Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Виды документооборота).pdf

-организация защищенного корпоративного архива электронных документов.

Программное обеспечение LanDocs сертифицировано на соответствие российским государственным стандартам ГОСТ Р (сертификат №РОСС RU.МЕ20.Н01957).

2.12.Описание системы OPTIMA-WorkFlow.

OPTIMA-WorkFlow – это программная платформа для создания комплексных автоматизированных систем управления документами, применяющаяся для автоматизации:

- документационного обеспечения управления;

- контроля исполнительской дисциплины;

- архивного хранение бумажных и электронных документов;

- управления процессами обработки документов на основе их электронных административных регламентов;

- преобразования бумажных документов в электронный вид и работы по «безбумажной технологии»;

- межтерриториального и межведомственного обмена документами;

- формирования регламентной отчетности и поддержки процессов принятия управленческих решений;

- защиты информации от несанкционированного доступа.

OPTIMA-WorkFlow существует с 1997г., входит в число лидирующих систем управления документами на российском рынке.

2.13.Описание системы PayDox.

Электронный Документооборот PayDox – это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции.

- Простое управление бизнес-процессами (AJAX), web-доступ к корпоративному файловому архиву (AJAX).

- Эффективное управление коллективной работой сотрудников и поддержка корпоративных дискуссионных форумов.

- Электронное согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование Дел.

-Управление договорами, платежными документами, документооборот бюджетирования, ведение всей истории работы с документами, календарное планирование.

- Интеграция с MS Office, с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки на новые виды документов.

- Безопасная работа с удаленными подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS

- Поддержка территориально распределенного документооборота,

- Простота работы для конечного пользователя, легкость обслуживания.

2.14.Межведомственная система электронного документооборота (МСЭД)

Традиционно основным потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических процессов при взаимодействии населения и государственных структур, населения и бизнеса, а также снижению коррупции.

Примером регламента процесса документооборота в государственных структурах является регламент использования Межведомственной системы электронного документооборота (МСЭД).

В соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота Межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота, а именно - обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками МСЭД. При осуществлении МСЭД допускается обмен информационными сообщениями, содержащими общедоступную информацию и информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну.

Основными принципами МСЭД являются:

- обеспечение технологической возможности использования МСЭД переменным числом его участников;

- применение совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

-правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств;

-обеспечение целостности передаваемой информации;

-минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия участниками документооборота;

- обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации.

Технико-технологическая инфраструктура МСЭД состоит из следующих элементов:

а) головной узел МСЭД, его оператором является организатор МСЭДа;

б) узлы участников МСЭД;

в) защищенные каналы связи.

МСЭД осуществляется посредством обмена электронными сообщениями. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.

Глава.3 Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом»

3.1.Алгоритмы процесса регламентирования управления документооборота.

Рациональная организация документооборота требует комплексного подхода и внимания к деталям, поэтому процесс регламентирования содержит четкие алгоритмы проведения работ и критерии оценки их успешности.

Обследование документооборота направлено на анализ готовности предприятия к внедрению системы электронного документооборота и включает:

- описание и оценку состояния действующих процессов документооборота организации;

- рекомендации по совершенствованию процедур работы с документами.

Результат обследования фиксируется в отчетной форме "Аналитическая записка о состоянии документооборота".

Проектирование целевой модели документооборота. На основе полученных рекомендаций и предложений проектируется целевая модель документооборота.

Результат проектирования - функциональные требования к информационной системе, которые включают:

- рекомендуемый перечень документов, подлежащих автоматизации;

- перечень связанных с документами сквозных маршрутов обработки;

- требования к каждому виду автоматизируемого документа;

- описание системы контроля исполнения документов и предложения по повышению исполнительской дисциплины;

- описание системы хранения бумажных и электронных документов.

Правильно выстроенная целевая модель документооборота обеспечивает стабильность функционирования предприятия и устойчивость к изменениям.

При этом требования к участникам документных процессов могут снижаться благодаря формализации процедур (процесс описан и регламентирован), использованию шаблонов при создании документов, обработке документов по заранее настроенным маршрутам, подсказкам (бизнес-инструкциям), которые информационная система показывает пользователю на каждом этапе его работы. Это упрощает взаимозаменяемость сотрудников и снижает требования к персоналу, что немаловажно для крупных и средних компаний.

3.2.Регламентация документооборота.Обобщенные требования к тексту Регламента.

На этом этапе составляются локальные нормативные акты (инструкции, регламенты, положения, порядки, стандарты, технологический карты операций). В итоге формируется пакет документов, именуемый регламентом, цель применения которого являются: распределение ответственности по направлениям деятельности; обеспечение согласованности принимаемых решений и правового поля для использования информационной системы; фиксирование корпоративных процедур и стандартов их выполнения.

И так, регламент это организационно-распорядительный, организационно-правовой документ.

Регламент разрабатывает уполномоченное подразделение предприятия или компании. Как правило, это подразделение, реализующее описываемый процесс. В разработке регламента существует несколько требований:

Этап согласования (обязателен).

Проект регламента согласовывается:

– со всеми заинтересованными лицами;

– юридической службой;

– участниками бизнес-процесса.

Регламент утверждается приказом руководителя компании, организации предприятия.

Изменения в регламент процесса вносят по мере необходимости.

Регламент относится к документам срока хранения «до истечения надобности». Он действует на постоянной основе до его отмены или утверждения нового регламента.

Привлечение к разработке регламента ответственного исполнителя процесса обязательно. А при необходимости задействуют и иных участников процесса. Кроме того, все изменения в регламенте перечисляются в соответствующем разделе (листе регистрации изменений).

Регламент имеет определенную структуру и содержание:

- о цели выполнения процесса;

- его исполнителях и участниках;

- входящих и исходящих данных;

- последовательности выполнения действий при реализации процесса;

- о временных, информационных и иных характеристиках процесса.

Структурно каждый регламент состоит из нескольких разделов. Основные разделы: титульный лист; паспорт регламента; общие положения; общее описание процесса; детальное описание процесса; показатели эффективности реализации процесса; шаблоны форм документов; лист согласования; лист регистрации изменений.

Рассмотрим каждый из них подробнее.

1. Титульный лист оформляют согласно требованиям к организационно-правовым документам. А значит, на нем указывают: наименование организации; наименование вида документа (регламент); название регламента; место составления документа; гриф утверждения.

2. После титульного листа приводится паспорт регламента. В нем указывают основные характеристики регламента:

Таблица 1 Пример паспорт регламента

3. Раздел регламента «Общие положения» состоит из подразделов:

- полное наименование процесса (с номером, если есть);

- назначение и область применения процесса;

- ответственные исполнители процесса;

- руководящие документы;

- основные термины и сокращения.

В начале раздела «Общие положения» указывается полное наименование процесса, его номер и сокращенное название, его место в иерархии бизнес-процессов компании.

Например:

процесс 1.1 «Обработка входящих документов» группы процессов 1 «Управление документооборотом».

В подразделе «Назначение и область применения процесса» прописывается цель реализации процесса. Перечисляются документы, в соответствии с которыми он осуществляется.