Файл: Процессы принятия решений в организации.pdf

Второе требование может быть выполнено при четком распределении функций управления и посредством разработки должностных инструкций для конкретной должности и конкретного подразделения. Каждый руководитель должен знать свое должностное поле.

Третье требование реализуется обозначением в тексте УР ясной и понятной цели, ради которой разрабатывается и реализуется, а также перечислением конкретных исполнителей с необходимыми сведениями о них – наименование подразделения, должности и т. д.

Четвертое требование приказ, распоряжение, акт и др. составляются и заполняются в соответствии с ЕГСДОУ (раздел «Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»).

Пятое требование наибольшей востребованностью пользуются УР, которых ждут. Рано пришедшие или рано разработанные УР могут потеряться или стать ошибочными ввиду изменившихся за прошедшее время обстоятельств. Поздно пришедшие решения могут быть уже и ненужными. Это требование достаточно трудно выполнить.

Шестое требование Иногда руководители забывают об аналогичных, предыдущих действующих УР. Новое УР может вступить в конфликт со старым. Поэтому руководитель должен вести учет УР и устранять возможную несогласованность их. Если такая несогласованность есть, то одно из решений необходимо отменять.

Седьмое требование касается технологической проработки УР. Каждое УР должно иметь реальные возможности выполнимости и полезности. Для достижения этого руководитель может воспользоваться услугами соответствующих специалистов своей компании или консультационных фирм. Для юридического закрепления гарантий выполнимости в тексте УР должны быть визы специалистов (экспертов).

Восьмое требование предполагает реализацию обратной связи в цепи разработки или реализации УР. Контроль – это необходимая функция как управления, так и производства. В тексте УР должны быть указаны промежуточные и окончательные сроки контроля хода проведения работ с указанием конкретных контролирующих лиц или подразделений. Результаты контроля должны доводиться до сведения инициатора УР (субъекта решения). Девятое требование исходит из того, что реализация любого управленческого решения имеет различного рода отрицательные последствия. Это объясняется сложностью социальной системы, в которой работает руководитель. Необходимо прогнозировать возможные отрицательные последствия и в тексте УР указывать меры по уменьшению их влияния на отдельных исполнителей или компании в целом.

Десятое требование касается активизации деятельности персонала, который будет разрабатывать или реализовывать УР. Работник лучше выполняет УР, которое обязательно принесет положительный результат как для него, так и для других людей или компании. Наличие возможности обоснованного положительного результата должно быть отражено в тексте УР.

1.4 Способы принятия управленческих решений и информационное обеспечение процесса принятия решений

Существует большое количество методов, с помощью которых может быть принято управленческое решение.^[3]

Некоторые из них представлены ниже:

1. Метод Делфи. Специалистам, незнающим друг друга предлагаются вопросы, связанные с решением проблемы, мнение меньшинства экспертов доводится до большинства. Большая часть должна согласиться с этим решением или опровергнуть его. В случае если большинство несоглашается, то их аргументы передаются меньшинству и там анализируются. Данный процесс повторяется до тех пор, пока эксперты не придут к единому мнению, либо перейдет к тому, что выделятся группы, которые не меняют своего решения. Этот метод используется для достижения наивысшей эффективности.
2. Декомпозиция. Понимание сложной проблемы, как совокупности простых вопросов.

3. Диагностика. Нахождение в проблемах более важных деталей, которые должны решаються в первую очередь. Применяется при ограниченных ресурсах.

4. Экспериментальные оценки. Создаются какие-нибудь идеи, рассматриваются, оцениваются, сравниваются.

5. Метод неспециалиста. Проблема решается субъектами, которые никогда раньше не занимались данной проблемой, но считаются специалистами в подобных сферах.

1. Метод теории игр. Проблемы решаются в условиях абсолютной неопределенности.

7. Метод аналогий. Нахождение возможных решений проблемы на базе заимствований с иных объектов управления.

Информационное обеспечение - одна из важнейших обеспечивающих функций. Качество, которой является определяющим условием обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы менеджмента. В динамику информационного обеспечение как процесс входит понятие коммуникация.

Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководство получает данные, которые необходимы для принятия результативных решений, и доводит принятые решения до сотрудников фирмы. Коммуникация является сложным процессом, состоящим из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг, это пункт, в котором, если допустить небрежность, смысл может быть утрачен. Руководитель тратит на коммуникацию 50—90% всего времени. Он занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет собой одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.

