Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес -процессов.pdf

На этапе «Улучшение», непосредственно связанном с повышением эффективности бизнес-процессов выставочного комплекса, предполагается проведение их оптимизации и совершенствование, а также разработка различных способов автоматизации с помощью информационных технологий и систем. Кроме того, текущий этап должен включать в себя тестирование разработанных мер и оценку их эффективности для АО «ВДНХ».

Последний этап цикла непрерывного совершенствования бизнес- процессов «Внедрение и контроль» предусматривает стандартизацию усовершенствованных и оптимизированных бизнес-процессов выставочного комплекса, поэтапное внедрение усовершенствований в процессы деятельности организации, предполагает постоянный контроль и мониторинг бизнес-процессов, а также их дальнейшее непрерывное совершенствование.

Таким образом, в соответствии с выделенными этапами и рекомендациями на основании непрерывного цикла управления и совершенствования в данной работе будет осуществлены идентификация и моделирование бизнес-процессов выставочного комплекса, будет проведен анализ существующих бизнес-процессов в соответствии с поставленными им целями и достижением установленных ключевых показателей. Также будет проведена оптимизация неэффективных бизнес-процессов по результатам проведенного анализа и предложены меры по повышению эффективности существующих бизнес-процессов. Кроме того, будет проведена оценка эффективности предложенных мер по оптимизации, которые предлагаются ко внедрению в организации АО «ВДНХ» для повышения эффективности управления бизнес-процессами.

При этом следует отметить, что необходимым условием успешного внедрения процессного подхода к управлению выставочным комплексом является непрерывное совершенствование бизнес-процессов и создание реально действующих механизмов управления процессами: возможность установления целевых параметров деятельности и контроля полученных результатов. Контрольными параметрами эффективности для измерения результатов процессов может служить система экономических показателей, необходимая для оценки каждого бизнес-процесса и участвующих в них подразделений и сотрудников. При правильном определении показателей эффективности процессов выставочного комплекса будет создан такой механизм, который позволит принимать эффективные управленческие решения, основанные исключительно на фактах, а также эффективно оптимизировать и контролировать все бизнес-процессы организации. Так, следствием повышения эффективности управления выставочным комплексом будет улучшение всех конечных результатов деятельности АО «ВДНХ».

Глава 2. Применение процессного подхода при оптимизации бизнес-процессов выставочным комплексом АО «ВДНХ»

2.1 Идентификация бизнес-процессов выставочного комплекса

Идентификация бизнес-процессов является неотъемлемым этапом при внедрении процессного подхода к управлению и требует внимательного изучения существующих особенностей организации, принципов ее управления, внутренней и внешней среды. Осуществление идентификации бизнес-процессов предполагает определение набора ключевых бизнес- процессов верхнего уровня, имеющих для организации наиболее важное значение. Для проведения идентификации бизнес-процессов можно использовать множество разных подходов, но для выделения бизнес- процессов АО «ВДНХ» было решено воспользоваться именно системным подходом, который является одним из наиболее распространенных и часто используемых.

В основе системного подхода к организации предполагается исследование объекта как системы, которая рассматривается как единое целое и как совокупность взаимосвязанных процессов, представляющих собой набор определенных сущностей и отношений между ними. При этом сама организационная деятельность представляется как иерархическая структура моделей разного уровня детализации, необходимая для упрощения ее понимания, изучения структуры и свойств, определения ключевых целей и процессов, а также повышения эффективности управления и реализации поставленных задач. Кроме того, надо отметить, что изучение любой системы невозможно без рассмотрения ее в контексте внешнего окружения, поэтому исследование выставочного комплекса и идентификация бизнес-процессов должна осуществляется как «изнутри», так и в тесной связи с внешней макро- и микросредой, то есть «извне».

Исследование организации АО «ВДНХ» «извне» основано на определении его миссии, главных целей и стратегии, выявлении заинтересованных лиц и их ожиданий, а также на идентификации ключевых бизнес-процессов, зависящих от окружающей среды и направленных на реализацию целей. Изучение выставочного комплекса «изнутри» предполагает исследование положений и иной документации, проведение опросов и интервью с работниками для определения ключевых бизнес- процессов, связанных с внутренней средой организации и необходимых для ее функционирования.

На данный момент АО «ВДНХ» является одним из наиболее крупных выставочных комплексов в России и в мире, который успешно функционирует, постоянно развивается и совершенствуется. До недавнего времени главный выставочный комплекс страны не имел единого центра управления, но в 2014 году его возрождение было передано под руководство мэра Москвы и Правительства города. Можно отметить, что с тех пор ВДНХ был возвращен его исторический облик и были достигнуты значительные успехи в реконструкции и развитии выставочного комплекса. Это стало самым крупным проектом в Москве, связанным с благоустройством общественной территории выставочного комплекса, и в настоящее время АО «ВДНХ» ставит перед собой такие главные цели своего функционирования, как осуществление музейной, выставочной и рекреационной деятельности.

Сейчас на ВДНХ организуется большое количество выставок, ярмарок, праздников, культурных и спортивных мероприятий. Это стало одним из самых популярных и безопасных мест проведения досуга и отдыха для горожан и гостей города, куда теперь приходит гораздо больше посетителей, чем до осуществления изменений. Таким образом, за рекордно короткий срок было осуществлено возрождение выставочного комплекса ВДНХ, а его активное развитие планируется продолжать на постоянной основе.

С целью дальнейшего развития и совершенствования выставочного комплекса необходимо поставить вопрос о внедрении процессного подхода и повышении эффективности управления его деятельностью. Прежде всего, начиная с идентификации бизнес-процессов АО «ВДНХ», следует изучить ее внешнюю среду и внешние факторы, которые оказывают серьезное влияние и имеют важное значение для организации.

Так, в рамках внешней макросреды организации АО «ВДНХ» отмечается крайне сильное влияние факторов, относящихся к смежным средам, с которыми осуществляется тесное взаимодействие, и среди них можно выделить социально-демографическую среду, культурно-образовательную, природно-географическую, политическую и экономико-правовую, среду государственного регулирования, научно-техническую и маркетинговую информационную среды. Все факторы влияния макросреды на выставочный комплекс требуют внимательного анализа, прогнозирования и реализации соответствующей стратегии, учитывающей различные варианты дальнейшего развития окружающей среды, с целью уменьшения неопределенности и обеспечения контроля.

Для определения факторов микросреды, непосредственно влияющих на АО «ВДНХ», следует отметить ряд участников, с которыми происходит наиболее активное и значимое взаимодействие выставочного комплекса, среди которых можно выделить таких, как партнеры, поставщики и посредники, инвесторы и банки, государственные органы, контактные аудитории и СМИ, конкуренты, клиенты, посетители и их запросы. Выделенные участники микросреды напрямую влияют на протекание ключевых бизнес-процессов выставочного комплекса и, соответственно, на функционирование и реализацию поставленных целей. В отличии от факторов макросреды факторами микросреды и отношениями с ее участниками можно управлять в большей степени, и именно поэтому они требуют особенного и аккуратного регулирования, а также проведения политики повышения эффективности взаимодействий и внешних коммуникаций.

Таким образом, множество факторов макро- и микросреды «извне» оказывают неизбежное и постоянное влияние на бизнес-процессы и деятельность выставочного комплекса. Более того, данные факторы окружающей среды формируют миссию, главные цели и стратегию АО «ВДНХ».

Говоря о миссии выставочного комплекса, надо отметить, что организация стремится соответствовать своему историческому предназначению и быть главным в стране музейным, выставочным и рекреационным комплексом. Кроме того, АО «ВДНХ» выполняет такие важные функции, как поддержание культурного и исторического объекта, развитие его территории и инфраструктуры и популяризация проведения культурно-образовательного досуга в современном обществе.

Главными целями выставочного комплекса можно считать успешное осуществление деятельности, совершенствование и оптимизация организационных бизнес-процессов, проведение мероприятий по улучшению качества их выполнения и повышение эффективности управления и контроля выставочным комплексом. Также выставочный комплекс осуществляет формирование главной стратегии, которая должна соответствовать выделенным целям и быть направленна на их реализацию. В соответствии с принятой стратегией, АО «ВДНХ» осуществляет деятельность, направленную на развитие выставочного комплекса, проводит оптимизацию и совершенствование бизнес-процессов, а также организует мероприятия по повышению эффективности управления выставочным комплексом.

Таким образом, на основании рассмотрения выставочного комплекса «извне», были определены внешние факторы макро- и микросреды и сформулированы цели, миссия и стратегия АО «ВДНХ», которые, в свою очередь, должны отвечать требованиям окружающей среды. Успешное осуществление деятельности в соответствии с поставленными целями и преодоление возникающих при взаимодействии с внешней средой сложностей неразрывно связано с качеством и эффективностью выполнения бизнес- процессов выставочного комплекса. Ключевые бизнес-процессы АО «ВДНХ» непременно должны быть направлены на достижение целей и реализацию стратегии организации с учетом сложности внешней среды, а также должны постоянно анализироваться и совершенствоваться для повышения эффективности деятельности.

Исследование организации АО «ВДНХ» «изнутри» позволяет выявить ряд факторов внутренней среды организации, оказывающих влияние на ее деятельность. Среди факторов внутренней среды выставочного комплекса важно выделить такие существенные, как менеджмент, технология и инфраструктура организации, организационная структура и кадровый состав, организационная культура, маркетинг, имидж и репутация, а также ее материальные возможности и ресурсы. Соответственно, на основании отмеченных факторов внутренней среды, исследовании положений и регламентов, проведении опросов и интервью персонала становится возможным определение ключевых бизнес-процессов АО «ВДНХ», необходимых для ее функционирования и связанных с внутренней средой организации.

Так, на основании проведенного исследования внутренней и внешней макро- и микросреды организации АО «ВДНХ» можно систематизировать знания о факторах, которые оказывают существенное воздействие на деятельность выставочного комплекса. В таблице 1 представлен SWOT- анализ, который заключается в определении факторов внутренней среды организации и разделении их на категории «Сильные стороны» (Strength), «Слабые стороны» (Weaknesses), а также в выявлении факторов внешней среды и разделении их на категории «Возможности» (Opportunities) и «Угрозы» (Threats).

Таблица 1

«SWOT-анализ выставочного комплекса»

Таким образом, осуществление идентификации ключевых бизнес- процессов выставочного комплекса возможно благодаря системному подходу и на основании подробного изучения АО «ВДНХ» как «извне», путем определения внешней среды бизнес-системы, целей и стратегии организации, так и «изнутри», путем определения факторов внутренней среды и рассмотрения официальных внутренних положений о деятельности организации. В таблице 2 представлены результаты идентификации ключевых бизнес-процессов АО «ВДНХ»: