Файл: Построение эффективной структуры управления компанией.pdf

Максимальные параметры груза для одной заявки на забор (и при объединении сумм по нескольким заявкам) составляют 20 т по весу и 72 м3 по объему. В случае превышения указанных значений оформляются дополнительные заявки на забор.

Если при заборе/доставке грузовые места клиента требуют размещения по полу с невозможностью ставить на них другие грузы, то максимальным габаритом данного отправления считается занимаемое им место по длине в кузове автомобиля.

Если при доставке требуется, чтобы в автомобиле находился груз только одного получателя, то стоимость услуги рассчитывается исходя из минимального объема, равного 9 м3. При превышении 9 м3 расчет ведется по фактическим параметрам груза.

Оформление и передача заявки в офис Компании означает согласие с тарифами и схемой расчетов стоимости. Грузоотправитель предоставляет экспедитору Компании необходимые сопроводительные документы на груз: счет-фактуру, накладные, сертификаты (если товар подлежит обязательной сертификации). Если при заборе/доставке груза габариты или какие-либо другие условия требуют растентовки автомобиля или подачи открытой машины, то тариф увеличивается на коэффициент 1,3.

Услуга доставки грузов в ночное время оказывается только в черте города с 18:00 до 9:00. Стоимость услуги рассчитывается исходя из стандартного тарифа плюс 1000 руб. Заказы на услугу принимаются отделом доставки заранее. Возможность перевозки тяжеловесных или крупногабаритных грузов и стоимость необходимо предварительно согласовать со специалистами ООО «Эверест».

По желанию клиента груз может быть дополнительно застрахован:

- по ставке 0,1% от заявленной страховой суммы для перевозок по территории Российской Федерации;

- по ставке 0,3% от заявленной страховой суммы для перевозок в Беларусь и Казахстан.

ООО «Эверест» обеспечивает возврат документов на груз с подписью и печатью получателя, подтверждающих, что груз им получен. Отправителю вручат все документы, которые оформит получатель при приеме груза. Данную услугу можно заказать при оформлении документов на отправку в офисе ООО «Эверест» или при приеме груза водителем Общества при заказе услуги «Забор груза». Стоимость услуги «Возврат документов» составляет 300 руб. за комплект документов. Если по каким-либо причинам клиент-получатель отказывается в момент выдачи груза подписать и вернуть сотруднику ООО «Эверест» возвратные документы, то этот сотрудник и клиент-получатель составляют акт об отказе в предоставлении возвратных документов. В этом случае клиент-отправитель может отдельно заказать услугу по дополнительному забору возвратных документов в другое время. В этом случае данная услуга оформляется по отдельной заявке и оплачивается отдельно.

Практически в каждом крупном городе у компании существуют специальные маршруты, по которым несколько раз в неделю проводятся консолидированные забор и доставка грузов из других населенных пунктов.

Преимущество данной услуги – это возможность значительно сэкономить при заказе забора или доставки. Если населенный пункт попадает в список «льготных» городов ООО «Эверест», то экономия составляет от 20 до 80%. Кроме того, такие маршруты позволяют охватить труднодоступные районы и удаленные населенные пункты, находящиеся иногда на расстоянии более 300 км от филиала. К примеру, с помощью программы льготной доставки ООО «Эверест» постоянно обслуживает такие города, как Надым, Новый Уренгой, Находка, Комсомольск-на-Амуре и др. Общее количество маршрутов льготной доставки в ООО «Эверест» превышает 50.

2.2. Анализ системы управления ООО «Эверест»

Несмотря на достаточно высокие объемы перевозок, которые существуют в настоящее время в ООО «Эверест», в компании сохраняется крайне упрощенная система управления.

Организационная структура управления данным предприятием представлена на рис. 1.

Совокупная численность персонала составляет 82 человека.

В табл. 1 Приложения 4 представлены данные из штатного расписания ООО «Эверест».

Организационная структура ООО «Эверест» является линейно-функциональной по типу структуры управления.

