Файл: Разработка и управление бюджетом на примере Университета «Университет».pdf

3. Вид проекта – по характеру предметной области проекта:

a. Учебно-образовательные проекты. Особенности таких проектов совпадают с особенностями организационных проектов.

b. Проекты исследования и развития. Особенности таких проектов совпадают с особенностями технических проектов, но обладают большей неопределенностью и рисками.

c. Инновационные проекты. К инновационным проектам относятся любые типы проектов, где главная цель разработка и применение инноваций: новых технологий и других нововведений, обеспечивающих развитие различных систем: технически, экономических, производственных, социальных и др. Особенность этих проектов в их высокой степени неопределенности и рисков.

d. Инвестиционные проекты. К инвестиционным проектам обычно относят проекты, в которых главной целью является создание или реновация основных фондов, которые требуют вложения инвестиций. Для этого вида проектов требуемые мощности должны предоставляться в соответствии с графиком и сроками готовности этапов и завершения проекта.

e. Комбинированные проекты. Комбинация различных видов проектов.

4.Длительность проекта – по продолжительности периода осуществления проекта:

a. Краткосрочные (до 3 лет);

b. Среднесрочные (от 3 до 5 лет);

c. Долгосрочные (свыше 5 лет);

5. Сложность проекта – по степени сложности:

a. Простые;

b. Сложные

c. Очень сложные;

6. Масштаб проекта – по размерам самого проекта, количеству участников и степени влияния проекта на окружающий мир:

a. Мелкие проекты

b. Средние проекты

c. Крупные проекты

d. Очень крупные проекты.

Таким образом, нами были рассмотрены основные понятия проектной деятельности.

1.2 Понятие и характеристика жизненного цикла проекта

Для проектной деятельности характерны временные под циклы, имеющие начало и окончание. Жизненный цикл проекта - это основополагающий термин, который помогает принять правильные решения в финансовых, организационных и предпринимательских вопросах.

Проект описывает модель ситуации и план по её улучшению, а также совокупность методов для воплощения. Проектная деятельность включает в себя замысел, управленческий персонал, материальную базу, определение цели, необходимые результаты и т. д. Она объединяет несколько видов занятий, общими признаками которых являются [20., c. 54]:

– получение уникальных результатов;

– координация взаимосвязанных работ;

– ограниченность по времени с формированием определённой даты начала и конца.

Проект работает в среде, которая включает жизненные внешние и внутренние компоненты, а также учитывает политические, социально-культурные, организационные, правовые и подобные факторы. Реализация осуществляется с помощью руководителя, менеджерского состава, команды и других лиц, которые выполняют задачи, касающиеся рабочих процессов [7., c. 29].

Понятие жизненного цикла для запланированного проекта весьма распространено в современном мире. Любое органическое явление, будь то живое существо, реальный бизнес или планета, подчиняется принципам жизненного цикла.

Под этим циклом понимают комплекс и последовательность определённых под циклов, которые преодолевает любой проект в процессе жизни [17., c. 36]. Другими словами, это временной интервал между стартом и ликвидацией. Для любого проекта, кроме цикла существования, есть ещё два цикла — до рождения и после завершения. Цикл играет важную жизненную роль по следующим причинам [36.]:

– чёткое определение даты начала и завершения;

– разбиение процесса на более детализированные фазы;

– установление конкретного количества задействованного рабочего и административного персонала, а также количества необходимых ресурсов;

– контроль.

Каждый проект принято развивать на под циклы, которые подразделяются на ещё более мелкие. Под фазой понимают структурный компонент. Каждое её окончание означает достижение каких-либо значимых результатов. Совокупность фаз характеризуют ЖЦ.

Общепринятой классификации числа фаз и стадий жизненного цикла для проекта не существует. Их последовательность зависит от направленности деятельности, опыта участников и условий реализации. Деление жизненных стадий может быть самым разнообразным, главное, чтобы оно учитывало достижение контрольных точек или вех, в ходе чего менеджер получает сведения и оценивает перспективы развития. Основные фазы ЖЦП (рис. 1.3):

Рисунок 1.3 – Фазы жизненного цикла проекта [44.]

1. Инициация. Предполагает различные мероприятия, которые касаются маркетинговых исследований, работы с тендерами и прочие действия до заключения договора с заказчиком. Составляется план, подготавливается базовая документация.

2. Планирование. На этой жизненной стадии менеджер нанимает персонал и составляет для проекта базовый план.

3. Исполнение. Когда базовый план вступает в силу, начинается процесс исполнения. Момент его окончания наступает, когда все условия договора выполнены, и отсутствуют претензии между заказчиком и исполнителем.

4. Завершение. Характеризуется сбором окончательных сведений, решением вопросов между руководством и персоналом.

Жизненные стадии проекта считается успешными, если он выполнен без задержек, при этом сохранен лимит бюджета, отсутствует перерасход средств, и достигнуты поставленные цели. Существуют следующие подциклы жизненного цикла проекта [14.]:

– концептуальная. Проект представлен в виде замысла, а работы лишь инициируются. Первичная идея подвергается пристальному анализу относительно затрат и предполагаемой прибыли. Проектный менеджер устанавливает задачи и цели, формирует команду, которая проведёт работы по инициации замысла. Ему надлежит найти финисточники, за счёт которых проект будет осуществляться. Значимость начальной жизненной стадии трудно переоценить, поскольку без тщательной аналитики, результаты станут неполноценными или вовсе не подходящими;

