Файл: Организация и управление изменениями в проекте.pdf

"Манипулирование временем" - меры, связанные с изменениями в области временного планирования:

• 1. Изменение сроков завершения работ – реализуется двумя способами:
• переброска ресурсов внутри проекта – изменение количества ресурсов, выделенных для критических и некритических работ.
• перемещение работ во всех пределах с изменением зависимостей (изменение технологической последовательности работ с целью сокращения общей длительности проекта).

1. Смещение вех (контрольных точек) проекта – применяется в случае, когда вследствие объективных причин рабочая группа не может закончить работу в намеченный срок и при этом веха проекта не привязана к событию, которое нельзя перенести, а общая продолжительность проекта не увеличивается.
2. Увеличение общего срока завершения проекта – применяется в случае невозможности сдачи проекта в срок.

"Манипулирование качеством" - меры, связанные с изменениями в области продуктового планирования, могут быть рассмотрены:

• снижение качества продукта - когда заказчик в контракте не установил жесткие требования к качеству продукта, а компания в силу объективных причин не может предоставить продукт запланированного качества. ^[9]
• замена продукта – когда в силу объективных причин компания не может предоставить продукт запланированного качества по запланированной цене.
• исключение продукта - когда предоставление продукта невозможно, а аналог, удовлетворяющий заказчика, найти не удалось.

Наряду с Управление изменениями существует более обширное понятие такое как - Управление конфигурацией - более обширное понятие, чем управление изменениями. Управление конфигурацией подразумевает формирование первоначальной конфигурации проекта (то есть совокупного содержания, объемов работ по проекту) и последующих процедур контроля соответствия фактического содержания и фактических объемов работ проекта первоначально запланированным показателям.

Для эффективного управления изменениями в ходе реализации проекта и для управления конфигурацией проекта в целом необходимо применение соответствующих подходов, в том числе:

• обеспечение эффективного взаимодействия между участниками проекта;
• разграничение ролей и ответственности за каждое отдельное изменение;
• общий контроль изменений, вносимых в проект.

---

1.4 Контроль изменений

Процесс контроля реализации изменений подразумевает учет и регламентацию сопровождения каждого отдельного изменения от появления потребности в нем до его полной реализации.

Специальным документом регламентируется проведение переговоров и принятие решения о реализации изменения, в которых участвуют менеджер, ответственный за реализацию данной части проекта, представитель заказчика, а при необходимости - и представители заинтересованных организаций.

Общий контроль изменений осуществляется для оценки влияния факторов, приводящих к положительным или негативным изменениям в проекте, а также для определения уже совершившихся изменений и управления ими по мере их появления, который включает:

• поддержание и обновление базового (целевого, директивного, опорного и т.д.) плана (графика) проекта, применяемого для сравнения с планами, формируемыми в процессе его выполнения; корректировку базового плана, которая связана исключительно с изменениями содержания проекта;
• обязательное изменение содержания проекта при изменении содержания его результата (продукта, товара, услуги и т.д.);
• координацию и согласование изменений во взаимосвязанных видах информации, функциях, процессах и процедурах управления проектом.

Входные данные общего контроля изменений содержат базовый (целевой, директивный, опорный и т.д.) план (график) проекта, отчетность о ходе его реализации и требования к изменениям в нем.

Для общего контроля изменений используется набор формальных процедур, установленных внутрифирменным стандартом реализующей проект организации, которые определяют регламент изменений ранее принятых официальных документов проекта и порядок их утверждения. Это может быть, сложившаяся в организации система документооборота, как указанно на примере сводной формы в Таблице 2, Приложения 3.

Если такой системы нет, то команде проекта необходимо разработать подобную систему или адаптировать специальные программные оболочки, в которых реализованы наиболее распространенные и зарекомендовавшие себя на практике методы и средства управления изменениями.

Для контроля за изменениями применяются также процедуры обработки данных, которые могут быть утверждены без предварительного рассмотрения, но и эти изменения должны быть задокументированы и учтены.

Результат общего контроля содержит модифицированный базовый план проекта с учетом утвержденных изменений, которые в обязательном порядке доводятся до сведения участников проекта.

---

Функции общего контроля за изменениями закрепляются за соответствующей комиссией (группой), которая несет ответственность за утверждение или отклонение запросов на изменения. Права и обязанности комиссии должны быть четко определены и согласованы с основными участниками проекта.

Контроль за изменением содержания проекта осуществляется для оценки влияния факторов, приводящих к положительным или негативным последствиям; для определения изменений в содержании проекта и управления ими, тесно связан с другими процессами контроля.

Данные контроля включают:

• описание СРР (в виде отчетов, чертежей, технических заданий и т.д.);
• запросы на изменения;
• порядок действий по управлению изменений в проекте, а также по контролю за их периодичностью.

Для обеспечения эффективного контроля за содержанием работ проекта должны быть определены формальные процедуры управления изменениями.

