Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес -процессов.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Современный мир характеризуется как очень сложная динамическая система, он постоянно изменяется, развивается и совершенствуется. Уже невозможно себе представить ни одну организацию, которой не требовалось бы подстраиваться под окружающий мир и адаптироваться к изменяющейся внешней среде. Организации должны постоянно проводить анализ и осуществлять контроль своей деятельности, чтобы грамотно приспосабливаться к новым условиям внешнего мира и пытаться развиваться в соответствии с ними. Также особенно важными факторами успеха становятся дополнительные преимущества организации, которые необходимо выявлять для преодоления существующей жесткой борьбы за прибыль и постоянной конкуренции на рынке. Кроме того, следует заметить, что ключевым элементом функционирования организации является используемый подход к управлению и эффективность его практического применения в конкретной сфере деятельности.

Применение процессного подхода к управлению на примере многих различных организаций показывает, что данный подход и выделение бизнес- процессов играет ключевую роль для повышения эффективности управления организацией и деятельностью в целом. Процессный подход предполагает внедрение цикла управления процессами и их непрерывное совершенствование, что, в свою очередь, включает в себя выявление и моделирование бизнес-процессов, которые являются основными элементами данного подхода, а также осуществление их оптимизации и автоматизации. Можно сказать, что именно эффективное управление бизнес-процессами является ключевым фактором успеха для любой организации, так как дает возможность управленцам иметь детальное понимание о функционировании и всех процессах организации, а также делать выводы и принимать правильные управленческие решения.

Кроме того, использование процессного подхода, повышая эффективность управления деятельностью, обеспечивает явные преимущества для организаций. Инструменты данного подхода позволяют непрерывно анализировать, оптимизировать и совершенствовать выделяемые бизнес- процессы, управлять цепочками добавленной стоимости, а также сокращать сроки, снижать издержки и повышать производительность, что, в свою очередь, отражается на эффективности удовлетворения потребностей потребителей.

Данная работа посвящена исследованию крупного выставочного комплекса АО «ВДНХ», который был открыт в 1939 году и функционирует до настоящего времени. На сегодняшний день выставочный комплекс находится в процессе постоянного развития и совершенствования и требует обновления принципов управления и внедрения процессного подхода вместо используемого функционального подхода.

Актуальность данной работы определяется тем, что для культурно­развлекательной сферы и в частности для выставочного комплекса характерна сложная система внешних связей и осуществление разнонаправленной и многогранной деятельности. Соответственно, успешное функционирование выставочного комплекса предполагает выделение огромного числа бизнес- процессов и, что очень важно, определение окружающей среды и её участников, таких как собственники, государственные органы, партнеры, поставщики, и потребители. Таким образом, можно заметить, что деятельность выставочного комплекса неизбежно требует внедрения процессного подхода, грамотного управления и внимательного контроля. Благодаря инструментам процессного подхода и принципу особого внимания к процессам становится возможным повышение эффективности работы выставочного комплекса в целом и всех его бизнес-процессов.

Культурно-развлекательная сфера постоянно развивается, и внедрение процессного подхода к управлению АО «ВДНХ» позволит существенно повысить конкурентоспособность выставочного комплекса. Практическое использование процессного подхода, инструментов моделирования, анализа, совершенствования и стандартизации бизнес-процессов приведет к улучшению показателей эффективности, позволит уделять больше внимания потребителям, удовлетворению их потребностей, и, в свою очередь, повлечет рост числа посетителей выставочного комплекса и увеличение его популярности, что безусловно является главным фактором успеха.

Многие управленцы современных организаций в России за последнее время осознали перспективность и эффективность процессного подхода, пришли к выводу о необходимости процессного управления в их организациях и начали активно заниматься его внедрением. К сожалению, для многих консервативных организаций, долгое время использующих функциональный подход, подобный переход и внедрение процессного управления проходит очень медленно, с трудностями, оказывается довольно сложной задачей и встречает значительное сопротивление со стороны работников организации. Также необходимо заметить, что в российских организациях при переходе к процессному подходу часто осуществляются попытки использования западных стандартов, мало адаптированных и не соответствующих российскому рынку. Для многих организаций, к числу которых относится АО «ВДНХ», внедрение процессного управления требует особенного внимания и дополнительной адаптации, а также должно осуществляться не только по зарубежным методикам, но и по специально разработанным схемам, подходящим для российского рынка.

Для внедрения процессного подхода к управлению выставочным комплексом АО «ВДНХ», выделения и моделирования бизнес-процессов, их анализа и проведения последующей оптимизации, в данной работе будет использоваться методология ARIS. Она была выбрана исходя из того, что ее огромные возможности и многообразие инструментов являются наиболее подходящими для идентификации и формализации бизнес-процессов рассматриваемого выставочного комплекса. Данная система обеспечит детальное и понятное описание бизнес-процессов организации с помощью многообразия моделей и средств для моделирования и анализа.

