Добавлен: 04.04.2023
Просмотров: 217
Скачиваний: 3
ВВЕДЕНИЕ
Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей[1].
Именно путем общения можно разрушить или создать в совместном единстве что-то более значимое, весомое, глобальное. Определения авторов в значении смысла самого слова схожи в том, что коммуникация (общение) есть ни что иное как передача информации. По мнению Латфуллиной Г.Р., под коммуникацией понимается обмен идеями, мнениями мыслями в устном и письменном виде посредством символов. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации – добиться от предпринимателей стороны точного понимания отправленного сообщения[2]. С другой стороны Чаусов Н.Ю. считает, что коммуникации – это обмен информацией, на основе которого принимает решения и доводит их до сотрудников организации. В определении Виханского О.С. термин «коммуникация» принимает более глубокий смысл указывая на его происхождение от лат. «communis», что означающее «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда следует, что коммуникация не просто передача информации, но значения или смысла с помощью символов[3].
В понимании наших зарубежных научных исследователей
Коммуникация – это процесс обмена информацией между двумя и более людьми, группами и организациями. В первом случае это межличностные коммуникации – передача какой либо информации (факты, мнения и т.д.) в вербальной (устной или письменной форме) или невербальной (жесты, позы, интонации и т.д.) форме[4]. В свое время один из выдающихся руководителей автомобильной индустрии США Ли Якокка сказал: «Есть одна фраза в характеристике любого менеджера, каким бы способным он ни был, которую я не стерплю; вот она: «У него не ладятся отношения с людьми». Я считаю такую характеристику убийственной, Этого человека просто уничтожили – таково мое неизменное мнение. Он не умеет общаться с людьми? Следовательно, он оказался в наитруднейшем положении, ибо здесь кроется сама суть управления. Ведь не с собаками, не с обезьянами имеет дело менеджер, а с людьми, только с людьми. Если он не умеет строить отношения с себе подобными, то какой от него прок компании. Если он не умеет этого делать, следовательно он не на своем месте»[5].
Работа организации[6] напрямую связана с внутри организационным и внешним процессом. Что- же по сути определяет, предполагает и предлагает организационная коммуникация в собственно процессе организации очень точно, веско и кратко изложил один из американских социальных психологов:
«Есть большие различия - пишет Макгрегор , -в типах возможностей, которые можно дать людям для удовлетворения их потребностей. Относительно легко дать средства ( в форме денег) пока эти средства не исчерпаны. Но вы не можете обеспечить людей ни знаниями, ни чувством достижения, ни престижем. Зато можно создать возможности, чтобы люди могли получить то, что вы не можете дать напрямую. Но, что еще более важно, ресурсы этих возможностей не ограничены[7]. Обобщив принципы, лежащие в основе большинства руководителей, Д. Макгрегор создал подход, который назвал теорией Х и У, основанной на традиционных взглядах, где управление – это принуждение и контроль со стороны руководства[8].
Первую модель организационной коммуникации можно увидеть в выступлениях Аристотеля, выделившим такие компоненты процесса коммуникации, как оратор, речь и аудитория.
Сегодня коммуникации играют существенную роль в системе управления. Они являются связующим процессом, необходимых для осуществления менеджером управленческих действий. Профессионализм менеджера проявляется в общении с использованием ролей межличностного общения[9]. Информационные роли и роли связанные с принятием решений, а также роли для выполнения всех управленческих функций. Поэтому качество обмена информацией, умение донести ее смысл и назначение, прямо влияет на степень реализации целей организации. Информационный обмен встроен во все основные виды управленческой деятельности, поэтому на сегодняшний день – эта тема особенно актуальна. Цель представленной работы – раскрыть структуру и сложность коммуникаций, рассмотреть их существенную значимость в организации; роль и содержание межличностных и организационных коммуникаций и определить факторы, влияющие на них; последовательность действий коммуникационного процесса и определить препятствия, стоящие на пути коммуникаций; рассмотреть различные виды коммуникаций и методы повышения эффективности коммуникаций. На основе поставленных целей решить встающие перед нами задачи: изучение теоретических и практических составляющих коммуникаций, построение анализа систем коммуникаций, определение основных направлений совершенствования коммуникаций в организации. В текущей работе раскроются понятие и роль коммуникаций в системе управления, препятствия на пути коммуникационного развития, становление и совершенствование систем коммуникаций и составляющие элементы, тесно переплетающиеся в единой управленческой деятельности.
