Файл: Основные функции в системе менеджмента (Контроль, учет, и анализ).pdf

1. Согласительные (предостерегающие, блокирующие) состоят в том, что их обладатели в соответствии с законом обязаны выразить свое отношение к решениям, принимаемым в рамках распорядительных или координационных полномочий. К ним относятся:

• предостерегающие полномочия. Ими располагает, например, юридическая служба, сотрудники которой проверяют соответствие таких решений действующим правовым нормам, указывают на содержащиеся в них ошибки и нарушения и предлагают их исправить. В противном случае они не ставят своей визы под документом. В то же время руководители могут игнорировать мнение юристов, беря на себя всю полноту ответственности за возможные последствия;
• блокирующие (параллельные) полномочия. Ими обладает главный бухгалтер, без чьего согласия, оформляемого подписью, решение, реализация которого связана с затратой денежных средств, не является законным и не может исполняться.^[37]

Ответственность

Ответственность — объективная обязанность отвечать за поступки и действия, а также их последствия.

Управленческие полномочия неотделимы от ответственности - необходимости отдавать отчет за принятые решения, активные действия и их последствия.

Объем ответственности – одна из причин высоких должностных окладов у менеджеров, особенно руководящих крупными организациями

Различают два вида ответственности общую и функциональную.

Общая ответственность имеет своим объектом создание условий, необходимых для осуществления той или иной деятельности. Например, руководитель организует подбор кадров, отдает распоряжения и т. п.

Функциональная ответственность связана с выполнением конкретной работы и является уделом исполнителя.^[38]

Если полномочия превышают ответственность, открывается свобода для административного произвола, поскольку многие действия руководителей могут остаться безнаказанными. Обратная же ситуация приводит к параличу активной деятельности из-за боязни негативных последствий для себя. Поэтому соответствие полномочий и ответственности в каждом звене управленческой структуры является одним из важнейших условий ее нормального функционирования.

• 1. Координация и регулирование.

Функция координации – это обеспечение бесперебойности и непрерывности работы предприятия как системы. Главная задача – обеспечить взаимодействие и согласованность в работе звеньев системы, установление рациональных связей между ними.^[39]

Формы и средства координации различны, наиболее часто координирование выполняется на основе предоставленных отчетов и различных документов, с использованием радио и телевидения, компьютерной связи, непосредственного приглашения людей на собрания, совещания. Координирование – это установление взаимодействия между различными подсистемами, для чего осуществляется маневрирование ресурсами, согласование всех возникающих рассогласований.

Координация как центральная функция управления направлена также на поддержание определенного положения, статуса организации в окружающей внешней среде, для чего используются специальные экономические и политические рычаги и средства.^[40]

Регулирование - это вид деятельности, представляющий собой воздействие руководителя на подчиненных таким образом, чтобы они выполняли работу для достижения целей организации. ^[41]

Функция регулирования представляет собой процесс руководства, осуществляемый при помощи методов формального воздействия и усиленного методами влияния (власть и лидерство).

Цель регулирования - сохранение устойчивости организации путем поддержания требуемого соотношения между различными ее элементами, своевременной ликвидации возможных отклонений от установленных норм в функционировании объектов управления.^[42]

Функция регулирования реализуется при помощи преимущественно административных методов управления. Это определяется самой сущностью функции регулирования. Она представляет собой процесс проявления властных полномочий руководителя по отношению к регулируемым объектам. Следовательно, принципы функции регулирования отражают форму проявления этих полномочий. Рассмотрим некоторые из них:^[43]

• • 1. Принцип директивности определяет приемы и способы осуществления регулирующих воздействий на управляемый объект. Это наиболее жесткая форма регулирования, требующая обязательного и своевременного исполнения, принятого решения. Это активная форма регулирования протекающих на предприятии процессов, побуждающая к действию исполнителей того или иного решения.
    2. Принцип соблюдения регламентов определяет соблюдение установленного заранее порядка выполнения управленческой и производственно-хозяйственной деятельности на предприятии. Это способ непрямого регулирующего воздействия на деятельность человека (в. т. ч. руководителя), который имеет распорядительную силу. Особенностью этого принципа является обязательность соблюдения установленных регламентов. Нарушение установленных регламентов снижает организованность процессов, протекающих на предприятии, а также приводит к наступлению соответствующих санкций.
    3. Принцип нормативности. Понятие «нормы» характеризует зависимость между различными элементами предприятия. Соблюдение принципа нормативности регулирования направлено на установление определенных границ в деятельности людей. Это способствует стабильности данного процесса, протекание которого основано на обязательном соблюдении людьми общих условий деятельности.

1.2 Контроль, учет, и анализ.

Учет.

Это процесс получения объективной информации о складывающейся на объекте ситуации путем сбора фактических значений параметров и их обработки по заданным алгоритмам.

После доведения планов до исполнителя, часто оказывается, что предприятие отклоняется от плана. Причины могут быть разными: влияние среды, неточность и неверность исполнения, несовершенство самого планирования. Для того, чтобы вывести предприятие на плановую траекторию, нужно регулировать его деятельность. А для этого нужно собрать данные о работе этого предприятия. Сбором данных для формирования, отчетности занимается фаза учета. Учет использования ресурсов, учет выпускаемой продукции, учет выполнения внешних заказов, учет финансов и многие другие.^[44]

Данная функция управления предназначена для фиксации состояний объекта управления, получение полной информации об объекте в интересующем аспекте, а также формулировку целей, т.е. чего именно требуется достичь.