Наряду со связями чисто линейного типа в структуре управления имеются некоторые функциональные связи.

Среди функциональных связей можно выделить следующие:

- Инженер по МТС – механики автопарка;

- Водители-экспедиторы – кассиры – бухгалтерия;

- Старший механик – уборщики производственных помещений;

- Дежурный офис-менеджер – уборщики, охранники и т.д.

Рис. 1. – Организационная структура ООО «Эверест»

В организации имеется пакет должностных инструкций, приказов, распоряжений в которых формализованы основные управленческие процессы, схемы взаимодействия между данными подразделениями и их персоналом.

Все вопросы взаимодействия руководства и технических служб организации решаются на основании регламентов, распоряжений старшего механика, при том, что уровень компетенции инженера по МТС формально значительно выше, так как эта должность предполагает эпизодическое замещение ГД и его заместителя в особых случаях. Кроме того, инженер по МТС наделен рядом полномочий по подписанию договоров, в том числе и финансовых (согласовывая их с главным бухгалтером).

В вопросах обеспечения маркетинговой деятельности, организации управления клиентской базы, поиска новых клиентов, разработках маркетинговой стратегии в организации имеется значительное упущение, так как все данные вопросы решаются на уровне заместителя ГД в согласовании с главным бухгалтером фирмы.

Таким образом, можно охарактеризовать организационную структуру ООО «Эверест» как линейно-функциональную, слабо формализованную, со множеством нерегламентированных связей и, как следствие, достаточно бюрократическую.

Уровень автономии в организации, учитывая такую организационную структуру, низкий. Фактически все жизненно-важные вопросы для организации решаются на уровнях ГД и его заместителя. В отсутствие двух этих управленцев организация теряет способность быстрого и адекватного реагирования на те или иные изменения во внешней или внутренней среде компании.

Вся аналитическая работа в организации осуществляется на уровне «ГД – зам. ГД». Таким образом, в ООО «Эверест» отсутствует профессиональный подход к организации стратегического планирования, маркетинга, управления персоналом. Вся деятельность по управлению персоналом находится в ведении старшего офис-менеджера фирмы и сводится к формальному кадровому учету.

При этом организация при существующей структуре управления не способна сформировать комплексный подход к разработке эффективной организационной структуры, которая бы удовлетворяла текущим рыночным потребностям фирмы.

Базисные части организационной структуры ООО «Эверест» представлены, как правило, в полном объеме. Стратегический апекс ООО «Эверест» представляет Генеральный директор данного Общества.

Субъекты управления этого уровня обеспечивают единство управляющей системы в целом, определяют стратегическое направление развития ООО «Эверест» и всех ее подразделений. Срединная линия представлена Заместителем ГД по развитию, а также частично – Инженером по ТМС и Главным бухгалтером, полномочия которых разграничены по нескольким параметрам: вопросам обеспечения выхода организации на рынок транспортных перевозок, поиск и выбор наиболее привлекательных клиентов, договорная работа, поиск и выбор приемлемых схем финансирования инвестиционных программ, организация финансового управления, материально-техническое обеспечение, осуществление контроля над обеспеченностью производственного процесса транспортными средствами и т.д.

Также сюда же можно отнести и Старшего офис-менеджера-секретаря, который обеспечивает функционал офиса организации: осуществляет размещение вакансий на соответствующих информационных ресурсах, проводит первичное собеседование и отбор персонала, ведет внутрифирменный кадровый учет, организует деятельность дежурных офис-менеджеров по обеспечению работоспособности офиса организации, обеспечивает взаимодействие с ГД по вопросам материально-технического снабжения офисных рабочих мест, сохранности имущества, потребности в ремонте и замене оргтехники.

Также Старший офис-менеджер-секретарь ведет всю работу по организации делопроизводства на уровне ГД.

К числу руководителей среднего звена в ООО «Эверест» можно отнести: старшего офис-менеджера-секретаря; старшего механика; ведущего специалиста – бухгалтера; старшего кассира.

