Файл: Первичные учетные документы.pdf

Количество оформляемых экземпляров -1

Доверенности на получение товарно-материальных ценностей выдаются должностным лицам предприятий, организаций и учреждений на типовых бланках доверенности: -формы № М-2, (приложение №1 к Инструкции о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей) или -формы № М-2а (приложение № 3 к Инструкции о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей).

Данная инструкция не распространяется на порядок получения грузов от транспортных организаций (железнодорожного, водного, автомобильного и воздушного транспорта).

Показатели

Содержание требований

Цель выдачи доверенности

получение товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по договору, соглашению или другому заменяющему их документу

Лица, которым выдаются доверенности

должностные лица предприятий, организаций и учреждений

-Выдача доверенностей лицам, не работающим на данном предприятии (в организации, учреждении), не допускается.

-Выдача доверенностей, заполненных полностью или частично, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не разрешается.

Лица, которые подписывают доверенности

-Доверенности подписываются руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером предприятия (организации, учреждения) или уполномоченными ими на то лицами. -Право подписи доверенности лицами, уполномоченными руководителем и главным бухгалтером предприятия, организации, учреждения, оформляется приказом.

Порядок заполнения оборотной стороны доверенности

При выдаче доверенностей следует иметь в виду, что перечень товарно-материальных ценностей, предусмотренный на оборотной стороне доверенности, составляется в случаях, когда в документе на отпуск (соглашении и т.д.), указанном на лицевой стороне, не приведены наименования и количество ценностей, подлежащих получению. Если же в соответствующих документах приводятся наименования и количество товарно-материальных ценностей, подлежащих получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности вычеркивается.

Срок действия доверенности

устанавливается в зависимости от имеющейся возможности получения и вывоза данных ценностей по договору, соглашению, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность, но, как правило, не более чем на 15 дней -Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, расчеты за которые производятся в порядке плановых платежей, например, на систематическое получение продуктов питания для детских учреждений, могут выдаваться на весь календарный месяц. -С согласия заинтересованных министерств (департаментов) этот срок может быть продлен, но не более чем на календарный квартал.

Порядок регистрации доверенностей

-Доверенности регистрируются бухгалтерией предприятия, организации, учреждения. -При выдаче доверенностей бухгалтерия предприятия, организации, учреждения регистрирует ее в Журнале учета доверенностей (приложение № 2 к Инструкции о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей), который должен храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей. В журнале учета доверенностей до начала их выдачи должны быть пронумерованы все листы и количество листов указывается прописью. Предприятия, организации и учреждения, регистрирующие доверенности в указанном журнале, должны пользоваться доверенностью формы № М-2а (приложение №3 к Инструкции о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей)

Местонахождение доверенности при отпуске поставщиком товарно-материальных ценностей

Доверенности, независимо от срока их действия, остаются у поставщика при первом отпуске товарно-материальных ценностей. В случае отпуска товарно-материальных ценностей частями на каждую выданную их партию составляется накладная (приемо-сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего ее документа) передается получателю товарно-материальных ценностей, а другой - прикладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за отпуском ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета потребителю. По окончании отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей согласно доверенности.

Порядок подтверждения выполнения поручения по доверенности

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего после получения ценностей дня, независимо от того, получены товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частично, представить в бухгалтерию предприятия, организации, учреждения документы, подтверждающие выполнение поручений и сдачу на склад или соответствующему материально-ответственному лицу товарно-материальных ценностей. Лица, которые не отчитались в использовании доверенностей по истечении срока их действия, несут дисциплинарную ответственность и новые доверенности не получают.

Порядок действий в случае неиспользования работником доверенности

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их предприятию (организации, учреждению) на следующий день после истечения срока действия доверенности.

О возвращении неиспользованных доверенностей делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей ( в графе «Отметки о выполнении поручений»). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью «не использована» и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию.

