имеющие любую организационно-правовую форму собственности. При этом действующие законы не запрещают субъектам предпринимательской деятельности самостоятельно разрабатывать для себя регистры бухгалтерского учета. Эти формы утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета [1].

Каждая коммерческая организация обязана разработать и утвердить собственную учетную политику. В этом документе будут отражаться все важные моменты, касающиеся ее работы в целом и в обязательном порядке должна присутствовать информация, касающаяся учетных регистров, которые будут вестись бухгалтерами: указывается форма и способ ведения данных документов.

Формы регистров бухгалтерского учета для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации [7]. Типовые учетные регистры обеспечивают наиболее рациональное ведение учета типовых хозяйственных операций, свойственных для различных предприятий. Они бывают ведомственные и межведомственные.

Отраслевые учетные регистры разрабатываются на базе межотраслевых. Они предназначены для регистрации и обобщения информации, специфичной для предприятий той или иной отрасли: строительства, промышленности, торговли и т. д.

Специализированные учетные регистры разрабатываются при отсутствии типовых форм. Они служат для учета отдельных операций, процессов на конкретном предприятии.

---

Формы типовых, отраслевых и специализированных учетных регистров разрабатываются на основании действующего законодательства, методологических и инструктивных документов и утверждаются централизованно: Министерством финансов, Министерством статистики и анализа, отраслевыми министерствами и ведомствами.

В отличие от ранее действующего Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ, Закон № 402-ФЗ устанавливает обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 10 Закона № 402-ФЗ):

1) наименование регистра;

2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6) наименование должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (рис. 2).

Рисунок 2. Обязательные реквизиты учетного регистра на примере оборотно-сальдовой ведомости программы 1С. «Бухгалтерия»

С 1 января 2014 года в связи с внесенными в Федеральный закон «О бухгалтерском учете» изменениями введен ряд существенных положений. В статье 10 закона № 402-ФЗ, в частности, установлено, что «не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета», тем самым обеспечивается принцип полноты отражения фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете.

Выводы по первой главе.

1. Учетные регистры являются основой ведения бухгалтерского учета.
2. Форма учетных регистров очень разнообразна.
3. Основные правила формирования регистров бухгалтерского учета указаны в ст. 10Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

• Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной [2].
• Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
• Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета.
• Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами.
• При ручном заполнении записи в учетные регистры выполняются чернилами или шариковой ручкой. Записи должны быть краткими, четкими, ясными, разборчивыми, без подчисток и помарок. Нельзя производить записи над строками и между строк. Способ записи в учетные регистры может быть линейно-позиционный и шахматной формы.
• Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
• Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
• В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.
• В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
• В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.

---

ГЛАВА 2. ФОРМИРОВАНИЕ УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ

2.1. Процесс формирования учетных регистров в зависимости от формы бухгалтерского учета

Совокупность всех бухгалтерских регистров, используемых организацией с установленным порядком и способом их заполнения, определяет форму бухгалтерского учета. Предприятия самостоятельно выбирают и закрепляют в учетной политике форму бухгалтерского учета исходя из специфики деятельности [3], масштаба, организационной структуры и степени автоматизации ведения учетного процесса. Перечень регистров бухгалтерского учета для Учетной политики является обязательным разделом.

Наиболее распространенными в России являются

• журнально-ордерная;
• мемориально-ордерная (и ее разновидность Журнал-Главная);
• упрощенная (простая) форма для малых предприятий;
• автоматизированная.

Для формирования достоверной и своевременной информации о деятельности предприятия и предоставления ее пользователям важное значение имеет техника учетной регистрации. Запись хозяйственных операций в соответствующие учетные регистры на основании документов называется разноской операций. Эти записи осуществляются на основе котировки (т.е. указания дебетуемого и кредитуемого счетов по хозяйственной операции).

В целях исключения повторной регистрации информации в учетном регистре по одному и тому же документу на документах делается соответствующая отметка о разноске операции в виде какого – либо знака. Часто на документе указывается страница учетного регистра, где произведена запись поданной хозяйственной операции, оформленной этим документом. Проставление отметок в документах о разноске операций имеет также значение для последующей проверки правильности произведенных записей.

В практике бухгалтерского учета применяются различные способы счетных записей в учетные регистры. Записи в учетных регистрах бывают простыми и копировальными. Копирование записей применяется в тех случаях, когда необходимо иметь оттиск или копию записи.

---

Записи в учетные регистры могут осуществляться:

1. линейно-позиционным способом;
2. шахматным способом.

Сущность линейно-позиционной записи состоит в том, что дебетовые и кредитовые обороты отражаются в одну линию, что особенно удобно для ведения учета разного рода расчетов. Применение такого способа учетных записей обеспечивает наблюдение за своевременностью погашения дебиторской и кредиторской задолженности. Преимущество использования линейно-позиционной записи состоит в том, что в учетных регистрах, как правило, совмещаются синтетический и аналитический учет. Тем самым упрощается техника ведения бухгалтерского учета и повышается его достоверность.

Шахматный принцип записи в учетных регистрах заключается в том, что за один прием в учетном регистре отражается сумма хозяйственной операции по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. При таком способе регистрации учетных данных возрастает наглядность и раскрывается внутреннее содержание корреспонденции счетов. Такой порядок записи используется в построении многих регистров (журналов-ордеров) при журнально-ордерной форме учета.

1. При журнально-ордерной форме бухгалтерского учета используется два основных вида учетных регистров: журналы ордера и ведомости. Их перечень в Приложении 1. [4] Эта форму учета до сих пор применяется некоторыми предприятиями, с некоторыми изменениями. Следует отметить, что журнально-ордерная форма бухгалтерского учета логично построена.

При журнально - ордерной форме учета ежемесячно составляются следующие регистры:

• журнал-ордер по синтетическому счету;
• карточка аналитического учета по синтетическим счетам;
• оборотно-сальдовая ведомость по аналитическому счету;
• оборотно-сальдовая ведомость по синтетическим счетам;
• главная книга.

В ее основе (рис.3) лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, которые позволяют обеспечить синтетический и аналитический учет средств, источников хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется. При ведении аналитического и синтетического учета используются два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости.

---