Файл: Процессы принятия решений в организации (Понятие и сущность управленческих решений).pdf

Суть морфологического метода - с помощью комбинаторики путем построения морфологической матрицы постараться получить все теоретически возможные варианты реализации объекта с требуемой главной функцией. Данный метод основан на построении таблицы, в которой перечисляются все основные элементы, составляющие объект и указывается, возможно, большее число известных вариантов реализации этих элементов. Комбинируя варианты реализации элементов объекта, можно получить самые неожиданные новые решения.[21]

Основной идеей морфологического анализа является упорядочение процесса выдвижения и рассмотрения различных вариантов решения задачи. Расчёт строится на том, что в поле зрения могут попасть варианты, которые ранее не рассматривались. Принцип морфологического анализа легко реализуется с помощью компьютерных средств.[21]

Для проведения морфологического анализа необходима точная формулировка проблемы для рассматриваемой системы. В итоге даётся ответ на более общий вопрос посредством поиска всевозможных вариантов частных решений, независимо от того, что в исходной задаче речь шла только об одной конкретной системе.[21]

Еще один метод выбора альтернатив – это метод ассоциаций и аналогий.

Метод ассоциаций можно назвать одним из самых творческих, так как он, по сути, построен на подсознательной деятельности ума. Метод подразумевает создание альтернативного решения проблемы путем последовательного изменения исходных условий поставленной задачи

Для начала нужно прояснить, что такое ассоциация.

Ассоциацией обычно называют связь, возникающую в сознании человека между какими-либо фактами, событиями, свойствами, явлениями, которые отражаются в сознании человека и существуют в его памяти.

В основе механизма возникновения ассоциаций лежат человеческие рефлексы и работа подсознания.

Для решения задачи в первую очередь формулируется некая ассоциация с первоначальной постановкой задачи. Далее необходимо придумать новую ассоциацию, но уже не на саму задачу, а на первую ассоциацию. Таким образом придумывается ряд последовательных ассоциаций с последующим анализом полученных идей.

Может использоваться следующая схема:

1. Формулировка темы (обязательно записать на бумагу, маркерную доску или куда-то еще!)
2. Выделение ключевого слова (записать!).
3. 5 ассоциативных слов с ключевым словом (записать!);
4. 5 глаголов на каждое ассоциативное слово (всего 25 глаголов, тоже записываем);
5. 5 прилагательных на каждое ассоциативное слово (всего 25 прилагательных, естественно, под запись);
6. 50 словосочетаний = КС + 25 глаголов + 25 прилагательных, тоже в письменном виде.

Естественно, никто не запрещает вместо цифры «5» использовать любую другую, таким образом подбирая меньше или больше ассоциаций.

Дальнейший анализ проводится в контексте проблемы с разделением идей, на 3 группы: невозможное, банальное, оригинальное. Важно постараться найти в каждой идее что-то рациональное и полезное.

Проявив фантазию, можно найти в каждой идее рациональные и полезные элементы. Из них и формируется в дальнейшем решение поставленной задачи. Повторимся — любой метод работает тогда, когда из области теории он переходит в область наработанной практики, для этого нужно тренироваться, решая как реальные задачи, так и «кейсы». Это можно делать самостоятельно, а можно в группе единомышленников, например в рамках корпоративного или открытого обучения.

На практике решение может быть принято руководителем или теми, на кого окажет влияние результат решения. Перед принятием решения руководитель может проконсультироваться со специалистами и на основе полученной информации сделать вывод.

Групповое решение позволяет вовлечь в процесс обсуждения заинтересованные стороны. Таким образом можно значительно облегчить координацию дальнейшей работы. Кроме того, значительно возрастет число предложенных альтернатив.

Главный недостаток принятия коллективного решения – более длительный срок. Обсуждение может затянуться надолго, а в большинстве случаев это недопустимо.

Что касается методов оценки и выбора альтернатив, выделяют такие как: методы выбора альтернатив в условиях определенности и соответственно неопределенности, вероятностно-статистические методы выбора альтернатив, экспертные методы, а также методы многокритериальной оценки.

3.3 Методы реализации и контроля управленческих решений

Наблюдающийся в настоящие время на практике менеджмента разрыв между принятием управленческих решении их реализацией, выражающийся как в недостаточной эффективности, так и в затягивании сроков осуществления управленческих решений, является во многом следствием недостаточного внимания в теории и практике к разработке методов и реализации и контроля и их овладению менеджерами. К методам реализации управленческих решений относятся методы планирования, организации и контроля выполнения решений. [9]

Рис 5 - Классификация методов реализации решений

Методы планирования.

При подготовке плана реализации управленческого решения необходимо определить: исполнителей, сроки, отводимые на разработку и реализацию решений, составить инструкции, для лиц, занимающихся реализацией решения; схему взаимодействия иерархических уровней в организации при решении поставленных задач, механизмы контроля исполнения решения, систему мотивации (стимулирования) задействованных исполнителей.[9]

Составление плана реализации решения предполагает получение ответа на вопросы «что, кому и с кем, как, где и когда делать?» Ответы на эти вопросы должны быть документально оформлены. Основными методами, применяемыми при составлении плана реализации управленческих решений, являются разделение обязанностей и сетевое моделирование. Планирование разделения обязанностей, прав и ответственности выполнения решения оформляется в матрице распределения ответственности. Матрица распределения ответственности является также и таблицей, в которой в подлежащем содержится перечень задач, действий по реализации управленческого решения, а в сказуемом – наименование должностных лиц и названия структурных подразделений. [9]

Основные правила построения матрицы распределения ответственности: распределение прав и обязанностей между сотрудниками различных подразделений.[9]