– планирование. Жизненный план создаётся и утверждается руководящей проектом группой, согласно перечню последовательных задач, в интересах конечных целей. Этот под цикл жизненного цикла организует стратегию проекта, подсчитывает прибыльность и возможные потери. Затем проводится сверка с менеджмент-планом и вносятся соответствующие корректировки. Без планирования менеджеру не удастся организовать деятельность согласованным образом;

– реализация. После утверждения положения вступают в силу. Контроль ложится на менеджеров посредством сбора и оценки данных о текущей сделанной работе. Затем цифры сверяются с целевыми, в ходе чего несоответствия исключаются. Однако следует учитывать, что полностью расхождения не устраняются. Есть критерий допустимых отклонений, которые незначительно влияют на ожидаемый результат. В случае выявления критических жизненных отклонений необходимо выделить дополнительные ресурсы и средства для их устранения;

– окончание. Проект считается оконченным, когда будут достигнуты поставленные цели. Это может случиться и раньше установленных сроков. Важной частью этого этапа является составление заключительной отчётности.

Перечисленная классификация — это лишь пример. Точный перечень этапов жизненных циклов различаются в зависимости от отраслевого направления.

Главную роль в управлении жизненными циклами играет процесс контроля. Он осуществляется не только руководителем, но и проектным менеджером. Правильная система контроля основана на следующих принципах [46.]:

– установление чёткого жизненного плана. Контрольные моменты предполагают сравнение фактических показателей с плановыми. Менеджер может корректировать план проекта, однако ему не следует менять его часто, чтобы не утратить эффективность контроля;

– создание организованной системы по отчётности. Отчёты содержат сведения о текущем состоянии цикла проекта. Также сравниваются целевые и реальные показатели, а результат фиксируется в отчёте. Руководителю необходимо чётко установить сроки его сдачи, чтобы обсудить рабочие моменты жизненных циклов на коллегиальном уровне;

– формирование комплекса анализа реальных цифр. Если менеджер обнаружил отклонения реальных показателей от запланированных, то оценивается степень их серьёзности. Выделяют допуски, незначительно влияющие на работу. Однако следует обратить внимание на серьёзные отступления, которые способны привести к нежелательным последствиям. Обычно жизненный конкретный цикл анализируется с помощью двух компонентов — сроков и затрат. Например, одни задачи требуют слишком много времени, а другие нуждаются в значительном количестве средств;

– разработка системы анализа наметившихся тенденций. Менеджерам необходимо осуществлять прогноз возможных рисков и их последствий в процессе деятельности;

– формирование системы реагирования. Заключительным этапом контрольных работ является ликвидация имеющихся отклонений. Когда нежелательные факторы устранить не удаётся, то проект редактируется.

Следует контролировать действия работников на каждой жизненной стадии. Отклонения, выявленные на ранних циклах, позволят избежать серьёзных недочётов в будущем [48.].

Роль жизненных этапов для проекта сложно переоценить. От того, насколько тщательно организован и детализирован этот процесс по всем стадиям, зависит его судьба. Многие руководители осознают необходимость качественного проектного управления и перспективы использования этой технологии.

1.3 Бюджет проекта: особенности разработки и обоснования

 Использование бюджетирования в компании позволяет планировать и контролировать эффективность использования ресурсов компании, согласовывать деятельность различных подразделений внутри компании, контролировать их вклад в достижение целей и выполнение задач компании [40.].

Бюджет – перечень расходов и доходов проекта за определенный период времени, который включает в себя список всех материальных ресурсов, постатейную и общую сумму имеющихся и запрашиваемых средств с указанием, на что они будут истрачены.

Основные принципы формирования бюджета проекта [39.]:

1. Обоснованность. Бюджет должен обеспечивать выполнение всех мероприятий календарного плана. Необходимо соотнести статьи расходов и мероприятия: каждая статья расходов должна соответствовать конкретному мероприятию. В бюджете не должно быть расходов, не связанных с конкретной деятельностью, описанной в календарном плане. Необходимо описать каждую статью расходов так, чтобы было понятно, какому мероприятию она соответствует.

2. Реалистичность. Расходы по бюджету должны соответствовать рыночным ценам. Если в рамках проекта предполагается закупка оборудования или оплата услуг, то в комментариях к соответствующим статьям расходов по возможности и при наличии такой информации необходимо дать ссылки на стоимость подобных товаров и услуг в Интернете или приложить к заявке коммерческие предложения от потенциальных подрядных организаций, или расценки на услуги физических лиц. Необходимо четко описать название и стоимость каждой позиции в комментариях к статьям бюджета, чтобы было ясно, из чего складывается итоговая сумма.

3. Полнота. Необходимо указывать в бюджете все затраты по проекту, включая софинансирование - собственный вклад организации и вклад партнеров проекта. Софинансирование также должно быть обосновано и реалистично: соответствовать мероприятиям календарного плана и рыночным ценам.

Если компания использует проектный подход к деятельности, то для получения полной информации необходимо организовать как раздельный сбор фактических показателей, так и осуществлять планирование по каждому проекту отдельно для корректного расчета финансовых показателей каждого проекта и компании в целом.

Под проектом понимается совокупность мероприятий, объединенных целью и имеющих выделенный бюджет. Проекты в компании могут подразделяться на два вида [24.]:

– внешние (операционные) – проекты, выполняемые в рамках договоров с заказчиками;

– внутренние (инвестиционные) – проекты, направленные на внутреннюю оптимизацию, осуществляемые за счет капитальных вложений.

Совокупность внутренних проектов представляет собой инвестиционный бюджет.

Для проектного типа бизнеса характерно одновременное выполнение нескольких операционных (текущих) проектов, с помощью которых компания генерирует маржинальную прибыль. К проектно-ориентированными компаниями можно отнести [37.]: