Файл: Основные функции в системе менеджмента (ООО «БРИОШ»).pdf

- доведение планов до всех заинтересованных лиц, т.е. тех, кто должен выполнять данные планы и кто будет нести ответственность за их выполнение;

- на последнем этапе определяются методы оперативного контроля.

Утверждение, что эффективное управление начинается с определения целей, является аксиомой теории управления. Эта задача разрешается в процессе планирования. Правильно поставленная цель является залогом эффективности управления. Вместе с тем, это одновременно самый ответственный и сложный момент функции планирования. Определение целей управляемой системы некоторые специалисты относят к самостоятельной функции управления.

Определить цель управления – означает, описать необходимое, желаемое и возможное состояние системы, которое необходимо достигнуть. Вместе с тем, цели становятся инструментом управления лишь в том случае, когда они четко сформулированы и определены, а также известны сотрудникам и приняты ими к исполнению.

Определение цели начинается с установления миссии социальной системы или подсистемы, которая выражает смысл и философию ее существования. Обычно в цели обозначается статус системы, декларируются намерения руководящего состава, принципы работы системы, дается характеристика наиболее значимых характеристик системы. Миссия обозначает устремленность системы в будущее, показывает, на что будут направлены усилия, и какие ценности будут при этом приоритетными. Миссия направлена удовлетворение членов общества, их потребностей в определенном товаре или услуге. Ключевым моментом миссии является ответ на вопрос: какая основная цель управляемой системы?

Каждая социальная подсистема имеет собственную основную цель, при этом каждая из них должна иметь подчиненный характер относительно главной цели – общества в целом.

Таким образом, цель представляет собой конкретизацию миссии организации в форме, доступной для управления процессом ее достижения. Цель – это определенная высота, которую стремится достичь управляемая система.

Особое внимание в системе целей имеют стратегические цели, которые отражают глобальные, долгосрочные интересы и поэтому являются определяющими для всех остальных элементов системы.

При постановке цели существенное значение имеет указание, что и когда следует достичь.

Достижение целей требует применения необходимых средств. При постановке цели существенное значение имеет указание, что и когда следует достичь. Поэтому при постановке целей крайне важно иметь определенное представление о необходимых средствах ее достижения. Средства достижения цели должны поддерживаться субъектами управленческих отношений и быть согласованы с моральными принципами, господствующими в обществе.

Цель, которую ставят перед управляемой системой может выделяться, как правило, двумя способами:

- цель заранее задается, без предварительного анализа и определения возможностей системы;

- цель возникает из данного определенного состояния системы и выступает как ожидаемый к конкретному сроку результат, как желаемое будущее состояние системы [8, c. 197].

Достижение различных целей возможно только при соответствии их содержания объективным обстоятельствам.

Цель определяется как некая идеальная модель будущего состояния управляемой системы, которая рассчитана с учетом не только имеющихся в наличии ресурсов, но и вероятного ввода некоторых дополнительных ресурсов, в том числе, для устранения отрицательного воздействия внешней среды.

Цели должны отвечать требованиям реальности, конкретности и контролируемости.

Реальность цели обозначает ее достижимость, что ассоциируется с необходимым обеспечением цели ресурсами, а также с правильно избранной стратегией ее достижения, эффективностью управления.

Конкретность цели обозначает, что цель должна включать ощутимые, вполне осязаемые результаты, которых необходимо достичь. В лучшем случае требование конкретности предполагает выражение цели с помощью количественных показателей. Однако не все цели есть возможность выразить количественно.

Если соблюдены требования реальности и конкретности, то путь к цели и ее достижение вполне контролируемо.

Цель, сформулированная перед каждой управляемой системой – не является автономной. Так как эта система связанна с множеством иных систем, то ее цель должна увязываться с целями данных систем. Целеполагание включает не только образование целей, но также и их согласование, проверку, корректировку и прогнозирование результатов. Конечным этапом целеполагания является программирование деятельности по реализации сформулированных целей.

Одним из наиболее разработанных методов целеполагания является комплекс процедур создания «дерева целей». Это подразумевает последовательную декомпозицию генеральной цели на подцели по определенным правилам:

1) при формулировке целей необходимо описывать желаемые результаты, но не действия, которые необходимы для ее достижения;

2) формулировка центральной цели должна описывать конкретный результат;

3) содержание генеральной цели должно быть развернуто в иерархическую структуру подцелей так, чтобы достижение подцелей каждого последующего уровня стало достаточным и необходимым условием достижения целей данного уровня;

4) каждый уровень подцели должен быть независим и невыводим друг из друга;

5) декомпозиция оканчивается при достижении определенного элементарного уровня, на котором формулирование подцели позволяет осуществить ее реализацию без дальнейших пояснений.

Принцип «дерева целей» в целом позволяет согласовывать и увязывать друг с другом множество целей различного содержания (социальных, экономических, духовных, политических и т.д.) для достижения генеральной цели. При этом центральная цель должна обеспечить качественное развитие управляемой системы.

Планирование с точки зрения формализации процедуры является алгоритмизированным процессом подготовки решений в противовес ситуативному, спонтанному принятию управленческих решений. Планирование особенно эффективно в тех ситуациях, в которых для принятия решения одной интуиции недостаточно и требуется повысить эффективность качества принимаемых решений путем преодоления сложности проблемных ситуаций, что обусловлено большим количеством причинно-следственных связей и взаимодействующих факторов, а также несогласованностью мнений экспертов, принимающих решение относительно сценария развития планируемых событий и процессов.

По содержанию и форме проявления можно выделить следующие формы планирования:

1. С позиции обязательности плановых заданий планирование бывает:

- директивное;

- индикативное.

Первое подразумевает процесс принятия решений для объектов планирования, которые имеют обязательный характер. Стоит отметить, что всей системе социалистического народнохозяйственного планирования был свойственен лишь директивный характер. Таким образом, за невыполнение плановых заданий управляющие компании несли дисциплинарную ответственность, а порой и уголовную. Директивным планам свойственен обычно адресный характер. Особенностью директивных планов является чрезмерная детализация.

Второй вид планирования (индикативное) является наиболее распространенной на мировой арене формой государственного планирования макроэкономического развития. Оно противоположно директивному, поскольку индикативный план не является обязательным для исполнения. Индикативному планированию свойственен направляющий, а также рекомендательный характер.

В своей деятельности на предприятиях в процессе составления перспективных планов применяется индикативное планирование, директивное используется в текущем планировании. Между тем и другим видом планирования должна быть органическая взаимосвязь. Они должны друг друга дополнять [10, c. 162].

2. В зависимости от срока, на который план разрабатывается, а также в зависимости от степени детализации плановых расчетов планирование подразделяется на:

- краткосрочное (текущее);

- среднесрочное;

- долгосрочное (перспективное).

Срок краткосрочного планирования – до одного года (в частности, может быть полугодичное планирование, квартальное планирование, месячное планирование, недельное (декадное) планирование и суточное планирование).

Срок второго вида планирования (среднесрочного) составляет от одного года до пяти лет. В ряде компаний оно совмещается с текущим планированием. В данном случае составляется скользящий пятилетний план. В этом плане первый год детализируется до уровня текущего плана.

Долгосрочное планирование осуществляется на период свыше пяти лет. Оно может охватывать период десять, пятнадцать лет и так далее. Такие планы предназначены в целях определения долговременной стратегии компании, в частности, социально-экономического, а также научно-технологического развития.

3. С точки зрения содержания плановых решений планирование бывает следующих видов:

- стратегическое;

- тактическое;

- оперативно-календарное;

- бизнес-планирование.

Первый вид планирования (стратегическое) обычно нацелено на долгосрочную перспективу. Такой вид планирования определяет главные направления развития компании.

С помощью стратегического планирования разрабатываются и принимаются решения относительно того, как расширить свою деятельность в сфере бизнеса, каким образом создать новые области бизнеса, какие именно усилия необходимо предпринять, чтобы рыночный спрос был удовлетворен, какую именно продукцию производить, какие предоставлять услуги, с какими партнерами налаживать хозяйственные связи и так далее.

Главная цель этого вида планирования заключается в формировании потенциала для выживания компании в условиях непрерывно изменяющейся внешней и внутренней среды, которая порождает неопределенность перспективы.

Если стратегическое планирование подразумевает изыскание новых возможностей компании, то тактическое планирование является процессом создания предпосылок для осуществления новых возможностей. Процессом реализации этих возможностей является оперативно-календарное планирование.

В ходе тактического планирования разрабатывается план экономического, а также социального развития компании. Этот план представляет собой программу относительно производственной, хозяйственной, а также относительно социальной деятельности компании на определенный период.

Тактическое планирование охватывает краткосрочный и среднесрочный периоды.

Объекты и предметы тактического планирования могут быть самыми разнообразными. Вместе с тем, необходимо помнить следующее правило: одна единственная возможность, чтобы процесс этого планирования стал контролируемым - это планирование лишь основных видов продукции и затрат, планирование главнейших функций. Стоит отметить, что при различной структуре планов необходимо, чтобы соблюдалась зависимость: «издержки – выпуск – прибыль цена». В противном случае тактическое планирование будет нецелесообразным.

Оперативно-календарное планирование – это заключительный этап в планировании хозяйственной деятельности компании. Главная задача этого вида планирования заключается в конкретизации показателей тактического плана. Конкретизация показателей необходима для организации планомерной, а также ритмичной работы компании и работы ее функциональных подразделений.

В практике планирования встречаются и иные формы планирования, охватывающие не только основные аспекты этого процесса, но и второстепенные.

Сегодня наиболее популярной формой планирования в российских компаниях выступает бизнес-планирование. Оно необходимо в целях обоснования: направлений развития компании, новых видов деятельности предприятия, создания совместных компаний. Не зависимо от того, какой является цель разработки плана, объектом планирования в бизнес-плане должна являться новация.

Новой формой планирования для отечественных компаниях является бюджетирование. Оно широко используется в практике зарубежных компаний. Это разновидность оперативно-календарного планирования. Бюджетирование представляет собой комплекс взаимосвязанных процессов планирования, контроля и реализации текущих планов как всей компании, так и ее подразделений.

2. Функция организации.

Второй функцией управления является организация. Задачей данной функции является формирование структуры управления организацией, а также обеспечение всем, что необходимо для ее нормального функционирования – оборудованием, зданиями, персоналом, финансовыми средствами и т.д.

Термин «организация» происходит от лат. «оrganizo» – придавать стройный вид, устраивать. Организационная функция обеспечивает переход управляемой системы из существующего состояния в планируемое, желаемое. Функция организации непосредственно связана с созданием требуемых условий для достижения поставленных в процессе планирования целей. Функция организации включает в себя распределение работы среди сотрудников, компоновку задач в определенные логические блоки, а также создание подразделений (секторов, отделов), координацию работы данных подразделений. Организационная структура управления представляет собой форму кооперации и разделения управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение целей организации.