Файл: Документирование и инвентаризация (Виды инвентаризаций и порядок их проведения).pdf

В зависимости от полноты охвата имущества и обязательства организации принято различать полную и частичную инвентаризацию.

Полной инвентаризацией охватывается все имущество и финансовые обязательства организации, такая инвентаризация – достаточно трудоемкая работа, в связи с чем проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета по состоянию на 1 января либо дату, близкую к концу отчетного года. Ввиду ее громоздкости и проверяемости отдельные виды средств дозволено инвентаризировать и раньше. Однако здесь имеют место определенные ограничения.

Частичной инвентаризацией охватывается какой-либо один вид имущества предприятия, к примеру, лишь денежные средства в кассе, либо только материалы на определенном складе. Проводиться она должна систематически на протяжении года, поскольку обеспечивает сохранность имущества предприятия, дисциплинирует материально-ответственных лиц, позволяет своевременно вскрыть нарушения и злоупотребления, а также факты хищения.

По содержанию различаются инвентаризацию ресурсов и инвентаризацию процессов.

Под инвентаризацией ресурсов понимается проверка в натуре имущества организации.

Инвентаризация процессов подразумевает проверку в натуре отдельных моментов кругооборота средств организации. Так, в процессе производства в натуре могут быть проверены выполненные работы, отдельные затраты на материалы и т.п. В ходе реализации могут осматриваться в натуре расчетно-финансовые операции, а в процессе снабжения - расчетно-заготовительные операции.

По характеру инвентаризации подразделяются на необходимые, повторные, контрольно-перепроверочные, перманентные или непрерывные.

Необходимая инвентаризация проводится в силу ее необходимости: при смене материально-ответственных лиц, после стихийных бедствий, при переоценке материальных ценностей, краже.

Повторная инвентаризация проводится в случае, когда возникли сомнения не только в качестве проведенной инвентаризации, однако и в том, что материально-ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и к ней подготовилось.

Контрольно-перепроверочная инвентаризация подлежит проведению в период инвентаризации, либо сразу же по факту ее окончания. Ей охватывается не менее 10% проверенных ценностей. В случае обнаружения расхождений руководитель предприятия требует письменное объяснение от лиц, ранее проводивших инвентаризацию, и от материально-ответственных лиц. При выявлении фактов приписок, пропусков ценностей либо иных злоупотреблений руководителем осуществляется роспуск такой комиссии и ставится вопрос о привлечении виновных лиц к ответственности. При этом немедленно назначается инвентаризационная комиссия для проведения повторной инвентаризации.

Перманентная или непрерывная инвентаризация осуществляется в соответствии с внутренним планом работы бухгалтерии в течение календарного года по отдельным видам имущества на различные даты. Порядок инвентаризации определяется хозяйственным субъектом в его учетной политике.

Количество инвентаризаций на протяжении года, как и конкретные даты их проведения, закрепляются в календарном плане инвентаризационной работы, составляемом ежегодно главным бухгалтером и утверждаемом руководителем организации при создании инвентаризационных комиссий. Данные сведения не подлежат разглашению.^[10]

Порядок проведения инвентаризации на предстоящий финансовый год либо ряд лет утверждается руководителем организации одновременно с принятием учетной политики в качестве самостоятельного документа, либо отражается в приказе по учетной политике как одно из ее направлений, исходя из особенностей деятельности организации.

Кроме обязательных инвентаризаций, в данном порядке должно отражаться: сколько раз в отчетном году и когда проводятся инвентаризации, перечень инвентаризируемых при каждой из них видов имущества и обязательств.

Порядок проведения инвентаризации в организации предполагает создание постоянно действующей инвентаризационной комиссии в составе руководителя организации либо его заместителя, выступающего председателем комиссии, главного бухгалтера, начальников структурных подразделений и представителей общественности. Также в состав комиссий могут включаться специалисты внутреннего аудита организации либо независимых аудиторских организаций.

Перед началом работ руководителем и главным бухгалтером проводится вводный инструктаж о правилах проведения инвентаризации.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц и полным составом комиссии.

До начала инвентаризации, т.е. до начала проведения фактического наличия имущества, в инвентаризационную комиссию передаются последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы либо отчеты о движении денежных средств и материальных ценностей.

Перед тем, как комиссия начнет проверку фактического наличия имущества, материально-ответственное лицо на титульном листе инвентаризационной описи собственной подписью подтверждает, что к началу проведения инвентаризации все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию либо предъявлены инвентаризационной комиссии, все поступившие под его ответственность ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Так как инвентаризационной комиссией фиксируется наличие ценностей на дату начала своей работы, например, 12 декабря, а данные бухгалтерского учета формируются по состоянию на 1 число каждого месяца, то для того, чтобы бухгалтерия обладала возможностью определить остатки ценностей по данным учета к началу работы комиссии, на всех приходных и расходных документах за период с 1 по 16 декабря председатель комиссии делает надпись о том, что движение ценностям по данным документам произошло до начала работы комиссии.

