Файл: Особенности коммуникаций в организации (Особенности внутренних коммуникаций в организации).pdf

2.2 Пресс-конференция

Некоторые владельцы компаний считают, что в целях экономии достаточно разослать пресс-релиз, и если событие значимое, то результат обязательно можно будет увидеть в СМИ. Все это верно, но даже среди значимых событий есть исключения, которые требуют не обычной рассылки пресс-релизов, а усиления внимания к новости. Принимая решение о проведении пресс-конференции, вы показываете журналистам (а через них и обществу) всю исключительную важность события, обращаете особое внимание на информацию, которая будет звучать на встрече.

При подготовке пресс-конференции первый вопрос, который необходимо решить, касается информационного повода – насколько и кому будет важна тема мероприятия. Проведите анализ рынка, если возможно – поговорите с представителями делового сообщества, чиновниками, обязательно пообщайтесь с журналистами (только с теми, кто пишет на тему, связанную с предстоящей пресс-конференцией) на предмет актуальности информации, которую вы собираетесь раскрыть на мероприятии. Из таких бесед вы узнаете, насколько необходимо проведение пресс-конференции вообще, а также сможете скорректировать темы и вопросы, которые будут обсуждать участники мероприятия.

Не менее важно решить вопрос по поводу спикеров (кто будет говорить на пресс-конференции). Спикерами обычно выступают первые лица компаний, которые к тому же должны быть интересны для прессы.

Формат мероприятия предполагает наличие не одного, а двух и более спикеров из разных организаций, объединенных одним информационным поводом, относительно которого созывается пресс-конференция.

Обозначим некоторые темы, которые можно освещать, созывая пресс-конференции. В первую очередь, интересны мероприятия, организуемые для того, чтобы объявить об участии фирмы в крупных бизнес–проектах в качестве консультантов. Причем можно как анонсировать это событие, так и информировать о его промежуточных результатах или итогах. Весьма полезной может быть и пресс-конференция, организованная в рамках проведения серьезных деловых форумов, которые затрагивают перспективы развития в различных сферах. Пресс-конференцию стоит созвать и для информирования журналистов о поддержке фирмой таких культурных событий, как фестивали и выставки. Также не стоит забывать и о внутренней жизни фирмы. К примеру, открытие офиса в новом регионе или слияние с другой юридической компанией – такие новости также могут заинтересовать СМИ, поэтому необходимо анализировать и прорабатывать информационные поводы, которые относятся к внутренней жизни вашей организации. Так, пару месяцев назад одна региональная юридическая фирма объявила о подписании договора о сотрудничестве с западными коллегами. В честь такого события была проведена пресс-конференция с участием российских и западных представителей, итогом которой стали публикации в местных деловых изданиях.

После того, как вы определитесь с темой, вопросами и списком участников, приступайте к непосредственной организации пресс-конференции. Создайте базу данных журналистов, которым будет интересна заявленная тема, и разошлите им пресс-релиз, анонсирующий событие. Рассылка должна осуществляться примерно за неделю до даты проведения мероприятия. В пресс-релизе нужно четко и коротко указать обсуждаемые вопросы и участников (включая их должности). Параллельно звоните журналистам сами и продолжайте интересоваться, насколько эта тема им интересна, возможно, такое общение с ними поможет вам сделать программу еще интереснее и актуальнее. Также вы будете знать, какие вопросы интересуют того или иного журналиста, сможете заранее подготовить ответы и затем качественно отработать их на самой пресс-конференции. Еще один звонок журналистам необходимо сделать накануне мероприятия.

Выбирая дату, очень важно выяснить, не проводит ли в этот день кто-нибудь еще пресс-конференцию или другое значимое событие, пересекающееся по тематике с вашим мероприятием (такую информацию можно найти на лентах информационных агентств и на сайте отраслевых СМИ). Если это так, то лучше перестраховаться и назначить встречу с журналистами на другой день.

Назначая время, помните, что пресс-конференцию необходимо проводить в первой половине дня – для того, чтобы журналисты ежедневных изданий успели написать материал в завтрашний номер газеты, а представители телевизионных СМИ смогли подготовить сюжет для вечерних новостей. Идеальный временной промежуток для проведения пресс-конференции – с 11:00 до 14:00.

