Файл: Способы исправления ошибок в учетных регистрах..pdf

В настоящее время в организациях наиболее распространены мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная формы учета а также упрощенная форма бухгалтерского учета на малых предприятиях.

2.1. Мемориально-ордерная форма учета

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета – это форма учета, при которой используются специальные документы бухгалтерского оформления - мемориальные ордера, в которых содержится указание о записи хозяйственной операции на соответствующих счетах бухгалтерского учета^[6].

Мемориальные ордера составляются на основании первичных учетных документов. В них указывается корреспонденция счетов по осуществляемой операции, что позволяет упорядочить записи в синтетическом учете.

Документы, на основании которых составлен мемориальный ордер, являются обязательным приложением к нему.

За каждым мемориальным ордером закрепляют свой постоянный номер. Это дает возможность составлять на каждую группу однородных операций (кассовых, по заработной плате, расчетным счетам и т.д.) лишь один ордер в месяц.

Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером (его заместителем), а также непосредственным исполнителем. Мемориальные ордера фиксируются в регистрационном журнале - хронологическом регистре синтетического учета.

После регистрации мемориальные ордера используются для записи операций в главной книге, которая служит основой для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета.

Плюсы мемориально-ордерной формы учета:

• строгая последовательность учета;
• широкое использование стандартных форм аналитических регистров;
• простота и доступность учетной техники;
• возможность разделения учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными сотрудниками.

Минусы данной формы учета:

• трудоемкость учета (приходится многократно дублировать одни и те же записи);
• отставание аналитического учета от синтетического учета.

Кроме того, формы аналитических регистров не содержат информации, необходимой для контроля, анализа и непосредственного составления отчетности по данным регистров аналитического учета, что в свою очередь требует производить дополнительную выборку и группировку учетных данных^[7].

В связи с этим применение этой формы бухгалтерского учета возможно лишь для малых компаний.

2.2. Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Основные особенности журнально-ордерной формы учета:

• применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;
• совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета;
• объединение в журналах-ордерах систематической записи с хронологической;
• отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;
• сокращение количества записей благодаря рациональному построению журналов-ордеров и Главной книги.

Журналы-ордера представляют собой свободные листы большого формата, содержащие значительное количество реквизитов. Открываются они на месяц на отдельный синтетический счет или на группу синтетических счетов. Каждому журналу-ордеру присваивается определенный постоянный номер. Как правило, журналы-ордера имеют различную форму. Ниже приведена форма журнала-ордера № 1 по счету 50 «Касса».

Таблица 4 Журнал-ордер №1 по счету 50 «Касса»

Запись в журналы-ордера производят ежедневно - либо непосредственно с первичных документов, либо со вспомогательных ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных, содержащихся в первичных документах.

Месячные итоги каждого журнала-ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

В ряде журналов-ордеров синтетический учет совмещается с аналитическим (например, по счетам «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», «Прибыли и убытки» и др.), причем расположение данных аналитического учета обеспечивает получение необходимых показателей для составления периодической и годовой бухгалтерской отчетности без дополнительных выборок и группировок.^[8]

Хозяйственные операции записываются в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. Поэтому систематическая запись в журналах является одновременно и хронологической записью. Для сверки правильности записей в журналах-ордерах общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают в журнал непосредственно из документов. Полученный итог сверяют с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналу, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим.

Оборотные ведомости составляются лишь по тем счетам, в которых аналитический учет ведется самостоятельно.

Проверенные месячные итоги журналов-ордеров записывают в Главную книгу.

К недостаткам журнально-ордерной формы учета относится сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение и затрудняющих механизацию учета.

2.3. Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Автоматизированная форма бухгалтерского учета предусматривает применение электронно-вычислительных машин.

В настоящее время разработано достаточно много компьютерных программ, настраиваемых на конкретные потребности пользователей и обеспечивающих ведение бухгалтерского учета в организациях. Бухгалтерские программы содержат план счетов, экранные формы первичных документов, журналы, отчеты, а также средства, позволяющие изменить конфигурацию программы для нужд конкретного пользователя, независимо от масштабов его деятельности.