Председателем комиссии визируются все приходные и расходные документы, которые приложены к реестрам, с пометкой До инвентаризации» на (дата)», что должно служить основанием для определения остатков имущества на начало инвентаризации по учетным данным.

Прежде, чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, рабочая инвентаризационная группа обязана также опломбировать подсобные помещения, подвалы и иные места хранения ценностей, которые имеют отдельные входы и выходы; проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их соблюдения.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальных же случаях – заблаговременно.^[11]

В процессе инвентаризации сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи и акты, которые оформляются на бланках унифицированных форм первичной учетной документации. Членами комиссии описываются ценности, пересчитываются в зависимости от того, в каких единицах измерениях они учитываются. Проверка осуществляется сплошным пересчетом всего имущества.

По товарам и материалам, которые хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, количество таковых ценностей может определяться на основании документов при обязательной выборочной проверке в натуре части таковых ценностей.

Наименование инвентаризируемых объектов, а также их количество указывается в описях по номенклатуре и в единицах измерения, которые приняты в учете.

На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения данные ценности отражены.

Описи могут быть заполнены, как вручную, так и с применением средств вычислительной либо иной организационной техники. Заполняются описи чернилами, либо шариковой ручкой ясно и четко. Оставление в них незаполненных строк не допускается – на последних страницах незаполненные строки прочерчиваются. Также недопустимы подчисти и помарки.

Исправление ошибок осуществляется во всех экземплярах посредством зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны оговариваться и подписываться всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.^[12]

Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. На последней странице описи делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, которыми данная проверка проводилась.

В конце описи материально-ответственными лицами дается расписка, призванная подтверждать проверку комиссией имущества и их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятия перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц принявший имущество лицо расписывается в получении , а сдавший – в сдаче такового имущества.

1.3.Документирование как основа текущего учета и контроля.

Документирование представляет собой один из методических приемов бухгалтерского учета, представляющих собой сплошное отражение объектов учета и совершающихся непрерывно фактов хозяйственной жизни в первичных документах. Это регламентированный процесс записи информации на бумажном либо ином носителе, что обеспечивает ее юридическую силу и имеет особое значение в деловом общении. Ссылки на устную договоренность, либо распоряжение может опровергаться или подвергаться сомнению, однако, если таковая договоренность или распоряжение обладает формой документа, то ссылка на него обусловливается юридически.

Правила документирования закрепляются в правовых актах каждого государства, либо вырабатываются традициями. В соответствии с положениями п. 1 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете», каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Осуществляется это методом сплошного непрерывного учета в специальных носителях информации, именуемых документами, придающими бухгалтерской информации доказательственную юридическую силу.^[13]

Понятие документа берет свое начало от латинского – доказательство. Под данным термином необходимо понимать письменное свидетельство либо доказательство. Документированная информация, в свою очередь, представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, которые предоставляют возможность ее идентификации.

Для ведения бухгалтерского учета можно использовать формы первичных учетных документов, самостоятельно разработанные субъектом экономики, предусмотренные принятыми органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета рекомендациями в сфере бухгалтерского учета, а равно другие рекомендованные формы, к примеру, формы первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, учета фактов хозяйственной деятельности, упрощенные формы ведомостей учета имущества.

Как гласит п. 4 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы осуществляются по форме, утвержденным руководителем экономического субъекта. Каждый первичный документ при этом должен содержать все обязательные реквизиты, определенные в п. 2 ст. 9 названного Закона, а именно: наименование документа, дата его составления, наименование экономического субъекта, которым был составлен документ, величина и содержание натурального либо денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения, наименование должностного лица, которым была совершена сделка, операция, и который ответственен за оформление свершившегося события, подписи лица с указанием фамилий и инициалов либо других реквизитов, которые необходимы для идентификации.

Законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете не закрепляются какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных к обязательным реквизитов при необходимости, если в связи с характером факта хозяйственной жизни, оформляемым документом, требованиями нормативных правовых актов, потребностями управления, технологией обработки учетной информации и пр.

Документирование признается первой стадией учетного процесса, которая выступает основой записей на счетах синтетического и аналитического учета. Документы должны составляться при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, то непосредственно по факту его окончания. Ответственное за оформление факта хозяйственной жизни лицо обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а равно достоверность этих данных. Лица, на которых возложено ведение бухгалтерского учета, не несут ответственности за соответствие составленных иными лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной деятельности.