Для контроля за содержанием утверждается регламент, в соответствии с которым производятся изменения, определяются форма и последовательность прохождения документов, уровень и полномочия лиц, ответственных за принятие, согласование или отклонение решений по изменениям. Без такого контроля менеджеру проекта будет трудно контролировать исполнение оставшихся работ.

В достаточно общем виде, в соответствии с Рисунком 1, Приложение 4, данный процесс должен регламентировать прохождение изменений через пять основных стадий:

Описание - на начальной стадии необходимо уяснить и описать предлагаемое изменение.

Оценка - стадия предусматривает полномасштабный анализ влияния предлагаемого изменения.

Одобрение - рассматриваются результаты исследований и принимается решение: одобрить изменение, отказать, отложить. Принятые решения документируются.

Реализация - изменение вносится в план проекта и реализуется.

Подтверждение исполнения - контроль корректного и полного выполнения работ в рамках данного изменения. В случае положительного результата изменение с контроля снимается.^[10]

Для реализации изменений необходимы регламентирующие и протоколирующие прохождение изменения документы:

• отчет о проблеме - описание проблемы, возникшей в ходе реализации проекта;
• запрос на осуществление изменения, все запросы на изменение проекта обязательно регистрируются в журнале регистрации изменений;
• описание предлагаемого изменения - информация об изменении, его текущем статусе, инициаторах и ответственных за выполнение и контроль;
• сводная форма контроля изменения.

---

Каждая стадия прохождения изменения выполняется в соответствии с утвержденным регламентом и предполагает определенное распределение ролей среди участников проекта, которые отображены на Рисунке 2 (2.1. 2.2), Приложения 3, в логической блок-схеме внесения изменений в проект.

Неконтролируемые изменения, происходящие в процессе реализации проекта, могут носить разрушающий характер для всего процесса управления.

Вынужденные изменения должны быть вовремя распознаны и реализованы с наименьшими убытками. Возможность же выполнения желаемых изменений должна быть соответствующим образом оценена и реализована с выгодой для проекта.

Выводы к главе 1

Подводя итоги первой главы можно сделать следующие выводы:

1. Существует различное множество причин внесения изменений в проект, которые невозможно предвидеть на стадии разработки новых проектных решений.
2. Планируемые изменения могут не получиться или их последствия окажутся не такими, как ожидалось, проект может быть подвержен существенной корректировке или вообще оказаться несостоятельным.
3. Попытки улучшения проекта должны сопровождаться со стороны менеджеров и работников пониманием природы требуемых изменений и определенных методов их проведения и выбора необходимой стратегии.
4. Действия, выполняемые для реализации проекта, требуют особого подхода к организации всего процесса работы.
5. Основные принципы построения эффективной системы контроля включают наличие:

• четких планов и ясной системы отчетности;
• эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций;
• эффективной системы реагирования.

Таким образом, контроль за реализацией изменений представляет собой комплексную технологию с соответствующим набором документации и распределением обязанностей, где завершающий шаг процесса контроля - действия, предпринимаемые руководителем направленные на преодоление отклонений в ходе работ проекта, для ликвидации выявленных недостатков и преодоление негативных тенденций в рамках проекта.

---

Глава 2. Построение сетевой моддели с проведением временного и ресурсного анализа на примере решения задачи на оптимизацию изменений проекте

Проект предполагает целый комплекс взаимосвязанных целей. Цель каждой части проекта должна быть подчинена общей цели. Важной чертой управления проектами является точное определение и формулировании целей, начиная с высшего уровня. А затем постепенно опускаясь до наиболее детализированных целей и задач.

Рассмотрим решение задачи на примере проекта с заданными на Рисунке условиями в Приложении 6.

Операция (работа)	После-дователи	Предше-ственники	Продолжи-тельность (дня)	Рабочая сила (чел.)
A	G		4	3
B	D		6	5
C	E,H		2	2
D	F	B	5	1
E	F	C	5	4
F	J,L	D,E	1	3
G	J,L	A	7	9
H	I,N	C	6	8
I	K	H	7	7
J	K	F,G	3	0
K	M	I,J	2	5
L	M	F,G	8	7
M	O	K,L	7	3
N	O	H	5	4
O	P	M,N	1	4
P		O	8	5

Рисунок 3. Пример проекта

Вывод к главе 2

Во время выполнения проекта руководителю нужно уметь определять, укладывается ли проект в запланированный срок, бюджет и будет ли он завершен в запланированные сроки.

Для этого мало собирать фактические данные о ходе работ – нужно еще и правильно их анализировать ресурсный адаптация проектный изменение

Заключение

Целью курсовой работы является изучение вопроса Управления изменениями проекта. В ходе написания дипломной работы, в соответствии с поставленными задачами:

В перовой главе было дано определение понятия – изменение проекта, проведена классификация проектных изменений, изучены методы и стратегии проведений изменений, рассмотрены особенности управления изменениями, раскрыты особенности проведения контроля.

---