Случаи, при которых не производится отпуск предприятиями и организациями (торгующими, снабженческими, сбытовыми и др.) товарно-материальных ценностей по доверенности

a) истечения срока действия договора, соглашения или других заменяющих их документов;

b) предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;

c) предъявления доверенности с поправками и помарками;

d) непредъявления удостоверения личности (паспорта), указанного в доверенности;

e) истечения срока действия доверенности;

f) получения от получателя сообщения об аннулировании доверенности.

В случае лишения уполномоченного лица права на получение ценностей по выданным ему доверенностям, срок действия которых еще не истек, эти доверенности изымаются, а получатель товарно-материальных ценностей немедленно письменно извещает поставщика об аннулировании соответствующих доверенностей. С момента получения такого извещения отпуск ценностей по аннулированным доверенностям прекращается. В подобных случаях ответственность за отпуск ценностей на основании этих доверенностей несет поставщик.

Случаи отпуска поставщиками товарно-материальных ценностей без доверенности

При централизованных завозе и доставке товаров и материалов предприятиям, торговым и другим организациям отпуск товаров и материалов поставщиками (предприятиями, оптовыми организациями и т. п.) может осуществляться без доверенности. В этих случаях получатель товаров (материалов) обязан ознакомить поставщиков с образцом печати (штампа), которой материально-ответственное лицо, получившее завезенный товар (материалы) заверяет на экземпляре сопроводительного документа (накладной, счета и т.д.), остающемся у поставщика, свою подпись о получении ценностей.

Количество оформляемых экземпляров - 2, 3 или 5 по мере необходимости

I

II

III

IV

V

для отправителя (предназначен для отпуска активов)

для получателя (передается представителем отправителя или перевозчиком получателю активов и предназначен для их оприходования, заверенный подписью и печатью отправителя и подписью перевозчика или представителя отправителя, передается отправителю или перевозчику (водителю))

для перевозчика (основание для оплаты оказанных транспортных услуг и прилагается перевозчиком к документу на оплату осуществленной перевозки, заверенный подписью и печатью отправителя и подписью перевозчика (водителя) или представителя отправителя, передается отправителю или перевозчику (водителю), заверенный подписью и печатью получателя, возвращается представителю отправителя или перевозчику)

прилагается к путевому листу или другому транспортному документу и служит основанием для учета транспортной деятельности (заверенный подписью и печатью отправителя и подписью перевозчика (водителя) или представителя отправителя, передается отправителю или перевозчику (водителю), заверенный подписью и печатью получателя, возвращается представителю отправителя или перевозчику)

заполняется отправителем и служит пропуском при выезде транспортного средства с места погрузки (склада) и хранится у отправителя

Рубрика

Содержание при

транспортировке активов

оказании услуг (выполнении работ)

Серия/ №/ от

указывается серия накладной, номер накладной и день, месяц прописью, год заполнения накладной

указывается серия накладной, номер накладной и день, месяц прописью, год заполнения накладной

Отправитель

Строка 1 - наименование субъекта, юридический адрес, фискальный код

Строка 1-наименование субъекта, оказывающего услуги/выполняющего работы, юридический адрес, фискальный код

Получатель

Строка 2 - наименование субъекта, юридический адрес, фискальный код (IDNO), а для физических лиц (граждан) - фамилия, имя, место жительства, индивидуальный код (IDNP). В накладной, заполненной при перевозке активов в пределах территориально дезинтегрированного субъекта, заполнение строки 2 не является обязательным, поскольку в накладной делается отметка «Внутреннее перемещение».

Строка 2- наименование субъекта, который получает оказываемые услуги/выполненные работы, юридический адрес, фискальный код (IDNO), а для физических лиц (граждан) - индивидуальный код (IDNP)

Пункт погрузки

Строка 3 - адрес первого пункта, в котором активы погружаются в транспортное средство

X

Пункт разгрузки

Строка 4 - адрес пункта разгрузки активов

X

Прилагаемые документы

Строка 5 - наименование и номера документов, прилагаемых к накладной (приложение к накладной, сертификаты, удостоверения и т.п.), которые представитель отправителя или перевозчик (водитель) получает от отправителя для передачи получателю в момент передачи активов

