Файл: Коммерческая деятельность оптового торгового предприятия и её усовершенствования (на примере оптового предприятия ООО ‹‹ЭнергоЭкспертПрофи ››).pdf

Каждый из пунктов будет более полно описан в следующих главах.

2.2 Управление

В оптовой деятельности разработка организационной структуры подразумевает формирование сети, по которой будут проходить все управленческие решения, где будет протекать информационная связь между различными уровнями (т.е. разные уровни менеджмента управления). И конечно будет отслеживаться контроль по выполнению всех решений.

Организационная структура управления, позволяет определить каналы движения информации, и выявить те области, где инициируется хозяйственная деятельность. Большинство организаций развивается в течение определённого периода времени. Они начинают свою деятельность с выполнения малых и простых операций, которые естественно со временем усложняются. Схемы организационных структур, выражаются в графической таблице, где обозначают главенствующий орган управления, и затем всех его подчинённых сотрудников, отделов и т.д. В организационных схемах, отдельные элементы получают свои названия. В которых обозначают сотрудников, способных обеспечить тот или иной отдел предприятия своими навыками и знаниями. Есть несколько типов организационных структур, благодаря чему, предприниматель сможет определить своё собственное предприятие.

Итак, различают 3 типа организационных структур:

• Линейный - где в управлении каждого отдела, установлен руководитель, осуществляющий единоличное управление предприятием.
• Линейно-штабный тип – включает в себя специализированные подразделения, штабы, которые не обладают правами и полномочиями для принятия решений. Только лишь помогает в организации для руководителя в выполнении функций стратегического анализа, планирования или контроля.
• Линейно-штабно-функциональный тип - данный тип, способен обеспечить разделение управленческого труда, путём деления предприятия на отдельные штабы, элементы, (где каждый отдел имеет собственные цели и задачи). А полномочия передаются от начальника к подчинённому.

Централизованное управление.

Централизованное управление, это центральный орган, где его представляет руководитель предприятия или один из главных управляющих, наделённый правами и полномочиями по принятию решений на верхнем уровне руководства. При этом, масштаб, их участия в процессе принятия решений невысок.

Децентрализованное управление.

Децентрализованное управление применяют для ускорения процесса принятия решений. При децентрализованном управлении право принятия решений по конкретным вопросам. Децентрализованное управление позволяет улучшить качество решений принимаемых, как на высшем, так и на низшем уровне. При этом постоянно осуществляется непрекращающаяся деятельность по обучению, совершенствованию, профессионального навыка коллективного состава. Подобное управление даёт возможность высшим должностным лицам уделять больше внимания, и времени вопросам результативного планирования и финансирования. Сотрудники низшего уровня управления участвуют в выполнении решений, влияя, таким образом, на деятельность руководства.

Неформальная организация управления

Организационная структура управления смешанного типа (неформальная) применяется при значительном расширении предприятия. В любом случае, одна из структур (описанных выше) обязательно присутствует в организационной схеме оптовой деятельности. Обычно оптовое предприятие начинает свою деятельность с простой, линейной организации в которой распределение полномочий, прав, и ответственности идёт сверху вниз (от начальника к подчинённому). По мере того, как возрастает ответственность сотрудников верхних уровней, появляется необходимость увеличения полномочий конкретных сотрудников в определённом звене более низкого уровня управления, закрепив, за ними только консультативные функции. При усложнении решаемых задач и увеличении в связи с этим ответственности администрации необходимо предоставить специальные полномочия конкретным сотрудникам, функциональных подразделений с ограничением их прав, в пределах выполняемых функций. Неформальная структура организации создаётся для удовлетворения определённых интересов какой-либо группы людей, не признающих формальное распределение обязанностей. Предприятие с неформальной организацией управления, подчас негативно называют подпольными, однако при этом, многие руководители приходят, к признанию преимуществ, такой организации управления. В условиях, её более расширяющихся информационных связей именно такая организация позволяет решать проблемы, которые весьма трудно разделить при существовании формальной организации управления.