Глава 1. Коммуникации в организации
Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, а также руководит и мотивирует подчиненных[10]. Многое зависит от его возможности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватно ее восприятие теми, кому она предназначена. Многие менеджеры[11] понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание. В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. Межличностный характер коммуникация носит, когда осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений между людьми в устной или иной форме (письменно, жестами, позой, тоном голоса и т.п.) с целью получения в ответ желаемого поведения[12]. Коммуникация и информации различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то как это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо как минимум наличие двух и более людей. Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый участник должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличие определенной степени взаимного понимания[13] . Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин важна для успеха в управлении. Во – первых, решение многих управленческих задач строятся на непосредственном взаимодействии людей (начальника с подчиненным, подчиненный с другими подчиненными) в рамках различных событий. Во – вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью двусмысленностью. Роль коммуникации в организации. Формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций организаций составляют одну из важнейших задач управления. Не случайно немецкие ученые В Зигерт и Г. Ланг[14]отмечают: « Хлеб людей организации - информации и коммуникации, если нарушаются информационные потоки внутри предприятия в связи с внешним миром, само существование этой организации под угрозой, одной информации недостаточно. Только когда она соответствующим образом преобразуется и обрабатывается, т.е. когда возникают коммуникативные связи, обеспечиваются существование и эффективная деятельность организации». Согласно ряду опросов, проведенных американскими исследователями организации, руководителями английских и японских компаний считают, что недостаточная разработанность коммуникаций является главным препятствием на пути достижения эффективности деятельности организации[15]. Действительно, обмен информацией включен как важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние так и внешние) не существуют или не действуют, это отрицательно сказывается на функционировании всей организации. Это объясняется рядом причин[16]:
*руководителям подразделений приходится много времени тратить на поиск нужной информации и последующую обработку этой информации
*происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает в подразделение организации и к ее руководителям из разных источников;
*в одних подразделениях и у одних руководителей ощущается недостаток информации, тогда как в других подразделениях может произойти информационная перегрузка;
*работники организации мало осведомлены о деятельности организации, планах, ориентации и положения во внешней среде, что отрицательно сказывается на процессах интеграции, точном выполнении распоряжений руководства и т. д. В связи с этим одной из главных целей управления и организации является создание системы коммуникации[17]. Запуск системы коммуникаций и постоянный контроль функционирования системы. Имеется несколько наиболее важных оснований, которые используются при классификации коммуникаций: внешние и внутренние. Внешние коммуникации протекают между организацией и целевыми аудиториями[18]. Целевые аудитории – это группы людей, не принадлежащих организации, каждая из которых оказывает определенное воздействие на ее функционирование (акционеры, профсоюзы, потребители, финансово – кредитные институты ( бани, фондовые биржи), поставщики и т.д. Цель коммуникации: такое воздействие на целевую аудиторию, которое приводило бы к изменению их поведения в выгодную для организации сторону. Внутренние коммуникации – это коммуникации, которые имеют место в рамках организации между отдельными работниками или подразделениями организации[19].
Из чего следует, что сбор и наличие даже самой ценной и своевременной информации еще не определяет высокоэффективный результат деятельности организации, если должным образом не расформировать рассортировать и перенаправить эту же самую информацию для получения ожидаемого запланированного результата. На основе обмена поступающей информации определяется не только ход действий настоящих результативных событий, но и дальнейший рост новых технологий, открытий и преобразований. Сам процесс можно сравнить как построение настоящего - фундамента, под здание - будущего.
Глава 2. Процесс коммуникаций в организации
Основу процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры[20] – подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирования электронной связи и т.д. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения. Однако сам факт обмена информации не гарантирует эффективности общения. Чтобы лучше понять процесс обмена информации и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и этапы коммуникационного процесса. Среди основных препятствий на пути к достижению целей, поставленных организацией – это коммуникации. Мало лишь передать информацию – необходимо, чтобы другая сторона восприняла ее правильно.[21] Главная цель коммуникационного процесса состоит в обеспечении понимания передаваемой информации. Рассмотрим основные препятствия на пути межличностных коммуникаций, правила эффективного слушания, которые помогают их преодолеть, а также способы повышения эффективности межличностных коммуникаций
Выделяют восемь основных категорий коммуникационного процесса[22]:
*отправитель — человек (или группа), желающий сообщить информацию;
*сообщение— информация, смысл и идея, которые хочет передать отправитель;
*канал— способ, которым передается информация: устно, письменно, невербально, по телефону, через Интернет и т.п.;
*код— система знаков и символов, посредством которой передается смысл сообщения. В качестве кода могут выступать слова, произнесенные вслух, написанный текст, жесты, мимика, условные сигналы и т.п.;
*контекст— внешняя среда, обстановка, ситуация, наполненные индивидуально различимыми смыслами и ассоциациями;
*получатель— человек (или группа), до которого отправитель хочет донести свое сообщение;
*шумы (помехи) — все, что искажает смысл сообщения;
*обратная связь— реакция (отклик) получателя на воспринятое им послание.[23]
Поэтому, процесс коммуникации включает в себя несколько этапов:
1)формирование сообщения отправителем — формулирование идеи, осознание необходимости передать сообщение;
2)выбор канала связи и отображение сообщения с помощью системы кодов;
3)передача закодированного сообщения отправителем;