Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет» (Бизнес-процессы в современных организациях).pdf

экспериментальные исследования

В данной части выпускной квалификационной работы приведем вербальное описание разработанных бизнес – процессов, а также их графическое представление в системе Aris Express. Разработку бизнес – моделей выполним с учетом автоматизации основных функций учета и внедрения системы WMS для управления складом.

3.2.1 Моделирование бизнес - процессов приема товара на складе торговой компании

Схема бизнес – процесса приема товара на складе компании, разработанная в Aris Express представлена на рис. 3.2.

Торговое предприятие на основании предоставленных поставщиком данных о товаре и сопровождающих лицах, организует их допуск на территорию складского комплекса. Разгрузка прибывшего товара выполняется в присутствии поставщика силами компании на основании заявки на прием.

После получения заявки на прием торговое предприятие на основании счет – фактуры (накладной) осуществляет прием товара, который состоит в контроле упаковки, целостности, полноты и качества принимаемого товара. Для всего товара проводится визуальный осмотр, а для элементов автомобильного электрооборудования еще и специальные тесты.

При приеме осуществляется:

• проверка Товара по количеству,
• проверку состояния датчиков удара и наклона. В случае обнаружения поврежденных или сработавших датчиков, эти данные фиксируются в обоих экземплярах наклдной,
• замер габаритов и веса товара для внесения в учетную систему компании,
• переупаковку или доупаковку Товара (при необходимости);
• отсутствие следов вскрытия заводской упаковки,
• отсутствие загрязненности, намокания, любых проколов короба, любой деформации упаковки.

В случае выявления расхождений (по наименованиям, артикулам, количеству и качеству, а так же внешнему виду) фактически принимаемого товара с указанным в накладной, поставщику направляется акт – претензия, составляемая начальником отдела по работе с поставщиками, такой товар на склад не принимается.

В случае принятия решения о приеме товаров на склад осуществляется его маркирование с использованием RFID меток.

Применение меток позволяет автоматически ввести данные о товаре в WMS – систему, чем и занимается сотрудник склада.

После маркирования товаров осуществляется автоматизированный учет товаров в WMS системе, что позволяет создать единой информационное пространство относительно наличия и движения товаров на в торговой компании.

Параллельно с учетом товара осуществляется раскладка товаров на складе с использованием разгрузочно – погрузочного оборудования и сформированного WMS схемой раскладки, выполняет данную операцию комплектовщик. При приемке и размещении товаров комплектовщик руководствуется указаниями маркировки (манипуляционные знаки) на упаковке о свойствах запчастей (автотоваров).

Факт регистрации товара в WMS системе и размещения его на складе в соответствии со схемой укладки определяет окончание процедуры приема товара на складе торговой компании Арсенал Авто.

Рисунок 3.2 – Моделирование бизнес – процесса приема товара на складе компании Арсенал Авто (пакет моделирования Aris Express)

Далее рассмотрим бизнес – процесс комплектации и отгрузки товара на складе торговой компании, который является также основным бизнес – процессом торговой компании.

3.2.2 Моделирование бизнес – процессов комплектации и отгрузки

товара торговой компанией

Клиент формирует Заявку на покупку и передает ее компании, компания производит резервирование товара в соответствии с заявкой на отгрузку, полученной в WMS.

Система WMS формирует команду на комплектацию товара на склад для ее отгрузки клиентом, в передаваемом сообщении указывается стеллажный номер, местоположение комплектуемого товара для его быстрого поиска на складе, весовые и габаритные характеристики для определения необходимости в погрузочно/разгрузочном оборудовании.

Выдача товара клиенту может осуществляться и частями, но не меньше минимальной учетной единицы.

Торговая компания при комплектации Заказа осуществляет регистрацию серийных номеров, расположенных на упаковке отгружаемых учетных единиц товара на основании соответствующего признака в Заявке на отгрузку.

По завершении комплектации Заказа на каждое сформированное транспортное место, компания наклеивает выходную этикетку таким образом, чтобы она не закрывала информацию производителя, а при заклеивании сборного места не попадала под скотч.

Компания выдает Товары получателю, указанному клиентом в распоряжении на выдачу, содержащем образец подписи получателя, а также при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорт).

Требуемую степень детализации проверки товара при получении со склада определяет его Получатель. Компания не несет ответственности за любые недостатки (недостачи) Товара, которые были обнаружены после подписания получателем упаковочного листа и распоряжения на выдачу и не были отражены получателем в упаковочном листе и завизированы подписью представителя компании в момент выдачи товара со склада. Схема бизнес – процесса комплектации товара на складе компании, разработанная в Aris Express представлена на рис. 3.3.

Рисунок 3.3 – Моделирование бизнес – процесса выдачи товара со склада компании Арсенал Авто (пакет моделирования Aris Express)

В случае если проверка получателем по количеству и качеству выдаваемого товара потребует дополнительных услуг по переупаковке, погрузочноразгрузочным или иным работам, не входящим в перечень оказываемых услуг, расходы на оказание таких дополнительных услуг несет клиент. Подписание получателем упаковочного листа и распоряжения на выдачу является достаточным основанием для оформления Акта. Выданные складом компании заказы должны быть списаны из учетной системы компании.

