Файл: Проектирование организации.pdf

Рисунок 4- Организационная структура управления ООО «Компаньон»

Таким образом, структура управления ООО «Компаньон» линейно-функциональная – форма управления фирмой, в которой комбинируется линейное и функциональное управление, что позволяет сочетать централизацию и децентрализацию в управлении.

Документами, регламентирующими деятельность ООО «Компаньон» являются: Устав, Учетная политика, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных, Положения об отделах, должностные инструкции.

Всего в штат компании входит 16 человек. Функции и ответственность отделов и отдельных исполнителей закреплены в Положениях об отделах, а также в должностных инструкциях.

2.2. Анализ методов экономического обоснования хозяйственно-управленческих решений

Основными решениями, подлежащими рассмотрению в ООО «Компаньон», являются решения относительно использования финансовых, трудовых, производственных ресурсов.

Как правило, основные этапы принятия управленческих решений в ООО «Компаньон» следующие:

Первый блок: получение информации о ситуации; определение целей; разработка оценочной системы; анализ ситуации; диагностика ситуации; разработка прогноза развития ситуации. Второй блок: генерирование альтернативных вариантов решений; отбор основных вариантов управленческих воздействий; разработка сценариев развития ситуации; экспертная оценка основных вариантов управляющих воздействий. Третий блок: коллективная экспертная оценка; принятие решения лицом, принимающим решение; разработка плана действий; контроль реализации плана; анализ результатов развития ситуации после управленческих воздействий.

Основными лицами, принимающими решения в ООО «Компаньон» являются генеральный директор и руководители подразделений. Характеристики данных сотрудников отражены в таблице 3.

Таблица 3

Состав и характеристика руководящего состава ООО «Компаньон»

Продолжение таблицы 3

Особо стоит остановиться на руководителе предприятия – генеральном директоре. В силу его загруженности последовательное прохождение этих этапов в процессе принятия управленческих решений затруднено. Некоторые этапы упускаются по причине отсутствия необходимого временного ресурса. По этой же причине затягивается принятие некоторых решений, требующих оперативности.

В Приложении 1 приведены характеристики управленческого решения, принимаемого при подборе сотрудника ООО «Компаньон».

В данном случае на каждом этапе принимаются индивидуальные или коллегиальные решения и используются методы сбора и обработки информации, метод «мозгового штурма», построение сценариев. Кроме того используются классические формальные методы и неформальные методы финансового анализа.

Основным классическим методом является балансовый метод.

Среди неформальных методов и приемов можно выделить следующие:

• Разработка и использование системы аналитических показателей - анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
• Сравнение – установка сходства и различия явлений. С помощью этого метода решаются следующие задачи: выявляются причинно-следственные связи между явлениями; приводятся доказательства или опровержения; классифицируются и систематизируются явления.
• Построение аналитических таблиц как формы наиболее рационального, наглядного и систематизированного представления исходных данных, простейших алгоритмов их обработки и полученных результатов.
• Прием детализации - один из наиболее распространенных приемов анализа во многих областях науки, в том числе и в анализе финансово-хозяйственной деятельности экономических субъектов. При сочетании с другими приемами детализация позволяет всесторонне оценить исследуемые явления и вскрыть причины создавшегося положения.

Конечная цель системы менеджмента исследуемого предприятия - увеличение массы прибыли за счет повышения конкурентоспособности, расширения рынка сбыта и обеспечения устойчивости работы фирмы. То есть, улучшения финансового состояния фирмы можно достигнуть за счет повышения качества услуг (чем выше качество, тем выше цена), реализации политики ресурсосбережения, увеличения программы реализации конкурентоспособных услуг, организационно-технического и социального развития фирмы. Любые мероприятия по улучшению этих сторон деятельности отражаются на росте прибыли фирмы.

Используются следующие основные принципы экономического обоснования управленческих решений: учет фактора времени; учет затрат и результатов; применение к расчету системного подхода; применение к расчету комплексного подхода; обеспечение многовариантности технических и организационных решений; обеспечение сопоставимости вариантов по исходной информации; учет факторов неопределенности и риска.

Информационной основой для принятия решений являются основные отчеты о деятельности компании: баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств, отчет о выполнении плановых показателей.

Для проведения экономического анализа применяются сетевые компьютерные программы на платформе Windows.

Бухгалтерский учет ООО «Компаньон» осуществляется с применением компьютеризированной формы с использованием для отражения оборотно-сальдовых ведомостей, карточек аналитического учета и других учетных регистров, предусмотренных в программе «1С: Бухгалтерия».

Для отражения фактов финансово-хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете используются в качестве основания унифицированные формы первичных учетных документов. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Система «1С: Бухгалтерия» на предприятии используется для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета: учет операции по банку и кассе; учет основных средств и нематериальных активов; учет материалов и МБП; учет товаров, услуг и производства продукции; учет валютных операций; учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами; учет расчетов по заработной плате; учет расчетов с бюджетом; другие разделы учета.

Обобщая, можно сказать, что в ООО «Компаньон» отсутствуют комплексная автоматизированная информационная система управления. Для создания, сбора, передачи, хранения и обработки информации используются сетевые компьютерные программы на платформе Windows, а также программа «1С: Бухгалтерия 8.2 Версия 3.0».

2.2. Мониторинг и контроль реализации решений

При помощи контроля реализации решений руководство организации определяет правильность своих решений и устанавливает потребность в их корректировке. Именно результаты контроля являются основанием для руководителей организации корректировать принятые ранее решения, если отклонения в ходе реализации принятых ранее решений значительны.

Контроль - процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Контроль предполагает определение и документирование фактических показателей (результатов реализации решений) и сравнение их с плановыми показателями для определения результатов деятельности.

Существуют три аспекта осуществления контроля реализации управленческих решений: установление стандартов; измерение достигнутого и сравнение с планом; коррекция отклонений. Процедура контроля в ООО «Компаньон» содержит три этапа (рисунок 5).

Установление стандартов

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами

Принятие необходимых корректирующих действий

Рисунок 5 - Процедура контроля в ООО «Компаньон»

По предмету выделяется контроль текущих результатов, контроль исполнения распорядительных документов, контроль деятельности структурных подразделений и служб.

Основным методом контроля в ООО «Компаньон» является контроль по отклонениям. Методологию статистического управления отклонениями, применяемого на предприятии можно представить в следующей последовательности:

• Выявление потенциальных отклонений для объекта.
• Формирование стратегии контроля.
• Построение алгоритма выявления отклонений.
• Построение алгоритма реагирования на отклонения.
• Верификация модели управления отклонениями.
• Анализ происходящих событий.
• Постоянные улучшения.

Осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа. В данном случае в ООО «Компаньон» используют две основные формы контроля: финансовый (основа общего контроля, сопоставление с финансовым планом достигнутых результатов, осуществляется путем получения от руководителей финансовой отчетности по важнейшим показателям деятельности по стандартным формам) и административный (сравнение объема фактических и планируемых объемов работ; анализ изменения доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным строительным услугам и сегментам рынка).

Также можно выделить три вида контроля, используемых в исследуемом учреждении: предварительный, текущий и заключительный.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация правил, процедур и линий поведения. В качестве форм предварительного контроля используются должностные инструкции, положения о подразделениях, правила трудового распорядка и так далее.

Контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки ряда требований минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия выполняемых работ техническим требованиям и стандартам.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (финансовый план предприятия), который позволяет также осуществить функцию планирования.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе осуществления сотрудниками своих функций. Его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного руководителя. Текущий контроль за деятельностью сотрудников осуществляется руководителем отдела или непосредственно директором. Формой проявления текущего контроля является получение обратной связи от сотрудников, соблюдение трудовой дисциплины.

Руководители функциональных служб еженедельно на общих собраниях предоставляют генеральному директору отчеты о деятельности своих подразделений и результатах их работы.

Для руководителей отделов еженедельно проводятся совещания во главе с генеральным директором, где происходит обсуждением достигнутых результатов и допущенных ошибок, а также обсуждением дальнейших направлений их действий. В результате работы по выработке решений руководители подразделений получают от генерального директора следующие виды управленческих решений: приказы и рекомендации.

Заключительный контроль осуществляется непосредственно после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми. Здесь происходит сравнение запланированного размера прибыли с полученным, запланированный уровень текучести кадров, объем выполненных работ, издержки и так далее.

Практика показывает, что необходимость контроля в данной организации связана, прежде всего, с неопределенностью, свойственной любому управленческому решению, поскольку между планируемым и реальным развитием ситуации всегда наблюдается временный разрыв, способный вызвать отклонения от плана.

Для осуществления контроля в ООО «Компаньон» не используются специальные информационные технологии, поскольку в организации отсутствует комплексная автоматизированная система управления.

Рассмотрим недостатки, характерные для системы контроля в ООО «Компаньон» на примере управленческих решений, принимаемых в сфере управлении персоналом. Основной недостаток, заключается в том, что система аттестации персонала предприятия направлена на контроль достижений рядовых сотрудников. Таким образом, система, во-первых, предполагает контроль только результата, но не процесса. А, во-вторых, не охватывает все категории сотрудников, включая руководящий состав.