Пресс-конференцию лучше проводить во вторник, среду или четверг. Середина недели – оптимальное время, так как за день до мероприятия вы сможете еще раз обзвонить журналистов (в выходные сделать это крайне сложно). Назначая событие на понедельник, вы рискуете тем, что не сможете накануне напомнить журналисту о пресс-конференции, а если организовывать мероприятие в пятницу, то ваша информация за выходные может перестать быть актуальной, потеряться среди других новостей или о ней могут и вовсе забыть. Обратите внимание на то, что еженедельные издания сдают свои материалы в четверг, так что если мероприятие проходит в пятницу, они не успеют подготовить статью и поэтому, скорее всего, не посетят пресс-конференцию.

Необходимо разработать программу, которая должна включать в себя обсуждаемые вопросы и список спикеров с указанием должности. Не забудьте обеспечить такой программой не только журналистов, но и выступающих. Также укажите продолжительность мероприятия. По итогам пресс-конференции журналист не должен устать или утомиться, поэтому само событие не должно длиться больше одного часа (идеально – отвести 30 минут на все доклады выступающих и около 30 минут – на вопросы из зала). Оставьте время для неформального общения на безалкогольном фуршете: можно организовать небольшое интервью, поинтересоваться у журналистов впечатлениями о прошедшем мероприятии, узнать, нет ли необходимости выслать дополнительную информацию. Минеральную воду, чай и кофе предлагайте как до начала, так и после мероприятия. Итого, в среднем, продолжительность всего действия – полтора часа.

Не забудьте разместить на столе в президиуме таблички с именами выступающих, всем остальным участникам подготовьте именные бейджи и вручайте их во время регистрации. Заранее проверьте аппаратуру, которая будет задействована. Убедитесь в том, что установлены указатели, которые помогут найти участникам пресс-конференции нужный зал.

Всех пришедших представителей СМИ необходимо зафиксировать. При регистрации раздайте каждому журналисту пресс-папку, которая должна включать в себя следующее: программу пресс-конференции, информацию о выступающих, презентации (если они есть), информацию о компаниях, которые представляют спикеры (если есть брошюра, то стоит вложить ее), пресс-релиз. Желательно, чтобы все материалы были собраны в папке с логотипами организаторов. Если имеются в наличии предметы с элементами корпоративного стиля (ручки, блокноты, флэш-карты) – они должны распространяться вместе с пресс-папкой.

Разместите перед залом, где будет проходить пресс-конференция, и внутри стойку (баннер) вашей компании. Также над столом президиума повесьте баннер с указанием названия мероприятия, даты проведения и логотипами всех его участников.

Обеспечьте присутствие собственного фотографа на пресс-конференции. Фотографии с мероприятия можно затем разослать журналистам, если они их запросят, а также разместить на сайте.

Обязательно по итогам мероприятия разошлите пресс-релиз тем представителям СМИ, которые не явились на пресс-конференцию.

2.3 Деловые переговоры

Бизнесмены много путешествуют по работе. Зачастую деловые переговоры приходится вести с людьми совершенно другой ментальности, и здесь успех зависит от того, насколько хорошо вы знаете традиции и обычаи своих потенциальных партнеров. iBusiness выбрал несколько стран, в которых есть свои особенности ведения переговоров.

Японская культура переговоров отличается своей изолированностью, уникальными традициями и обычаями. Тем не менее японцы будут переходить на стиль ведения переговоров партнера. В первую очередь для переговоров с японскими коллегами нужно распечатать визитки не только на английском, но и на японском. Вручают визитки, держа двумя руками. Визитная карточка является важной составляющей переговоров, воспринимается буквально как удостоверение личности. Не дать свою визитку в обмен на предложенную является фактически оскорблением.

Поклон при встречах рассматривается как знак благодарности, выражение симпатии. От западных партнеров он требуется не всегда, вероятно, что поприветствуют просто кивком головы. После приветствия следует представление себя — нужно назвать полностью свое имя, должность. Важно не путать должность японского партнера, так как это может его оскорбить.

На переговоры японцы ходят группами, где каждый будет профессионалом своей области, желательно собраться похожим коллективом со своей стороны. При знакомстве сначала представляют самого важного по статусу в делегации, затем все остальных, кто ниже по рангу. В общении японцы немногословны и предполагается, что партнер должен знать нюансы заранее и понимать без лишних слов. Во время переговоров следует привлечь внимание не только главного представителя, но и в целом оставить положительное впечатление у остальных членов команды партнера, так как при принятии какого-либо предложения учитывается мнение каждого сотрудника.