Принципы организационного управления

Для совершенствования организационной структуры собственного предприятия или её реорганизации руководитель найдёт полезным ознакомлением со следующими принципами организационного управления.

Принцип единства подчинённости

Каждый сотрудник, должен отчитываться только перед одним вышестоящим должностным лицом. Ситуации, при которых подчинённый имеет несколько руководителей, характерны для предприятий, где обязанности должностных лиц, чётко не определены и дублируются. Возникающий при этом, конфликт в распоряжениях руководящих, должностных лиц создают для подчинённого большие трудности.

Расширение полномочий руководителей

Должностные лица, нижестоящего уровня управления принимают на себя право принятия решений, связанных с повседневной текущей деятельностью только в том случае, если администрацией намечен общий курс деятельности предприятия, определены конкретные задачи и разработаны методы корректировки решений. Подобная передача прав, ответственности подчинённому, освобождает руководителя для рассмотрения более важных вопросов хозяйственной деятельности предприятия.

Норма управляемости

Количество сотрудников, эффективно контролируемых одним руководителем, ограничено. Делались, попытки определить наиболее оптимальное количество контролируемых работников, однако опыт показал, что оно не одинаково в каждой конкретной ситуации от многих факторов: масштаба предприятия, количественного и качественного состава работающих, компетентности администрации.

Важное значение при определении нормы управляемости имеет также финансовое положение компании. Некоторые специалисты, считают, что оптимальное количество контролирующих работников, не должно превышать 5 человек. Другие полагают, что можно эффективно контролировать 15-20 работников. Решающим фактором, при выборе нормы, управляемости, является оценка эффективности информационного обмена между подчиненным и руководителем. Обмен информацией осуществляется на всех уровнях управления. Когда обмен информацией, между подчинёнными и руководителем отнимает у последнего больше времени, чем положено, это означает, что норма контроля завышена.

2.3 Приёмка товара на склад и его хранение

Поступлению товаров на оптовое предприятие, т.е. на склад предшествует большая работа. Оптовые поставки представляют собой результат большого числа разнообразных рыночных операций. Процесс оптовых закупок товаров, состоит из двух этапов. На первом этапе оптовое предприятие изучает спрос покупателей и далее формирует рынок своей товарной номенклатуры, разрабатывает и представляет с учётом конъюнктуры рынка заказы предприятием промышленности на производство определённого количества продукции в установленном ассортименте. На втором этапе осуществляются операции, связанные с организацией отгрузки товаров от поставщика, их приёмом на склад и отпуском потребителям. Поступление товаров в значительной степени определяется способом получения их от поставщиков. Подобными способами могут произвести отпуск товаров представителям оптового предприятия на складах поставщиков. Отгрузка товаров в адрес оптового предприятия или по его указанию в адрес на склад оптового предприятия. Доставка грузов на склад осуществляется различными видами транспорта. Крупные грузы доставляются грузовиками, фурами и железнодорожными вагонами. Мелкопартионные грузы доставляются почтовыми компаниями.

Содержание работ по приёмке товаров на склад

Осуществление приёма товара и его хранение осуществляется следующими этапами:

- Оформление приёмно-сдаточных документов;

- Регистрация принятых товаров. Эффективность хранения и сохранность товара находятся в прямой зависимости от организации операции его приёмки. Разгрузка товаров, их проверка и перемещение и дальнейшая транспортировка для хранения на складе осуществляется отделом или секцией товара. Организация работ по приёмке товаров на склад является первым этапом в общем, технологическом процессе складской переработки товаров.

В организации приёмки товаров большое значение имеет предварительное установление времени прибытия и количество поступающих на склад товаров, что позволяет заблаговременно спланировать необходимые мероприятия по приёмке товаров.