Строка 5 - номера и наименования документов, прилагаемых к накладной (приложение к накладной, сертификаты, удостоверения, по случаю, акты приема-передачи оказанных услуг/выполненных работ)

В случае, когда по строке 5 невозможно перечисление всех документов, список документов, прилагаемых к накладной, продолжается на обороте накладной с пометкой «Отметки», где перечисляются в хронологическом порядке наименования и номера прилагаемых документов

Переадресовано

Строка 6 - Если в пути следования изменяется пункт разгрузки активов, соответствующая информация отражается по строке 6 во всех экземплярах накладной, которые были вручены представителю отправителя или перевозчику (водителю). При переадресовке активов адрес, указанный по строке 4 дается через дробь и вписывается адрес нового пункта разгрузки. Такие записи заверяются подписями перевозчика(водителя)и получателя

Путевой лист

серия, номер и дата выдачи путевого листа или другого транспортного документа, который прилагается к накладной

Перевозчик

наименование, адрес и IDNO перевозчика, который будет осуществлять перевозку активов (на основании путевого листа или другого транспортного документа, предъявляемого водителем)

Транспортное средство

марка и регистрационный номер транспортного средства и прицепа (полуприцепа), предназначенных для транспортировки активов

Водитель

фамилия, имя водителя, а также и регистрационный номер водительского удостоверения

№ п/п

Графа 7.1 - порядковый номер для каждого вида активов

Гоафа 7.1 - порядковый номер для каждого вида услуг/работ

Наименование

Гоафа 7.2 - наименование активов для каждого вида активов

Графа 7.2 - наименование оказанных услуг/выполненных работ

Единица измерения

Графа 7.3 - единица измерения для каждого вида активов

Гоафа 7.3 - единица измерения оказанных услуг/выполненных работ

Количество активов/объем услуг/работ

Графа 7.4 -количество для каждого вида активов

Графа 7.4 - заполняется в случае, когда возможно указание объема оказанных vc-луг/выполненных работ

Гоафа 7.5 - в рублях цена за единицу

X

Стоимость, леев

Гоафа 7.6 - в рублях стоимость активов

Гоафа 7.6 - стоимость услуг/работ

НДС, леев

Гоафа 7.7 - по случаю указывается сумма НДС по активам.

X

Акцизы, леев

Гоафа 7.8 - В случае поставки подакцизных активов в графе 7.8 указывается в рублях сумма акцизов по ним.В случае поставки социально значимых товаров, по которым Правительством регулируется торговая надбавка, на каждом этапе продаж отправитель в графе 7.8 указывает отпускную цену за единицу, установленную отечественным производителем, или закупочную цену в случае импортированных товаров с записью через дробь общей суммы торговой надбавки в процентах, рассчитанной от отпускной/закупочной цены. Данная информация первоначально записывается отечественным производителем или импортером, которая в последующем должна быть переписана каждым отправителем, изменяя по случаю сумму торговой надбавки. Субъекты, которые обладают правом самостоятельного печатания накладных на специальной бумаге, имеют возможность включать в накладную отдельной строкой отпускную цену за единицу, установленную отечественным производителем, или закупочную цену в случае импортированных товаров и общую сумму торговой надбавки.

Сумма, леев

Графа 7.9 - в рублях всего сумма к оплате

Графа 7.9 - общая сумма, которая должна быть оплачена получателем

Вид упаковки

Гоафа 7.10 - вид упаковки, в которой перевозится актив (например, ящик, короб, бочка, пакет, корзина и т.д). При перевозке неупакованных активов указывается сокращенно «н/у».

Количество мест

Графа 7.11 - количество мест по каждому виду активов и упаковки, указанной соответственно в графе 7.10.

Объем, mj

Гоафа 7.12 - в кубических метрах объем перевозимых активов.

Масса брутто, тонн

Графа 7.13 - в тоннах вес брутто активов, включая упаковку. Записываются вес по каждому виду активов и общий вес перевозимых активов. Не указывается перевозимый вес, если при транспортировке активов невозможно его определение путем измерения, взвешивания и др.

Итого

Строка 8- итоги показателей, отраженные в Строка 8 - итоги показателей, отраженные в графах графах 7.6 - 7.9 и 7.13. 7.6 - 7.9 и 7.13.