Таким образом, внедрение процессного подхода к управлению для повышения эффективности работы выставочного комплекса АО «ВДНХ» является главной целью данной работы. Исследование предполагает проведение сравнительного анализа научных подходов к управлению и обоснование эффективности процессного подхода для выставочного комплекса, осуществление идентификации и моделирования бизнес- процессов организации, их последующий анализ и внесение предложений по эффективной оптимизации. Для реализации сформулированной цели нужно решить следующие задачи:

1. Провести сравнительный анализ научных подходов к управлению;
2. Провести идентификацию бизнес-процессов выставочного комплекса;
3. Провести формализацию бизнес-процессов выставочного комплекса:

- Отразить модель бизнес-процессов верхнего уровня,

- Отразить модель бизнес-процессов второго уровня,

- Отразить модели процедур бизнес-процессов;

1. Провести оценку эффективности процессного подхода для управления выставочным комплексом;
2. Провести анализ и оптимизацию некоторых бизнес-процессов выставочного комплекса:

- Определить бизнес-процессы для оптимизации,

- Осуществить анализ бизнес-процессов,

- Сформулировать предложения по эффективной оптимизации;

1. Провести оценку эффективности предложений по оптимизации бизнес- процессов выставочного комплекса.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА

1.1 Процессный подход к управлению

Согласно определению, главное понятие «процесс» включает в себя некоторое множество взаимосвязанных и последовательных, иногда повторяющихся действий, которые преобразуют входные ресурсы в готовый продукт на выходе. Любая деятельность организаций предполагает постоянное выполнение множества процессов для стабильного функционирования и уверенного существования на рынке. Кроме того, понятие «процесс» является неразрывно связанным с процессным подходом, главной целью которого становится реализация эффективного управления и развития организации.

Процессный подход прежде всего направлен на управление бизнес- процессами организации, которые являются его главными элементами, а не организационной структурой как при функциональном подходе к управлению. Именно поэтому процессно-ориентированную организацию можно рассматривать как бизнес-систему и определить ее деятельность как совокупность управляемых бизнес-процессов.

Благодаря процессному подходу деятельность любой компании может быть описана не только текстовым способом, но и наглядным графическим представлением, в виде формализованной модели бизнес-процессов на разных уровнях детализации. Помимо этого, процессный подход позволяет управлять ресурсами и деятельностью организации как процессом, что позволяет существенно упростить управление, повысить его качество и эффективность в целом.

Также еще одним важным преимуществом перехода к процессному подходу от функционального управления является возможность изменения ориентации управления в организации: уход от вектора «вертикальной» ориентации, означающего управление организацией со стороны руководства, и использование вектора «горизонтальной» ориентации, характеризующий управление организацией со стороны клиента или потребителя.

При сравнении процессного и функционального подхода, как правило, используется принцип их противопоставления, но это является не совсем правильным, так как данные подходы не противоречат друг другу и в значительной степени имеют достаточно много схожих черт. Так, главными элементами этих подходов являются процессы и функции соответственно, и, надо заметить, что данные понятия всегда неразрывно связаны при управлении организацией. Корме того, как процессный, так и функциональный подходы ориентированы на формирование организационной структуры и требуют определения правил и особенностей ведения деятельности и протекания процессов в заданных границах организации. Различие же подходов по этому вопросу заключается в том, как взаимосвязаны понятия «функция» и «процесс», и если при функциональном подходе в зависимости от специфики процесса происходит разделение обязанностей по функциональным подразделениям, то при процессном подходе между подразделениями организуются процессы сотрудничества и взаимодействия.

Важной отличительной чертой процессного подхода является его ориентация не на технологию выполнения процесса, а на получение конечного измеримого результата, который должен соответствовать поставленным целям и устанавливаемым плановым показателям или, иначе говоря, ключевым показателям эффективности. В отличии от функционального подхода к управлению идея процессного подхода состоит в том, чтобы эффективно контролировать границы процессов, то есть поступающие на вход ресурсы и результаты в качестве выходов. Кроме того, можно отметить, что процессный подход неслучайно определяется как «управление по целям», он неразрывно связан с системой целей организации. Каждый выделяемый в организации бизнес-процесс должен быть направлен на достижение определенной поставленной цели, в свою очередь, имеющей критерии определения эффективности. Таким образом, именно понятие ключевого показателя эффективности определяет степень достижения цели и установленного планового показателя соответствующим бизнес-процессом.

Так, понятие эффективности процессного управления предполагает, что в организации должна быть определена система целей и ключевых показателей, на достижение которых должны быть направлены все выделяемые и регламентированные бизнес-процессы. Кроме того, необходимо отметить, что эффективное процессное управление предполагает внедрение цикла управления бизнес-процессами и цикла непрерывного совершенствования. Это требует проведения систематической работы над бизнес-процессами и использования инструментов процессного подхода, что включает в себя идентификацию, моделирование, анализ и оптимизацию, автоматизацию, контроль и мониторинг бизнес-процессов, то есть их постоянное и непрерывное совершенствование.

Таким образом, несмотря на существующие сходства между рассматриваемыми подходами к управлению, процессный подход оказывается более эффективным при управлении многими организациями, ведущими свою деятельность в различных сферах. Именно поэтому в рассматриваемой организации АО «ВДНХ», использующей в настоящее время малоэффективный функциональный подход, рекомендуется внедрение процессного подхода к управлению.

Использование процессного подхода к управлению выставочным комплексом, ориентированного на достижение конечных результатов, позволит внедрить цикл непрерывного управления и совершенствования бизнес-процессов. Это, в свою очередь, окажет положительное и существенное влияние на ключевые показатели деятельности, обеспечит достижение целей и повысит эффективность управления. Такой подход позволит проводить качественную работу с бизнес-процессами особенно в условиях нестабильной рыночной среды за счет моделирования, анализа, оптимизации и автоматизации, непрерывного совершенствования бизнес- процессов и их систематического контроля. Кроме того, переход от функционального управления выставочным комплексом к процессному подходу обеспечит ряд значительных преимуществ, которые существенно скажутся на самых различных аспектах деятельности: