Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес -процессов.pdf

Таблица 2

«Идентификация бизнес-процессов выставочного комплекса»

2.2 Формализация бизнес-процессов выставочного комплекса

На этапе идентификации бизнес-процессов выставочного комплекса были сформулированы все ключевые бизнес-процессы деятельности АО «ВДНХ». На данном этапе формализации будет создана наглядная графическая модель, позволяющая визуально представить бизнес-процессы верхнего уровня рассматриваемого выставочного комплекса.

Таким образом, на данном уровне ключевые бизнес-процессы выставочного комплекса были разделены на четыре предметные группы, среди которых основные процессы, вспомогательные процессы, процессы развития и процессы управления.

Группа основных процессов деятельности выставочного комплекса включает в себя процессы, связанные с основными направлениями деятельности АО «ВДНХ». Среди них можно отметить следующие ключевые бизнес-процессы: проведение конгрессно-выставочных мероприятий, проведение собственных/гостевых и специальных мероприятий, риэлтерская деятельность и рекламная деятельность.

Группа вспомогательных процессов деятельности выставочного комплекса включает в себя процессы, обеспечивающие поддержку и создающие инфраструктуру для основной деятельности организации. Среди таких процессов необходимо отметить следующие: маркетинг, PR и GR, капитальное строительство, финансово-экономическая деятельность, бухгалтерская отчетность и налоговый учет, юридическое обеспечение, административная поддержка, закупочная деятельность и обеспечение безопасности.

Группа процессов развития организации предполагает планирование дальнейшего будущего и вариантов развития выставочного комплекса, а также разработку краткосрочной и долгосрочной стратегии. Данная группа включает в себя следующие ключевые бизнес-процессы: проведение перспективного стратегического планирования, реализация проектов стратегического планирования, внедрение новых информационных технологий, совершенствование трудовых договоров и условий труда, проведение оптимизации и совершенствования бизнес-процессов, увеличение числа партнеров, совершенствование взаимоотношений с партнерами, расширение внешних связей, планирование рекламной и маркетинговой стратегии, повышение эффективности работы с клиентами, разработка и реализация новых услуг, повышение качества услуг.

Группа процессов управления деятельностью объединяет входящие в нее процессы, направленные на осуществление контроля и регулирование всех элементов деятельности организации. К данной группе относятся следующие идентифицированные на прежнем этапе бизнес-процессы: стратегическое планирование, управление эксплуатацией имущественного комплекса, управление капиталом, контроль и учет деятельности предприятия, управление качеством, управление внешними связями, управление ИТ/ИС, управление персоналом, управление финансами, внутренний аудит.

Таким образом, идентифицированные ключевые бизнес-процессы выставочного комплекса были представлены в виде четырех групп верхнего уровня. Теперь это позволяет осуществить построение графической модели бизнес-процессов верхнего уровня с учетом всей изученной информации о выставочном комплексе АО «ВДНХ» (рисунок 1).

Рисунок 1 - Модель бизнес-процессов верхнего уровня АО «ВДНХ»

Для более подробного рассмотрения бизнес-процессов верхнего уровня организации АО «ВДНХ» необходимо построить модель бизнес-процессов второго уровня. Модель групп процессов позволяет рассмотреть каждый бизнес-процесс верхнего уровня в отдельности в виде детализированной группы процессов. В качестве детализируемого процесса верхнего уровня был выбран процесс «Закупочной деятельности» выставочного комплекса.

Данный процесс был выбран осознанно, исходя из того, что внедрение процессного подхода осуществляется с целью повышения эффективности управления выставочным комплексом. Это предполагает проведение анализа деятельности, выявление неэффективных бизнес-процессов и их оптимизацию. По мнению руководителей выставочного комплекса, бизнес- процесс «Закупочной деятельности» не является полностью совершенным, имеет некоторые ошибки и может быть эффективно оптимизирован.

Прежде всего, приступая к моделированию и анализу бизнес-процесса «Закупочной деятельности» необходимо определить его цели и соответствующие показатели эффективности. Благодаря этому впоследствии можно будет сделать выводы о том, достигает ли данный бизнес-процесс установленных целей и плановых показателей, действительно ли он является недостаточно эффективным и требует оптимизации и совершенствования.

Так, бизнес-процесс «Закупочной деятельности» ориентирован на выполнение главной цели, установленной в соответствии со стратегией организации АО «ВДНХ», - удовлетворение потребностей выставочного комплекса в товарах, работах, услугах. Кроме того, для лучшего понимания рассматриваемого бизнес-процесса «Закупочной деятельности» можно выделить ряд целей, детализирующих главную цель. Построенная диаграмма иерархии целей позволяет наглядно представить цели организации, связанные с бизнес-процессом «Закупочной деятельности» (рисунок 2).

Рисунок 2 – Диаграмма иерархии целей для бизнес-процесса «Закупочная деятельность»

При рассмотрении бизнес-процесса «Закупочной деятельности» в целом и главной цели, на достижение которой он направлен, необходимо также принимать во внимание и ключевой показатель эффективности, позволяющий делать выводы об эффективности данного процесса и результатах достижения цели. Построенная диаграмма окружения ключевых показателей результативности позволяет детализировать главную цель бизнес-процесса «Закупочной деятельности» и наглядно представить направленный на её реализацию процесс, владельца процесса, ключевой показатель результативности и другие влияющие на её достижение объекты (рисунок 3).

Рисунок 3 - Диаграмма окружения ключевых показателей результативности бизнес-процесса «Закупочная деятельность»

Таким образом, в данной работе будет детализирован процесс «Закупочной деятельности» выставочного комплекса, так как он неэффективно достигает поставленной цели и не отвечает требованиям установленных ключевых показателей эффективности. Подробное рассмотрение и моделирование бизнес-процесса на разных уровнях позволит провести его анализ и выявить некоторые потенциально возможные варианты оптимизации. Построение модели второго уровня позволяет наглядно представить группы процессов «Закупочной деятельности» (рисунок 4).

Рисунок 4 - Модель бизнес-процессов второго уровня «Закупочная деятельность»

Так, построенная модель бизнес-процессов второго уровня позволяет подробно исследовать бизнес-процесс «Закупочной деятельности» и наглядно показывает, что он направлен на организацию закупок для выставочного комплекса. Рассматриваемый бизнес-процесс включает в себя такие процессы, как планирование и инициация закупок, выбор поставщика, заключение договора и контроль исполнения заказов/работ. Данный процесс действительно очень значим, так как, являясь вспомогательным, он осуществляет поддержку многих других процессов по вопросам проведения закупок и позволяет реализовывать иные важные для выставочного комплекса цели, такие как обеспечение успешного функционирования организации АО «ВДНХ» и её постоянное развитие. Именно поэтому очень важно, чтобы такой значимый для организации бизнес-процесс, как «Закупочная деятельность» действительно эффективно достигал поставленную цель и установленных показателей и, следовательно, поэтому именно он будет детально изучен и проанализирован в работе для дальнейшей оптимизации в рамках внедрения процессного подхода к управлению выставочным комплексом.

При дальнейшем изучении бизнес-процессов и, в частности, бизнес- процесса «Закупочной деятельности» необходимо продолжить его детализацию и рассмотреть на уровне описания процедур процесса. Прежде всего на данном этапе необходимо изучить все выделенные группы процессов «Закупочной деятельности». Так, для дальнейшего анализа эффективности бизнес-процессов и выявления процедур бизнес-процессов, требующих оптимизации, будут построены диаграммы окружения ключевых показателей результативности для каждого бизнес-процесса соответственно. Это позволит детализировать поставленные им цели и установленные ключевые показатели, а также сделать выводы о необходимости повышения эффективности некоторых из них и проведении оптимизации. Кроме того, на данном этапе необходимо построить модели процедур для каждой группы процессов, среди которых можно выделить: планирование закупок, инициация закупки, выбор поставщика, заключение договора, контроль исполнения и прием работ.

Планирование закупок. Процесс «Планирование закупок» необходим в бизнес- процессе «Закупочной деятельности» для обеспечения ежегодного составления плана закупок для каждого отдела выставочного комплекса. Построенная диаграмма окружения ключевых показателей результативности позволяет детализировать цель бизнес-процесса «Планирование закупок» и наглядно представить направленный на её реализацию процесс, владельца процесса, ключевые показатели результативности и другие влияющие на её достижение объекты (рисунок 5).

Рисунок 5 - Диаграмма окружения ключевых показателей результативности бизнес-процесса «Планирование закупок»

Бизнес-процесс «Планирование закупок» включает в себя следующие этапы: определение лимитов бюджета, анализ исполнения текущего бюджета, обработка предложений по будущим закупкам, внутренние согласования плана закупок, формирование плана закупок. Построенная модель процедур бизнес-процесса «Планирование закупок» позволяет детально рассмотреть ход его выполнения, обозначить функции, которые должны быть исполнены для получения конечного результата, изучить их последовательность, а также отразить участвующие единицы организационной структуры и иные необходимые для его выполнения объекты (рисунок 6).

Рисунок 6 - Модель процедур процесса «Планирование закупок»