Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Менеджмент).pdf

В ходе STEP-анализа для ООО «Пивоваренная компания «Балтика» были выделены факторы внешней среды, которые оказывают значительное влияние на бизнес организации и её позиционирование. Источниками информации для данного анализа послужили внутренний и внешний сайт организации, а также архив компании.

Затем был проведён SWOT-анализ для ООО «Пивоваренная компания «Балтика» (см. Приложение 3) на основе информации предоставленной пресс-службой организации, в матрице были обозначены проблемы, стоящие перед компанией. Эти проблемы обусловлены имеющимися положительными и отрицательными факторами внутри компании, а также имеющимися внешними угрозами и возможностями. Согласно матрице компания уже занимает определенную нишу в сознании потребителя, однако стоит обратить внимание на изменение предпочтений клиентов, а также на рост позиций конкурентов и наличие жесткого контроля со стороны государства.

Так же был проведён опрос с целью определения места организации в сознании потенциальных потребителей, аналитические диаграммы к которому можно найти в приложениях . Было опрошено 98 респондентов возрастом старше 18 лет. Опросный лист включал в себя всего 4 вопроса:

• Назовите компанию, которая первой приходит Вам на ум при упоминании данной (пивоваренной) отрасли?
• Назовите компанию, продукт которой Вы предпочли бы купить?
• Какой из перечисленных продуктов Вам наиболее известен?
• Как часто Вы употребляете пиво?

Из сводных данных по опросу (см. Приложение 4) мы выяснили, что самой популярной пивоваренной компанией является «ООО Пивоваренная компания «Балтика», однако же, самым популярным продуктом в пивоваренной отрасли является пиво «Heineken». Так же по результатам данного исследования мы определили, что большинство респондентов редко употребляют пиво.

2.3 Анализ деятельности отдела внутрикорпоративных коммуникаций в ООО «Пивоваренная компания «Балтика»

Внутрикорпоративный отдел в пивоваренной компании «Балтика» появился не так давно, примерно пять лет назад, но уже занимает очень важную роль в компании, потому что благодаря внутриорганизационным процессам помогает ПК Балтике выйти на более высокий уровень.

В структуру отдела PRвходит пять отделов:

1. GR- работа с государственными органами власти.
2. Работа с журналистами
3. Статистика
4. ВЕБ-коммуникации
5. Корпоративная работа-работа с сотрудниками, иначе отдел внутрикорпоративных коммуникаций.

У внутрикорпоративного отдела множеств функций и задач, такие как:

• сплочение коллектива
• предотвращение слухов
• информирование сотрудников
• поддержание связи между президентов компании и сотрудниками
• организация досуга.

Цель внутрикорпоративного отдела - добиться стабильности в копании, сделать общую модель поведения сотрудников для достижения целей и задач копании.

Сотрудник по внутренним коммуникациям и экскурсионной деятельности должен знать и соблюдать:

- законодательные и подзаконные акты РФ, постановления и распоряжения органов государственной власти на федеральном и региональном уровне, национальные и отраслевые стандарты, технические условия, технические инструкции и другие нормативные документы, регулирующие сферу профессиональной деятельности сотрудника и трудовые отношения с работодателем;

• локальные нормативные акты Компании, включая устав, правила внутреннего трудового распорядка, Миссию, Цели и Принципы, кодекс корпоративной культуры, приказы и распоряжения руководства, а также Политику и регламенты в области качества, безопасности пищевых продуктов, экологии, безопасности труда и охраны здоровья.
• должностные/квалификационные обязанности.