Как видно на рис. 3.3 ядром данной системы является WMS система.

3.2.3 Моделирование бизнес-процессов контроля и инвентаризации запасов на складе компании

Учёт хранения и движения товара на складе компании осуществляется по минимальным учетным единицам. Описание бизнес – модели приведена на рис.

3.4.

Компания ежемесячно, не позднее 3-го числа следующего за расчётным месяцем, формирует отчёты о поступивших на склад и выданных Товарах за истекший месяц. При обнаружении поврежденной упаковки с товаром, хранящимся на складе, менеджер склада оповещает генерального директора.

Также могут проводиться выборочные или полные внеплановые инвентаризации, проведение которых возможно в рабочие дни, либо в выходные и праздничные дни.

Плановые инвентаризации склада проводятся 2 (два) раза в год в рабочие дни, либо в выходные и праздничные дни.

За 1 (один) рабочий день до плановой инвентаризации компания обеспечивает прекращение приёма товара на склад и выдачи товара со склада. При проведении частичных или выборочных инвентаризаций приёмка и выдача товара не останавливается. Для проведения инвентаризации формируется приказ на её проведение, с указанием: председателя комиссии, состава комиссии, технического руководителя инвентаризации, даты и времени проведения, ресурсов, задействованных в проведении инвентаризации.

Рисунок 3.4 – Моделирование бизнес – процесса контроля и инвентризации склада компании Арсенал Авто

Инвентаризация товара производится посредством пересчёта товара в минимальных учетных единицах по местам хранения.

Перед проведением ПИ проводится сверка баз данных и составляются Акт сверки наличия (остатков) товара на складе. В случае расхождений проводится сверка первичных учетных документов, после чего производятся корректировки в учетных системах. Если сверка систем не была произведена – ПИ не проводится.

В день проведения инвентаризации счетным группам выдаются счетные листы, в случае проведения ПИ на бумажном носителе, в которые заносится информация о количестве подсчитанных учетных единиц товара.

После заполнения каждого счетного листа подписанного сторонами, они передаются генеральному директору компании. По обнаруженным расхождениям составляется отдельный счетный лист для проведения повторного пересчета. Пересчет производится до совпадения результатов пересчетов между собой или с учетным количеством, но в любом случае 3-й пересчет количества товара в ячейке считается последним и достоверным. Полученная таким образом информация считается объективно отражающей количество единиц товара в проверенных ячейках.

На основании полученной информации торговой компанией составляется инвентаризационная опись товара в двух экземплярах, которые подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии.

По результатам инвентаризации выявленные излишки товаров засчитываются по стоимости и уменьшают стоимость недостач. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период в отношении товарноматериальным ценностям одной товарной группы и в тождественных количествах. На основании результатов инвентаризации производятся коррекции в учетных системах торговой компании. После этого считается, что количество товаров по учету объективно отражает истинное количество и размещение товара на складе.

По итогам проведенных корректировок торговая компании обязана произвести сверку учетных баз и оформить Акт сверки данных учетных баз по окончании инвентаризации, для целей контроля качества проведенных изменений в системах и корректности отражения фактического наличия товара по итогам инвентаризации.

Внедрение данных бизнес моделей с учетом внедрения системы комплексной автоматизации склада WMS позволяет получить такие оценки бизнес – процесса (табл. 3.1).

Таблица 3.1 – Оценка бизнес – процесса складского учета (WMS – система)

№ Наименование показателя Фактическая Требуемая оценка

п/п оценка показателя показателя

1. Время обновления информации о 5-7 мин 10 мин. запасах на складе
2. Время учета новой единицы товара 10 сек. 20 сек.
3. Время поиска товара для выдачи 3 мин. 3 мин.
4. Время подготовки 5-10 мин 10 мин. консолидированного отчета о

поступлениях/выдачах

1. Время сверки остатков 30 мин 30 мин. 6 Среднее время комплектации и 6 мин. 10 мин. выдачи заказа
2. Средняя стоимость одной 120 руб. 150 руб. складской операции
3. Удовлетворенность клиентов (0-1) 0,95 0,9 по результатам отзывов

Таким образом, можно сделать вывод о том, что внедрение данных бизнес – процессов с учетом комплексной автоматизации позволяет добиться приемлемой оценки показателей бизнес – процессов торговой компании Арсенал Авто.

3.3 Экономическое обоснование и рекомендации по

совершенствованию деятельности и расчёт экономического эффекта

Основные этапы жизненного цикла проекта внедрения новой системы автоматизации складского учета торговой компании Арсенал Авто включают: инвестиционную фазу (покупка оборудования, освоения технологий, развертывание информационной системы, обучение персонала).

Эксплуатационная фаза – 10 лет.

Ликвидационная фаза – 3 месяца.

Объем инвестиций составляет: 226 000 руб.

Составим отчет о движении денежных средств по годам проекта

Для составления такого отчета на основании всестороннего анализа рынка сбыта и возможностей компании, определим основные финансовые показатели проекта.