В данной организационной структуре можно отметить умеренную сферу контроля для всех руководителей, размещенных на срединной линии. Так, Заместителю ГД по развитию непосредственно подчиняется Старший механик, инженеру по МТС – механики и автослесари, Старшему офис-менеджеру – дежурные офис-менеджеры и техперсонал. То есть, в разных вертикалях данной организационной структуры наблюдается от одной до трех управленческих связей.

Операционное ядро ООО «Эверест» - водители-экспедиторы. Они обеспечивают непосредственную транспортировку грузов заказчика, тем самым формируя основную часть выручки данного предприятия. Техноструктура в данной организации формально не обозначена. Аналитические функции исполняются исключительно в рамках должностных обязанностей в различных подразделениях ООО «Эверест».

Уровень сложности данной организационной структуры можно охарактеризовать как низкий, так как в организации не высокий уровень диверсификации, соответственно число функциональных плоскостей у каждого сотрудника не велико.

Как уже отмечалось выше, система управления ООО «Эверест» характеризуется явным дефицитом формализации целого ряда управленческих процессов и процедур, например, на уровне «Офис», «МТС», «Инвестиционная деятельность» и др. Система регламентации в ООО «Эверест» выражена фрагментарно, контролируется визуально.

Уровень централизации в ООО «Эверест» можно охарактеризовать как высокий, соответственно, уровень «деловой автономии» в данной организации - довольно низок. При длительном отсутствии ключевой фигуры – ГД, фактически возможны серьезные сбои в работе всего предприятия.

Тем не менее, при нормальном финансовом состоянии предприятие способно выполнять свои функции в отсутствие ГД достаточно длительное время.

3. Разработка рекомендаций и мероприятий по совершенствованию организационной структуры управления компанией

3.1 Общий подход к совершенствованию организационной структуры и разработка альтернатив для разрешения выявленной проблемы компании

В аналитической части исследования было установлено, что в настоящее время наблюдается явное снижение темпов роста доходности ООО «Эверест», что в скором времени может привести к рецессии.

Основными факторами, формирующими угрозы рецессии в ООО «Эверест», являются:

- снижение темпов роста выручки от основного вида деятельности;

- рост себестоимости грузовых перевозок в компании;

- технический износ парка АТС, который превысит критический уровень уже через 5-6 лет в случае недостаточного обновления парка новыми машинами.

При этом снижение темпов роста выручки происходит, в первую очередь, из-за роста конкуренции на падающих рынках, так как уже несколько лет в России наблюдается затяжной экономический кризис.

При этом предприятие не имеет системного подхода к маркетингу, что проявляется в выборе не совсем выгодных заказов, росте «порожних» пробегов единиц АТС. Рост себестоимости по грузовым перевозкам обусловлен, прежде всего, увеличением единичного рейсового пробега АТС, а также нарушением графика технического обслуживания АТС в мастерских ООО «Эверест» из-за роста удаленности точек загрузки и разгрузки. На рис. 4 представлена диаграмма, характеризующая величину среднего рейсового пробега одной условной единицы АТС в ООО «Эверест» в 2012-2016 гг.

Рис. 4. – Динамика показателя среднего рейсового пробега условной единицы АТС в ООО «Эверест» в 2012-2016 гг.

Таким образом, на диаграмме (рис. 4) видно, что за период с 2012 по 2016 гг. показатель среднерейсового пробега АТС вырос на 2539 тонно-километров (т.км.) или в 2 раза. Если предположить, что на 100 т.км. пути одной условной единицы АТС требуется около 2,51 часа времени, то на один расчетный рейс в 2016 году – (4952/100)*2,51 = 124,3 часа. При этом расчетное время пробега между ТО АТС составляет 120 часов. Таким образом, имеется фактическое превышение нормы работы АТС между техническими осмотрами, что повышает угрозу технических сбоев и отказов АТС в пути.