Сотрудник по внутренним коммуникациям и экскурсионной деятельности выполняет следующие должностные обязанности:

• участвует в разработке и реализует стратегию внутренних коммуникаций Компании;
• разрабатывает и реализует перспективные и текущие программы, направленные на эффективное осуществление внутренних коммуникаций;
• повышает осведомленность сотрудников о реализации стратегии компании, целях и прогрессе достижения целей;
• организует и координирует работу по выпуску корпоративного издания;
• обеспечивает эффективную работу внутренних каналов коммуникаций: интернет портала, корпоративного ТВ, информационных стендов, массовых электронных рассылок и т.д.
• формирует и реализует годовой план внутренней и внешней коммуникационной поддержки функции операционная деятельность, в том числе: подготавливает пресс-релизы, ответы на запросы журналистов по тематике функции, вопросы ответы для интервью представителей функции;
• координирует участие представителей функции в конференциях, саммитах и др., контролирует согласование внешних презентаций;
• подготавливает тексты о назначениях, событиях и проектах функции для размещения во внутренних каналах коммуникаций;
• оказывает организационную поддержку при подготовке к внутренним конференциям и мероприятиям функции;
• разрабатывает и внедряет программы по привлечению экскурсантов целевых аудиторий;
• развивает музеи и сувенирные магазины Компании на заводах;
• организует взаимодействие с филиалами/заводами Компании по вопросам внутренних коммуникаций;
• обеспечивает сотрудников Группы необходимыми инструктивными и справочными материалами техническими средствами, канцелярскими и другим Необходимым;
• контролирует трудовую и исполнительскую дисциплину сотрудников, находящихся о подчинении.

В Пивоваренной компании «Балтика» внутрикорпоративный отдел играет особую и очень важную роль в жизни компании. В большой и географически разобщенной Балтике особое внимание уделяется внутренним коммуникациям. С помощью отдельных инструментов, которые как раз и формируют систему внутренних коммуникаций, важная или просто интересная информация о Компании, бренда, людях, достижениях, проектах оперативно доносится до всех сотрудников во всех уголках России.

В компании множество разносторонних каналов коммуникации: печатные, личные, а также электронные.

Чтобы новости как можно быстрее доходили до сотрудников, используется общекорпоративные рассылки в outlook, объявляемая лента новостей портала Диалог и социальной корпоративной сети Yammer.

Более полную информацию о том .0,чем живет Компания, можно найти на страницах корпоративного издания Моя Балтика, которое выходит два раза в месяц. О целях и планах Компании, положении на рынке ,ключевых проектах сотрудники могут узнать на квартальных информационных встречах президента с сотрудниками и встречах топ-менеджеров с коллективом.

Информацию о Компании можно почерпнуть также из различных брошюр, годовых отчетов и внешнего портала Балтики.

Особое внимание Компания уделяет обратной связи. Задать вопрос и получить ответ сотрудники могут ,например, в разделе Открытый кабинет на портале Диалог, по электронной почте corcom@baltika.ru, на встречах руководства к коллективом или опустив письмо в специальный ящик для писем на информационном стенде. Основные правила общения и нормы служебного этикета закреплены в Кодексе корпоративной культуры Балтики.

Рассмотрим каждый канал коммуникации:

Обратная связь.

Каждый сотрудник имеет право задать вопрос о деятельности Компании и получить комментарий/официальный ответ на него для этого он может:

напрямую обратиться в подразделение, ответственное за бизнес-процесс, интересующий сотрудника;

Задать вопрос сотрудники могут:

1. президенту Компании ЯцекуПостушка , воспользовавшись его сайтом
2. непосредственному руководителю, ответственному за процесс сотруднику иди сотрудникам дирекции по корпоративным связям и информации
3. по электронной почте, а также на персональные адреса сотрудников группы внутренних коммуникаций в Санкт-Петербурге и специалистам по корпоративным коммуникациям в регионах
4. по телефону - по номерам сотрудников внутренних коммуникаций и специалистам по коммуникациям в регионах
5. на информационных встречах сотрудников с руководством -на каждой встрече сотрудникам предоставляется возможность задать вопрос
6. в разделе Открытый кабинет - руководству Компании.

Сотрудники группы внутренних коммуникаций обязаны предоставить ответ на вопрос или комментарий ,поступивший по каналам обратной связи в течение пяти рабочих дней при условии своевременного предоставления информации экспертами.

Однако срок предоставления ответа может быть увеличен, если необходимы глубокая проработка вопроса, обращение к большому количеству экспертов и анализ их ответов, а так же привлечение внешних экспертов. Срок предоставления ответа может превышать 15 рабочих дней. Каждый сотрудник компании, являющийся экспертом, обязан предоставить группе внутренних коммуникаций информацию, необходимую для составления ответа/комментария сотрудникам Компании.

Каждый сотрудник имеет право инициировать сбор обратной связи по определенному вопросу в случае, если это необходимо для улучшения работы по направлению или повышению эффективности бизнес-процессов.

Сбор обратной связи может быть проведен в форме анкетирования, интервьюирования или исследования

1. Анкетирование-метод получения информации от сотрудников с помощью анкеты. Она может быть заполнена в печатном или электронном виде, в том числе на портале Диалог.
2. Интервьюирование-метод получения информации от сотрудников с помощью одного или нескольких вопросов ,задаваемых устно
3. Исследование-совокупность различных методов получения информации.

Следующий канал коммуникации — это общекорпоративные рассылки.

Общекорпоративные рассылки по электронной почте -на сегодняшний день самый оперативный способ информирования в Компании. Благодаря им все сотрудники Балтики, имеющие компьютеры, могут быстро получит важную информацию.

В основном, по почте рассылаются:

• • • обращения топ-менеджеров по самым значимым и актуальным вопросам приглашения на различные мероприятия, важные сообщения, касающиеся всех сотрудников Компании;
    • документы и инструкции общего пользования;
    • объявления о сборе заявлений, о работе автохозяйства, магазинов анонсы конкурсов, акций и розыгрышей. Еще один канал - это электронный портал «Диалог».

Ежедневно обновляемая лента новостей на портале - хорошая возможность в онлайн-режиме узнавать новости о брендах, событиях, в которых принимает участие Компания, а также о сотрудниках и их достижениях. На лентах новостей отдельных заводов можно прочитать интересные новости и важные объявления, предназначенные для сотрудников конкретного филиала или региона.

Каждый сотрудник может стать автором новости для портала. если сотрудник считает, что в его отделе, службе, дирекции произошло что-то значимое и интересное и хочет поделиться этим с коллегами, он пишет в отдел корпоративных коммуникаций. Это может быть информация об успешно завершенном проекте или инновационном решении проблемы, о "локальном" рекорде, о талантливом коллеге или достижениях всего подразделения, Лучшие новости обрабатываются отделом внутренних коммуникаций и размещаются на главной странице портала Диалог или на региональных страницах.

Не менее важный канал - социальная корпоративная сеть Yammer.CarlsbergGroupв тестовом режиме запустила корпоративную социальную сеть Yammer, доступ к которой есть у всех сотрудников Компании. Сеть дает отличную возможность знакомиться с коллегами из разных стран, обсуждать проекты, делиться новостями и фотографиями, комментировать события и многое другое. Возможность сервиса уже оценили около 100 тысяч компаний во всем мире.

Ресурс позволяет подписываться на новости различных групп и. На обновления коллег, уже зарегистрировавшихся в сети. Доступ в Yammerвозможен извне корпоративной сети Балтики по логину и паролю , а также с мобильных устройств.

В Yammerсоздана группа BaltikaAllCompany, в которой публикуются все новости с главной страницы портала Диалог. Это отличная возможность быть в курсе событий, даже если вы находитесь не в корпоративной сети, прямо с мобильного телефона или планшета,0. Пользуясь сервисом можно давать обратную связь по поводу официальных сообщений и новостей Компании, делиться новостями подразделений или благодарить коллег за помощь или вклад в общее дело.

Также в сети есть блог Президента Компании, где можно задавать вопросы, оставлять комментарии.

Все большее количество подписчиков набирает группа "Вакансии и карьера в службе продаж России”, которая создана в Yammer. Теперь все заинтересованные сотрудники Компании могут максимально оперативно получать информацию о возможностях развития карьеры в продажах, а также он-лайн консультацию по вакансии и их построению карьеры у ответственного представителя функции персонал.

Три главных правила пользования сервисом Yammer:

1. Все, что происходит в Yammerостается там (нельзя копировать в корпоративной сети во всеобщие социальные сети или другие не корпоративные источники)
2. корпоративный язык-английский (оставлять посты в группах можно на любом языке, но в группе AllCompanyтолько на английском)
3. Нужно проявлять уважение и дипломатичность (сотрудник несет ответственность за свои публикации).