В ходе обмена информацией возможно отметить 4 базовых элемента:

1. Отправитель - это субъект, генерирующий идеи или собирающий информацию и передающий её.

2. Сообщение - информация, закодированная с помощью знаков.

3. Канал – способ передачи данных.

4. Получатель - субъект, которому предназначена информация.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят ряд взаимосвязанных стадий. Их цель - сформировать сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, поскольку каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен, или полностью утрачен. Выделяют следующие взаимосвязанные этапы: возникновение идеи; кодирование и подюор канала; передача; декодирование.

Информация классифицируется как:

- по объекту - характеристики качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка и др.;

- по принадлежности к подсистеме системы менеджмента - информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;

- по форме передачи - вербальная и невербальная;

- по изменчивости во времени - условнопостоянная и условнопеременная;

- по способу передачи - спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.;

- по режиму передачи - в нерегламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;

- по назначению - экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;

- по стадии жизненного цикла товара - стратегического маркетинга, организационно-технологической подготовки производства и другим стадиям до списания товара;

- по отношению объекта управления к субъекту - между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.

Основные требования к качеству информации:

- своевременность;

- достоверность (с определенной вероятностью);

- достаточность;

- надежность (с определенной степенью риска);

- комплексность системы информации (по качеству и ресурсоёмкости товара, по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т. д.);

- адресность;

- правовая корректность информации;

- возможность многократного использования;

- высокая скорость сбора, обработки и передачи;

- возможность кодирования;

- актуальность информации.

Информационный массив - это упорядоченная согласно определенным показателям совокупность всех видов данных, используемых органами управления для формирования управляющего воздействия.

Целью формирования массива информации считается увеличение эффективности управления за счет рациональной систематизации данных, точного её распределения по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач. Информационный массив должен гарантировать:

- прямое обращение потребителей к хранимой информации и вероятность неоднократного ее применения;

- более полное удовлетворение информационных нужд органов управления на всех уровнях;

- быстрый поиск и предоставление информации по запросу;

- защиту данных от искажения;

- защиту от несанкционированного доступа к данным.

Поток информации - целенаправленное движение информации от источников до потребителей. Рационализация потоков информации обладает целью устранить повторение информации, уменьшить маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления.

Информационный поток характеризуется адресностью, режимом передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации.

По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.

Объём информации – численная оценка, измеряемая с помощью условных единиц информации. Объём информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.

Одним из значимых этапов формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий (НИТ), которые в себе содержат:

- новейшие технологические процессы на основе локальных и распределительных сетей ЭВМ;

- новые технологии обработки информации на основе персональных компьютеров (ПЭВМ) и специализированных рабочих мест;

- технологии, исключающие бумагу как основной носитель информации;

- новые технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта (баз знаний, экспертных систем и т. п.).

Внедрение новых информационных технологий в управленческую работу преследует цели не только автоматизации рутинных методов обработки информации, но и организации информационно коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

О широких возможностях новых информационных технологий возможно оценивать по перечню функций, которые обеспечиваются в результате их внедрения.

Общая обработка документов, их проверка и формирование.

Локальное хранение документов. Обеспечение сквозной доступности документов без их дублирования на бумаге, дистанционная и общая деятельность служащих над документом. Поддержка способов общения в привычной обстановке рабочего места. Электронная почта. Персональная обработка данных. Составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов. Объединение электронной и вербальной коммуникации. Обмен информацией между базами данных. Ввод данных или форм. Ведение персональных баз данных. Генерация отчетов по обработке данных. Управление ресурсами. Контроль исполнения. Управление личным временем. Контроль автоматической корреспонденции. Поддержка технического и профессионального инструктажа служащих. Передача данных. Обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала. Обеспечение стилистического качества документов. Моделирование решений и имитация их принятия, информационная поддержка принятия решений. Автоматизированное обучение. Служба консультаций. Создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест. Обмен локальной и персонализированной информацией. Служба видеотекста. Обмен и интеграция программных средств. Перенос документов с одного носителя на другой. Полиграфическое оформление документа. Телефонные и телевизионные совещания. Групповой контакт через терминалы.

На базе рассмотренных требований методика проектирования системы менеджмента обязана устанавливать:

- задачи, обеспечивающие осуществление функций управления;

- исполнителей задач;

- сведения, обеспечивающие выполнение задач и функций

управления;