Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес -процессов.pdf

Инициация закупки. Процесс «Инициация закупок» требуется в бизнес- процессе «Закупочной деятельности» для проведения подготовительных мероприятий, непосредственно предшествующих старту закупки и выбору поставщика. Построенная диаграмма окружения ключевых показателей результативности позволяет детализировать цель бизнес-процесса «Инициация закупки» и наглядно представить направленный на её реализацию процесс, владельцев процесса, ключевые показатели результативности и другие влияющие на её достижение объекты (рисунок 7).

Рисунок 7 - Диаграмма окружения ключевых показателей результативности бизнес-процесса «Инициация закупки»

Бизнес-процесс «Инициация закупки» включает в себя следующие этапы: создание заявки на закупку, оценка необходимости закупки, формирование цены закупки, формирование технического задания, проведение согласований документации, выбор процедуры закупки. Построенная модель процедур бизнес-процесса «Инициация закупки» позволяет детально рассмотреть ход его выполнения, обозначить функции, которые должны быть исполнены для получения конечного результата, изучить их последовательность, а также отразить участвующие единицы организационной структуры и иные необходимые для его выполнения объекты (рисунок 8).

Рисунок 8 - Модель процедур процесса «Инициация закупки»

Выбор поставщика. Процесс «Выбор поставщика» необходим в бизнес- процессе «Закупочной деятельности» для определения поставщика закупки либо по итогам проведения конкурса, либо путем анализа рыночных предложений. Построенная диаграмма окружения ключевых показателей результативности позволяет детализировать цель бизнес-процесса «Выбор поставщика» и наглядно представить направленный на её реализацию процесс, владельца процесса, ключевые показатели результативности и другие влияющие на её достижение объекты (рисунок 9).

Рисунок 9 - Диаграмма окружения ключевых показателей результативности бизнес-процесса «Выбор поставщика»

Бизнес-процесс «Выбор поставщика» включает в себя следующие этапы в случае проведения конкурса: объявление конкурса, приём заявок на конкурс, рассмотрение заявок участников, определение победителя конкурса. В случае выбора поставщика без проведения конкурса процесс включает этапы: анализ предложений поставщиков на рынке, выбор поставщика для осуществления закупки, согласование с Управлением закупочной деятельности, утверждение выбранного поставщика. Построенная модель процедур бизнес-процесса «Выбор поставщика» позволяет детально рассмотреть ход его выполнения, обозначить функции, которые должны быть исполнены для получения конечного результата, изучить их последовательность, а также отразить участвующие единицы организационной структуры и иные необходимые для его выполнения объекты (рисунок 10).

Рисунок 10 - Модель процедур процесса «Выбор поставщика»

Заключение Договора. Процесс «Заключение договора» необходим в бизнес- процессе «Закупочной деятельности» для проведения согласований по вопросам, связанным с закупкой, и заключения договора непосредственно с выбранным поставщиком. Построенная диаграмма окружения ключевых показателей результативности позволяет детализировать цель бизнес- процесса «Заключение договора» и наглядно представить направленный на её реализацию процесс, владельцев процесса, ключевые показатели результативности и другие влияющие на её достижение объекты (рисунок 11).

Рисунок 11 - Диаграмма окружения ключевых показателей результативности бизнес-процесса «Заключение договора»

Бизнес-процесс «Заключение договора» включает в себя следующие основные этапы: создание проекта договора, утверждение договора, создание договора, публикация договора. В случае заключения договора с поставщиком, выбранным на основании конкурсного отбора, данный процесс начинается с проведения внутренних согласований итогов конкурса, и затем следует создание проекта договора. Построенная модель процедур бизнес-процесса «Заключение договора» позволяет детально рассмотреть ход его выполнения, обозначить функции, которые должны быть исполнены для получения конечного результата, изучить их последовательность, а также отразить участвующие единицы организационной структуры и иные необходимые для его выполнения объекты (рисунок 12).

