Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях ( Теоретические аспекты коммуникаций в деятельности организации ).pdf

Введение

В настоящее время в условиях нестабильности экономики перед большинством организаций остро становятся вопросы по совершенствованию коммуникационных процессов, как внутри организации, так и по отношению к окружающей среде. Это обусловлено тем, что на практике эффективное построение коммуникационной системы является одним из основных условий достижения поставленных целей. Проблемы в коммуникационном процессе предприятия зачастую негативно влияют на эффективность системы управления и, как следствие, и на работу всей организации.

На сегодняшний день этот вопрос можно считать наиболее актуальным, так как он оказывает непосредственное влияние на возможность выхода организации из кризисной ситуации. Однако необходимо так же акцентировать внимание на том, что многие вопросы при построении эффективной коммуникационной системы остаются дискуссионными. На сегодняшний день коммуникационные процессы с основном были исследованы в разрезе исторических, психологических и социологических наук. Если рассматривать коммуникации в качестве основного инструмента, с помощью которого оказывается воздействие на внешнюю и внутреннюю среду работы организации, то его можно расценивать в качестве основного механизма, способствующего совершенствованию системы управления, направленного на эффективное функционирование организации.

При этом следует отметить, что большинством коммуникации ассоциируются только с продвижением продукции, то есть выступают в качестве составляющих системы маркетинга, что является недостоверным и может негативно сказаться на построении коммуникационных процессов на предприятии, а также привести к усложнению их интеграции в систему управления. Также следует отметить, что качество коммуникационных процессов, направленных на обмен информацией, оказывает непосредственное влияние и на формирования основных целей организации, а также на процесс их реализации. Следовательно, можно сделать вывод, что отсутствие единых подходов по управлению коммуникационными процессами, не дает возможности эффективно работать в условиях нестабильной внешней среды, а также в условиях высокой конкуренции.

Объект исследования — ПАО «Сбербанк». Предмет исследования — система коммуникаций организации.

Цель работы — провести анализ системы управления коммуникациями в ПАО «Сбербанк» и разработать рекомендации по совершенствованию системы коммуникаций в организации.

Для достижения поставленной цели в работе решены следующие задачи:

- рассмотреть роль коммуникаций в системе управления;

- изучить понятие и виды коммуникаций в организации;

- охарактеризовать основы построения эффективной системы коммуникаций в организации;

- привести краткую характеристику предприятия;

- провести анализ внутренних коммуникаций ПАО «Сбербанк»;

- провести анализ внешних коммуникаций предприятия;

- выявить проблемы в сфере коммуникаций;

- разработать проект по совершенствованию коммуникаций в организации.

В работе применялись следующие методы: диалектического исследования, анализа, синтеза, индукции и дедукции, научной абстракции; экономико-статистический, аналогий.

Основу исследования составляют монографическая литература, научные доклады и периодика по исследуемой проблематики, финансовые отчеты ПАО «Сбербанк»; информационные ресурсы сети Интернет.

Цели и задачи работы определили ее структуру. Работа состоит из введения, трех глав и включает выводы и рекомендации, список использованной литературы.

1. Теоретические аспекты коммуникаций в деятельности организации

1.1. Роль коммуникаций в системе управления организации

В настоящее время можно с уверенностью утверждать, что порядка 50-90% фонда рабочего времени менеджерами затрачивается на процессы коммуникации. В работе руководства коммуникационные процессы присутствуют постоянно в процессе реализации функций при организации межличностного взаимодействия, а также обмена информацией при принятии эффективных управленческих решений. Также коммуникации присутствуют и при реализации всех функций управления, начиная от планирования и заканчивая системой контроля. Так как информационный обмен присутствует во всех сферах управления организацией, коммуникации определяют, как процесс, направленный на соединение всех элементов управления в единую систему. При отсутствии коммуникационных процессов, управление организацией имело бы хаотичный характер.

В большинстве своем учеными исследуется множество разновидностей информации, а также способов ее передачи с позиций ее влияния на коллектив или отдельного работника. В соответствии с теориями построения коммуникационных процессов, слаженная работа организации может быть достигнута посредством понимания полученной информации и ее согласования между другими подразделениями. С целью получения эффективной коммуникационной системы, необходимо, чтобы сообщения принимали форму инструкций, методических указаний, докладов, приказов, отчетов и т. д. с учетом таких факторов, как правильный выбор слов, самочувствие, настроение, а также потребности адресата [11, с. 65].

Следовательно, проблема построения эффективной системы коммуникации, рассматривается в нескольких аспектах (рисунок 1). Для того, чтобы установить надлежащую коммуникацию организации предстоит решить ряд вопросов, которые схематично представлены на рисунке 2.

Аспекты построения эффективной коммуникационной системы

Формально-логический

Семантический

Социально-психологический

Организационный

Технический

Рис. 1. Аспекты построения эффективной коммуникационной системы^[1]

При этом следует изучать коммуникационный процесс не только в теоретическом плане, но и на практике.

Проблемы установления эффективной коммуникации

Готовность партнеров устанавливать коммуникацию

Избрание способов коммуникации

Выявления и устранения помех

Верное сочетание устной, визуальной и письменной форм коммуникации

Рис. 2. Проблемы установления эффективной коммуникации^[2]

При практическом осуществлении коммуникационного процесса, его эффективность падает в случае неточных формулировок сообщений, при неправильном их толковании или же при возможной потере определенного объема информации в процессе передачи или хранения информации за счет человеческого фактора.

В качестве одной из самых серьезных преград при организации эффективных коммуникаций можно назвать авторитарность руководства, нечеткость исполнения обязанностей руководителями, а также отсутствии позитивного социально-психологического климата в коллективе, неправильное построение системы делегирования полномочий. В качестве субъективных факторов можно определить различные трактовки одних и тех же сообщений при коммуникационном процессе, что может привести к искажению информации, возникновению всевозможных недоразумений, а также замедлит процесс информационного обмена [10, с. 55].

При изучении теоретических аспектов построения эффективных коммуникационных систем, следует особое внимание уделить понятию коммуникации. Можно встретить множество трактовое данного понятия, которые напрямую зависят от подходов.

Важность построения эффективной системы коммуникации определяется положениями, представленными на рисунке 3.

Коммуникация

Основное условие существования и развития предприятия

Осуществляет взаимодействие с внешней средой, определяя уровень и качество принятия управленческих решений

Формирование неформальной структуры и сближение с формальной

Состояние внутренней среды организации путем обеспечения функционирования и взаимодействия людей, структуры, целей, технологии и задач организации

Рис. 3. Положения системы эффективной коммуникации^[3]

Дж. Лафти определил основные моменты, которые способствуют эффективным коммуникациям:

- должен быть обеспечен эффективный обмен информацией между объектами и субъектами системы управления, а также между самой организацией и ее внешним окружением;

- в процессе информационного обмена должны постоянно совершенствоваться отношения межличностного характера;

- формирование каналов информации с целью организации обмена ею между сотрудниками и подразделениями;

- рационализация потока информации.

1.2. Понятие и виды коммуникаций в организации

Коммуникация - это процесс, который включает обмен информацией, мыслями, идеями и эмоциями. Компоненты коммуникационного процесса: отправитель, который кодирует и отправляет сообщение, канал, по которому отправляется сообщение, и получатель, который декодирует сообщение, обрабатывает информацию и отправляет соответствующий ответ по тому же каналу обратно отправителю. Связь может происходить с помощью различных процессов и методов, и в зависимости от используемого канала и стиля, могут быть различные типы.

Основываясь на каналах, используемых для общения, процесс общения можно широко классифицировать как вербальное и невербальное общение. Вербальное общение включает в себя письменное и устное общение, в то время как невербальное общение включает в себя язык тела, выражения лица и визуальные диаграммы или рисунки.

Социальная коммуникация – осознанный/ неосознанный, с намерением/ без намерения процесс, в котором происходит передача вербальных/невербальных сообщений на межличностном/социальном уровне.

Важнейшей составляющей социального взаимо­действия является социальная коммуникация. Хотя в каких-то ситуациях возможно взаимодействие без коммуникации, в подав­ляющем большинстве случаев социальные контакты включают коммуникацию.

Коммуникация - это взаимный обмен информацией, предполагающий ориентацию обоих участников на взаимную открытость партнера. Такой обмен происходит не обязательно в словесной (словесной) форме, но также и в невербальной форме. Невербальное общение намного старше устного общения. Он включает в себя жесты и мимику, танцы, музыку, искусство, скульптуру и архитектуру. Фактически, инженерные сооружения, храмы, дворцы, скульптуры, картины, оставшиеся с прошлых веков, передают информацию без слов о жизни, чувствах, отношениях давно умерших людей.

Суть процесса общения, как следует из определения, заключается в передаче другому участнику сообщения, содержащего информацию. Сам акт раскрытия содержания своего сознания во время общения в социологии называется сигналом.

Но сигнал не всегда является сообщением или информацией. Сообщение будет информационным, только если оно содержит что-то неизвестное.

Передача информации в процессе общения требует определенных медиа - символов и знаков, поскольку общение по своей природе является символическим процессом. Символы и знаки - это объекты, которые раскрывают значение, которое они не содержат сами по себе, но благодаря тому, что общество наделяло их этим значением. Это значение является значением знака. Таким образом, можно сказать, что общение - это процесс расшифровки знаков и чтения их социальных значений.

Язык является наиболее важной символической системой, институционализированной обществом и, следовательно, имеющей исторический характер.

Человек рождается и формируется в определенном социальном контексте, где определенная языковая структура уже установлена. Поэтому язык любого общества косвенно отражает структуру самого общества и как бы задает специфику социальной коммуникации.

Важной характеристикой любого процесса общения является намерение участников влиять друг на друга. Воздействие может осуществляться посредством использования таких механизмов психологического воздействия, как:

- убеждение - процесс целенаправленного коммуникативного воздействия, характеризующийся логическим обоснованием сообщения (или нескольких сообщений) с целью достижения согласия собеседника (или аудитории) с высказанной точкой зрения;