К подготовительным мероприятиям по приёмке товаров на склад относится:

• Установление места разгрузки транспортных средств, максимально приближенного к помещению для хранения;
• Определение необходимого количества работников для разгрузки и распределения работ между ними;
• Определение необходимого количества и видов подъёмно-транспортного оборудования и подготовка его к прибытию товаров;
• Заблаговременное определение мест хранения;
• Подготовка документации, связанные с оформлением приёмки-сдачи товаров.

Характер операций по приёмке товаров зависит от величины партий поступающих товаров, их специфики, наличия упаковки.

Операция приёмки товаров на склад в разных, оптовых компаниях осуществляется по-разному и зависит от организации трудовых процессов, вида поступающих грузов, способов передвижения товаров на склад. При этом можно выделить общие виды работ, осуществляемые при выполнении этой операции. К ним относятся:

• Разгрузка товаров;
• Проверка товаров по количеству;
• Перемещение принятого груза к освобождённому пространству;
• Расстановка товаров;
• Проверка товаров по качеству;
• Передвижение товара к отведённому месту хранения.

Разгрузка товаров

Разгрузка товара производится перед его приёмкой. Производят перемещение товара из транспортного автомобиля на товарную платформу. Разгрузку товаров осуществляют работники, оптового предприятия. Это могут быть сотрудники фирмы поставщика, коммерческого транспортного агентства. Разгрузка товаров подразумевает применение физической силы. Однако гру3з можно также перемещать с помощью экспедирования. Действия по разгрузке товаров является первостепенной на стадии приёмки товара, где затем приобретает стадию хранения. Чтобы выгрузить товар, необходимо будет использовать подъёмно-транспортного оборудования: конвейеры, электропогрузчики транспортёры и т.д. Товар, предназначенный для отгрузки товаров необходимо проверять для обнаружения какого-либо повреждения, брака. После чего все товара перенаправляются в места хранения товара.

Проверка и приём товара

После сдачи товара из транспортного средства на склад, водитель передаёт накладную на товар диспетчеру склада. И уже затем по грузовой накладной осуществляется приёмка товара по его количеству. Товары принимаются по числу грузовых товарных мест. Сам факт приёма товара, всегда подтверждается подписанием накладно, что будет означать, снятие ответственности за сохранность товаров снимается с водителя, и передаётся диспетчеру, контролёру склада. При обнаружении каких-либо повреждений, всё должно быть запротоколировано в накладной. Контролёру склада необходимо иметь при себе журнал регистрации всех принятых товаров, для фиксации поступившего товара на склад, и ведётся обычным работником. Вся информация о принятом грузе, заносится в журнал с присвоением регистрационного номера. Данный указанный регистрационный номер, указывается и на накладной, и на квитанции о приёме товара, и служит справочной ссылкой для будущих операций по обработке товара на вкладе. После проверки соответствия по количеству товара с накладной, товар перемещают в помещение.

Способы проверки товара

Данная операция осуществляется с проверкой соответствия фактически полученного товара заказу оптовой организации на закупку товара. В подобной проверке, целью является идентификация отгруженного товара, и подсчитать его количество, и ассортимент, и необходимо сравнить полученные в результате проверки данные с заказом на постановку. В практике при проверке товара используют следующие способы:

• Проверка товаров по накладной;
• Метод слепой проверки;
• Метод неполной проверки.

Проверка по накладной заключается в том, что результаты проверки товара сравниваются с данными накладной поставщика.

Метод слепой проверки не предполагает работу с накладной и состоит в идентификации товаров, определении его количества, и ассортимента. Регистрации полученных данных в журнале приёма и оформлении счёта акта о приёме товаров.

Метод неполной слепой проверки заключается в проверке по накладной только наименований товара, но не его количества. После его проверки товара, данные о его количестве вносятся в накладную. Метод слепой неполной проверки подразумевает использование специальной накладной.

Проверка по накладной

Перед отгрузки товара, поставщик отправляет покупателю копию накладной. По окончании приёма товара, накладную подписывают в двух экземплярах. И затем одну из накладной перенаправляют в бухгалтерию для оплаты.