Четко сформулированные цели играют важную роль в управлении и планировании. Цель – идеальное мысленное предвосхищение результата деятельности; желаемый результат, которого стремится добиться человек или целое предприятие, ставящие перед собой эту цель. Были сформулированы некоторые правила постановки целей: цели должны быть конкретными; реальными; гибкими и способными к корректировке; совместимыми; понимаемыми людьми.^[45]

Учет обеспечивает часть системы, управляющую информацией. Это самый трудный этап, т.к. его нельзя формализовать.

Анализ.

Это функция управления, использующая средства и методы изучения обстановки, проблем, ситуаций путем выявления и сопоставления свойств и характеристик объектов исследования по установленным критериям и показателям для определения состояния этих объектов, их особенностей и тенденций изменения.^[46]

Исследователи в своей практической деятельности практически никогда не обходятся без анализа. Для принятия эффективных управленческих решений недостаточным будет правильно зафиксировать получаемые результаты, состояние протекания определенных процессов, проявления факторов внешней среды, воздействующих на компанию (это реализуется посредством функции учета). Важно установить причину, по которой произошло событие и что могло бы быть сделано, есть ли возможности для этого и как направить процессы изменений.

Анализ предполагает разложение объекта на части, которые представляют собой характерные для данного объекта, для определения соотношения, взаимосвязи и тенденций.^[47]

Цель анализа – выявить причинные связи событий (полученных результатов деятельности, состояния параметров производственно-хозяйственной системы) с условиями, по причине которых произошли данные события.^[48]

Посредством функции анализа обеспечивается оценка уже свершившихся событий или фактов, а также ставятся условия, в которых данные события произошли. При этом происходит подготовка учетной информации для восприятия в процессе принятия оптимальных управленческих решений.

Контроль.

Это деятельность, которая позволяет оценить достигнутые результаты и сопоставить их с теми решениями, которые принимались в начале управленческого цикла.

Контроль представляет собой процесс обеспечения достижения компанией своей цели. Функция контроля имеет исключительное значение в условиях неопределенности, так как она направлена на решение несколько главных задач:

• Выявление проблем во внутренней и внешней среде предприятия,
• Корректировка проблем предприятия до того момента, когда они смогут перерасти в кризис,
• Установка направлений организационной деятельности, более эффективно способствующих достижению общих целей предприятия,
• Выявление нарушений, неудач и ошибок организации и их причин.

Контроль является заключительным звеном в цепочке действий по управлению и дает возможность менеджерам узнать, достигнута ли цель компании. В случае, если цель не достигнута, функция контроль позволяет выявить причины.^[49]

Цели функции контроля могут стать достижимыми, если функция реализуется в соответствии с основными принципами. В первую очередь контроль должен иметь всеохватывающий характер, то есть иметь в поле зрения все основные сферы организационной деятельности, в том числе внешнюю среду и соответствующие ей внутренние процессы.

В то же время контроль должен обеспечить относительно полную и объективную картину ситуации, что достигается в случае, если система контроля направлена стратегически и способна охватить главные приоритетные области развития и функционирования предприятия.

Основной целью контроля является не исправление, а предотвращение ошибок, поскольку оно обходится гораздо дешевле. По этой причине контроль и анализ как функции менеджмента являются неотъемлемой частью стратегического планирования.

Контроль и анализ как функции менеджмента должны быть увязаны не только с планированием, но и с изменениями, происходящими в структуре управленческой системы.

1.3 Активизация и стимулирование

Одним из важнейших условий достижения целей организации является обеспечение заинтересованности всех участников процесса управления и эффективности их действий, это является содержанием функции активизации и стимулирования. Для успешного достижения цели необходимо осуществить:

1. Стимулирование, основная задача – воздействие на работника, в результате которого увеличивается скорость или качество выполнения работы.^[50]
2. Мотивацию - внутренняя движущая сила человеческих поступков.^[51]

Для руководителя особенно важным в отношении взаимодействия с подчиненными является возможность управлять их поступками, поведением. Прежде чем управлять, необходимо понять «почему человек ведет себя так, а не иначе?», то есть определить мотивы поведения.

Эти поиски не представляли бы особой сложности, если бы поведение человека всегда определялось только одним мотивом. Однако на человека одновременно воздействует не один мотив, а множество.

Сам по себе мотив не является причиной целенаправленных действий. Мотив – одно из ключевых понятий психологической теории деятельности, разрабатывавшейся ведущими советскими психологами А.Н. Леонтьевым и С.Л. Рубинштейном. Наиболее простое определение мотива в рамках этой теории: "Мотив — это опредмеченная потребность"^[52]. Проблема потребностей человека привлекала множество авторов. Каждый по-своему определял перечень главных человеческих потребностей.

Так можно выделить следующие виды потребностей биологические и социальные.

Содержание мотива поведения складывается из двух элементов: цели и программы действий.

Мотивация — это процесс побуждения, стимулирования себя или других к целенаправленному поведению или выполнению определенных действий, направленных на достижение собственных целей или целей организации.^[53] При найме персонала можно часто услышать от кандидатов формулировку собственной мотивации для трудоустройства в компанию, например:

• «мотивация – заработать столько денег, чтобы обеспечить учебу своих детей в частной школе»;
• «хочу работать в компании, потому что могу в ней профессионально развиваться, и дальше сделать карьеру по своей специальности»;
• «нужна работа, чтобы заработать и открыть свое дело».^[54]