Всего отпущено на сумму

Строка 9- вписывается прописью общая сумма в рублях, определенная отправителем. Она должна совпадать с итогом графы 7.9 накладной и приложений к накладной.

Строка 9 - указывается прописью общая сумма в рублях, определенная отправителем, которая должна соответствовать итоговой сумме графы 7.9 накладной и приложений к накладной

Отпуск разрешил

Строка 10

в рубрике 1) - должность, фамилия, имя и подпись руководителя субъекта или другого лица, ответственного за отпуск активов получателю, с оттиском печати на всех экземплярах накладной;

в рубрике 2) - должность, фамилия, имя и подпись ответственного лица, передающего активы.

Строка 10:

в рубрике 1) - должность, фамилия, имя и подпись руководителя субъекта или другого лица, уполномоченного разрешить оказание услуг/выполнение работ для получателя, с оттиском печати на всех экземплярах накладной;

в рубрике 2) - должность, фамилия, имя и подпись лица, ответственного за оказание услуг/выполнение работ.

Принял перевозчик (водитель)

Строка 11- водитель или по случаю представитель отправителя на всех экземплярах накладной проставляется его подпись, которая подтверждает факт получения активов для перевозки.

Сдал перевозчик (водитель)

Строка 12 - водитель или по случаю представитель отправителя после разгрузки активов он подтверждает подписью их передачу получателю

Принял, получатель

Строка 13- на втором, третьем и четвертом экземплярах накладной указываются должность, фамилия, имя и подпись лица, принявшего активы и проставляется печать.

Строка 13- на втором экземпляре накладной указываются должность, фамилия, имя ответственного лица со стороны получателя, который подтверждает подписью и печатью факт получения услуг/работ. Подпись получателя на первом экземпляре накладной проставляется по запросу отправителя.

Строка 14

В случае, если активы приняты по доверенности, заверенной получателем, уполномоченное лицо подтверждает это подписью по строке 13, а отправитель или перевозчик (водитель) в строкеН указывает серию, номер, дату выданной доверенности, а также должность, фамилию и имя лица, которому была выдана доверенность.

Время простоя транспортного средства

Строка 15 - время прибытия, убытия и простоя транспортного средства (часы, минуты) при погрузке активов, подтвержденное подписью и печатью отправителя. Когда активы доходят до места назначения, перевозчик (водитель) или представитель отправителя передает накладную (третий и четвертый экземпляры) получателю, в обязанности которого входит отражение времени прибытия на разгрузку и времени убытия после разгрузки, времени простоя (часы, минуты), подтвержденного подписью и печатью получателя. После обработки данных строки 15 перевозчиком третий экземплярах накладной передается получателю транспортных услуг, а четвертый экземпляр прилагается к путевому листу.

Маршрут движения и расстояние перевозки, км

Строка 16 -заполняется перевозчиком с отражением в 3 и 4 экземплярах накладной расстояния, которое должно быть пройдено транспортным средством между пунктом погрузки и пунктом разгрузки. Если перевозка осуществляется третьим лицом-перевозчиком, расстояние, предусмотренное для пробега, согласовывается с получателем транспортных услуг

Отметки

Рубрика 17 - В случаях, когда при перевозке активов выявляются нарушения положений нормативных актов в области перевозок грузов, в рубрике 17 отражается информация о составлении протоколов, а также отметки контролирующих дорожных органов. По данной строке отражаются также документы, приложенные к накладной, в случае, если в строке 5 «Прилагаемые документы» невозможно перечислить все документы, сведения, не отраженные в накладной, но необходимые для оплаты транспортных услуг или для выставления претензий, касающихся несоблюдения договорных обязательств.

Вид оплаты

Строка 18 - перевозчиком указывается: для собственных нужд, сдельная, повременная, покило-метровая, договорная и т.п.

Расчет транспортных услуг

Строка 19 - перевозчик рассчитывает сумму за оказанные транспортные услуги. Рассчитанная сумма служит основанием для взимания платы с получателя транспортных услуг.