Рисунок 12 - Модель процедур процесса «Заключение договора»

Контроль исполнения и приём работ. Процесс «Контроль исполнения и приём работ» требуется в бизнес-процессе «Закупочной деятельности» для осуществления контроля выполнения работ/заказа и проведения оплаты работ/заказа по договору. Построенная диаграмма окружения ключевых показателей результативности позволяет детализировать цель бизнес- процесса «Контроль исполнения и приём работ» и наглядно представить направленный на её реализацию процесс, владельцев процесса, ключевые показатели результативности и другие влияющие на её достижение объекты (рисунок 13).

Рисунок 13 - Диаграмма окружения ключевых показателей результативности бизнес-процесса «Контроль исполнения и приём работ»

Бизнес-процесс «Контроль исполнения и приём работ» включает в себя следующие этапы: определение этапов контроля исполнения работ/заказа, осуществление контроля исполнения работ/заказа, приём и утверждение работ/заказа, оплата работ/заказа по договору. Построенная модель процедур бизнес-процесса «Контроль исполнения и приём работ» позволяет детально рассмотреть ход его выполнения, обозначить функции, которые должны быть исполнены для получения конечного результата, изучить их последовательность, а также отразить участвующие единицы организационной структуры и иные необходимые для его выполнения объекты (рисунок 14).

Рисунок 14 - Модель процедур процесса «Контроль исполнения и приём работ»

2.3 Внедрение процессного подхода к управлению выставочным комплексом АО «ВДНХ»

Функциональный подход, используемый в организации АО «ВДНХ» на протяжении уже долгого времени, позволяет организовывать деятельность выставочного комплекса путем ее разделения на функции и предполагает их выполнение определенными структурными единицами. Как правило, за ними закрепляется определенная область ответственности, а также формулируются критерии, по которым необходимо выполнять работу и поставленные задачи, которые, в свою очередь, должны быть направлены на достижение конечных поставленных целей выставочного комплекса. На практике же, можно заметить, что, выполняя свои функции, сотрудники организации АО «ВДНХ» не нацелены на достижение конечного результата всего процесса, и это негативно сказывается на эффективности деятельности выставочного комплекса в целом. Причиной этого являются принципы управления выставочным комплексом, обусловленные функциональным подходом. Следует отметить, что в действительности в организации отсутствует система целей, четкое установление целевых показателей и их понимание сотрудниками выставочного комплекса.

Кроме того, необходимо подчеркнуть, что функциональный подход к управлению является причиной того, что горизонтальные взаимодействия между структурными единицами оказываются слишком слабыми, а вертикальные связи наоборот - сильными. Это свидетельствует о том, что выполнение порученных руководителем функций является главной целью для сотрудников организации, и при этом они оказываются не заинтересованными во всем процессе деятельности, в достижении целей и качестве результатов.

В данной работе предлагается осуществить внедрение процессного подхода к управлению вместо малоэффективного функционального подхода с целью повышения эффективности управления выставочным комплексом. Так, при переходе к процессному подходу необходимо, чтобы в организации был

внедрен цикл непрерывного управления и совершенствования бизнес- процессов, что, в свою очередь, является неотъемлемой частью процессного подхода. Данный цикл непрерывного управления и совершенствования бизнес-процессов в рамках процессного подхода предполагает, что в организации прежде всего должна быть установлена система целей и ключевых показателей эффективности, а также должны быть идентифицированы бизнес-процессы. Выделяемые в организации бизнес- процессы непременно должны быть направлены на достижение поставленных целей и выполняться в соответствии с установленными целевыми показателями. Кроме того, помимо разработки системы целей, установления ключевых показателей эффективности и идентификации бизнес-процессов внедрение процессного подхода и цикла управления бизнес-процессами включает в себя постоянный анализ бизнес-процессов и контроль достижения целей и выполнения ключевых показателей. Так, непрерывный контроль и мониторинг деятельности организации и протекания бизнес-процессов позволит своевременно выявлять неэффективность некоторых бизнес- процессов и процедур, а также в соответствии с непрерывным циклом совершенствования бизнес-процессов осуществлять мероприятия по их оптимизации и повышению эффективности.

Таким образом, в данной работе в соответствии с процессным подходом к управлению было осуществлено внедрение цикла непрерывного совершенствования бизнес-процессов путем поэтапного исследования организации АО «ВДНХ» и изучения деятельности выставочного комплекса. Прежде всего был проведен подробный анализ внешней и внутренней среды организации для определения целей выставочного комплекса и для идентификации ключевых бизнес-процессов организации. Для наглядного представления идентифицированных бизнес-процессов выставочного комплекса была построена модель бизнес-процессов верхнего уровня, которая позволила разделить бизнес-процессы на такие группы, как основные процессы, вспомогательные процессы, процессы развития и процессы управления. Для дальнейшего исследования и более подробного изучения деятельности выставочного комплекса был выбран процесс «Закупочной деятельности». Для него в рамках процессного подхода необходимо было провести идентификацию целей, что позволило определить место и значение данного бизнес-процесса в деятельности выставочного комплекса, а также установить ключевые показатели эффективности, в соответствии с которыми данный бизнес-процесс должен выполняться. Кроме того, для наглядного представления целей и ключевых показателей эффективности, определенных для бизнес-процесса «Закупочной деятельности», была построена диаграмма иерархии целей и диаграмма окружения ключевых показателей результативности.

На следующем этапе внедрения процессного подхода к управлению выставочным комплексом было необходимо подробно рассмотреть процедуры бизнес-процесса «Закупочной деятельности», среди которых были выделены следующие: планирование закупок, инициация закупки, выбор поставщика, заключение договора, контроль исполнения и приём работ. Каждая выделенная процедура, выполняемая в бизнес-процессе «Закупочной деятельности», была детализирована и представлена в виде модели процедур, показывающей последовательность выполнения всех входящих в ее состав функций. Также, в соответствии с циклом управления и непрерывного совершенствования бизнес-процессов, внедряемым в рамках процессного подхода к управлению выставочным комплексом, для каждого выделенного процесса, выполняемого в бизнес-процессе «Закупочной деятельности», были идентифицированы цели и ключевые показатели эффективности, которые должны быть достигнуты в процессе его выполнения. Это, в свою очередь, является неотъемлемой частью внедрения процессного подхода и цикла непрерывного совершенствования бизнес-процессов для управления выставочным комплексом, так как идентификация целей и установление целевых показателей необходимы для осуществления постоянного контроля бизнес-процессов и анализа их эффективности. Так, в случае если какой-либо процесс в данной организации окажется неэффективным и не достигающим цели по установленным показателям, в соответствии с процессным подходом, он будет требовать осуществления оптимизации и усовершенствования.

Таким образом, предлагаемая в данной работе процедура внедрения процессного подхода к управлению выставочным комплексом позволит повысить эффективность деятельности организации и управления АО «ВДНХ». Внедрение цикла непрерывного управления и совершенствования бизнес-процессов в рамках процессного подхода позволит обеспечить организацию инструментами, необходимыми для постоянного контроля эффективности бизнес-процессов, среди которых можно выделить такие, как создание системы целей и установление ключевых показателей. Так, благодаря внедрению процессного подхода будут созданы условия для проведения анализа и последующего совершенствования неэффективных бизнес-процессов организации.

Также можно отметить, что внедрение данного подхода предполагает, что каждая структурная единица, участвующая в некотором бизнес-процессе, будет обеспечивать его выполнение, а область ответственности сотрудников и их показатели эффективности будут иметь непосредственное значение в рамках соответствующего бизнес-процесса. В данном случае они будут отвечать не только за свои функции, но и за все бизнес-процессы, в которых принимают участие. При таком подходе, в отличие от функционального подхода, вертикальные связи будут слабее, в то время как горизонтальные взаимосвязи - значительно сильнее. Это позволит обеспечить создание общей ответственности за результат бизнес-процесса среди всех участвующих в нем сотрудников. Кроме того, надо заметить, что АО «ВДНХ» ведет свою деятельность в условиях сложной динамической системы и постоянного влияния множества внешних факторов. Именно поэтому необходимость внедрения процессного подхода к управлению выставочным комплексом и повышение эффективности его деятельности становятся очевидными.