При автоматизированной форме бухгалтерский учет осуществляется путем внесения корреспонденций счетов непосредственно в журнал хозяйственных операций либо заполнением первичных учетных документов. При проведении заполненных первичных учетных документов происходит автоматическое формирование корреспонденции счетов. Также реализована возможность получения печатной формы созданного документа. Существует возможность формирования проводок путем введения так называемых «типовых операций», в основу которых положена типовая корреспонденция счетов. Квалифицированный пользователь может значительно расширить список типовых операций путем добавления в него новых типовых операций, созданных им самим^[9].

Бухгалтерские программы, как правило, содержат большой объем нормативно-справочной информации, которая включает в себя документы по организации бухгалтерского учета, схемы и календари уплаты налогов и другие данные, позволяют организовать многоуровневый аналитический и синтетический учет, работать с несколькими планами счетов и несколькими базами данных.

Автоматизированная форма учета позволяет проводить большое число различных операции, в частности начисление амортизации, заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции.

Регистры бухгалтерского учета, такие как оборотные и шахматные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, формы бухгалтерской и налоговой отчетности могут быть сформированы за любой отрезок времени. Существует возможность получать выходные формы, содержащие необходимую информацию по аналитическому и синтетическому учету.

Основными достоинствами данной формы учета является однократное введение первичной информации, быстрота обеспечения пользователей необходимой информацией.

Основными принципами автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:

- однократный ввод учетных данных;

- автоматическое создание регистров аналитического и синтетического учета;

- автоматическое получение информации об отклонениях от установленных нормативов и норм;

- автоматическое формирование всех учетных регистров и форм бухгалтерской и налоговой отчетности.

Преимущества использования автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета:

- применение вычислительной техники для сбора, регистрации и обработки информации;

- возможность диалогового режима работы с ЭВМ;

- возможность выдачи информации по запросу;

- освобождение времени учетного персонала для контрольно-аналитических функций.

2.4. Упрощенная форма бухгалтерского учета на малых предприятиях

Упрощенные способы ведения бухгалтерского учета (упрощенный бухгалтерский учет), включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, вправе применять следующие экономические субъекты:

1. субъекты малого предпринимательства;

2. некоммерческие организации;

3. организации, получившие статус участников проекта по осуществлению исследований, разработок и коммерциализации их результатов в соответствии с Федеральным законом от 28.09.2010 N 244-ФЗ "Об инновационном центре "Сколково"^[10].

Организация бухгалтерского учета в упрощенной форме

Возможность ведения бухгалтерского учета в упрощенной форме необходимо закрепить в учетной политике организации. Кроме того, в учетной политике организации следует закрепить: рабочий план счетов бухгалтерского учета, применяемые формы первичных учетных документов, порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств, правила документооборота и технологию обработки учетной информации, порядок контроля над хозяйственными операциями.

Также следует разработать способы и методы ведения бухгалтерского учета в упрощенной форме^[11].

Упрощенный план счетов:

Организации вправе сократить количество синтетических счетов бухгалтерского учета, закрепив данное положение в учетной политике в виде рабочего плана счетов бухгалтерского учета:

- все производственные запасы можно учитывать на счете 10 "Материалы" (вместо счетов 07 "Оборудование к установке", 10 "Материалы", 11 "Животные на выращивании и откорме");

- все затраты, связанные с производством и продажей продукции (работ, услуг), можно учитывать на счете 20 "Основное производство" (вместо счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 28 "Брак в производстве", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства");

- готовую продукцию и товары можно учитывать на счете 41 "Товары" (вместо счетов 41 "Товары" и 43 "Готовая продукция");

- дебиторскую и кредиторскую задолженность можно учитывать обобщенно на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (вместо счетов 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", 75 "Расчеты с учредителями", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", 79 "Внутрихозяйственные расчеты").

- для учета денежных средств в банках можно применять счет 51 "Расчетные счета" (вместо счетов 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 55 "Специальные счета в банках", 57 "Переводы в пути");

- для учета капитала можно применять счет 80 "Уставный капитал" (вместо счетов 80 "Уставный капитал", 82 "Резервный капитал", 83 "Добавочный капитал");

- для учета финансовых результатов можно применять счет 99 "Прибыли и убытки" (вместо счетов 90 "Продажи", 91 "Прочие доходы и расходы", 99 "Прибыли и убытки").

Регистры бухгалтерского учета:

Упрощенную форму бухгалтерского учета можно применять с ограниченным перечнем бухгалтерских регистров.