Файл: Основные функции в системе менеджмента (Подходы к анализу функций менеджмента).pdf

Многогранность анализа, необходимость поисков резервов на всех уровнях управления при выполнении каждой функции требуют строгого распределения ответственности между всеми звеньями в проведении этой аналитической работы. Все подразделения и службы должны вести текущий, оперативный анализ и участвовать в изучении работы по функциям или подфункциям, операциям. Выполнение комплексного анализа закрепляется за определенными службами (подразделениями по организации управления), которые должны координировать работу управленческого аппарата в соответствии с функциями, отвечающими стоящим перед ним целям и задачам. [29, С.85]

Исходными данными для анализа могут быть:

• результаты анкетного опроса или интервью;
• наблюдение за ходом управления (фотографии рабочего дня, длительное наблюдение за работой функционального отдела и т.д.);
• анализ документооборота;
• изучение нормативно-инструктивных материалов, отчетов о выполнении работ, заключений комиссий, протоколов совещаний, собраний и др.

В процессе анализа функций управления изучаются: [1, С.38]

• соответствие целей управляемого объекта содержанию работ по функциям управления;
• содержание работ каждой функции по уровням управления;
• распределение функций управления по подразделениям;
• распределение прав и обязанностей между работниками аппарата управления;
• связи функций управления.

Все это основные направления анализа функций управления. Независимо от объекта, методов и направлений проведения он должен осуществляться в строгой последовательности: составляется программа анализа, проводятся отбор исходных данных и их изучение, обобщаются результаты анализа и даются соответствующие рекомендации. [36, С.29]

Результаты анализа функций управления могут быть выражены в виде:

• функциональной (экономико-организационной) модели управления, которая отражает взаимосвязь функций управления и конкретных исполнителей;
• функциограммы (функциональной диаграммы), которая показывает, как связаны между собой подразделения в статике;
• графика выполнения работ (сетевого или календарного), отражающего динамику выполнения работ и их взаимосвязь.

Результатом анализа могут быть мероприятия, направленные на: [32, С.62]

• отделение вспомогательных и рутинно-расчетных работ;
• рационализацию связи между работниками и исполнителями;
• выделение общих работ для системы управления в целом, результаты которых используются всеми подразделениями;
• выделение координирующих межфункциональных работ.

Таким образом, изучение теоретических основ классификации и анализа функций в системе менеджмента показало, что на понятие и классификацию функций управления существуют различные взгляды, как среди отечественных, так и зарубежных авторов. Как правило многочисленные классификации можно свести к функциям планирования, организации, мотивации и контроля. В литературе существуют и другие подходы к классификации функций управления. Независимо от объекта, методов и направлений проведения анализа функций управления он должен осуществляться в строгой последовательности и по определенным направлениям.

Глава 2. Функции планирования и организации в системе управления предприятием

2.1. Понятие, виды и этапы реализации функции планирования

Каждая из четырех основных функций управления вызывает в литературе дискуссии по поводу, как понятия, так и содержания, а также их роли в процессе управления предприятием.

Центральной функцией управления предприятием является планирование и прогнозирование.

Как пишет Н.Г. Кузнецова, обобщение отечественного и зарубежного опыта по исследованию методики планирования, позволяет сделать вывод о том, что план перспективно рассматривать в качестве универсального и необходимого инструмента управления как традиционной, так и инновационной деятельностью предприятия. [20, С.363]

В широком смысле план, по мнению К.С. Биджева и И.И. Глотова, - это система целевых показателей развития и функционирования объекта, включая этапы, способы достижения и распределение ресурсов, а прогноз - это предсказание о развитии и исходе событий или явлений на основе имеющихся данных. [5, С.4017]

Планирование в условиях рынка - это инструмент управления, обеспечивающий предприятию возможности достижения необходимого преимущества перед другими конкурентами путем использования самых эффективных средств.

Изучение различных взглядов на функцию планирования в системе управления показывает в частности, что под планированием понимается, как правило, выбор целей деятельности предприятия и плана действий по их достижению. М. Мескон и М. Альберт считают, что планирование должно осуществляться по нескольким причинам: это необходимость продления существования организации и постоянная неопределенность будущего. [26, С.114]

При этом следует отметить, что предприятие вынуждено постоянно пересматривать свои планы ввиду изменения внешних и внутренних условий деятельности предприятия.

Ряд отечественных авторов считают планирование основной функцией эффективного управления. Под планированием, в данном контексте, понимают распределение ресурсов в зависимости от внешней среды, горизонтального и вертикального распределения труда. [8, С.98]

Другие авторы считают, что планирование представляет собой особый вид деятельности по формированию средств воздействия для последующего достижения поставленных целей. Оно ориентировано на развитие компании в целом и всех ее структурных подразделений, так как оно заранее определяет и учитывает факторы внутреннего и внешнего характера, которые обеспечивают хорошее функционирование и работу. [16, С.29]

Планирование и прогнозирование являются важнейшими функциями процесса управления современным предприятием. Они позволяют:

• предвидеть перспективу развития предприятия на будущее, использовать будущие благоприятные условия либо решать возникающие проблемы;
• более рационально распределять и использовать все ресурсы предприятия;
• обеспечивать устойчивость бизнеса и избежать риска банкротства;
• целеустремленно, последовательно и эффективно проводить научно-техническую политику на предприятии;
• своевременно обновлять и модернизировать выпускаемую продукцию и повышать ее качество в соответствии с конъюнктурой рынка;
• повышать эффективность производства и улучшать финансовое состояние предприятия;
• обеспечивать координацию действий на предприятии;
• стимулировать сбор, анализ и использование необходимой информации;
• совершенствовать контроль за ходом производственно-хозяйственной деятельности. [5, С.4017]

По характеру задач в отечественной и зарубежной литературе традиционно различают следующие виды планирования: стратегическое, тактическое и текущее.

В частности, стратегическое планирование включает в себя разработку плана существования компании, долгосрочные перспективы. Обычно планы по развитию формируются со сроком на 10-20 лет. Оно охватывает общие цели предприятия, перспективы, мероприятия по достижению основных целей. Тактическое планирование обычно формируется на более короткий период и предусматривает стратегии менее глобального плана. Например, финансовая стратегия, кадровая политика, планирование деятельности подразделений и структур на установленные сроки осуществления. На этом же этапе происходит разработка мероприятий, которые обеспечивают выполнение целей долгосрочного плана. Текущее планирование - определение промежуточных целей и задач организации. Обычно составляется и реализуется со сроком на 1 год. Планы текущего вида есть детализированные задачи долгосрочных и среднесрочных планов. [7, С.18]

Основной вопрос стратегического планирования - чего хочет добиться организация. Тактическое планирование сосредоточено на том, как организация должна достигнуть такого состояния. То есть разница между стратегическим и тактическим планированием - это разница между целями и средствами. [18, С.34]

Планирование как функция управления, как отмечает М.М. Алексеева, обеспечивает основу для других функций и поэтому считается главной, а функции организации, мотивации, контроля ориентированы как раз на выполнение тактических и стратегических планов. [3, С.72]

Помимо этого, планирование в организации может относиться к тому или иному типу в зависимости от признака, по которому происходит классификация. Признаками, определяющими тип планирования, являются:

• степень неопределенности в планировании;
• временная ориентация идей планирования;
• горизонт планирования.

В зависимости от степени неопределенности плановой деятельности системы планирования в организации можно разделить на два типа. [16, С.105]

Первый - это те, которые действуют в полностью предсказуемой среде и не имеют недостатка в информации. Этот тип систем планирования называют детерминированными системами. Другой тип систем планирования предполагает недостаток определенности во внешней среде и нехватку информации. Системы планирования, не дающие полной предсказуемости результата, называют вероятностными (стохастическими).

Деятельность, связанную с планированием управления, можно разделить на несколько основных этапов: [31, С.214]

• процесс составления планов;
• деятельность по осуществлению плановых решений;
• контроль результатов.

Ряд авторов, в частности И.В. Веденкина, считают, что внутрифирменное планирование тесно связано с сценарным планированием и бизнес-планированием. [6, С.18]

В данном контексте, внутрифирменное планирование рассматривается как непрерывная взаимоувязанная научная и практическая деятельность хозяйствующего субъекта, направленная на обоснование целей в соответствии с его внутренним потенциалом и требованиями рынка, разработку планов, охватывающих все стороны деятельности, а также поиск способов и методов достижения целей. В свою очередь, сценарное планирование представляет собой системный инструмент упорядочения возможных вариантов будущего развития объекта исследования в условиях неопределенности внешней и внутренней бизнес-среды и механизма оценки взаимосвязей, причин и следствий. Сценарное планирование является мощным инструментом, дающим возможность учесть неопределенность внутренней и внешней среды и повысить объективность управленческих решений при планировании как на уровне отрасли, так и на уровне деловой среды. Схематически система внутрифирменного планирования с включением сценарного планирования на всех ее уровнях отражена на рис. 1. (Приложение)

Как процесс, планирование завершается практическим внедрением планов и контролем за их выполнением. [10, С.262]

Непосредственно процесс планирования состоит из ряда этапов, следующих друг за другом.

Результатом процесса планирования является система планов. План включает основные показатели деятельности, которые должны быть достигнуты к концу планового периода. По сути, план - это набор инструкций для менеджеров, описывающих, какую роль каждая часть организации должна играть в процессе достижения целей фирмы. [20, С.365]

Процесс планирования сложен и разнообразен. Этим определяется комплексный характер системы планов, которую можно разделить на следующие элементы:

• стратегический план, по-другому называемый генеральным планом фирмы (часто составляется на 5 лет вперед);
• общефирменные планы, составленные в продолжение стратегического плана и определяющие главные задачи развития организации. Основу этих планов составляет план развития;
• оперативные планы организации;
• помимо планов результатами процесса планирования являются программы (или планы-программы) и проекты.

В последние годы во многих крупных организациях функции стратегического планирования передаются в подразделения, то есть происходит децентрализация внутрифирменного планирования. В настоящее время, если для крупных фирм ярко выраженной тенденцией является децентрализация плановой деятельности в исследовании систем управления, то небольшие организации, напротив, стремятся к большей централизации планирования, созданию и расширению центральной плановой службы. [19, С.50]

В литературе существуют различные взгляды на оценку эффективности системы планирования на предприятии.

Например, использование в процессе планирования одновременно нескольких методов объясняется многогранностью этого процесса, сложностью решаемых задач, зависимостью его от характера и способов разработки прогнозов социально-экономического развития, бизнес-планов и т.д. [3, С.14]

Анализ публикаций и монографий, рассматривающих методологические основы оценки эффективности системы планирования показывает, что существует широкий комплекс методов и моделей.

Эффективность системы внутрифирменного планирования определяется в значительной мере уровнем ее организации. [9, С.277]

Эффективность системы внутрифирменного планирования определяется в значительной мере уровнем ее организации, которая направлена на планомерное сочетание основных элементов системы планирования. Проводя оценку эффективности системы внутрифирменного планирования, прежде всего, имеют в виду оценку организации данной системы.