Иностранцам советуют для переговоров в России устанавливать личные контакты с партнерами, они важнее правовых, формальных и технических сторон. Российские партнеры большое внимание уделяют имиджу представителя, его внешнему виду. На встречи россияне иногда приходят заранее и считаются пунктуальными. Иногда бизнесмен не доверяет в начале отношений и бывает высокомерным, но если уважительно относиться, то через какое-то время отношения наладятся. В России не следует давать пустых обещаний партнеру и следовать формальным требованиям.

Для переговоров лучше подготавливать визуально качественные презентации на русском языке. Чаще всего одной встречей вопросы не решаются, потому иностранным коллегам лучше быть готовыми к большому количеству встреч, удаленному общению через почту или Skype для установления прочных связей.

Некоторые стереотипы подтверждаются: в России решения часто принимаются в бане за бутылкой водки. Для решения некоторых вопросов используют неофициальные каналы связи. В России большой интерес вызывает активная деятельность в интернете, поэтому ценится присутствие в социальных сетях, например, во «В Контакте».

В китайских традициях, как и в японских, присутствует культура визиток, которые можно распечатать на китайском и русском языках. Визитку также надо подавать обеими руками. Во время приветствия и знакомства коллеги друг другу кланяются, но не так низко, как японцы.

В одежде стоит избегать ярких цветов и броских деталей. Китайские бизнесмены обращают внимание на дорогие вещи и иногда не сдерживаются от неприкрытой лести, но наибольший эффект производит скромность. Девушкам не следует злоупотреблять с декольте и надевать слишком короткие юбки. Женщинам не принято открывать двери.

Чаще всего китайцы совмещают переговоры с приемом пищи. Отказ от подготовленного угощения воспринимают как обиду или оскорбление. Если заранее уведомить китайских партнеров об отказе поужинать, то это также будет воспринято за нарушение этикета. Во время проведения переговоров китайцы сдержаны в проявлениях эмоций, хотя в жизни приветливы и добродушны. Однако любые телесные прикосновения, даже похлопывания, по плечу вызывают негативную реакцию.

В отличие от японцев и китайцев, бразильцы положительно воспринимают крепкое рукопожатие и телесные прикосновения не только в общении с мужчинами, но и с женщинами. Актуален обмен визитными карточками на португальском языке, хотя можно использовать визитки на английском. Визитке бразильского коллеги, как правило, содержит несколько имен, поэтому следует использовать форму вежливого обращения «сеньор» (или любое другое звание) с фамилией.

На переговоры бразильцы одеваются в темные костюмы, в другое свободное время во время общения могут надеть рубашку с расстегнутым воротником и с длинными рукавами. Женщины носят платья или костюмы, но используют минимум украшений.

В стране с южноамериканского континента принято дарить подарки. Лучше всего преподнести национальные сувениры. Если появилось желание сделать подарок во время карнавала, то они могут носить несерьезный характер — забавная одежда, колпаки, печенье с сюрпризом.

Рабочий ужин могут назначить не раньше девяти вечера и может долго продолжаться. Рабочий день начинается около девяти и заканчивается около шести вечера, но пунктуальности особого значения не придают. Рабочие встречи лучше планировать за неделю и назначать на вторую половину дня.

При установлении деловых отношений с британцами стоит внимательно относиться к назначенному для встречи времени. Не стоит принимать приглашение, если не до конца уверены, что сможете встретиться с партнером. Во время переговоров британец может пошутить по поводу себя или своего коллеги — к юмору прибегают для ускорения обсуждения, разрядки обстановки.

В одежде нет особых требований, поэтому желательно придерживаться общего офисно-делового стиля: для мужчин — темные костюмы, светлые рубашки, для женщин — консервативный стиль. Не стоит высказывать мнение о королевской семье, экономике и затрагивать другие щекотливые темы, в том числе о личной жизни.

В качестве приветствия используется некрепкое рукопожатие, которое надо начинать с человека с более высоким статусом, если он подает руку первым. Некоторые мужчины похлопывают друг друга по спине. С женщиной здороваться за руку не принято, только если она первая протянет руку.