Основными инструментами сетевого моделирования выступают сетевые матрицы, где сетевой график совмещен с календарно-масштабной сеткой времени. Сетевая матрица представляет собой таблицу, где подлежащими являются перечень должностных лиц, структурных подразделений, выполняющих определенную работу, а в сказуемом изображаются этапы и опеации процесса реализации решения, протекающего во времени. Основными элементами сетевой матрицы являются работа, событие, путь и перечень должностных лиц.[9]

Рис 6 - Схема матрицы распределения ответственности

К методам организации выполнения решения относят методы составления информационной таблицы реализации решений - ИТРР и методы воздействия и мотивации. Управленческие решения базируются на информации, а носителями управленческой информации являются документы. Поэтому формализация процесса реализации управленческих решений требует четкого определения результата каждой операции в виде результирующих документов их потребителей.

Основными инструментами сетевого моделирования выступают сетевые матрицы, где сетевой график совмещен с календарно-масштабной сеткой времени.

Рис 1 – Схема сетевой матрицы

В информационной таблице реализации решений отражается взаимодействие задач в процессе принятия решений, обеспечивается четкое разделение должностных обязанностей и ответственности (матрица распределения ответственности), виды и формы документов, являющиеся результатами решения одних задач, временные характеристики – сроки выполнения определенных работ (сетевая матрица). На основе ИТРР осуществляется координация и регулирование выполнения решения.[9]

Основными управленческими действиями в ходе организации выполнения решений являются личные распорядительства, оказание помощи исполнителями случае возникновения трудностей, проведения инструктивно-методических мероприятий с исполнителями. [9]

К методам организации выполнения решений относят методы составления информационной таблицы реализации решений и методы воздействия и мотивации. Управленческие решения базируются на информации, а носителями управленческой информации являются документы. Поэтому формализация процесса реализации управленческих решений требует четкого определения результата каждой операции в виде результирующих документов и их потребителей. [9]

Основными управленческими процедурам, выполняемыми на стадии контроля выполнении решений, являются: контроль за соблюдением основных характеристик реализуемого решения, контроль за соблюдением сроков реализации, контроль за составлением проблемой ситуации, выявление причин отклонений в ходе реализации управленческого решения, корректировка программы реализации решения.[9]

Контроль как функция управления является продолжением функций планирования и регулирования и сопровождает процесс реализации управленческих решений.[9]

Контроль предполагает определение и документирование фактических показателей (результатов реализации решений) и сравнение их с плановыми показателями для определения результатов деятельности организации. К контролю также относятся сравнение показателей ожидаемого и фактического выполнения планов, проверка допустимости исходных предпосылок и контроль методической и содержательной согласованности планов реализации управленческих решений. Контроль включает также комплекс мероприятий по анализу вероятных отклонений от запланированных показателей.[9]

Осуществление контроля реализации решений предполагает создание механизма контроля, который должен обнаруживать изменения во внешней и внутренней средах функционирования организаций, места возникновения проблем, необходимость дополнительных решений для достижения целей системы. Механизм контроля должен состоять из 2-х частей: контроль изменений во внешней среде (вход системы) и внутренней (в организации и выходах системы).[9]

Основными видами контроля реализации управленческих решений являются: административный, технологический, ревизия и аудит.[9]

Административный контроль – это проверка и постоянное наблюдение за процессами реализации управленческих решений: сроками, объемами, качеством.

Контроль по срокам проводится, как указывалось выше при описании технологии их выполнения.

Технологический контроль состоит в проверке и в постоянном наблюдении за образом: фактические сроки выполнения сравниваются с запланированными и используемыми технологиями при реализации управленческих решений выявляется отклонение. Если данные работы находятся на критическом пути.

Ревизия – это есть документальная проверка результатов реализации управленческих решений.

Аудит – это документальная проверка результатов реализации управленских решений и уровня их соответствия определенным критериям, нормам и стандартам.

Методы контроля выполнения управленческих решений подразделяются на контроль по промежуточным и конечным результатам и контроль по срокам выполнения (операции в ИТРР).[9]

При организации контроля по результатам (выходам системы) основным достоинством является оценка достигнутых результатов и сравнение их с целевыми (плановыми), оценка факторов, способствовавших или препятствовавших их получению. Большое значение в механизмах контроля придается измерениям, о которых должно позаботится ЛПР. Значение проблемы измерений состоит в том, что она заставляет ЛПР более точно определить входы и выходы управленческих решений на основе четкого определения целей. [9]

Фактические результаты (ФР) сравниваются с ожидаемыми (ОР) в блоке анализа, если отклонение превысит допустимый уровень (∆), на вход системы управления (ЛПР) поступает информация о возникновении проблемы, после чего ЛПР вырабатывает новое управляющее решение.

Процесс является итеративным, и продолжается до тех, пор пока ФР не станет равно ОР, т. е. цель будет достигнута.

Таким образом, основными элементами системы контроля являются: цель (ожидаемые показатели), результат (фактические показатели), измеритель (блок сравнения), оценка и выводы (цель достигнута, цель не достигнута и др.), оценка факторов, способствовавших получению результатов. Контроль по результатам чаще всего направлен на оценку коммерческой деятельности.[9]

Рис 7 - Схема контроля по результатам

Контроль по срокам проводится, как указывалось выше при описании технологии ИТРР, следующим образом: фактические сроки выполнения сравниваются с запланированными выявляется отклонение. Если данные работы находятся на критическом пути, то ЛПР необходимо принять дополнительное решение, т. к. работы критического пути не имеют резерва для маневра, вследствие чего может измениться окончательный срок выполнения решения.[9]